傳統(tǒng)出版社數(shù)字轉(zhuǎn)型絕非只是產(chǎn)品形態(tài)的轉(zhuǎn)型，借助數(shù)字產(chǎn)品實現(xiàn)數(shù)字管理、優(yōu)化出版流程，提高工作效率，是向數(shù)字化全面轉(zhuǎn)型的途徑之一。本文從項目管理的角度，以《今目標企業(yè)工作平臺》在出版項目進度管理中的探索為例，探討借助數(shù)字技術(shù)實現(xiàn)出版流程精細化管理，實現(xiàn)有效的出版項目進度控制目標。

什么是今目標

今目標是一套基于互聯(lián)網(wǎng)的企業(yè)工作平臺，企業(yè)無需架設(shè)服務(wù)器，無需專人維護，注冊后即可開通本企業(yè)專屬的工作平臺。

今目標整合了工作所需的二十多種信息工具與應用，如：電話、郵件、文檔、公告、即時通訊、備忘、審批、日志、計劃、討論、論壇、微博、任務(wù)及項目管理、主線等，涵蓋了企業(yè)內(nèi)部的人員溝通、觀點分享、信息發(fā)布、文檔管理、知識管理、信息搜索、團隊協(xié)作、工作主線、企業(yè)社交和綜合辦公等各方面的內(nèi)容，支持自動記錄、分類和保存工作過程的信息和數(shù)據(jù)，支持工作主線的回溯和工作場景的重現(xiàn)，支持各地分支機構(gòu)的組織聯(lián)系和移動辦公，同時具有瀏覽器、桌面客戶端和手機客戶端三種登錄方式。

1.溝通

該平臺集成多種溝通工具，員工、客戶、分公司、上下游，任何時間、任何地點都可實現(xiàn)溝通。電腦、手機、平板，文字、圖片、語音、視頻，跨屏交流、統(tǒng)一通信。溝通記錄自動保留、永不丟失、授權(quán)查詢。

2.協(xié)同

該平臺提供近二十種辦公協(xié)同工具，企業(yè)自由組合，可輕松找到最適合自己的工作方式。

3.效率

該平臺集成企業(yè)最常用的信息工具，注冊即可永久免費使用，超低成本。無須比價選擇、無須安裝維護，甚至無須學習。

4.數(shù)據(jù)

數(shù)據(jù)是企業(yè)的核心資產(chǎn)，散落在個人手中，很容易丟失或擴散。使用該平臺，工作過程中的所有信息，都將自動匯聚到云存儲之中。所有數(shù)據(jù)都有嚴格的授權(quán)保護，以及完整的訪問記錄。

《今目標企業(yè)工作平臺》在圖書出版項目進度管理中的應用

圖書出版是一項系統(tǒng)工程，每一本圖書編輯出版生產(chǎn)任務(wù)都可以看作是一個項目。所謂出版項目進度管理就是指在圖書出版過程中按進度計劃，運用適當?shù)姆椒ǘㄆ趯椖繉嶋H進度進行跟蹤、檢查，并與計劃進行對比，分析兩者之間的偏差及組織、指導、協(xié)調(diào)各環(huán)節(jié)、各部門工作，及時采取有效措施調(diào)整進度計劃，以保證項目及時完工或在不增加成本和保證項目質(zhì)量的前提下完工。

下面從項目管理的角度，探討該工具在輔助策劃編輯進行出版項目進度管理方面的嘗試。

1.建立項目，組建高效項目團隊

該平臺提供項目管理功能。圖書選題策劃論證后，策劃編輯利用項目工具創(chuàng)建項目并默認為根項目負責人。同時，設(shè)置項目參與人，組建項目團隊成員，包括審稿加工、設(shè)計排版、改樣校對、信息傳遞等各階段項目負責人，項目提交后，系統(tǒng)將會給所有的參與人發(fā)送一條系統(tǒng)提醒。

2.建立子項目，實現(xiàn)圖書出版流程分解

圖書項目進度中各階段項目還可以進一步分解為：審稿加工、設(shè)計排版、改樣校對、出片付印、信息傳遞、印刷裝訂、入庫送貨、物流配送。

按照圖書出版流程分解的結(jié)果，在項目中設(shè)置各階段子項目，子項目下設(shè)置下級項目，整體根項目通過層層分解為一個個落地的子項目，每個階段子項目的責任落實到子項目負責人，子項目的責任落實到每項具體工作的團隊成員肩上。制定嚴格的考核體系，對項目團隊成員進行有效的激勵，保證進度目標的實現(xiàn)。

3.制訂圖書項目進度計劃

項目進度計劃是根據(jù)前期工作分解結(jié)果和各項工作的估算時間及所需的資源，采用系統(tǒng)分析法，對項目、活動做出的一系列時間計劃，即確定項目分解后各項工作的最早開始時間與結(jié)束時間，最晚開始時間與結(jié)束時間，并確定相應的中間分項環(huán)節(jié)。

項目進度計劃是項目進度控制和管理的依據(jù)。在項目進度控制計劃中，要確定應該監(jiān)督哪些工作、何時進行監(jiān)督、監(jiān)督負責人是誰、用什么樣的方法收集和處理項目進度信息、怎樣按時檢查工作進展和采取什么樣的調(diào)整措施。各種報告可以通過“文檔”展現(xiàn)出來，并可按項目進行歸檔。

4.圖書出版項目進度計劃的控制

圖書出版項目進度計劃的控制是指使項目按照預定的進度目標進行，避免工期延遲，以保證項目的工期目標。

在《今目標企業(yè)工作平臺》上能夠清楚地看到每個環(huán)節(jié)的工作在什么時間展開和完成情況，工作過程及材料在系統(tǒng)上公開，便于編輯和整個流程相關(guān)人員隨時查閱，實現(xiàn)及時更新工作進展，統(tǒng)籌安排。使執(zhí)行全程可視化，工作進程全盤掌控，增強工作透明度，加強監(jiān)管力度，增強時效性。

《今目標企業(yè)工作平臺》優(yōu)化出版進度管理

在項目實施階段，項目參與人要完成項目計劃總確定的各項工作。《今目標企業(yè)工作平臺》可分階段記錄項目進程，實現(xiàn)精細化管理。

1.提高溝通效率

圖書出版流程涉及企業(yè)內(nèi)外部多部門，傳統(tǒng)的紙面辦公方式，靠打電話等聯(lián)系，已經(jīng)遠遠不能滿足企業(yè)運營的需要。很多環(huán)節(jié)工作到最后不能形成書面文件展現(xiàn)出來，結(jié)果不透明，過程不可視，即使發(fā)生質(zhì)量問題和出版嚴重超時問題，策劃編輯仍需要較長時間才能獲取反饋，因而很難掌控圖書出版進度。這是我國圖書出版周期長的直接原因。

《今目標企業(yè)工作平臺》集成多種溝通工具，項目參與人可以通過桌面客戶端、手機客戶端訪問平臺，任何時間、任何地點都可進行溝通。電腦、手機、平板，文字、圖片、語音、視頻，跨屏交流、統(tǒng)一通訊，使項目信息能夠快速傳遞及時反饋，提高了溝通效率。

2.提升進度計劃手段

圖書出版是一項系統(tǒng)工程，涉及多個環(huán)節(jié)、部門。同時，目前大多數(shù)出版社都采用項目管理機制，由策劃編輯整體負責協(xié)調(diào)圖書出版工作的整體運作。多名策劃編輯并行工作，在沒有計劃的情況下，編輯發(fā)稿的進度是不可預見的。在出版旺季，常會出現(xiàn)多本圖書需要在同一時間出版，爭用出版資源，導致出版工期延遲的情況。要保證圖書按照預訂的時間出版，進度計劃的制訂是非常重要的工作。

通過《今目標企業(yè)工作平臺》可輕松實現(xiàn)“年度計劃”“季度計劃”“月計劃”“周計劃”提交制度。通過“周計劃”與每天記錄的“日志”相對應，將計劃與執(zhí)行形成一個有效的監(jiān)管循環(huán)，加強項目“計劃”執(zhí)行力度。

3.提升項目進度的掌控能力

有效的制訂項目計劃，合理理順工作流程，配合相應的管理制度，可使項目參與人目標明確，提升執(zhí)行力，從而提高工作熱情和工作效率。通過《今目標企業(yè)工作平臺》項目管理工具，對周期長、多部門協(xié)同、內(nèi)容復雜的圖書出版項目進行分解管理，使執(zhí)行全程可視化，工作進程全盤掌控，增強工作透明度，加強監(jiān)管力度，增強時效性。

4.責任到人實現(xiàn)精細化管理

通過運用《今目標企業(yè)工作平臺》把工作過程及時公開展示，相關(guān)人員可以及時看到工作情況。系統(tǒng)有時間記錄，部分內(nèi)容和記錄永久保存不能刪除，只要處理就會留下記錄，做到事件處理、發(fā)展有據(jù)可查?？墒关熑蚊鞔_到人，能更好地增加工作情況的透明度，達到時間管理的目標。

（作者單位系北京交通大學出版社）