馮怡

摘 要：隨著現(xiàn)在網絡信息技術的發(fā)展，現(xiàn)階段電子檔案和紙質檔案并存。二者之間相互利用，各有千秋。電子檔案可以方便快捷的查閱，為工作和利用方便；紙質檔案保存原始的、真實的憑證，為電子檔案查閱提供真實有效的證件，二者相輔相承。文章結合電子檔案和紙質檔案的共存管理現(xiàn)狀進行分析研究，對其發(fā)展方向進行詳細探討。

關鍵詞：電子檔案；紙質檔案；共存管理

0 引言

隨著現(xiàn)代科學技術的應用，檔案信息的存儲方式也不斷地發(fā)生變化，存儲形式多種多樣。但按其記錄性質及其采用的技術和設備，總體可以劃歸于以文字記錄為特征的紙質檔案和以數字代碼序列記錄的電子檔案。隨著電子計算機在檔案管理各個環(huán)節(jié)的滲透和應用，時刻沖擊著以傳統(tǒng)記錄方式為特征的紙質檔案，使整個檔案管理工作發(fā)生著深刻的變化。根據目前我國檔案管理工作的現(xiàn)狀，紙質檔案與電子檔案的不同屬性和特點，兩者互相依存，相互兼容，協(xié)調發(fā)展的狀況將會在檔案管理工作中持續(xù)相當長的一段時期。在紙質檔案與電子檔案并存時期，如何科學有效地管理好檔案工作，完成手工檔案管理向現(xiàn)代化檔案管理的過渡，是檔案工作者深入思考的課題。

1 電子檔案與紙質檔案的各自特點分析

1.1 電子檔案的特點

電子檔案是指利用計算機技術形成的，以代碼形式存儲于特定介質上的檔案。它是電子計算機在檔案管理工作中應用的產物，也是檔案現(xiàn)代化的顯著標志。電子檔案以其現(xiàn)代化手段，在檔案信息存儲、輸出、處理等方面，具有紙質檔案無法比擬的優(yōu)越性，主要表現(xiàn)在如下幾方面。

（1）檔案信息存儲豐富性

電子檔案信息的存儲介質主要有磁盤、磁帶、光盤，尤其是光盤，由于信息存儲的高密度性，使檔案信息存儲量極為豐富，具有“海量存儲”之稱，大大高于紙質載體所存儲的信息，這樣既節(jié)省了大量保存紙質檔案所占用的空間，又簡化了各種檔案管理環(huán)節(jié)。

（2） 檔案信息生動形象性

隨著網絡技術的成熟，電子檔案與多媒體信息相結合，通過用視頻、音頻或用數字代碼形式存儲事物信息的原來形態(tài)，形象生動地再現(xiàn)歷史活動狀況，從而改變了紙質檔案記錄信息的單一性，使反映出的信息圖、文、聲、像并茂，對人類社會活動的概貌進行全息化

再現(xiàn)。

（3） 信息存儲與利用的迅速準確性

電子計算機具有高效率的信息處理功能，它通過數字或代碼，對信息的數字編碼進行存儲、傳遞、編輯加工處理，由計算機轉換成可視、可聽的信息，從而提高檔案信息開發(fā)工作中檔案信息存貯、處理、輸出的能力。

1.2 紙質檔案的特點

紙質檔案就是以紙張為信息記錄載體的檔案。自從公元105年東漢蔡倫發(fā)明造紙以來，這種傳統(tǒng)的檔案介質一直作為主要的信息載體被使用，它具有以下特征。

（1） 信息與載體的依附性

由于載體與信息的統(tǒng)一，構成了紙質檔案所特有的屬性——原始記錄性。這種原始記錄性不僅體現(xiàn)在檔案信息的原始真實性方面，也體現(xiàn)在其存儲介質的原始依附性上。在傳統(tǒng)介質上，信息與載體是密不可分的，一旦信息與載體結合，就很難將其分離。同時，只有通過依附在紙張等載體上的文字、圖形等，才可以了解其所承載的信息。

（2） 檔案信息的原始憑證性

從其形成過程來看，紙質檔案是從當時使用的文件直接轉化而來。它客觀地記錄了以往的歷史情況，具有令人信服的憑證功能。與檔案信息相依托的載體，是由特定的責任人在特定的條件下制作完成的實體材料。

2 并存時期檔案管理工作的發(fā)展策略

2.1 更新觀念，提高職業(yè)素質。長期以來，檔案人員一直從事著以紙質為存儲介質的檔案

管理工作，習慣于傳統(tǒng)的管理方法和管理模式，面對現(xiàn)代化技術而形成的新型載體檔案，應有充分的思想準備，更新傳統(tǒng)的管理觀念，樹立檔案現(xiàn)代化的管理意識，把電子檔案作為檔案中不可缺少的組成部分，進行科學的管理。同時，面對現(xiàn)代科學技術對檔案工作的滲透與沖擊，提高職業(yè)素質，調整專業(yè)知識結構也是檔案工作者需要正視的一個重要課題。現(xiàn)代化信息技術的應用，新型檔案載體隨之產生，這必然引起傳統(tǒng)的檔案管理模式，工作重心，服務手段等方面的變化，對檔案專業(yè)人員的素質提出了更高的要求，除了具有較高的政治素質外，同時對他們的專業(yè)素質和知識素質提出了相應的要求，在以往的檔案專業(yè)人員要具有廣博扎實的基礎知識和文史知識外，還要具有計算機知識和外語知識。對于計算機知識已不局限于計算機基礎知識的掌握，更應該了解計算機信息管理和開發(fā)利用知識，并要熟悉掌握計算機在檔案各業(yè)務環(huán)節(jié)的應用。

2.2 改進、創(chuàng)立檔案管理標準與制度

新型檔案載體的應用與計算機的智能化管理，必然要求其所處理的信息規(guī)范、標準。檔案信息系統(tǒng)的質量取決于數據的質量，要求設立數據格式標準，如已頒布的《檔案著錄規(guī)則》（ GB379215- 85） 、《文獻主題標引規(guī)則》（ GB3260- 83） 等，新型載體檔案廣泛應用后，建立改善管理業(yè)務方面的標準已是刻不容緩，如統(tǒng)計標準，著錄標準，標引規(guī)則標準等； 計算機數據庫設置標準，新型檔案信息載體存貯格式與轉換標準、計算機硬件設備、多媒體設備標準等，都有待進一步改進與完善。創(chuàng)立適合于新型載體檔案的管理制度、法規(guī)已提到議事日程，如制定新型載體檔案的管理制度，包括電子文件的歸檔、整理、鑒定、保管、利用等各個環(huán)節(jié)； 由于電子檔案自身的某些缺陷，電子檔案的真實性和其法律地位，也需要建立相應的法規(guī)來維護與

確定。

2.3 創(chuàng)新檔案管理體系

吸收與創(chuàng)新，探索和建立電子檔案管理體系。以紙張為載體的紙質檔案，其管理方法與模式，是經過長期實踐證明了切實可行的。電子檔案的形成與發(fā)展，給檔案管理工作帶來深刻的影響，在管理內容與方式上都會發(fā)生重大變化。

（1） 在管理方式上，許多管理環(huán)節(jié)可以借助計算機管理信息可在計算機上進行，如電子文件的歸檔，可以通過計算機進行機對機的拷貝來完成，不必對文件載體進行轉移，檔案的整理、鑒定、提供利用等工作也可以通過計算機來實現(xiàn)。其次，在管理內容上，電子檔案收集要根據其形成規(guī)律，應全面進行階段的、系統(tǒng)的、權威的電子文件組合，保證電子檔案的完整性。

（2）電子計算機的軟硬件環(huán)境，表達電子文件內容的基本格式及有關元數據等必須列入收集范圍；電子檔案的整理不再是紙質檔案的組卷，而是通過對電子檔案的著錄和組盤來完成電子檔案的整理； 電子檔案的鑒定工作有所側重，由于電子檔案的易更改性，使檔案的篡改、偽造變得很容易且不留痕跡，所以鑒定檔案的真?zhèn)问请娮訖n案鑒定工作的重點，并存在相當大的難度； 電子檔案保管，與紙質檔案相同的是都以檔案信息的存儲介質為對象進行保護管理，只不過是存儲介質不同而已。由于兩者存儲介質不同，檔案保護的標準、條件也不相同，所提供的保護設備、防護設施也有差別； 電子檔案的提供利用同紙質檔案相比，具有更快捷、更方便的特點，但需要以必要的先決條件和相應的措施為前提，電子檔案的提供利用必須有相適應的電子轉換設備，所以提供利用工作的重點應進行電子檔案基礎數據的準備和識別文件的建立等工作，以保證其在利用中得以準確恢復并易懂。再次，在管理程序上，紙質檔案的管理程序基本上構成了一個流程性的工作過程，而電子檔案的管理程序并不明顯，由于許多環(huán)節(jié)在機上操作，所以在具體環(huán)節(jié)銜接上并不緊密，有些管理程序有可能同時進行，相互交叉，這些并不影響電子檔案整體管理。

參考文獻

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