李仿玲

【摘 要】通過本單位檔案管理信息化建設的實踐，充分體會到傳統(tǒng)檔案管理轉(zhuǎn)化為檔案管理信息化管理的優(yōu)點，同時闡述了檔案信息管理存在的風險。

【關鍵詞】企業(yè)信息集成；信息數(shù)據(jù)；電子文檔

在企業(yè)信息集成系統(tǒng)中，永平銅礦檔案館使用清華企業(yè)檔案管理系統(tǒng)軟件，根據(jù)永平銅礦檔案館的實際情況，設置了：檔案查詢子系統(tǒng)、服務器設置工具、光盤制作子系統(tǒng)、借閱管理子系統(tǒng)、權限設置子系統(tǒng)、收集整編子系統(tǒng)、數(shù)據(jù)錄入子系統(tǒng)、數(shù)據(jù)維護子系統(tǒng)、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換子系統(tǒng)、統(tǒng)計報表子系統(tǒng)、系統(tǒng)設置子系統(tǒng)、銷毀管理子系統(tǒng)。我們檔案工作者將發(fā)現(xiàn)企業(yè)檔案發(fā)生了巨大變化。

檔案載體的轉(zhuǎn)變。

首先是企業(yè)檔案載體的轉(zhuǎn)變。在企業(yè)實現(xiàn)計算機全程管理后，適時實現(xiàn)了信息數(shù)據(jù)的遠近傳遞交換和處理。在企業(yè)各項管理活動中，電子文件以其快捷的辦文進度和傳遞速度逐步取代了紙質(zhì)文件。電子圖紙也以手工制作所無可比擬的優(yōu)勢大量出現(xiàn)。通過計算機輔助設計使產(chǎn)品圖紙的設計、存儲、查詢和修改變得快捷又方便。例如生產(chǎn)或開發(fā)一項較大項目的產(chǎn)品就需產(chǎn)生上萬份的圖紙，而其中許多又要承襲老產(chǎn)品的大部分成果，因此電子圖紙顯示了其比紙質(zhì)圖紙更旺盛的生命力，保存電子圖紙要比保存底圖方便、省時、省力并且有意義得多。

其次是企業(yè)檔案的分類變化。原有的企業(yè)關于文書檔案、科技檔案、產(chǎn)品檔案、基建檔案、會計檔案、人事檔案等傳統(tǒng)分類方案將被打破，取而代之以企業(yè)信息集成系統(tǒng)中各個管理模塊、流程的設置。一份完整的檔案信息分散在幾個管理系統(tǒng)中，計算機依照規(guī)定指令根據(jù)工作目標隨時設立和調(diào)整類目。各企業(yè)檔案信息的分類不盡相同，但可以肯定的是計算機管理過程中企業(yè)的檔案分類更能貼近企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等各方面狀況，分類也將更詳細、更科學、更規(guī)范。此外，在企業(yè)檔案接收和保管上也有所改變。以往的企業(yè)檔案工作者以參加科研產(chǎn)品鑒定、重要設備開箱及重要建設項目、技術改造竣工驗收作為對其企業(yè)檔案的監(jiān)督、指導和接收就顯得有些滯后了。

隨著辦公自動化的普及，如果不對隨時大量產(chǎn)生的電子文件加以管理，勢必帶來以下風險：

（1）導致系統(tǒng)癱瘓或?qū)е氯魏稳司蔁o控制地存取信息而使系統(tǒng)變得不安全。

（2）大規(guī)模的、無系統(tǒng)的、隨時可能產(chǎn)生的違法破壞的風險增加。

（3）使有價值的公文與檔案丟失。

（4）安全措施遭到破壞的風險增加。

（5）造成文件被非法變更與刪除，從而使數(shù)據(jù)丟失。

（6）給社會帶來麻煩。

（7）造成不必要的延遲與公務處理故障。

（8）造成不必要的在量人力、物力、財力的浪費。

在傳統(tǒng)檔案管理理論指導下，人們只能將電子文件再轉(zhuǎn)換為紙質(zhì)文件，然后按紙質(zhì)文件管理方式加以整理、歸檔和保存。目前的這種電子文件管理方法不但沒有減少管理人員的工作量，反而增加了負擔，在某種程度上，還制約了加快檔案現(xiàn)代化管理的步伐。

被轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)文件后的電子文件被人們存入光盤中，放入檔案柜內(nèi)加以保存，而很少再去利用，由此造成數(shù)據(jù)丟失與資源浪費。有人甚至將這類電子文件當成書寫數(shù)據(jù)庫的工具，依工作需要隨時對原數(shù)據(jù)加以修改、補充，致使原文件被弄得面目全非。例如，人事部門每年的職工基本情況數(shù)據(jù)統(tǒng)計都在上一年度的文件上修改，這既是因為單機容量有限，也因為圖個工作方便。再有，機要打字員因打印文件數(shù)量太多，不再統(tǒng)統(tǒng)存盤，或保存一段時間后便以刪除。既然檔案部門未規(guī)定電子文件歸檔，這樣做也無不妥，反正已有一份紙質(zhì)文件歸檔了。由此，造成大量電子文件損毀。

由此可見，對電子文件的產(chǎn)生不加管理或以傳統(tǒng)文件管理方式來對電子文件進行管理會帶來許多不良后果，如使文件無法充分地滿足本部門責任要求與其他部門要求；產(chǎn)生的文件被破壞或當需要它們時找不到；當文件有多個版本存在時，無法對真實可靠的版本進行識別與檢索；產(chǎn)生的數(shù)據(jù)無法資源共享等。

以紙質(zhì)為主體的傳統(tǒng)檔案的管理方法與技術，是經(jīng)過長期實踐、不斷豐富才成為一門科學的。但電子文件與傳統(tǒng)文件各有其特點，在許多地方是完全不同的，因而在管理方法上如果照搬紙質(zhì)文件管理方法，就會造成電子文件的文件價值、利用價值的損失。

傳統(tǒng)檔案可以不管文件的形成、承辦過程的具體情況，只要對具有長期保存價值的文件，在它完成文件階段使命后，對其進行收集、整理、歸檔、保管就行。但電子文件的歸檔，檔案人員必須在文件的設計與形成階段就要進行指導，承辦過程中檔案人員要參與對其管理并進行監(jiān)督，否則將無收集、整理、歸檔可言。

在電子環(huán)境中，如果檔案人員不積極介入文件的形成和保管過程，文件很可能不存在或至少不可能被鑒定、保存、編目或者提供利用。這就是說企業(yè)檔案人員如果不進入到企業(yè)信息集成系統(tǒng)中去，則很難掌握到企業(yè)信息的核心部分甚至接收不到檔案。的確，無時無刻不在產(chǎn)生的電子文件、電子圖紙使企業(yè)檔案工作者再也無法坐等檔案的最后形成與歸檔了。他們必須在產(chǎn)生電子文件的源頭就行使檔案的監(jiān)督指導職能。參照國家有關文件制定出本企業(yè)的《電子文件管理辦法》，提請企業(yè)信息集成系統(tǒng)的編制人員在其系統(tǒng)的設計和運行過程中加入電子檔案文件的鑒定、歸檔、保存、利用等檔案管理內(nèi)容。例如在計算機輔助設計過程中，要求計算機詳細記錄設計、加工過程中的原始資料及相應的更改信息，要在不同的版本上注明當前的有效資料，以確保最終歸檔使用的是正確版本的圖形或圖紙。

企業(yè)檔案工作者必須在專業(yè)人員的指導下，學會運用專門的檔案信息接收管理平臺，要懂得如何控制和維護檔案信息資源的有效性、可靠性和實時性，掌握電子檔案信息的收集、管理。

此時企業(yè)檔案的保管也不再只以卷盒和柜架為裝具，更多的經(jīng)過檔案人員鑒定歸檔的企業(yè)檔案信息將存入“虛擬庫房”。

為企業(yè)活動提供利用檔案信息亦發(fā)生了轉(zhuǎn)變。掌握一般的計算機操作只是對企業(yè)檔案工作者的初級要求。重要的是要在企業(yè)信息集成系統(tǒng)中及時掌握企業(yè)的產(chǎn)品信息及開發(fā)過程。一切以企業(yè)生產(chǎn)建設為中心，找準檔案工作為企業(yè)服務的切入點。做到把正確的信息，在正確的時間，以正確的方式，傳遞給正確的對象。

企業(yè)檔案管理伴隨著企業(yè)信息資源的交流和互換進入到社會信息網(wǎng)絡的新天地。企業(yè)檔案工作者對電子檔案的來源與形成的關注由原來的企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)而擴展到地區(qū)、國內(nèi)及至國際范圍內(nèi)的整個網(wǎng)絡。在這一新的網(wǎng)絡環(huán)境下，檔案人員除了繼續(xù)做好企業(yè)檔案信息資源的收集和保管，更多的要了解企業(yè)需求，擴大服務內(nèi)容。一方面配合現(xiàn)代企業(yè)的營銷手段，檔案人員應同企業(yè)領導及專業(yè)人員一道，建立企業(yè)信息資料庫，選取最能體現(xiàn)企業(yè)優(yōu)勢、樹立企業(yè)良好形象的信息資源上網(wǎng)，宣傳自己和展示自己。吸引客戶和占領市場；另一方面從網(wǎng)上獲取有效信息為企業(yè)領導經(jīng)營決策、為企業(yè)生產(chǎn)建設發(fā)展提供服務，主動的、全過程地提供信息，建立起一套科學的、多功能的、高效的、靈活的緊盯市場的企業(yè)檔案信息管理體系。這的確給企業(yè)檔案工作者提出又一次挑戰(zhàn)。