隨著中國(guó)高速公路等級(jí)越來(lái)越高，對(duì)工程質(zhì)量要求也越來(lái)越高，作為公路工程施工管理、竣工驗(yàn)收、檢驗(yàn)工程質(zhì)量的重要憑證——高速公路工程檔案管理也越來(lái)越受到重視，它所具有的重要作用是能為高速公路的項(xiàng)目使用、養(yǎng)護(hù)、改建、擴(kuò)建提供準(zhǔn)確、可靠、真實(shí)的依據(jù)，從而節(jié)約大量的人力、物力、財(cái)力。

一、檔案管理在高速公路建設(shè)養(yǎng)護(hù)中的作用

檔案管理在高速公路建設(shè)養(yǎng)護(hù)中起重要的基礎(chǔ)保證作用。大家知道，高速公路技術(shù)復(fù)雜、涉及學(xué)科繁多，反映在檔案管理方面，表現(xiàn)為工作量大、技術(shù)要求高。高速公路在建設(shè)過(guò)程中形成了大量的工程管理類、設(shè)備類、施工類、監(jiān)督類、決算類等技術(shù)文件。按科學(xué)的方法對(duì)這些文件資料收集、整理、編制和規(guī)范，一方面為日后的養(yǎng)護(hù)和擴(kuò)建、改建提供及時(shí)準(zhǔn)確的基礎(chǔ)性資料；另一方面，綜合各方面對(duì)高速公路運(yùn)營(yíng)后的評(píng)價(jià)，經(jīng)研究整理后及時(shí)反饋給有關(guān)部門(mén)，幫助他們優(yōu)化設(shè)計(jì)和施工方案，節(jié)約投資，促進(jìn)高速公路的發(fā)展。

二、高速公路工程監(jiān)理檔案管理現(xiàn)狀

高速公路工程監(jiān)理有著自身明顯的特點(diǎn)，完全不同于工程勘察、設(shè)計(jì)和建筑施工，它不以實(shí)物形式體現(xiàn)，它是與業(yè)主簽訂監(jiān)理委托合同、接受業(yè)主委托的前提下，在履約過(guò)程中，為保證建設(shè)項(xiàng)目達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)而提供具有高技術(shù)含量的技術(shù)服務(wù)，是一種軟服務(wù)。它的工程效果不能單獨(dú)割裂出來(lái)，工作效益隱含在建設(shè)產(chǎn)品之中。因此，如何能夠比較真實(shí)地反映監(jiān)理工作、評(píng)價(jià)工作，是業(yè)主和監(jiān)理單位都非常關(guān)心的問(wèn)題。監(jiān)理檔案能夠如實(shí)反映監(jiān)理工程師在建設(shè)項(xiàng)目管理中的作用，監(jiān)理工作是否到位、監(jiān)理工程師處理問(wèn)題的方法是否公平合理等，從而作為衡量監(jiān)理服務(wù)質(zhì)量高低的標(biāo)準(zhǔn)之一，并在確定監(jiān)理活動(dòng)效果的同時(shí)，體現(xiàn)監(jiān)理工作的價(jià)值。在高速公路工程監(jiān)理項(xiàng)目管理評(píng)估中工程監(jiān)理檔案也是最重要的基礎(chǔ)資料。

監(jiān)理單位加強(qiáng)檔案資料工作的管理是工程監(jiān)理的最客觀最直接的需求，要求監(jiān)理單位對(duì)檔案管理工作予以充分重視，尤其是在監(jiān)理業(yè)務(wù)檔案的管理方面，要明確管理原則和各監(jiān)理人員的管理職責(zé)，樹(shù)立檔案意識(shí)，真正實(shí)現(xiàn)檔案收集、管理與工程建設(shè)同步。

顯然，監(jiān)理檔案管理意義重大，但是在公路工程實(shí)際監(jiān)理中，檔案管理往往存在以下相關(guān)問(wèn)題：沒(méi)有將公路工程資料的收集工作列入議事日程，工程施工過(guò)程中沒(méi)有歸檔要求和相應(yīng)的控制措施以及貫穿始終的檔案管理服務(wù)工作，認(rèn)識(shí)上的誤區(qū)造成工程檔案資料難以及時(shí)完整歸檔；檔案的真實(shí)可靠性問(wèn)題；檔案的及時(shí)有效性問(wèn)題等。

三、優(yōu)化高速公路工程監(jiān)理檔案措施

1.設(shè)置專家資料監(jiān)理員

按照《建設(shè)工程檔案工作常用文件》的規(guī)定，總監(jiān)理工程師應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本項(xiàng)目監(jiān)理部全部檔案資料的管理，其具體工作是：（1）負(fù)責(zé)收集工程準(zhǔn)備階段建設(shè)單位形成的應(yīng)向監(jiān)理單位提供的相關(guān)文件、資料，如工程建設(shè)審批文件、建設(shè)工程施工合同等；（2）收集、整理本項(xiàng)目監(jiān)理部形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的監(jiān)理文件，如監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)以及監(jiān)理工作會(huì)議形成的會(huì)議紀(jì)要、文件、指令等；按月匯總、整理各專業(yè)監(jiān)理工程師在工程的進(jìn)度、質(zhì)量、造價(jià)控制中形成的各種簽證見(jiàn)證記錄、報(bào)驗(yàn)審批資料等；（3）對(duì)各專業(yè)監(jiān)理文件、資料的形成、積累、組卷和歸檔進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，負(fù)責(zé)本項(xiàng)目監(jiān)理部檔案資料的保管、借閱工作；（4）督促施工單位做好工程檔案的形成、收集、積累、整理和移交工作，按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和要求編制工程檔案；（5）在項(xiàng)目總監(jiān)指導(dǎo)下，按照《檔案法》、《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法》、《公路工程竣（交）工驗(yàn)收辦法》、GB/T11822-2000《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》等有關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章和規(guī)定，編制監(jiān)理檔案，并負(fù)責(zé)向建設(shè)單位和本單位檔案部門(mén)移交。

2.統(tǒng)一歸檔管理監(jiān)理檔案信息

結(jié)合個(gè)人在工程實(shí)踐中的資料整理經(jīng)驗(yàn)，建議監(jiān)理資料統(tǒng)一劃分為五類，即：（1）合同文件；包括監(jiān)理合同文件、監(jiān)理部執(zhí)行文件（監(jiān)理規(guī)劃、細(xì)則）、施工合同文件（施工招投標(biāo)文件、圖紙）、施工方案、勘察及設(shè)計(jì)文件、變更與索賠文件等。（2）質(zhì)量控制：包括測(cè)量（交樁、測(cè)量記錄等）、設(shè)備（進(jìn)、退場(chǎng)報(bào)驗(yàn)）、材料及構(gòu)配件、抽檢資料、項(xiàng)目劃分、簽證文件、質(zhì)量缺陷與事故處理等。（3）進(jìn)度控制：工程開(kāi)工和停工文件、工程進(jìn)度文件。（4）投資控制：資金流計(jì)劃、工程計(jì)量證書(shū)、工程付款證書(shū)。（5）綜合管理：日常記錄（監(jiān)理日記、收發(fā)文登記）、會(huì)議紀(jì)要、往來(lái)文函、施工單位報(bào)告單、監(jiān)理通知、質(zhì)量運(yùn)行體系記錄（人員考核、證件等）、工程月報(bào)（施工、監(jiān)理）、監(jiān)理報(bào)告、圖片影音資料等。施工單位上報(bào)的資料，監(jiān)理機(jī)構(gòu)采取按標(biāo)段劃分管理的原則，每個(gè)標(biāo)段采取單獨(dú)的文號(hào)，監(jiān)理機(jī)構(gòu)的資料，應(yīng)與施工單位資料文號(hào)相對(duì)應(yīng)。施工過(guò)程中，施工單位和監(jiān)理單位在日常整理資料的同時(shí)能及時(shí)核對(duì)資料是否完整、文號(hào)是否一致，有利于資料的完善統(tǒng)一。善于應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，建立建設(shè)監(jiān)理信息管理系統(tǒng)，提高工作質(zhì)量。

高速公路工程監(jiān)理檔案的管理是一項(xiàng)綜合性、業(yè)務(wù)性、技術(shù)性都較強(qiáng)的工作，運(yùn)營(yíng)管理單位在機(jī)構(gòu)建設(shè)、人員配備和制度建設(shè)上加大管理力度，在履行各自監(jiān)理職責(zé)的同時(shí)，樹(shù)立檔案意識(shí)，規(guī)范檔案管理，從而提高建設(shè)項(xiàng)目工程監(jiān)理檔案管理水平。

（作者單位：河北省高速公路石安管理處）