教學(xué)檔案是學(xué)校檔案的主體部分。教學(xué)檔案的完善與否，對(duì)于開(kāi)展教學(xué)研究，搞好教學(xué)改革，提高教學(xué)質(zhì)量，總結(jié)教學(xué)經(jīng)驗(yàn)起著重要作用。筆者認(rèn)為，教育系統(tǒng)的檔案管理，雖然取得一定成績(jī)，但有些學(xué)校的教學(xué)檔案管理仍然存在著一些問(wèn)題。

1 教學(xué)檔案管理存在的問(wèn)題

1.1 教學(xué)檔案不完整

一所學(xué)校比較完整的教學(xué)檔案應(yīng)該包括：開(kāi)設(shè)專業(yè)可行性方案、教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)進(jìn)度、教學(xué)研究、實(shí)訓(xùn)教學(xué)、教學(xué)質(zhì)量分析、教學(xué)總結(jié)、教案、考試題庫(kù)、考試成績(jī)以及學(xué)籍管理、學(xué)生教育管理、學(xué)生變動(dòng)情況統(tǒng)計(jì)、新入學(xué)生和畢業(yè)生名冊(cè)、畢業(yè)生反饋等方面的內(nèi)容。據(jù)了解，目前各類學(xué)校教學(xué)檔案的收集整理，都不同程度存在以下問(wèn)題。

1.該形成的文件沒(méi)有形成。按經(jīng)驗(yàn)隨意上課已成為某些“老”教師的習(xí)慣，覺(jué)得沒(méi)有必要編寫(xiě)課目新課標(biāo)、擬寫(xiě)教學(xué)進(jìn)度、編寫(xiě)教案、教材分析等教學(xué)文件；學(xué)期教學(xué)總結(jié)時(shí)，往往是開(kāi)個(gè)會(huì)，大致談一談，作作簡(jiǎn)單的記錄；對(duì)新開(kāi)辦專業(yè)，在師資、場(chǎng)地、設(shè)備等辦學(xué)條件論證方面，常常是幾個(gè)領(lǐng)導(dǎo)坐下來(lái)議一議，沒(méi)有形成書(shū)面的可行性報(bào)告；畢業(yè)實(shí)習(xí)材料，實(shí)訓(xùn)教學(xué)管理方面材料很多都沒(méi)有按管理上的要求形成文件。最后有的材料無(wú)法歸檔。

2.文件在運(yùn)行中流失。上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、招生、表彰決定、教育教學(xué)管理等文件，往往在業(yè)務(wù)部門(mén)辦理的過(guò)程中，傳來(lái)傳去傳丟了。如學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)或處室主任收到或開(kāi)會(huì)帶回的文件材料：規(guī)范學(xué)籍材料、實(shí)施素質(zhì)教育督導(dǎo)評(píng)估報(bào)告、校園安全管理、教學(xué)質(zhì)量目標(biāo)考核等不是按收文處理程序先交辦公室登記后，再傳閱、辦理，而是處室直接辦理，辦理完畢又沒(méi)有及時(shí)歸檔，最后材料丟失。

3.該歸檔的文件或材料未歸檔。教師自編教材、教案、試卷，合編教材，教師在實(shí)施新課程中的自我反思材料、在各種刊物和學(xué)術(shù)上發(fā)表、翻譯的論文、文章等一般都舍不得歸檔；會(huì)議材料、教師參加教學(xué)研討會(huì)、交流會(huì)帶回的材料，多數(shù)留在個(gè)人手中沒(méi)有歸檔。如教師為了出一份質(zhì)量較高的試卷，認(rèn)真研究新課標(biāo)，鉆研教材，花了很多時(shí)間，等學(xué)生考完試后，考卷也一起流失，出現(xiàn)無(wú)法補(bǔ)救的現(xiàn)象。另一種教師自編的教案，在授課的過(guò)程中，教師為了促進(jìn)課標(biāo)新理念與教學(xué)實(shí)踐的結(jié)合，補(bǔ)充了很多典型案例，這樣的教案對(duì)今后很有利用價(jià)值。可教師檔案意識(shí)不強(qiáng)，不肯交檔案室存檔，時(shí)間一久當(dāng)廢紙?zhí)幚怼?/p>

4.形成于校外的材料，如畢業(yè)生反饋等材料，不是在校內(nèi)形成的，容易被忽視，造成這部分材料的欠缺。

5、學(xué)生殘留檔案未歸檔。學(xué)生的檔案是隨著升學(xué)時(shí)，被錄取學(xué)校提著的。但有一部分學(xué)生沒(méi)能繼續(xù)就讀，就參加工作了，他們的檔案就暫存放在原學(xué)校，等需要時(shí)再提著?？捎械膶W(xué)校沒(méi)把殘留的檔案整理歸檔，亂堆在一旁，時(shí)間一久，學(xué)生又沒(méi)來(lái)拿，就處理了，造成有的學(xué)生拿不到檔案，不能提職提薪。

1.2 教學(xué)檔案不準(zhǔn)確

1.有的教師制定的教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)進(jìn)度純粹是為了應(yīng)付上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和教務(wù)部門(mén)的檢查，在實(shí)際教學(xué)過(guò)程中根本不按原計(jì)劃、進(jìn)度執(zhí)行，只憑“肚子里的東西”口授而已，這樣的計(jì)劃既不準(zhǔn)確也不真實(shí)。如以往“傳授型”教師已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)課改的需要，課改需要的是“研究型學(xué)者式”的教師。教師是在教學(xué)實(shí)踐中不斷成長(zhǎng)成才的。如果教師在教學(xué)過(guò)程中只憑“肚子里的東西”口授而已，就與新課標(biāo)強(qiáng)調(diào)的上下結(jié)合，強(qiáng)調(diào)問(wèn)題從實(shí)踐中來(lái)，在實(shí)踐中研究，在實(shí)踐中解決，在實(shí)踐中提升相脫離。

2.教學(xué)計(jì)劃和教學(xué)進(jìn)度一般只是預(yù)設(shè)而已，在教學(xué)實(shí)施過(guò)程中往往還需考慮到專業(yè)特點(diǎn)與學(xué)生素質(zhì)等問(wèn)題，對(duì)計(jì)劃、進(jìn)度進(jìn)行調(diào)整、修改、補(bǔ)充，但往往沒(méi)有把這些變化情況記錄下來(lái)，或記錄不詳，最后無(wú)法提供利用。

3.教學(xué)管理及學(xué)生管理方面的臺(tái)帳記錄沒(méi)有建立或做得不認(rèn)真。如學(xué)生基本情況統(tǒng)計(jì)，對(duì)學(xué)生獎(jiǎng)懲、成績(jī)、評(píng)語(yǔ)記錄不詳，有的甚至漏填；教師考勤、任課沒(méi)有記錄。這些材料往往要等到學(xué)校評(píng)估或上級(jí)檢查時(shí)，才匆忙進(jìn)行“補(bǔ)課”，這種應(yīng)付檢查補(bǔ)做的記錄，往往與實(shí)際情況不相符合，提供不了真實(shí)的價(jià)值。

1.3 載體材料不規(guī)范

1.教師在編寫(xiě)教案、授課計(jì)劃、撰寫(xiě)總結(jié)、填寫(xiě)學(xué)生成績(jī)、學(xué)生名冊(cè)、學(xué)籍評(píng)語(yǔ)等材料時(shí)，常常用復(fù)寫(xiě)紙、圓珠筆、鉛筆及其它不耐久的字跡材料。如學(xué)籍評(píng)語(yǔ)上記載著林XX學(xué)生在校年年都是班干部、三好生、成績(jī)優(yōu)秀，尊紀(jì)守法等等。若干年后，這位學(xué)生成了才，回母校想看看當(dāng)年自已在校情況，可提供的是一份當(dāng)年用圓珠筆書(shū)寫(xiě)的，現(xiàn)字跡已模糊不清的材料。

2.表格和表冊(cè)不統(tǒng)一，制作材料五花八門(mén)，既影響案卷質(zhì)量也增加立卷難度。如有的用16K、有的用A4、有的表格橫著寫(xiě)、有的表格豎著寫(xiě)。

2 加強(qiáng)教學(xué)檔案的管理工作

2.1 提高認(rèn)識(shí)

加大《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》的宣傳力度，不斷提高教職員工群體檔案意識(shí)，是解決教學(xué)檔案完整性與準(zhǔn)確性的根本前提，尤其是專業(yè)教師的檔案意識(shí)最為重要。

教師是教學(xué)活動(dòng)的指導(dǎo)者和組織者，在教學(xué)中占主導(dǎo)地位。大量的教學(xué)文件形成于教師手中，是他們長(zhǎng)期積累，甚至耗費(fèi)畢生精力與心血的結(jié)晶，珍愛(ài)有加，自我保存得相當(dāng)好，舍不得交出來(lái)，這是完全可以理解的。因此，對(duì)教師要做深入細(xì)致的宣傳工作，用正反兩方面的典型事例，宣傳教學(xué)檔案的重要性以及教學(xué)檔案流失所造成的巨大損失，通過(guò)宣傳，讓他們明白檔案資源是一項(xiàng)社會(huì)財(cái)富，每個(gè)公民都有保護(hù)的義務(wù)與利用的權(quán)利，使之認(rèn)識(shí)到這些珍貴的資料，只有放到檔案部門(mén)，才能得到最安全的保存。同時(shí)，要讓他們認(rèn)識(shí)到，建立教學(xué)檔案是做好學(xué)校管理工作的一項(xiàng)基本要求，是學(xué)校尊重知識(shí)，尊重人才的表現(xiàn)；把教師勞動(dòng)成果作為學(xué)校歷史財(cái)富保存起來(lái)甚至永遠(yuǎn)地流傳下去，是學(xué)校對(duì)教師關(guān)懷和尊重。

2.2 超前控制，嚴(yán)格審核

教學(xué)檔案是由教學(xué)活動(dòng)中形成的文件材料轉(zhuǎn)化而來(lái)，沒(méi)有前期文件材料的形成，檔案管理就成了“無(wú)水之渠”，缺乏物質(zhì)基礎(chǔ)，因此，只有對(duì)文件材料形成進(jìn)行超前控制，對(duì)檔案收集進(jìn)行嚴(yán)格審核，才能確保教學(xué)檔案的完整、準(zhǔn)確。

1.明確歸檔范圍，從文件材料的形成抓起。

教務(wù)處（室）和政教處（室）是重要的教學(xué)督導(dǎo)和學(xué)生安全管理部門(mén)，所有的教學(xué)文件均在這里形成。因此，這兩個(gè)部門(mén)應(yīng)克服重教育教學(xué)、輕檔案材料收集的現(xiàn)象，把教學(xué)文件的形成、收集工作納入教育教學(xué)管理之中，依靠管理來(lái)規(guī)范教學(xué)文件材料的形成并轉(zhuǎn)化為檔案。學(xué)校檔案部門(mén)應(yīng)在每學(xué)期初，將《歸檔通知書(shū)》發(fā)放到這兩個(gè)處（室），明確歸檔范圍，提出具體要求，并定期檢查、督促、指導(dǎo)。教務(wù)處重點(diǎn)抓好以下幾方面材料的形成和歸檔：第一，辦班可行性方案、各學(xué)科教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)進(jìn)度、教材要收集匯總，審查修改報(bào)校領(lǐng)導(dǎo)核定簽發(fā)、交付打印成冊(cè)，然后將定稿和原稿歸檔。同時(shí)，對(duì)尚不會(huì)編寫(xiě)教學(xué)計(jì)劃、進(jìn)度的“老”教師，進(jìn)行幫助、指導(dǎo)。第二，定期開(kāi)展教案、論文評(píng)比活動(dòng)，既活躍學(xué)術(shù)氣氛，交流教學(xué)經(jīng)驗(yàn)，又可從中選出典型教案、優(yōu)秀論文歸檔。第三，定期檢查計(jì)劃、進(jìn)度的執(zhí)行與變化情況，及時(shí)找出“失真”部分，責(zé)成有關(guān)人員修訂、補(bǔ)充、歸檔。第四，抓好各學(xué)科考試內(nèi)容（包括空白試卷、標(biāo)準(zhǔn)卷、質(zhì)量分析、考試成績(jī)等）與教學(xué)總結(jié)形成文件的收集歸檔。第五，建立學(xué)生基本情況登記、學(xué)籍變動(dòng)登記、獎(jiǎng)懲登記、畢業(yè)生去向登記等方面的臺(tái)帳記錄。在校外形成的材料，要注意收集原始材料和第一手材料，如畢業(yè)生反饋、獲獎(jiǎng)成果等材料要有通報(bào)文件，個(gè)人獎(jiǎng)狀要有復(fù)印件及聲像材料，針對(duì)學(xué)籍檔案形成周期長(zhǎng)，并具有連貫性和系統(tǒng)性等特點(diǎn)，要注重不間斷的積累，待學(xué)生畢業(yè)時(shí)歸檔。政教處（室）應(yīng)將學(xué)生在校內(nèi)外的學(xué)習(xí)和活動(dòng)中，如加強(qiáng)學(xué)生安全教育，請(qǐng)校外輔導(dǎo)員進(jìn)行法制宣傳、交通安全、家教講座等方面所形成的文件材料及時(shí)收集歸檔， 為使教學(xué)檔案管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，確保檔案質(zhì)量，有關(guān)部門(mén)應(yīng)根據(jù)教學(xué)檔案材料的結(jié)構(gòu)與內(nèi)容，設(shè)計(jì)制作統(tǒng)一規(guī)格的表格和表冊(cè)分發(fā)有關(guān)人員使用。

2.嚴(yán)把材料審核關(guān)

統(tǒng)一規(guī)定教學(xué)材料的的收集時(shí)間，根據(jù)學(xué)校工作周期的特點(diǎn)，教學(xué)材料一般一學(xué)期一匯總，一學(xué)年一歸檔，教學(xué)方面的材料交由教務(wù)處匯總，學(xué)生安全管理方面的材料交由政教處審核。審核時(shí)要“三看”：一看檔案材料項(xiàng)目是否齊全、完整，內(nèi)容是否填寫(xiě)清楚；二看字跡、紙質(zhì)材料是否符合標(biāo)準(zhǔn)；三看材料內(nèi)容與實(shí)際執(zhí)行情況是否相符。如發(fā)現(xiàn)材料“失真”，要及時(shí)采取措施，責(zé)任糾正，及時(shí)排除材料中的“水分”和“雜質(zhì)”，確保檔案材料的準(zhǔn)確性。同時(shí)，要明確規(guī)定未經(jīng)審核認(rèn)可的材料不能歸檔。

2.3 建立與完善考核及獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制

學(xué)校檔案人員要切實(shí)負(fù)起責(zé)任，認(rèn)真負(fù)責(zé)地將本校形成的教學(xué)文件、材料及時(shí)收集、保管、積累并如期歸檔。避免教學(xué)文件、材料的散失。學(xué)校要把檔案管理納入學(xué)校工作的年度考核。各部門(mén)及有關(guān)人員檔案工作做得好壞，均由學(xué)校檔案室負(fù)責(zé)考核，根據(jù)年度歸檔率予以評(píng)分，報(bào)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)，做為年度考核的一項(xiàng)依據(jù)。（1）鼓勵(lì)教師有計(jì)劃地編寫(xiě)教材，對(duì)于優(yōu)秀的材料應(yīng)給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)；（2）獎(jiǎng)勵(lì)教學(xué)文件形成完整、準(zhǔn)確又執(zhí)行好的教師和教學(xué)人員；（3）獎(jiǎng)勵(lì)教師上交個(gè)人在非職務(wù)活動(dòng)中形成的論文，著作等創(chuàng)作材料；（4）獎(jiǎng)勵(lì)工作認(rèn)真負(fù)責(zé)并取得成績(jī)的檔案員。

總之，把教學(xué)活動(dòng)中形成的能夠反映教學(xué)質(zhì)量、教學(xué)管理、教學(xué)措施、教學(xué)研究、教學(xué)總結(jié)及教師教學(xué)水平等文件材料，齊全完整的收集起來(lái)，規(guī)范化的整理好，科學(xué)的管理好，為教學(xué)管理服務(wù)，是檔案法律法規(guī)的基本要求，是提高教學(xué)水平的基本需要，也是教職員工應(yīng)盡的基本職責(zé)。

作者簡(jiǎn)介

柯秀娥（1961-），女，漢族，福建省永安市人，本科，副研究館員，從事檔案工作。