高美容

(華中科技大學(xué) 物理實(shí)驗(yàn)中心，武漢 430074)

當(dāng)前，全國(guó)各高校在各種教學(xué)、科研項(xiàng)目的建設(shè)中，儀器設(shè)備擁有量成倍增加，傳統(tǒng)的儀器設(shè)備管理已不能適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展的需要，各高校實(shí)驗(yàn)室都不同程度地存在著實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備管理優(yōu)化的問題。大多數(shù)管理人員即使認(rèn)識(shí)到儀器設(shè)備管理的重要性，也只是簡(jiǎn)單地理解為儀器設(shè)備管理的簡(jiǎn)單收集和整理，使得儀器設(shè)備數(shù)量的激增與儀器設(shè)備管理方法滯后之間的矛盾尤為突出。

1 高校實(shí)驗(yàn)儀器設(shè)備管理的重要性

實(shí)驗(yàn)儀器設(shè)備是一項(xiàng)極為重要的教學(xué)資源，在高校教育實(shí)踐中具有舉足輕重的重要地位。不斷加大對(duì)實(shí)驗(yàn)儀器設(shè)備經(jīng)費(fèi)投入、改善和提高教學(xué)軟硬件條件，是各高校提升自身核心競(jìng)爭(zhēng)力的一個(gè)重要途徑。近幾年，隨著各高校對(duì)實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備投入規(guī)模的不斷增加，也給如何加強(qiáng)對(duì)種類數(shù)量繁多、用途各異的儀器設(shè)備的管理帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)。

應(yīng)該說(shuō)，科學(xué)、規(guī)范、有效的管理工作，既能保證上級(jí)職能部門對(duì)實(shí)驗(yàn)儀器設(shè)備的科學(xué)配置，又能使實(shí)驗(yàn)部門和實(shí)驗(yàn)技術(shù)人員對(duì)各項(xiàng)設(shè)備的分布情況及時(shí)了解、合理調(diào)配和充分利用，最大限度地發(fā)揮各項(xiàng)儀器設(shè)備的效能。同時(shí)，信息化發(fā)展進(jìn)程，也對(duì)設(shè)備儀器的管理工作，提出了更新的要求。因此，如何加強(qiáng)設(shè)備儀器管理，并達(dá)到常規(guī)化、制度化、科學(xué)化的要求，具有現(xiàn)實(shí)必要性。

2 高校實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備管理中的主要問題

目前，高校實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備的管理工作，存在3個(gè)方面的問題:(1)對(duì)信息管理的重視程度不夠，應(yīng)提高工作人員的思想認(rèn)識(shí)［1］。許多從事實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備管理的技術(shù)人員，對(duì)儀器設(shè)備的管理沒有引起足夠的重視，只是將實(shí)驗(yàn)儀器設(shè)備當(dāng)做按時(shí)完成實(shí)驗(yàn)上課需要的工具，認(rèn)為只要能保證實(shí)驗(yàn)課正常開出就行，簡(jiǎn)單地記錄，甚至無(wú)記錄，即便有記錄，也無(wú)存檔管理的習(xí)慣。而對(duì)于每項(xiàng)儀器設(shè)備的性能、日常維護(hù)情況、學(xué)生在使用時(shí)發(fā)現(xiàn)或提出的問題，沒有詳細(xì)的管理記錄，更沒有給今后的儀器設(shè)備的改進(jìn)、實(shí)驗(yàn)教學(xué)內(nèi)容和實(shí)驗(yàn)方法的改革及時(shí)提供有力的參考依據(jù)。(2)采購(gòu)前審批信息與管理信息的不對(duì)接，儀器設(shè)備只是單一地記錄入庫(kù)后的信息，導(dǎo)致采購(gòu)前審批程序信息及相關(guān)供應(yīng)廠家信息割裂。(3)各項(xiàng)儀器管理中沒有及時(shí)開展相關(guān)的信息更新，導(dǎo)致局部信息失真。

3 實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備管理的改進(jìn)措施

3.1 實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備管理的標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、常規(guī)化

由于設(shè)備管理的特殊性，設(shè)備購(gòu)進(jìn)初期，操作人員必須將資料常備左右以便于操作，以便隨時(shí)發(fā)現(xiàn)問題與賣方接洽聯(lián)系，且儀器設(shè)備采購(gòu)計(jì)劃、設(shè)備的訂貨合同、儀器設(shè)備的損壞、丟失賠償情況記錄、維修維護(hù)情況記錄和儀器設(shè)備臺(tái)賬是平時(shí)常規(guī)性的工作。只有從總體上對(duì)管理信息進(jìn)行設(shè)計(jì)并建立起相關(guān)的數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)儀器設(shè)備管理的標(biāo)準(zhǔn)化和常規(guī)化，才能有利于各項(xiàng)信息的有效綜合利用，按制度認(rèn)真執(zhí)行則是管理人員素質(zhì)修養(yǎng)的重要內(nèi)容［2］。我校物理實(shí)驗(yàn)中心近年來(lái)在實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備管理方面做了大量的工作，采取了一些有效的管理措施。例如，物理實(shí)驗(yàn)中心建立起比較規(guī)范的設(shè)備管理體系。不僅建立所有儀器設(shè)備數(shù)據(jù)庫(kù)總賬，而且對(duì)由每位實(shí)驗(yàn)技術(shù)人員所管理的實(shí)驗(yàn)室，都建立了相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)分戶賬。具體內(nèi)容包括:財(cái)產(chǎn)號(hào)、財(cái)產(chǎn)名稱、型號(hào)規(guī)格、廠家、單價(jià)、購(gòu)置日期、存放地點(diǎn)、管理員、移入(出)實(shí)驗(yàn)室日期等，已形成了一種長(zhǎng)期制度［3］。此外，為了確保按需、適用的原則配置儀器設(shè)備，便于從源頭上進(jìn)行控制，實(shí)驗(yàn)室還專門制定了物理實(shí)驗(yàn)中心教學(xué)儀器設(shè)備審批表(如圖1所示)，并將上述表格作為數(shù)據(jù)庫(kù)一項(xiàng)重要內(nèi)容來(lái)管理，為以后查詢或出現(xiàn)責(zé)任問題落實(shí)到人，提供有力的幫助。

3.2 儀器設(shè)備管理信息向采購(gòu)段延伸，為設(shè)備及時(shí)維修保養(yǎng)提供支撐

中心在推進(jìn)儀器設(shè)備管理制度化的過程中，及時(shí)結(jié)合儀器設(shè)備經(jīng)費(fèi)投入的不斷增加、采購(gòu)量逐漸加大的實(shí)際情況，對(duì)采購(gòu)流程予以統(tǒng)一規(guī)范，制定了如圖2所示的采購(gòu)流程。在經(jīng)過完整的審批流程后，對(duì)通過招投標(biāo)采購(gòu)后的儀器設(shè)備，各種設(shè)備合同必須分年度按順序裝訂成冊(cè)，并建立索引。對(duì)儀器技術(shù)資料、儀器配件、儀器使用記錄、儀器維修、儀器借用、儀器購(gòu)置單、調(diào)撥單作好專門保管，同時(shí)進(jìn)入數(shù)據(jù)庫(kù)，以便儀器設(shè)備出現(xiàn)故障時(shí)獲得最快的保修和維護(hù)。

圖1 物理實(shí)驗(yàn)中教學(xué)儀器設(shè)備審批表

圖2 儀器設(shè)備采購(gòu)流程

長(zhǎng)期以來(lái)，我們都保存了儀器設(shè)備驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、索賠資料、精密儀器設(shè)備技術(shù)檔案、檢修記錄、使用記錄、故障報(bào)告、重大事故的調(diào)查分析處理意見、在日常使用維護(hù)中產(chǎn)生的圖紙和文件材料等。同時(shí)貴重儀器購(gòu)買論證報(bào)告、技術(shù)資料、使用記錄、操作規(guī)程、維修測(cè)試情況記錄不定期檢查。中心明確要求申購(gòu)單臺(tái)(套)價(jià)格在10萬(wàn)元及以上的儀器設(shè)備，需填寫《大型儀器設(shè)備申購(gòu)論證報(bào)告》，經(jīng)由物理實(shí)驗(yàn)中心儀器設(shè)備采購(gòu)小組組織專家論證后，報(bào)實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備管理處審查，方可上華中科技大學(xué)儀器設(shè)備競(jìng)價(jià)網(wǎng)公開招標(biāo)采購(gòu)。

3.3 建立有效力的報(bào)廢儀器設(shè)備管理體制

固定資產(chǎn)報(bào)廢有兩種情況:一是由于磨損或陳舊，使用期滿不能繼續(xù)使用;二是由于技術(shù)進(jìn)步，必須由先進(jìn)設(shè)備替代。適當(dāng)?shù)貓?bào)廢儀器設(shè)備不僅能使實(shí)驗(yàn)內(nèi)容、實(shí)驗(yàn)方法及實(shí)驗(yàn)資源更新?lián)Q代，同時(shí)也能使實(shí)驗(yàn)室充分地?cái)U(kuò)大存放空間，從而能使實(shí)驗(yàn)環(huán)境得到有效的改善。中心儀器設(shè)備報(bào)廢通常要經(jīng)過嚴(yán)格的審批制度，先由實(shí)驗(yàn)技術(shù)人員填寫《華中科技大學(xué)儀器設(shè)備類固定資產(chǎn)報(bào)廢申請(qǐng)表》。不同的課題組選定至少3人作為鑒定小組成員，對(duì)包括儀器設(shè)備的使用年限、性能指標(biāo)及報(bào)廢理由作出合理的分析、論證，對(duì)那些技術(shù)落后、超過使用周期且效率低下或無(wú)法修復(fù)的儀器設(shè)備予以報(bào)廢達(dá)成一致意見。由主管實(shí)驗(yàn)室領(lǐng)導(dǎo)審閱，才能報(bào)實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備管理處審批，學(xué)校國(guó)有資產(chǎn)辦公室審查通過。最后由設(shè)備處回收，最大限度地維護(hù)了學(xué)校的利益。

3.4 建立動(dòng)態(tài)的儀器設(shè)備管理方法，提升本科實(shí)驗(yàn)教學(xué)質(zhì)量

3.4.1 儀器設(shè)備維修管理的日?；?/p>

實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備是實(shí)驗(yàn)教學(xué)的重要基礎(chǔ)。實(shí)驗(yàn)儀器良好的工作狀態(tài)，不僅能保證儀器設(shè)備較高的使用效率，而且是實(shí)驗(yàn)教學(xué)順利進(jìn)行的必要條件，中心對(duì)實(shí)驗(yàn)室制定的設(shè)備維修記錄單如圖3所示。每次實(shí)驗(yàn)結(jié)束時(shí)，實(shí)驗(yàn)技術(shù)人員迅速作出維修反應(yīng)。一般情況，較小的問題和故障及時(shí)解決和處理，難度較大的問題組織技術(shù)骨干或聯(lián)系廠家進(jìn)行技術(shù)指導(dǎo)，全力保障實(shí)驗(yàn)教學(xué)。大型設(shè)備專人專管，不定期請(qǐng)廠家的工程師對(duì)實(shí)驗(yàn)技術(shù)人員進(jìn)行培訓(xùn)，使他們懂得一些基本的維修知識(shí)，并能簡(jiǎn)單解決儀器設(shè)備一些小的毛病;通過維修，還可以與學(xué)生互動(dòng)，學(xué)生提出問題，對(duì)實(shí)驗(yàn)儀器的改進(jìn)也能提供新的思路和方法。

3.4.2 開放實(shí)驗(yàn)管理系統(tǒng)設(shè)立儀器設(shè)備維修管理論壇

為了讓儀器設(shè)備維修更好地服務(wù)于教學(xué)，中心在開放實(shí)驗(yàn)管理系統(tǒng)單獨(dú)開辟一個(gè)模塊——物理儀器設(shè)備維修管理論壇，并將設(shè)備維修論壇與物理實(shí)驗(yàn)課程管理及設(shè)備運(yùn)行的管理模式協(xié)調(diào)一致。該論壇模塊如圖4所示。

圖3 物理實(shí)驗(yàn)中心儀器設(shè)備維修記錄單

圖4 儀器設(shè)備維修管理論壇模塊

在實(shí)驗(yàn)進(jìn)行的過程中，實(shí)驗(yàn)技術(shù)人員對(duì)儀器設(shè)備的運(yùn)行狀態(tài)非常關(guān)注，如有儀器設(shè)備出現(xiàn)故障，即時(shí)發(fā)布到該論壇，技術(shù)人員可隨時(shí)查看設(shè)備運(yùn)行信息，大家還可就如何維修進(jìn)行討論，同時(shí)設(shè)備維修需要何配件由設(shè)備管理人員負(fù)責(zé)采購(gòu)或調(diào)配。

4 結(jié)束語(yǔ)

為了提高教學(xué)質(zhì)量，近年來(lái)各高校斥巨資、花大力氣投入教學(xué)實(shí)驗(yàn)室建設(shè)，購(gòu)置的儀器設(shè)備的種類在不斷增多［4］。我們中心要面對(duì)全校7 000多名本科生的物理實(shí)驗(yàn)課，實(shí)驗(yàn)技術(shù)人員所承擔(dān)的實(shí)驗(yàn)室建設(shè)任務(wù)和實(shí)驗(yàn)儀器維護(hù)任務(wù)繁重，只有及時(shí)通過儀器設(shè)備檔案管理系統(tǒng)完備的信息和相關(guān)信息變更做到及時(shí)化，才能使得實(shí)驗(yàn)技術(shù)管理人員更加準(zhǔn)確和全面地掌握各種教學(xué)儀器設(shè)備的現(xiàn)狀，及時(shí)維修和保養(yǎng)，發(fā)揮儀器設(shè)備的最大使用效益。同時(shí)，為了明確責(zé)任，各項(xiàng)檔案管理信息變更時(shí)，或更換管理員時(shí)，相關(guān)各方要辦理交接和簽字制度，避免出現(xiàn)職責(zé)不清、責(zé)任不明的問題。實(shí)踐證明，管理和教學(xué)相輔相成、相互促進(jìn)，在實(shí)驗(yàn)教學(xué)中均不可或缺。

［1］曾愛華，劉婕，冼進(jìn)，等.高校實(shí)驗(yàn)室資產(chǎn)管理方法的改進(jìn)與實(shí)現(xiàn)［J］.實(shí)驗(yàn)技術(shù)與管理，2011，28(3):198－201.

［2］楊威.提高大型儀器設(shè)備的綜合管理水平［J］.實(shí)驗(yàn)技術(shù)與管理，2012，29(2):176－177.

［3］賴蕓，盧晨.高校實(shí)驗(yàn)室設(shè)備全生命周期管理模型構(gòu)建［J］.實(shí)驗(yàn)室研究與探索，2012，31(2):192－194.

［4］朱建峰.關(guān)于高校教學(xué)儀器設(shè)備過程管理探討［J］.實(shí)驗(yàn)技術(shù)與管理，2010，27(9):200－201.