施 軍，賀 強(qiáng)

（天津大學(xué) 國有資產(chǎn)與設(shè)備管理處，天津 300072）

隨著國家經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，教育投入的增加和社會的需要，高等院校教學(xué)科研經(jīng)費(fèi)逐年提高，同時也帶來了科研教學(xué)設(shè)備采購量的大幅度增加。許多高校感到原有的一些采購管理模式難以適應(yīng)任務(wù)繁重的設(shè)備采購工作，亟改善采購機(jī)制，建立一套科學(xué)完善的信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)采購全過程信息化管理，使得采購流程更加公開、透明、高效和規(guī)范。因此，從整體上設(shè)計一個信息化的采購流程對于高效、快速地完成設(shè)備的采購任務(wù)來說變得非常有必要［1－2］。

1 傳統(tǒng)設(shè)備申購管理存在的問題

傳統(tǒng)的設(shè)備申購一般都是通過用戶手工填寫紙質(zhì)的設(shè)備申購單。主要流程如下：（1）申購用戶手填紙質(zhì)申購單和借款單，經(jīng)院級審核通過之后，送至學(xué)校設(shè)備管理部門；（2）設(shè)備管理部門統(tǒng)一送至財務(wù)部門完成借款手續(xù)；（3）財務(wù)部門完成劃款手續(xù)，再送回至設(shè)備管理部門，進(jìn)行設(shè)備采購賬目統(tǒng)一登記，開始安排采購。

以上過程存在的問題主要有：（1）流程繁瑣，用戶來回在多個不同部門往返，效率較低；（2）紙質(zhì)化手寫申購單不規(guī)范、修改無記錄、用戶無法實時地了解自己申請購置的儀器設(shè)備的采購進(jìn)度，申購單數(shù)據(jù)難以追根溯源；信息利用處于比較初級的階段，采購單由早期的手工賬本式采購活動進(jìn)而到單體計算機(jī)控制，結(jié)果僅僅是使手工賬變?yōu)殡娔X賬。信息化程度不高表現(xiàn)為工作手段的落后［3］；在采購過程中，如何從存儲的數(shù)據(jù)庫動態(tài)地提取相關(guān)數(shù)據(jù)，使得相應(yīng)信息在短時間內(nèi)能夠動態(tài)地反映出來，才是采購管理工作一個更重要的努力方向；（3）所有工作都是人工手寫完成，字跡模糊、申購單丟失等問題容易造成數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，導(dǎo)致設(shè)備管理部門與財務(wù)部門之間無法進(jìn)行一個絕對準(zhǔn)確的信息傳遞。

2 設(shè)備采購信息化流程

針對傳統(tǒng)設(shè)備申購管理存在的問題，天津大學(xué)自主設(shè)計并開發(fā)了天津大學(xué)資產(chǎn)處設(shè)備購置申報系統(tǒng)（以下簡稱“申報系統(tǒng)”）。該系統(tǒng)采用B／S架構(gòu)，與數(shù)字化校園相連接，用戶在有網(wǎng)絡(luò)的地方，隨時可以根據(jù)需要申購設(shè)備。只要用戶點擊“提交”，并經(jīng)院級網(wǎng)上審核和學(xué)校設(shè)備管理部門網(wǎng)上審核通過之后，便可進(jìn)入實質(zhì)采購階段。整個設(shè)備申購系統(tǒng)按采購流程步驟分為申報、審批、采購、結(jié)算4個環(huán)節(jié)。系統(tǒng)流程圖見圖1。

圖1 天津大學(xué)采購信息系統(tǒng)流程圖

2.1 設(shè)備申報

在申報階段，用戶通過瀏覽器進(jìn)入申報系統(tǒng)。用戶登錄后，在申購設(shè)備的界面，按照系統(tǒng)里已設(shè)計好的表格輸入申購設(shè)備的技術(shù)指標(biāo)、品牌、擬選廠商、使用人聯(lián)系方式以及使用的經(jīng)費(fèi)卡信息、該采購該設(shè)備需轉(zhuǎn)賬的金額等信息，確認(rèn)無誤之后，點擊“提交”，用戶所在的院級單位審核人便能看到用戶的申購單。用戶登錄申報系統(tǒng)既可在校園網(wǎng)內(nèi)登錄，也可在校園網(wǎng)外登錄，并且在任意時間都可登錄系統(tǒng)進(jìn)行申報。申購設(shè)備真正做到了打破時間域和空間地域的限制。

2.2 設(shè)備申報審批

當(dāng)用戶提交之后，就進(jìn)入了院級審核環(huán)節(jié)。此時，院級審核人可看到申報用戶的所有申購信息，院級審核人將核對各項信息，尤其是核對轉(zhuǎn)賬資金的卡號。若有填寫不規(guī)范或者錯誤，審核人可不予審批通過，返回并給出修改意見，指導(dǎo)用戶修改申報信息；若審批通過，申報單審批便進(jìn)入到校級設(shè)備管理部門審批環(huán)節(jié)。設(shè)備管理部門審批管理員在采購管理系統(tǒng)（申報系統(tǒng)與此系統(tǒng)端口對接、數(shù)據(jù)互傳）里能看見院級審批通過的申購單，根據(jù)申報的信息再次審核，此時若發(fā)現(xiàn)申報錯誤，則不予審批通過，返回用戶修改并給出修改意見；若審批通過，設(shè)備管理部門管理員按照相應(yīng)經(jīng)費(fèi)類型，進(jìn)行申購單編號，編號之后，采購計劃單便自動生成。此時，用戶在申報系統(tǒng)可看到采購計劃單和預(yù)付款借支單（財務(wù)處將根據(jù)此單據(jù)將用戶設(shè)備申購金額轉(zhuǎn)賬至設(shè)備管理部門賬戶），若經(jīng)費(fèi)卡余額不足，將導(dǎo)致財務(wù)操作時借款失敗，系統(tǒng)將自動返回用戶修改補(bǔ)充經(jīng)費(fèi)；若借款成功，則將采購單轉(zhuǎn)至設(shè)備管理部門，進(jìn)入到下一步的采購工作。

2.3 設(shè)備采購

所有已在財務(wù)部門完成借款手續(xù)的采購單都將轉(zhuǎn)至設(shè)備管理部門，在采購管理系統(tǒng)里分配相應(yīng)的采購業(yè)務(wù)員進(jìn)行采購，此時，采購管理系統(tǒng)顯示該筆采購計劃單正處于“采購進(jìn)行中”狀態(tài)。根據(jù)采購設(shè)備類別和金額的不同，進(jìn)行不同的采購方式，目前采用3種采購方式，分別為網(wǎng)上競價、詢價和招標(biāo)。

（1）天津大學(xué)對所有單筆采購金額不超過10萬元的計算機(jī)、打印機(jī)、數(shù)碼產(chǎn)品等IT類設(shè)備進(jìn)行“網(wǎng)上競價”，采用的是中山大學(xué)設(shè)計并推廣的“高校網(wǎng)上競價系統(tǒng)”［4－5］，它是基于高校小額零星物資采購目的而設(shè)計的管理系統(tǒng)。經(jīng)過這幾年的運(yùn)行，系統(tǒng)功能逐步完善，解決了傳統(tǒng)采購模式不透明、不公開、效率低、難以監(jiān)督等問題。網(wǎng)上競價是指采購人通過互聯(lián)網(wǎng)發(fā)布采購信息、供應(yīng)商通過互聯(lián)網(wǎng)報價、采購過程由計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行管理和記錄、采購結(jié)果在網(wǎng)上公布等采購活動的全過程［6］。通過競價系統(tǒng)發(fā)布采購信息，所有具備資質(zhì)的供應(yīng)商可以不受限制的在同一時間看到發(fā)布的采購信息。在參與競價期間，采購方無權(quán)了解某家供應(yīng)商參與了報價，也無從了解多少家供應(yīng)商參與了競價，而供應(yīng)商也不了解有多少競爭對手參與了競價，直至競價結(jié)束才能揭曉。最后的競價結(jié)果則根據(jù)相關(guān)管理原則（符合原則的前題下，價低者中標(biāo)）選擇供應(yīng)商。中標(biāo)結(jié)果在網(wǎng)絡(luò)上公開，監(jiān)管部門能有效監(jiān)督，實現(xiàn)了采購的公平公正。

申報系統(tǒng)與競價系統(tǒng)的結(jié)合，實現(xiàn)了零星設(shè)備采購的申請、審核、競價、中標(biāo)的全網(wǎng)絡(luò)化管理，改變了傳統(tǒng)紙質(zhì)化管理模式落后的局面，開創(chuàng)了工作流程痕跡化、信息化管理的新模式。申報用戶可以不受地點限制通過網(wǎng)絡(luò)申報，供應(yīng)商不受時間限制在網(wǎng)上參與競價，職能部門審批審核也在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中進(jìn)行，所有數(shù)據(jù)信息都可登錄數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)查詢到。

（2）對于實驗室內(nèi)技術(shù)規(guī)格復(fù)雜、沒有通用標(biāo)準(zhǔn)且難以用價格來評判的教學(xué)科研儀器設(shè)備，目前我們采取的是用戶初步向供應(yīng)商詢價，填寫擬選廠商，設(shè)備管理部門采購人員進(jìn)一步多方詢價的采購辦法。在設(shè)備管理部門人員詢價采購的過程中，原則是盡量降低價格，替用戶節(jié)省資金，以不高于用戶申購設(shè)備金額預(yù)算的前提下成交。

（3）對于單筆金額超過10萬元的采購計劃單，根據(jù)天津大學(xué)相關(guān)規(guī)定，必須進(jìn)行公開招標(biāo)：首先由用戶提出設(shè)備技術(shù)指標(biāo)，設(shè)備管理部門審核，確認(rèn)沒有頃向性，則通過中國政府采購網(wǎng)和天津大學(xué)設(shè)備信息網(wǎng)發(fā)布招標(biāo)公告；若有超過3家供應(yīng)商應(yīng)標(biāo)，則在開標(biāo)時公開唱標(biāo)；若有2家應(yīng)標(biāo)，則進(jìn)行競爭性談判；若只有1家應(yīng)標(biāo)，此時，設(shè)備管理部門要求用戶做深度調(diào)研，向招標(biāo)小組領(lǐng)導(dǎo)闡述充分理由申請單一來源談判采購。

通過以上3種采購方式采購，確認(rèn)賣方單位，完成簽合同手續(xù)。簽完合同之后，采購員把合同號輸入采購管理系統(tǒng)，此時采購單處于“簽訂合同中”的狀態(tài)。

2.4 金額結(jié)算

完成采購流程之后，就進(jìn)入到了金額結(jié)算階段。此時，在采購管理系統(tǒng)里將記錄所簽訂合同的重要信息，如果合同金額超過轉(zhuǎn)入經(jīng)費(fèi)，系統(tǒng)將顯示經(jīng)費(fèi)不足，則返回用戶進(jìn)行修改補(bǔ)款，請用戶追加經(jīng)費(fèi)，在追加經(jīng)費(fèi)過程中，不必通過院級審核和校級設(shè)備管理部門審批，根據(jù)金額結(jié)算時不足的經(jīng)費(fèi)，追加經(jīng)費(fèi)提交頁面之后，即可直接進(jìn)行財務(wù)轉(zhuǎn)賬；如果經(jīng)費(fèi)充足，則此時在采購管理系統(tǒng)里輸入付款信息，包括付款人、收款單位及聯(lián)系人等，完成余額結(jié)算，系統(tǒng)自動記錄余額結(jié)算的時間，并顯示采購狀態(tài)為“余額結(jié)算”，財務(wù)處會計根據(jù)采購管理系統(tǒng)的信息，完成對供應(yīng)商的付款手續(xù)，完成所有余額結(jié)算后，設(shè)備原始發(fā)票會發(fā)至用戶手中，進(jìn)行設(shè)備固定資產(chǎn)登記入賬。入賬完成之后，去財務(wù)處會計報賬，完成這個采購流程。

2.5 采購過程短信提醒服務(wù)

本系統(tǒng)還首次在采購流程中融合了短信提醒服務(wù)功能。在“采購進(jìn)行中”、“合同簽訂中”、“余額結(jié)算”3個狀態(tài)時，采購管理系統(tǒng)會按照用戶預(yù)留的聯(lián)系方式，自動給用戶發(fā)送相應(yīng)提醒短信息，告知用戶的設(shè)備采購進(jìn)行的各個狀態(tài)，使用戶實時了解到自己申購的儀器設(shè)備的采購進(jìn)度。短信提醒服務(wù)不僅是體現(xiàn)了服務(wù)意識，也提高了辦公效率，避免用戶經(jīng)常詢問采購進(jìn)度，同時對設(shè)備采購業(yè)務(wù)人員也起到了間接的督促作用。

3 采購管理制度的建設(shè)

天津大學(xué)從設(shè)備申報到采購結(jié)束已形成一個完整的流程，采購的各項信息都能記錄在采購管理系統(tǒng)中。與此同時，采購管理制度的建設(shè)也是必不可少的。目前，天津大學(xué)頒布實施的采購管理規(guī)章制度有天津大學(xué)招標(biāo)采購管理辦法、天津大學(xué)儀器設(shè)備采購招標(biāo)管理實施細(xì)則、天津大學(xué)儀器設(shè)備采購管理規(guī)定和天津大學(xué)網(wǎng)上競價采購管理辦法（試行），有效地保證了采購活動的順利進(jìn)行。

4 信息化采購達(dá)到的效果

4.1 通過整體信息化設(shè)計，使得采購過程規(guī)范化

作為采購系統(tǒng)信息化的整體設(shè)計理念而言，基本實現(xiàn)了申報、審批、采購、結(jié)算一體化，明確了采購流程，清晰了審批、采購的權(quán)限界定，在審批環(huán)節(jié)就實現(xiàn)了采購信息的痕跡化管理。采購過程中網(wǎng)上競價、詢價、公開招標(biāo)的方式都使得采購信息公開，相關(guān)采購記錄信息都能在采購管理系統(tǒng)“追根溯源”，實現(xiàn)采購動態(tài)信息化管理。

4.2 節(jié)省資金，提高采購效率

網(wǎng)上競價、公開招標(biāo)以及多方詢價能讓更多供應(yīng)商參與競爭，充分體現(xiàn)了公平競爭的原則，而正由于得到了充分競爭，保證了設(shè)備采購的價格處于合理的水準(zhǔn)，節(jié)約了采購成本。采購工作網(wǎng)絡(luò)信息化，可以縮短采購各方的時空距離，縮短了采購周期，從而有效地提高工作效率。由于職責(zé)明確，辦公時限明確，項目一旦啟動，沒有特殊原因，無法推脫責(zé)任，可以顯著提高辦公效率。

4.3 實行有效監(jiān)督，杜絕腐敗滋生

設(shè)備采購的申請、審批、采購、中標(biāo)以及結(jié)算等一系列信息都能在數(shù)據(jù)庫找尋蹤跡，采購工作流程公開透明。在信息系統(tǒng)中使用數(shù)據(jù)采掘、統(tǒng)計分析等技術(shù)，對歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行深入的處理，使采購工作的管理實現(xiàn)信息化、智能化。由于網(wǎng)絡(luò)的開放性、共享性，采購監(jiān)管部門可以全程跟蹤網(wǎng)上采購的全過程，實現(xiàn)網(wǎng)上監(jiān)管，上級部門和其他相關(guān)部門也可以實現(xiàn)網(wǎng)上監(jiān)督，同時，可以避免采購人員暗箱操作，防止接受賄賂進(jìn)行舞弊［7］的可能。

5 采購文檔的電子化

作為信息化的系統(tǒng)還具備另外一個優(yōu)勢，就是對采購過程中涉及的文件資料進(jìn)行電子化管理。在采購流程結(jié)束之后，采購業(yè)務(wù)員會把采購過程中涉及的文件資料，上傳至采購管理系統(tǒng)中的合同文檔管理模塊，最后完成整個的采購進(jìn)程。例如：用戶在使用經(jīng)費(fèi)采購設(shè)備結(jié)束后，會遇到用戶項目結(jié)題或者其他事情，需要和以前完成的采購設(shè)備對賬，往往需要設(shè)備發(fā)票和合同，此時，需從檔案館查詢相應(yīng)的紙質(zhì)化資料中，非常繁瑣。電子化管理后，將直接從系統(tǒng)中打印，對辦公效率的提升具有重要的意義。

6 結(jié)束語

采購流程是一個高度統(tǒng)一的信息化系統(tǒng)［8］。在采購管理系統(tǒng)中，可以實現(xiàn)采購信息查詢、統(tǒng)計分析等功能，根據(jù)關(guān)鍵詞可以查詢到任意一條采購信息。要完全建立起采購的信息化管理模式，應(yīng)對采購過程中出現(xiàn)的新問題，不僅需完善采購管理系統(tǒng)的各個模塊功能，還需建立更加完善規(guī)范的制度來保證設(shè)備采購活動的有序進(jìn)行。要認(rèn)真學(xué)習(xí)政府采購法和財政部、教育部下發(fā)的有關(guān)政府采購文件精神，結(jié)合學(xué)校自身特點，建立健全適合學(xué)校政府采購發(fā)展，有助于實際操作的內(nèi)部采購流程制度，保證政府采購工作有章可循，并在實際采購過程中嚴(yán)格遵守、大力推行、不斷完善。同時，要逐步建立各部門相互制約的監(jiān)督機(jī)制，確保學(xué)校政府采購工作公平、公平、公正進(jìn)行［9－10］。

（References）

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