隨著社會(huì)信息技術(shù)的飛速發(fā)展，企業(yè)網(wǎng)絡(luò)化的普及，電子文檔管理融入企業(yè)業(yè)務(wù)管理，從而產(chǎn)生的電子文件和電子檔案空前數(shù)量龐大、種類繁多。電子檔案反映了以企業(yè)經(jīng)營特色為主要內(nèi)容的活動(dòng)，也是企業(yè)電子商務(wù)、各類電子業(yè)務(wù)信息中的精華。企業(yè)要在激烈的市場競爭中取勝，往往通過電子文檔為媒體推介自己企業(yè)經(jīng)營特色的的優(yōu)質(zhì)品牌和業(yè)績成果。也就是說，電子文檔管理質(zhì)量的好壞，直接關(guān)系到企業(yè)市場競爭的成敗。因此，企業(yè)檔案部門如何才能管理好電子文件檔案，是企業(yè)非常重要的基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)。本文將結(jié)合筆者的實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)于企業(yè)電子文檔管理工作進(jìn)行深入地探索和研究，提出以下建議。

一、對(duì)企業(yè)電子文檔進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)管理

所謂對(duì)企業(yè)電子文檔進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)管理，就是在著手于企業(yè)電子文檔的形成階段，對(duì)企業(yè)電子文檔管理過程中存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別、估測、防范、應(yīng)對(duì)，同時(shí)，有效地控制風(fēng)險(xiǎn)，切實(shí)將風(fēng)險(xiǎn)控制在能夠接受的最小程度，從而能夠最大限度地確保企業(yè)電子文檔的安全性，避免企業(yè)電子文檔受到損壞。

根據(jù)企業(yè)電子文檔的管理現(xiàn)狀，從電子文件的生成開始，到企業(yè)電子文檔利用的一系列的環(huán)節(jié)，存在著很多影響企業(yè)電子文檔管理的風(fēng)險(xiǎn)因素。這些因素中除了人力不可抗拒的自然災(zāi)害因素之外，也涵蓋了保管條件、法規(guī)制度等一系列的客觀因素，其中也包括工作不規(guī)范、抵觸、懈怠等主觀因素，從而導(dǎo)致了企業(yè)電子文檔資源的流失和損毀，對(duì)于企業(yè)電子文檔的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性等造成非常大的影響。另外，由于信息技術(shù)的飛速發(fā)展和自然環(huán)境條件的變化，新的風(fēng)險(xiǎn)會(huì)不斷出現(xiàn)，因此，必須建立企業(yè)電子文檔風(fēng)險(xiǎn)管理模式。

二、電子文件檔案的科學(xué)化、規(guī)范化管理

電子文檔管理是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，企業(yè)要保證電子文檔管理質(zhì)量、制度得到落實(shí)，必須實(shí)行電子文檔管理的科學(xué)化、規(guī)范化管理。

1.建立健全電子文檔管理制度，實(shí)行全過程的監(jiān)控

電子文件從形成到電子檔案歸檔、保管和利用開發(fā)，中間經(jīng)過很多環(huán)節(jié)。哪一個(gè)環(huán)節(jié)的責(zé)職不清、制度不明、處理不當(dāng)，都有可能影響電子文檔的原始性、真實(shí)性和準(zhǔn)確、完整性。因此建立健全電子文檔的管理制度，就顯得非常重要。企業(yè)檔案部門可根據(jù)國家《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、《企業(yè)檔案工作規(guī)范》等標(biāo)準(zhǔn)，制定切合實(shí)際的電子文檔制度，指導(dǎo)工作、明確職責(zé)、規(guī)范管理。如：電子文件形成后，按照文件歸檔整理規(guī)范，及時(shí)進(jìn)行收集積累工作。收集的電子文件內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確，并確保其安全性，保證電子文件在形成和處理過程中不被非正常改動(dòng)。在收集積累基礎(chǔ)上可參照企業(yè)檔案分類辦法等制度，對(duì)電子文件進(jìn)行整理、鑒定與歸檔。整理時(shí)應(yīng)遵循電子文件自然形成規(guī)律，保持其有機(jī)聯(lián)系及便于電子檔案保管和利用的原則進(jìn)行。電子文件歸檔前的鑒定，對(duì)電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性進(jìn)行鑒定。鑒定其真?zhèn)巍㈣b定其保管期限、鑒定其元數(shù)據(jù)與內(nèi)容信息是否一致。電子文件檔案歸檔，可按照紙質(zhì)文件材料歸檔范圍規(guī)定實(shí)施，必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地反映企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)的全過程。歸檔后的電子檔案進(jìn)行技術(shù)檢驗(yàn)、匯總，按規(guī)定定期向有關(guān)主管部門移交。電子檔案歸檔后，進(jìn)入電子檔案管理的保管與利用環(huán)節(jié)。定期將在線的電子檔案轉(zhuǎn)存為脫機(jī)保管，在規(guī)定環(huán)境下存放。定期對(duì)電子檔案檢查，設(shè)備更新后必須進(jìn)行載體轉(zhuǎn)換、轉(zhuǎn)存，遷移時(shí)要進(jìn)行數(shù)據(jù)校驗(yàn)，確保電子文檔有效的存儲(chǔ)。電子文檔的利用，可根據(jù)企業(yè)的實(shí)際編制各種檢索工具，在安全情況下提供在線利用和信息開發(fā)服務(wù)。電子檔案鑒定和銷毀，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，銷毀前完備審批手續(xù)后方可實(shí)施。規(guī)范這一系列管理規(guī)定，對(duì)電子文件和電子檔案進(jìn)行全過程的監(jiān)督和控制。

2.運(yùn)用以企業(yè)主營為特色的電子文檔網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，實(shí)行科學(xué)化管理

當(dāng)今網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，很多企業(yè)為了經(jīng)營發(fā)展的需要，開發(fā)并使用各具特色的協(xié)同辦公信息化平臺(tái)系統(tǒng)。企業(yè)檔案部門可在本企業(yè)信息化平臺(tái)上，根據(jù)電子文件和電子檔案管理的規(guī)范要求，建立完善的電子文檔網(wǎng)絡(luò)管理中心，形成電子文檔管理和服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)電子文件從形成到歸檔、保管、利用到電子文檔著錄及數(shù)據(jù)的管理，實(shí)行科學(xué)化管理。電子文檔網(wǎng)絡(luò)管理中心，將各類電子文檔接收并保存于信息系統(tǒng)中，把企業(yè)文檔一體化數(shù)據(jù)和各種載體檔案信息數(shù)據(jù)銜接，形成對(duì)內(nèi)進(jìn)行電子文件的收集、歸檔、管理、利用；對(duì)外連接上級(jí)檔案主管部門，如，上報(bào)檔案年報(bào)、電子文檔的移交、各種檔案數(shù)據(jù)的移交等信息溝通中心。該管理中心，以企業(yè)庫存的紙質(zhì)檔案和電子檔案為信息資源，以企業(yè)經(jīng)營的特色為主要內(nèi)容，實(shí)行網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化管理。例如，企業(yè)根據(jù)市場競爭的需要，把推介企業(yè)形象圖文并茂的優(yōu)質(zhì)品牌、業(yè)績成果、科技精品等，通過電子掃描、圖片攝影、音像刻錄等方法，從傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案向電子文檔、檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換，以提供多元化利用服務(wù)。電子文檔快速、有效的利用，也可通過電子檔案著錄規(guī)范的管理來實(shí)現(xiàn)。電子檔案著錄是網(wǎng)上檔案檢索的工具，它能夠揭示企業(yè)電子檔案的內(nèi)容、形式特征以及重要業(yè)務(wù)項(xiàng)目。依據(jù)國家《檔案著錄規(guī)則》、《檔號(hào)編制規(guī)則》及參照有關(guān)電子檔案著錄的新標(biāo)準(zhǔn)，著錄的層次由高到低：企業(yè)全宗→類別→案卷→文件，從總體到部分多級(jí)的完整著錄，實(shí)現(xiàn)電子文檔分類、檢索、利用、統(tǒng)計(jì)自動(dòng)化和檔案信息資源共享。

三、開展電子文檔目標(biāo)管理與績效考核

人員的職業(yè)素質(zhì)和專業(yè)技能的高低，直接影響電子文檔管理的水平，因此，企業(yè)可推行電子文檔目標(biāo)管理。目標(biāo)管理，是企業(yè)一種有效的提高員工績效、提高員工積極性和專業(yè)技能的現(xiàn)代先進(jìn)的管理方法。企業(yè)應(yīng)結(jié)合相關(guān)管理制度的要求，對(duì)電子文檔管理部門和人員的工作目標(biāo)、管理權(quán)限以及崗位職責(zé)進(jìn)行細(xì)化和規(guī)定，建立一套健全的企業(yè)電子文檔管理崗位責(zé)任制，實(shí)行工作目標(biāo)管理制度。

在此基礎(chǔ)上，建立企業(yè)電子文檔管理績效考核制度。在考核過程中，堅(jiān)持公平、嚴(yán)格、結(jié)果公開、客觀考評(píng)及結(jié)果反饋的原則，可采用目標(biāo)管理法（Management by Objectives， MBO）、敘述法等，定期監(jiān)督和檢查企業(yè)電子文檔管理情況，開展績效考核，將企業(yè)電子文件和電子檔案管理績效納入管理人員年度工作考核指標(biāo)和評(píng)優(yōu)標(biāo)準(zhǔn)范圍，把考核結(jié)果與薪酬收入和職位晉升掛鉤。從而，增強(qiáng)電子文檔管理人員的責(zé)任心，提高工作積極性，提高電子文檔管理水平，激發(fā)管理人員的潛能，為企業(yè)創(chuàng)造更優(yōu)秀的業(yè)績。

企業(yè)電子文檔多元化有效的利用，是當(dāng)今網(wǎng)絡(luò)時(shí)代企業(yè)推介社會(huì)形象、優(yōu)質(zhì)品牌、業(yè)績成果、科技精品的主要手段，也是企業(yè)在經(jīng)濟(jì)市場激烈競爭中生存和發(fā)展必備的條件。因此，企業(yè)必須加強(qiáng)重視電子文檔管理，采取與企業(yè)經(jīng)營相適應(yīng)的先進(jìn)管理方法和措施，從而提高企業(yè)電子文檔管理的效率和水平，為企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

（作者單位：廣東省佛山公路工程有限公司）