（廣東粵華發(fā)電有限責(zé)任公司，廣東 廣州 510000）

一、概述

檔案信息化是傳統(tǒng)檔案邁向現(xiàn)代檔案的一個時代性標志，也是檔案管理工作中的一場革新；充分利用迅速發(fā)展的信息技術(shù)，開展檔案文件信息化管理，在檔案工作中的創(chuàng)新具有非常重要的作用；詳細地來說，檔案信息化要求檔案管理工作者對檔案管理的思路重新進行思考，確立網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境中檔案管理及服務(wù)的框架和方法，從而能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息社會化服務(wù)。所以，檔案信息化已逐漸成為檔案工作中創(chuàng)新的客觀需要，創(chuàng)新是一個蓬勃發(fā)展社會企業(yè)的全新動力與源泉，同時創(chuàng)新是知識經(jīng)濟時代發(fā)展的主要流潮趨勢。

計算機技術(shù)把人類帶進了一個全新的時代—信息化時代，而人事檔案工作當然也要與時代發(fā)展同步，大膽加快步伐開拓創(chuàng)新，如何加快檔案信息化建設(shè)是信息時代檔案管理現(xiàn)代化的迫切需要，也是檔案創(chuàng)新工作的主要內(nèi)容。

二、人事檔案管理工作中存在的問題

1 對檔案的管理不夠重視

圖2 電子檔案材料分類圖

包括一些領(lǐng)導(dǎo)在內(nèi)的大部分工作人員對檔案工作認識存在錯誤，總是覺得檔案工作就是簡單抄寫、保管的事務(wù)性工作，談不上企業(yè)單位主要工作，未能給企業(yè)單位創(chuàng)造經(jīng)濟效益，能夠不丟失、不泄露，可以應(yīng)付進行查檔、外調(diào)即可；這種輕視檔案工作的想法，表明部分工作人員對檔案工作不了解，忽視檔案工作將難以適應(yīng)現(xiàn)代化管理需要。

2 檔案室硬件環(huán)境設(shè)施欠齊全

對檔案管理必備的首要條件，是解決落實檔案室硬件環(huán)境設(shè)施建設(shè)，有些企業(yè)沒有專用檔案室，有些企業(yè)檔案室狹小、檔案資料多、潮濕、“六防”設(shè)備配套欠缺，從而會出現(xiàn)檔案資料蟲蛀、霉變，影響檔案的完整性及整潔美觀，有的管檔企業(yè)必備統(tǒng)一的檔案夾、切刀等都無法購置齊備。

3 管理力量不強，管理手段滯后，管理水平低下

大多數(shù)工作人員未經(jīng)過檔案的專業(yè)知識培訓(xùn)，對管檔要求、檔案的重要性、檔案資料的收集整理（圖1所示）、裝訂歸檔等業(yè)務(wù)了解甚少，收集檔案意識薄弱，并且大部分檔案工作者為兼職，沒有認真投入到檔案工作中去，日常事務(wù)只是把資料放進檔案盒，未及時整理，嚴重影響檔案管理。

另外一部分歸檔資料欠缺準確與真實性，傳統(tǒng)陳舊的檔案管理已難以適應(yīng)時代飛速的發(fā)展，在新形勢之下要求企業(yè)一定要改變傳統(tǒng)模式，進行現(xiàn)代信息化建設(shè)。

三、加強企業(yè)人事檔案管理的信息化建設(shè)

1 改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，建立有效的信息系統(tǒng)

傳統(tǒng)的檔案管理是以紙張、圖片、音頻、視頻等當作檔案管理的實體，大多是以手動去完成檔案的收集、整理、編制、鑒別、存儲、統(tǒng)計等方面管理的過程，工作量非常的巨大，步驟又是相當?shù)姆彪s。由于存儲量大，檔案管理人員不能對被封存的檔案資料進行信息提取與加工處理，檔案信息資源已經(jīng)大多被閑置或變成廢物浪費掉。隨著現(xiàn)代管理技術(shù)與引進先進的設(shè)備，尤其是電腦、CD-ROM光盤、微縮膠片，以及多媒體現(xiàn)代化技術(shù)的記錄管理，提供了良好的環(huán)境，現(xiàn)代化信息技術(shù)促使傳統(tǒng)的檔案管理模式面臨著一個嶄新的挑戰(zhàn)。

檔案管理重點在于適應(yīng)數(shù)字化記錄管理需求，從傳統(tǒng)的實體檔案管理向信息資源的管理轉(zhuǎn)變，將信息作為管理對象，對形成的不同檔案進行數(shù)字化處理，采取現(xiàn)代化技術(shù)對檔案信息資源進行統(tǒng)一管理。而經(jīng)過信息化處理的檔案資源可以多平臺、重復(fù)使用，只有通過信息化管理才可充分體現(xiàn)對檔案信息資源的價值。

2 實施人事檔案管理信息資源數(shù)字化、規(guī)范化和標準化

檔案管理的信息資源數(shù)字化是檔案信息化建設(shè)的一個重要的基礎(chǔ)與前提，也是對檔案原件得以保護的重要方式；檔案數(shù)字化需要通過利用現(xiàn)代化先進的信息手段，將檔案部門的各種不同物質(zhì)載體形式處理轉(zhuǎn)變成數(shù)字化信息，并創(chuàng)建一個數(shù)據(jù)庫文件以便于提供服務(wù)。形成數(shù)字信息化檔案管理未必意味著傳統(tǒng)的檔案管理要取消，其兩者應(yīng)互相補充、長期共存。

規(guī)范化與標準化是檔案信息化建設(shè)的一項十分重要的內(nèi)容，也是衡量檔案管理現(xiàn)代化的一個重要標志。企業(yè)在進行檔案管理信息化時，應(yīng)當根據(jù)國家推薦標準管理信息，根據(jù)其發(fā)展特點與需求，制定標準的內(nèi)部管理，在實踐中逐步改進。數(shù)據(jù)庫文件的目錄，要有利于實際性的操作，又要符合國家的標準規(guī)范。要對企業(yè)檔案資料的內(nèi)容、數(shù)據(jù)庫格式與結(jié)構(gòu)等作出規(guī)定，還應(yīng)對檔案數(shù)據(jù)庫管理的數(shù)據(jù)指標、硬件與軟件的文檔格式等進行規(guī)范。

3 人事檔案信息安全保障體系的建立

在建設(shè)檔案信息安全保障體系主要有兩個方面：一是檔案信息存儲安全，另外是檔案信息利用安全。在信息存儲安全方面，應(yīng)加強網(wǎng)絡(luò)安全意識與檔案信息安全，通過有效的管理措施與技術(shù)手段，做好密鑰管理與身份認證，對計算機網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)進行有效監(jiān)控，在存儲檔案信息的設(shè)備中加裝預(yù)防病毒軟件，所有外部網(wǎng)要與內(nèi)部局域網(wǎng)進行物理性隔離，應(yīng)及時進行對不同數(shù)據(jù)庫作好備份，以滿足存儲需求又能離線脫機使用，確保檔案信息的系統(tǒng)運行安全可靠與安全保密。

在使用安全性上，不可單強調(diào)使用而將保密疏忽掉，把不該上網(wǎng)公開的內(nèi)容透露或未設(shè)置好訪問權(quán)限，又不能單強調(diào)保密而限制使用，致使可利用的檔案信息過少，應(yīng)堅持使用與保密兩者并重的原則。

4 優(yōu)化檔案信息化建設(shè)，提高檔案信息管理與服務(wù)水平

人類社會推動信息化技術(shù)發(fā)展的目標，是在建立良好的信息基礎(chǔ)設(shè)施的環(huán)境下，使信息最大程度的利用與信息的公開得以實現(xiàn)；對檔案信息化建設(shè)來說，該發(fā)展目標具有十分重要的現(xiàn)實意義，檔案信息化建設(shè)應(yīng)有一個過程，在此過程當中，伴隨著在檔案管理中應(yīng)用程度的變化及其信息技術(shù)水平的提高，其信息化建設(shè)的階段性目標也應(yīng)及時地做出應(yīng)有的調(diào)整，所以在檔案信息化建設(shè)過程中，必須意識深遠并且立足當前，積極解決檔案信息化建設(shè)中會碰到的不同方面的問題。

5 加強檔案信息化人才建設(shè)

檔案工作者綜合素質(zhì)的高低，會影響到檔案信息化建設(shè)的進程，檔案工作者是檔案信息資源和用戶兩者互相聯(lián)結(jié)的紐帶與橋梁，在檔案的網(wǎng)絡(luò)化、信息化管理中，渴求擁有一大批高素質(zhì)的人才隊伍。管理工作者應(yīng)掌握好檔案專業(yè)知識，利用其專業(yè)知識指導(dǎo)電子檔案文件進行分類歸檔（圖2所示）。

需掌握檔案信息化、數(shù)字化及電腦應(yīng)用技術(shù)，使他們的業(yè)務(wù)水準與知識結(jié)構(gòu)能夠適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的需要，為創(chuàng)建檔案新模式提供強有力的人才保障。檔案工作者若對計算機進行檔案信息現(xiàn)代化的管理不夠熟練，就難以適應(yīng)檔案信息化管理的要求，更加難以高效率地實現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)化、信息化的管理與服務(wù)。

因此，不僅要為檔案管理部門配備計算機專業(yè)化人才，還應(yīng)采用不同方式加強管理工作者的在職培訓(xùn)，快速提升檔案工作者對電子文件管理基礎(chǔ)知識、實踐應(yīng)用能力的掌握，使他們肩負起電子文件歸檔管理的重任。

[1]淺談人事檔案管理信息化建設(shè)[Z].