在工程項目的運行中，如何通過對工程的成本進行管理、控制和監(jiān)測，以便隨時預測工程成本的發(fā)展趨勢，從而判斷能否滿足成本目標的要求，及時采取相應的措施，已成為工程項目管理的重要內容。

成本管理與控制的特點如下：項目參加者對成本管理的積極性和主動性是與他對項目承擔的責任形式相聯(lián)系的，嚴密的組織體系和責任制度是成本控制的重要手段。 值得注意的是，成本控制的綜合性，成本目標不是孤立的，它只有與質量目標、進度目標、效率、工作量要求、消耗等相結合才有它的價值。 同時，成本控制的周期不可太長，通常按月進行核算、對比、分析，而實施中的控制以近期成本為主。這樣才能提高管理與控制的準確性和詳細程度。在項目管理的各個職能中成本角度多、信息涉及面廣，所以信息處理量最大，容易造成信息處理費用增加、管理困難、信息泛濫和誤導。

費控管理離不開IT支撐

信息化的介入，為施工企業(yè)的費控管理帶來了便利。以某施工企業(yè)為例，該企業(yè)主要以設計咨詢、工程總承包、關鍵設備制造和核心技術開發(fā)為支撐，以鐵路電氣化、鐵路電務、土建工程和電信工程施工為切入點，以投資參股、聯(lián)合開發(fā)、資本運作和海外經(jīng)營為補充，以重組兼并、資源整合、結構調整和自主創(chuàng)新為手段的企業(yè)戰(zhàn)略定位。該企業(yè)主要從事鐵路電氣化、通信、信號、電力、城市軌道交通、公路交通、機電設備安裝、水利水電、地方電信、送變電、建筑智能化及大型土石方等工程建設。

因此，該企業(yè)的集團管控信息系統(tǒng)必須兼顧各個業(yè)務板塊的管理內容，在統(tǒng)一主數(shù)據(jù)管理的基礎上，形成統(tǒng)一規(guī)范的集團管控信息化建設。同時滿足集團和下級企業(yè)的管控和精細化管理需求。并與集團的現(xiàn)有系統(tǒng)對接，形成真正意義上的業(yè)務財務一體化效果，進而支撐集團的長期發(fā)展。

在費控系統(tǒng)部署階段，企業(yè)首先要根據(jù)集團財務信息化建設部署，按照 “滿足企業(yè)管理需要、打造自主研發(fā)品牌”的思路，和“數(shù)據(jù)互聯(lián)互通、信息集成共享”的原則，迅速啟動，成立研發(fā)團隊，確立了“財務信息化建設服務企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展、助推財務管理變革、提升價值創(chuàng)造能力”的目標，分析論證定位功能，量體裁衣研制方案，咬定目標強力推進，全面開發(fā)以全面預算管理為主線，以“六大目標”、“十大系統(tǒng)”為核心的財務管理綜合信息系統(tǒng)，基本完成了法人一套賬，外部賬表一體化，新簽合同額預算、收入預算、成本預算、費用預算與費用管控等系統(tǒng)建設，初步實現(xiàn)了信息采集格式化、業(yè)務處理程序化、系統(tǒng)集成模塊化、流程控制標準化，為創(chuàng)新財務集中管控模式，提升企業(yè)綜合管理水平和經(jīng)濟運行質量提供了強大支持。

然而，該公司當前的費用報銷流程還通過手工狀態(tài)處理，還存在紙質單據(jù)和手工流轉的低效率問題、后續(xù)財務核算處理及執(zhí)行情況統(tǒng)計工作量較大的問題、缺少預算對實際費用支出的控制等問題的弊端越來越凸顯。因此，通過實施“費用管理系統(tǒng)”項目，對集團內部費用進行“申請-報銷-制證”一體化管理，統(tǒng)一并規(guī)范費用申報流程，規(guī)避預算失控的風險，建立完善統(tǒng)一的費用管控平臺。

全面的費控管理

鑒于該集團現(xiàn)有財務業(yè)務的現(xiàn)狀，為了增強集團內部管控力度，優(yōu)化管理費用管理流程，提高決策支持能力，借助信息化手段，建立了以費用預算為主線，以費用申請、借款、報銷、支付等業(yè)務為監(jiān)控點，以全過程管理為核心的費用管理系統(tǒng)。

系統(tǒng)功能架構

按照全面預算管理目標，完成了新簽合同額、收入、成本、費用預算與費用報銷系統(tǒng)開發(fā)和應用。在成本預算方面，植入并完善原有責任成本管理預算系統(tǒng)功能，實現(xiàn)了指標計算公式化、操作方法程序化、預算編制信息化和現(xiàn)場系數(shù)調整、過程動態(tài)調整。在費用預算方面，將預算編制、匯總、分解、控制、分析與費用報銷及核算系統(tǒng)無縫對接，實現(xiàn)了費用預算、費用管控、集中核算系統(tǒng)整合和憑證自動生成、費用控制落地。

1、預算基礎數(shù)據(jù)

預算基礎數(shù)據(jù)管理包含組織機構、部門、預算科目、項目、供應商等，結合電氣化局的預算管理制度，在系統(tǒng)中形成完整的預算體系。

2、預算編制

預算編制模塊提供了預算下達、預算分解、預算上報、預算匯總、匯總平衡、多數(shù)據(jù)版本等主要功能。

3、預算控制

預算控制包括動支申請、借支、報銷三個環(huán)節(jié)。

（1）費用發(fā)生之前需要在系統(tǒng)中進行動支申請，申請額度必須在可用預算額度之內，動支申請信息填寫完成后，通過審批流程提交給各級領導審批。主要包括出差費用申請單、招待費用申請單、會議費用申請單、車輛使用費申請單、培訓申請單、通用事項申請單六種。

（2）動支申請審批完成之后，在申請額度范圍內，可以進行相應款項的借支，經(jīng)過相關領導審批完成后即可完成借支操作。

（3費用發(fā)生完成后，在動支申請額度的范圍內，在系統(tǒng)中根據(jù)實際發(fā)生情況進行報銷，如果有借支情況，在報銷時同時進行借款核銷。

4、與核算、資金系統(tǒng)接口

（1）與核算接口。與核算接口包括自動生成憑證，包括相應的輔助信息等。

（2）資金系統(tǒng)接口。與資金系統(tǒng)接口包括將報銷與借款的相應信息傳遞到資金系統(tǒng)進行資金支付與支付信息回傳。

5、數(shù)據(jù)分析

通過在系統(tǒng)中建立主題分析模型，并利用數(shù)據(jù)分析工具實現(xiàn)對數(shù)據(jù)的深度挖掘和有效利用，將企業(yè)的數(shù)據(jù)向運營和管理信息轉化，將信息向決策知識轉化，從而為領導層制定戰(zhàn)略決策提供有力的信息。本系統(tǒng)分析模塊實現(xiàn)了以下功能：實現(xiàn)了從預算中心、組織機構、工程項目、部門等各個維度的預實對比分析；實現(xiàn)了從成本中心、組織機構、工程項目、部門等各個維度的成本承擔情況分析；實現(xiàn)周期性執(zhí)行結果的預警功能。

費控管理系統(tǒng)的成效

按照“以控制資金支付控制成本費用”的思路，將成本管理、經(jīng)費報銷模塊與資金管理模塊對接，覆蓋業(yè)務活動，強化“四大控制”，實現(xiàn)了資金支出與成本費用管控一體化。將成本費用預算與資金預算掛鉤，匹配成本費用與資金支出預算細目，強化以資金預算控制成本費用預算。按照“申請成本費用業(yè)務事項即占用資金預算”的原則，將資金預算嵌入業(yè)務事前申請流程，強化成本費用業(yè)務事前控制。同時，將物資、勞務業(yè)務植入資金和成本管理模塊，強化物資勞務成本及資金支付雙重控制。并能夠將成本費用與資金支出掛鉤，成本管理控制環(huán)節(jié)前移至資金支出關口，嚴格資金支出審批流程，達到了通過控制資金支出管控成本費用的目的。

費控管理信息化的建設使財務集中管控能力進一步提升，規(guī)范了業(yè)務流程，優(yōu)化工作程序，并通過統(tǒng)一核算、預算、報表科目和成本科目體系，增設輔助賬和集團管理所需的內部管理報表體系，強化了財務集中管控。而且在很大程度上減輕了業(yè)務工作量，使從事基礎性會計記賬和報表編制任務的會計人員從繁雜的會計日常工作中解脫出來，將工作重心轉移到管理會計層面，促使財務管理由“核算型”向“管理型”轉變。