文/徐州電力高級(jí)技工學(xué)校（國(guó)華徐州發(fā)電有限公司培訓(xùn)中心）楊建春

一、引言

我校屬于電力高級(jí)技工學(xué)校，是由徐州發(fā)電有限公司主辦的一所職業(yè)技術(shù)學(xué)校和培訓(xùn)中心。這種職業(yè)技術(shù)學(xué)校（培訓(xùn)中心）辦公室檔案的管理不僅是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，更是一項(xiàng)繁瑣的日常工作。檔案真實(shí)的記載著學(xué)校的各項(xiàng)工作或活動(dòng)的最原始記錄。不僅是學(xué)校教育教學(xué)工作的業(yè)績(jī)，還是學(xué)校教科研和管理工作中存在的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的積累。辦公室檔案的管理不僅承載著學(xué)校辦學(xué)與建設(shè)的發(fā)展，更肩負(fù)著不斷推進(jìn)學(xué)校教育教學(xué)質(zhì)量提高的重任。如果能充分提高辦公室檔案管理工作效率，一方面能幫助我校有效的提高教育教學(xué)服務(wù)質(zhì)量，另一方面還能提升我校的辦學(xué)水平。

二、我校辦公室檔案管理工作中存在的問(wèn)題

檔案管理要求必須依照全面、真實(shí)、客觀的原則來(lái)反映學(xué)校的整體管理水平和教育教學(xué)狀況。但是，當(dāng)前在很多中等職業(yè)學(xué)校的檔案管理中存在著管理觀念陳舊、管理方法單一、管理水平較低等問(wèn)題，這些問(wèn)題決定了中職學(xué)校檔案管理的落后性和局限性，這是亟待解決的問(wèn)題。

（一）管理觀念落后，存在對(duì)檔案管理工作不夠重視的現(xiàn)象

多年以來(lái)，我校對(duì)辦公室檔案管理工作并不十分重視。這也是很多中職學(xué)校存在的共性問(wèn)題。上至學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)，下至學(xué)校各管理部門都對(duì)檔案管理工作不夠重視。很多人認(rèn)為，檔案管理就是簡(jiǎn)單的對(duì)材料的保管，只要有人管就行，在學(xué)校的基礎(chǔ)工作中幾乎可以忽略不計(jì)，只要是檔案材料管理好，不出現(xiàn)丟失現(xiàn)象就行了。因此，學(xué)校不論是從機(jī)構(gòu)的設(shè)置、人員的調(diào)配，還是學(xué)校對(duì)檔案管理的資金投入和硬件建設(shè)都已經(jīng)不能繼續(xù)滿足學(xué)校檔案管理工作進(jìn)一步發(fā)展的需要。這種陳舊的管理模式，保守的觀念，缺乏創(chuàng)新的管理意識(shí)，都為學(xué)校的檔案管理帶來(lái)了困難。

（二）檔案管理人員缺乏應(yīng)有的業(yè)務(wù)素質(zhì)

由于職業(yè)學(xué)校的檔案管理工作不被學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)所重視，因此，對(duì)檔案管理人員在配備上也不夠認(rèn)真，很多職業(yè)學(xué)校檔案管理人員基本是在學(xué)校無(wú)法擔(dān)任其他崗位、或是即將退休的人員。有的職業(yè)學(xué)校并未設(shè)置檔案管理這一專職崗位，而是由單位的教學(xué)或管理人員擔(dān)任兼職。這種狀況使得職業(yè)學(xué)校的檔案管理人員并不專業(yè)，沒(méi)有受過(guò)檔案管理專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，缺乏應(yīng)有的檔案管理專業(yè)知識(shí)。這樣的人員隊(duì)伍根本不能很好的勝任本職工作。對(duì)于檔案的收集、合理分類、定期整理、及時(shí)歸檔、妥善保管、正確使用等管理工作并不能落實(shí)到位，對(duì)于對(duì)檔案實(shí)施信息化管理、對(duì)檔案信息及時(shí)開發(fā)利用更是很難做到。這些都將嚴(yán)重制約職業(yè)學(xué)校檔案管理的規(guī)范化建設(shè)和信息化建設(shè)，影響著檔案工作的進(jìn)一步發(fā)展。

（三）對(duì)檔案管理缺乏數(shù)字化管理

隨著全球信息化建設(shè)的不斷發(fā)展，各中職學(xué)校逐漸實(shí)現(xiàn)了辦公的信息化。例如：公文檔案的紙質(zhì)文件逐漸向著與電子介質(zhì)相結(jié)合的方向發(fā)展。再例如：檔案管理的手段和方法也朝著辦公自動(dòng)化的方向發(fā)展。因此，職業(yè)學(xué)校的檔案管理工作必須做到與時(shí)俱進(jìn)。但是就目前的實(shí)際情況而言，很多職業(yè)學(xué)校的管理手段存在著比較落后的現(xiàn)象。手工操作中仍需要大量的抄寫工作，抄寫時(shí)間長(zhǎng)、速度慢、工作效率低下，這與逐漸發(fā)展的檔案信息化管理是格格不入的。同時(shí)，檔案管理工作的落后也不利于現(xiàn)代職業(yè)學(xué)校的健康、持續(xù)發(fā)展。

（四）不健全的檔案管理制度使落實(shí)不到位

領(lǐng)導(dǎo)的不重視導(dǎo)致對(duì)檔案管理的宣傳及貫徹均不到位。很多職業(yè)學(xué)校的老師、領(lǐng)導(dǎo)、管理人員對(duì)我國(guó)《檔案管理法》中的內(nèi)容并不了解。尤其是對(duì)檔案管理法中的規(guī)定的法律責(zé)任并不明確。對(duì)于日常發(fā)生的檔案資料不能及時(shí)、主動(dòng)地收集、移交，甚至談不上自覺地依法實(shí)行保護(hù)。很多職業(yè)學(xué)校的檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組更是形同虛設(shè)。使檔案管理工作困難重重。

（五）落后的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)嚴(yán)重影響檔案資料的完整性

隨著我國(guó)教育制度的不斷改革，中職學(xué)校的發(fā)展競(jìng)爭(zhēng)壓力不斷加大。我校作為徐州電力高級(jí)技工學(xué)校，是我國(guó)國(guó)家級(jí)重點(diǎn)中等職業(yè)學(xué)校和電力高級(jí)技能人才的培訓(xùn)基地。我校集學(xué)歷教育、函授教育、職業(yè)培訓(xùn)為一體，為我省電力系統(tǒng)培養(yǎng)了一大批優(yōu)秀人才。但是由于學(xué)校辦學(xué)經(jīng)費(fèi)的不足，對(duì)檔案管理的投入就十分有限。學(xué)?；A(chǔ)設(shè)施的落后、陳舊使得檔案管理的硬件設(shè)施不達(dá)標(biāo)。這已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代中職學(xué)校檔案管理的有效使用和發(fā)展的要求。

三、中等職業(yè)學(xué)校檔案管理的重要性

隨著我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，作為一名在中職學(xué)校工作多年的檔案管理人員，深知規(guī)范檔案管理工作的重要性。檔案管理的規(guī)范化建設(shè)不僅是我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的客觀要求，更是為了適應(yīng)經(jīng)濟(jì)全球化發(fā)展對(duì)中職學(xué)校提出的新挑戰(zhàn)。

（一）是為了遵循新時(shí)期對(duì)中職學(xué)校管理規(guī)律的要求

馬克思主義表明：任何事物發(fā)展和運(yùn)動(dòng)都遵循一定的規(guī)律。同樣，中職學(xué)校的教學(xué)管理也同樣具有規(guī)律性。中職學(xué)校在貫徹并執(zhí)行黨的教育方針的同時(shí)，必須堅(jiān)持正確的教育理念，培養(yǎng)符合新時(shí)代教育理念發(fā)展的要求。為我國(guó)培養(yǎng)出富有時(shí)代特性、具有創(chuàng)新精神、適合新時(shí)期需要的社會(huì)主義建設(shè)者。根據(jù)新時(shí)期中職學(xué)校教育教學(xué)的要求，必須加強(qiáng)對(duì)學(xué)校各部門檔案管理工作的規(guī)范化建設(shè)，這是一項(xiàng)具有重要意義的基礎(chǔ)性工作。

（二）是為了滿足維護(hù)中職學(xué)校正常教學(xué)秩序的要求

隨著我國(guó)教育體制改革的不斷推進(jìn)，各中職學(xué)校必須將教學(xué)改革作為本學(xué)校的核心工作，把提高學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量視為學(xué)校生存的關(guān)鍵。學(xué)校不僅要認(rèn)真研究新的教學(xué)管理規(guī)律，不斷更新和改進(jìn)教學(xué)管理工作，提高學(xué)校的教學(xué)管理水平，還要對(duì)學(xué)校的教學(xué)環(huán)境進(jìn)行創(chuàng)新與改造，研究并組織學(xué)校教學(xué)部門及時(shí)進(jìn)行教學(xué)改革，全面調(diào)動(dòng)全校師生的積極性，將培養(yǎng)高質(zhì)量?jī)?yōu)秀人才的培養(yǎng)計(jì)劃深入人心。這些工作的實(shí)現(xiàn)都離不開對(duì)學(xué)校各職能部門檔案管理的規(guī)范化建設(shè)和支持。

（三）是為了滿足全面提高中職學(xué)校教育教學(xué)管理工作效率的要求

在教學(xué)管理上，中等職業(yè)學(xué)校的管理與其他同級(jí)別學(xué)校的管理存在著差別。我校作為電力職業(yè)技術(shù)培訓(xùn)的專業(yè)學(xué)校，在教學(xué)管理中更突出了規(guī)范性、剛性，但是在彈性管理和宏觀管理方面的管理理念十分匱乏。例如：多年的教學(xué)管理一直延續(xù)著學(xué)校的教務(wù)部門來(lái)承擔(dān)主要的教學(xué)環(huán)節(jié)的管理方式，而學(xué)校各部門只有實(shí)行檔案管理規(guī)范化才能不斷提高對(duì)中職學(xué)校教學(xué)環(huán)節(jié)管理、學(xué)籍管理、日常教學(xué)管理、教學(xué)質(zhì)量管理等全部過(guò)成的管理。

（四）是為了滿足中等職業(yè)學(xué)校教學(xué)管理實(shí)現(xiàn)信息化的要求

隨著全球信息化技術(shù)的普及和運(yùn)用，信息化發(fā)展已經(jīng)逐步成為社會(huì)發(fā)展的重要內(nèi)容，信息資源更是成為我國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的戰(zhàn)略性資源。信息具有產(chǎn)業(yè)化、經(jīng)濟(jì)化、社會(huì)化的發(fā)展特點(diǎn)，也是我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的戰(zhàn)略產(chǎn)業(yè)。這就在客觀上要求中等職業(yè)學(xué)校在對(duì)在校學(xué)生的過(guò)程管理、政策法規(guī)的實(shí)施、學(xué)校各專業(yè)的建設(shè)、學(xué)校各方面人才的招聘及應(yīng)用、教育教學(xué)科研成果的管理等方面重視檔案管理的信息化建設(shè)和發(fā)展。學(xué)校不僅是各種信息的源頭，更是各種信息最大的實(shí)踐群體。隨著教育改革的不斷推進(jìn)，學(xué)校的信息化管理越來(lái)越普遍，這使得原有的管理方式也發(fā)生了變化，這也就要求中職學(xué)校必須加強(qiáng)對(duì)教學(xué)管理中各種信息的使用，加強(qiáng)對(duì)信息的預(yù)測(cè)，為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)做出準(zhǔn)確的決策和判斷提供數(shù)據(jù)依據(jù)。因此，管理的信息化要求學(xué)校各職能部門必須加強(qiáng)檔案工作的管理，為信息化管理奠定基礎(chǔ)。

四、完善中職學(xué)校檔案管理的具體措施

由于檔案管理工作在實(shí)際工作中具有十分重要的作用，我們必須加強(qiáng)對(duì)我校辦公室檔案工作的管理，提高檔案管理工作效率。

（一）轉(zhuǎn)變觀念，強(qiáng)化檔案管理意識(shí)

就中職學(xué)校目前的發(fā)展?fàn)顩r來(lái)看，不斷建立和完善中職學(xué)校辦公室檔案管理工作十分必要。針對(duì)目前很多中職學(xué)校對(duì)檔案管理存在的管理意識(shí)淡薄、管理理念陳舊落后的現(xiàn)狀，必須及時(shí)扭轉(zhuǎn)學(xué)校管理者的思想觀念，強(qiáng)化學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者及管理者的檔案管理意識(shí)。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者必須改變過(guò)去對(duì)檔案管理工作的錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)，更新管理觀念，將檔案管理工作納入到學(xué)校的常規(guī)工作中來(lái)，做到組織、措施的到位。我?？梢愿鶕?jù)具體情況，在我校成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，制定出明確的崗位職責(zé)及目標(biāo)，對(duì)目標(biāo)進(jìn)行層層分解后將責(zé)任安排到每位工作人員。可以將檔案管理的實(shí)現(xiàn)狀況納入到工作績(jī)效考核中，逐步在學(xué)校內(nèi)部形成檔案管理井然有序、遇到問(wèn)題不互相推諉、杜絕學(xué)校內(nèi)部各自為政現(xiàn)象的出現(xiàn)。同時(shí)，還必須加強(qiáng)對(duì)《檔案法》的宣傳，利用校園中的各種宣傳渠道對(duì)學(xué)校內(nèi)部進(jìn)行宣傳。例如：可以在學(xué)校內(nèi)部組織座談會(huì)、知識(shí)競(jìng)賽、舉辦相關(guān)的展覽等形式進(jìn)行各種短期性的強(qiáng)化宣傳，加強(qiáng)學(xué)校教職工及領(lǐng)導(dǎo)者的檔案管理意識(shí)。

（二）加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)

中等教育教學(xué)改革在我國(guó)不斷深入的同時(shí)，也對(duì)學(xué)校檔案管理人員提出了較高的要求。這就要求中職學(xué)校必須配備一支具有高業(yè)務(wù)素質(zhì)的檔案管理人員隊(duì)伍。在對(duì)檔案管理人員的配備上必須做到精心挑選，選擇具有檔案管理專業(yè)知識(shí)、較高的思想覺悟、較強(qiáng)的責(zé)任心、對(duì)中職學(xué)校的辦學(xué)特點(diǎn)和辦學(xué)規(guī)律十分了解、具有較強(qiáng)的檔案業(yè)務(wù)能力的高素質(zhì)人員來(lái)?yè)?dān)任學(xué)校的檔案管理工作。在檔案管理人員業(yè)務(wù)能力的培養(yǎng)及培訓(xùn)方面，學(xué)校要及時(shí)為檔案管理人員提供學(xué)習(xí)和培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，例如：業(yè)務(wù)能力的強(qiáng)化培訓(xùn)、相關(guān)管理軟件使用的培訓(xùn)，爭(zhēng)取保證在崗人員的業(yè)務(wù)嫻熟、管理到位。另外，檔案管理人員必須加強(qiáng)自身的學(xué)習(xí)。不斷加強(qiáng)檔案管理理論和管理軟件知識(shí)的學(xué)習(xí)，不斷提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和水平，以適應(yīng)不斷變化的環(huán)境和檔案管理工作的要求，提高工作效率。

（三）加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)

中職學(xué)校目前傳統(tǒng)的手工方式下的檔案管理已經(jīng)不能再適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理不斷發(fā)展的要求，計(jì)算機(jī)的普及和信息化程度的提高也要求中職學(xué)校必須改變傳統(tǒng)的檔案管理模式。創(chuàng)新檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)已經(jīng)成為各中職學(xué)校檔案管理工作發(fā)展的方向。中職學(xué)校必須首先創(chuàng)新管理模式，依據(jù)中職學(xué)校發(fā)展的特點(diǎn)，結(jié)合現(xiàn)代信息技術(shù)的特點(diǎn)，在中職學(xué)校實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。學(xué)校可以在學(xué)校內(nèi)部設(shè)立行政管理檔案、黨群管理檔案、教學(xué)管理檔案、人事管理檔案、學(xué)生學(xué)籍管理檔案等檔案管理軟件系統(tǒng)，并對(duì)其進(jìn)行統(tǒng)一管理。檔案實(shí)質(zhì)上是信息的載體，加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)就是要求學(xué)校必須利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備，對(duì)檔案信息進(jìn)行收集、整理、傳遞、加工，將原本靜止的檔案信息通過(guò)現(xiàn)代化的信息技術(shù)管理手段轉(zhuǎn)化成電子檔案信息，提高學(xué)校檔案管理工作效率。另外，還可以在學(xué)校建立電子檔案數(shù)據(jù)管理中心，利用校園網(wǎng)絡(luò)等對(duì)電子信息進(jìn)行網(wǎng)上傳送，對(duì)各種檔案信息實(shí)現(xiàn)管理的一體化，在校園內(nèi)部實(shí)現(xiàn)資源的共享。

（四）實(shí)現(xiàn)規(guī)范化檔案管理

中職學(xué)校的檔案管理工作必須實(shí)現(xiàn)其規(guī)范化，依據(jù)《檔案法》中的規(guī)定，結(jié)合本校的實(shí)際管理狀況，制定出符合本校實(shí)際的檔案管理制度。一方面，制定出明確的崗位職責(zé)，對(duì)檔案管理試行目標(biāo)化，使學(xué)校內(nèi)部各部門和全體教職員工真正重視檔案的收集、整理、歸檔等工作。另一方面，根據(jù)學(xué)校的具體檔案管理狀況制定出《檔案保管制度》、《檔案保密制度》、《檔案鑒定制度》等。而學(xué)校的各部門必須積極配合檔案管理工作中信息資料的收集，以保證檔案資料的真實(shí)、完整、規(guī)范。

（五）加大對(duì)檔案管理工作硬件設(shè)施建設(shè)

學(xué)校檔案管理工作效率的提高離不開硬件設(shè)施的建設(shè)，這也是對(duì)檔案管理工作質(zhì)量的基本要求。中職學(xué)校要想提高檔案管理的工作效率就必須加大對(duì)檔案管理工作基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的投入，將檔案管理工作納入到學(xué)校的基礎(chǔ)建設(shè)規(guī)劃中。例如：防火、防盜、防蟲、防潮等設(shè)施的配備，保證檔案資料的安全。

總之，中職學(xué)校的發(fā)展離不開檔案管理這項(xiàng)基礎(chǔ)工作。為了適應(yīng)中職學(xué)校發(fā)展的要求，必須制定工作標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)，對(duì)檔案管理工作實(shí)行科學(xué)管理，不斷提高檔案管理工作效率，使檔案管理工作在中職學(xué)校中發(fā)揮更重要的作用。

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