蘆 蕾

（黑龍江省八五四農(nóng)場(chǎng) 黑龍江 虎林 158403）

在計(jì)算機(jī)應(yīng)用最廣泛的辦公領(lǐng)域，其方便快捷、高效節(jié)能的優(yōu)越性徹底改變了傳統(tǒng)的辦公理念和模式，由此產(chǎn)生的辦公自動(dòng)化又成為將計(jì)算機(jī)導(dǎo)入檔案領(lǐng)域的一個(gè)直接動(dòng)力，加速了檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程，從而對(duì)檔案工作尤其是機(jī)關(guān)檔案工作產(chǎn)生了一系列積極而深遠(yuǎn)的影響。面對(duì)當(dāng)前的形勢(shì)，我們的檔案部門必須加速檔案管理的辦公自動(dòng)化進(jìn)程，把檔案管理納入數(shù)字化管理的范疇，把檔案管理工作提高到一個(gè)新的水平。

一、辦公自動(dòng)化對(duì)檔案工作的影響

（一）辦公自動(dòng)化將計(jì)算機(jī)等技術(shù)融入檔案工作，促進(jìn)了檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程

辦公自動(dòng)化是一種利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)及系統(tǒng)科學(xué)、行為科學(xué)、管理科學(xué)、人機(jī)工程學(xué)等，不斷使人的部分辦公業(yè)務(wù)活動(dòng)借助于各種辦公設(shè)備，并由這些設(shè)備和辦公人員構(gòu)成服務(wù)于某種目標(biāo)的系統(tǒng)。面對(duì)日益倍增的文件數(shù)量，檔案部門要擁有快速便捷的管理和服務(wù)手段，最大限度地延長檔案壽命，提高工作質(zhì)量和效率，開拓檔案工作新領(lǐng)域，開發(fā)檔案資源的新途徑、新方法等，都需要借助現(xiàn)代化手段，而計(jì)算機(jī)輔助檔案管理和檔案管理現(xiàn)代化也正是在此情況下應(yīng)運(yùn)而生的。當(dāng)前，計(jì)算機(jī)已在我國檔案部門普遍應(yīng)用，計(jì)算機(jī)輔助檔案管理軟件也多達(dá)數(shù)百種，多數(shù)是從辦公自動(dòng)化軟件中移植或改造過來的。

利用多媒體計(jì)算機(jī)對(duì)照片、聲像、文字等多種形式檔案進(jìn)行儲(chǔ)存管理和使用；還可對(duì)聲像檔案進(jìn)行編輯、剪接、重排和轉(zhuǎn)換，能夠模擬元件，通過編輯系統(tǒng)完成對(duì)部分破損檔案的復(fù)原；利用多媒體做成的全宗介紹、庫藏檔案簡介更是“有聲有色”。諸多新技術(shù)推進(jìn)了機(jī)關(guān)檔案工作的現(xiàn)代化，而辦公自動(dòng)化在此過程中起到了直接而有力的推動(dòng)作用。

（二）辦公自動(dòng)化帶來的大量電子文件對(duì)傳統(tǒng)的機(jī)關(guān)檔案工作產(chǎn)生了巨大的影響

辦公自動(dòng)化的發(fā)展產(chǎn)生了大量電子文件，使檔案工作從理論到技術(shù)方法都發(fā)生了一些質(zhì)的變化。用計(jì)算機(jī)制作文件、統(tǒng)計(jì)和處理數(shù)據(jù)，形成大量以磁盤、磁帶、光盤等為載體的文件材料。計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)、計(jì)算機(jī)輔助制造產(chǎn)生了越來越多的電子圖紙，還有電子商務(wù)、電子出版等新科技的衍生品，都在不同程度地修正著我們?cè)械摹拔募备拍?。可以想象，將來電子文件?huì)大量出現(xiàn)在一切社會(huì)領(lǐng)域，它將像造紙術(shù)、活字印刷術(shù)一樣改變?nèi)祟惖纳睢⑽幕?xí)慣和結(jié)構(gòu)。檔案作為人類社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的歷史記錄，其主要組成部分必然源于電子文件，而原有的檔案管理理論和模式將被重新審視，原有的管理思想、管理原則將得到更新或補(bǔ)充，這些都給機(jī)關(guān)檔案工作提出了新的課題。

隨著辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)，網(wǎng)絡(luò)的規(guī)模在地域、專業(yè)領(lǐng)域和涵蓋內(nèi)容上都將擴(kuò)大。電子文件及檔案的管理、利用已不僅是一種技術(shù)現(xiàn)象，還是一種社會(huì)現(xiàn)象。由于數(shù)據(jù)信息庫的聯(lián)網(wǎng)，收集和歸檔工作的必要性和實(shí)踐方法還有待于進(jìn)一步研究解決。

（三）辦公自動(dòng)化的發(fā)展使機(jī)關(guān)文檔一體化趨于現(xiàn)實(shí)

辦公自動(dòng)化的飛速發(fā)展，計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用，使文書、檔案、信息工作之間的聯(lián)系更加密切，在管理方式上逐步走向統(tǒng)一，在管理制度上標(biāo)準(zhǔn)化的要求越來越高，出現(xiàn)了以辦公室為中心的文件信息管理體系。

所謂文檔一體化是指把一個(gè)單位的文件管理工作同檔案管理工作融為一體進(jìn)行全面體系的管理，它能優(yōu)化文檔管理工作，提高效率，增強(qiáng)安全性和完整性。以往的文檔計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)由于沒有一體化開發(fā)，不能系統(tǒng)地管理整個(gè)文件流程，許多環(huán)節(jié)只是“單兵作戰(zhàn)”，難以從整體上形成信息共享、功能銜接、性能齊全的運(yùn)行機(jī)制。辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)的運(yùn)用，則真正實(shí)現(xiàn)了從文件到檔案的“無縫交接”。如利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，文件的所有工作流程都顯得輕松自然，包括從文件的擬稿、簽發(fā)直至最后的分類、歸檔、著錄標(biāo)引，全部通過網(wǎng)絡(luò)完成并傳輸，不存在文件的遺失問題，而且保留了文件間完整清晰的聯(lián)系，從而實(shí)現(xiàn)了文件一次性輸入、多途徑的輸出利用，達(dá)到文書與檔案數(shù)據(jù)資源的最佳利用效果，同時(shí)可消除重復(fù)勞動(dòng)，提高工作效率和質(zhì)量。

（四）檔案管理的“數(shù)字化”是今后檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)

數(shù)字檔案館發(fā)展的第一步是實(shí)現(xiàn)文檔信息化。有人將此稱之為檔案事業(yè)的一場(chǎng)“革命”。由于辦公自動(dòng)化和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的飛速發(fā)展，未來社會(huì)人類信息交流的主要工具將是高速信息網(wǎng)，來自社會(huì)各方面的信息將通過高速信息網(wǎng)傳遞、交流、融合、脫離于高速信息網(wǎng)的信息將因無法交流，而無法為社會(huì)所利用。近幾年，一批優(yōu)秀的檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)被推廣應(yīng)用。在檔案工作中起著越來越重要的作用。

但由于對(duì)文檔信息化認(rèn)識(shí)還不夠深刻，檔案界曾經(jīng)設(shè)計(jì)了電子檔案與紙質(zhì)檔案的“雙套制”保存方案?！半p套制”是指將具有相同內(nèi)容的紙質(zhì)檔案和電子檔案一并保存。這一現(xiàn)象在我國當(dāng)前的檔案管理實(shí)際工作中普遍存在。在一次關(guān)于“數(shù)字檔案館”的研討會(huì)上，中國人民大學(xué)檔案學(xué)院院長馮惠玲博士認(rèn)為，“雙套制”既可以保存反映歷史真實(shí)面貌的可靠記錄的紙質(zhì)檔案，又可以發(fā)揮電子文件在檢索、利用、傳輸、儲(chǔ)存等方面的優(yōu)越性。但也有人認(rèn)為，“雙套制”現(xiàn)象的實(shí)質(zhì)是電子檔案的法律地位沒有得到確認(rèn)的表現(xiàn)。因此電子檔案的法律地位問題不解決，“雙套制”就將一直存在下去。長期以來，我國的檔案信息系統(tǒng)沒有具體標(biāo)準(zhǔn)遵循，數(shù)據(jù)庫的結(jié)構(gòu)不統(tǒng)一，數(shù)據(jù)不規(guī)范，給現(xiàn)實(shí)資源共享帶來很大的困難。很多辦公自動(dòng)化系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)，沒有檔案工作者參與，或者因檔案工作者缺乏相關(guān)知識(shí)無法參與，使得電子文件從生成到歸檔存在著不少問題。

二、改進(jìn)辦公自動(dòng)化檔案管理工作的相關(guān)對(duì)策

（一）領(lǐng)導(dǎo)干部要帶頭增強(qiáng)檔案意識(shí)，進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)

首先，要牢固樹立檔案意識(shí)，把檔案工作擺到應(yīng)有的位置。不要認(rèn)為檔案工作無足輕重、可有可無。一定要清醒地認(rèn)識(shí)到，抓好檔案管理是自己分內(nèi)的事，是自己的重要職責(zé)。機(jī)關(guān)工作離不開檔案工作，只有做好了機(jī)關(guān)檔案工作，才能提高機(jī)關(guān)工作的效率和質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)工作的科學(xué)化、規(guī)范化。其次，要為檔案工作提供有利條件。檔案管理一定要面向現(xiàn)代化，面向未來，適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要。這就需要各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要為檔案工作提供人員、經(jīng)費(fèi)等多方支持，努力改善管理、工作條件。

（二）加強(qiáng)檔案干部隊(duì)伍素質(zhì)，努力提高業(yè)務(wù)水平

檔案工作者必須有高度的責(zé)任感和使命感，把心思與精力集中到為檔案事業(yè)、為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展上來，樹立全局意識(shí)。因?yàn)闄n案工作是一種科學(xué)性、文化性很強(qiáng)的腦力勞動(dòng)，需具備較高的文化素質(zhì)，檔案工作又是一門專業(yè)性非常強(qiáng)的學(xué)科，應(yīng)具有一定的檔案專業(yè)知識(shí)。首先把提高檔案干部思想道德和科學(xué)文化知識(shí)素質(zhì)放在首位，要努力學(xué)業(yè)務(wù)，學(xué)科學(xué)，熟練掌握做好檔案工作所必須的科學(xué)文化知識(shí)和專業(yè)技能，增強(qiáng)工作積極性和主動(dòng)性，激發(fā)創(chuàng)造精神，樹立敬業(yè)愛崗、默默奉獻(xiàn)的新時(shí)期檔案工作者的新形象。其次要加強(qiáng)職業(yè)道德教育，加強(qiáng)熱愛檔案事業(yè)的教育，使廣大檔案干部愛崗敬業(yè)，具有牢固的專業(yè)思想和崇高的使命感、責(zé)任感，大力加強(qiáng)檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高服務(wù)質(zhì)量，提高檔案工作的職業(yè)道德水平。最后檔案人員一定要立足崗位，勤練“內(nèi)功“不斷提高自己的業(yè)務(wù)水平，使自己成為博學(xué)多能的人才，成為出色的檔案管理工作者，以適應(yīng)新的形式發(fā)展和工作的需要，積極為檔案管理工作開創(chuàng)新的局面。

（三）正確處理好檔案保密與利用的關(guān)系，最大限度的利用檔案的本身價(jià)值

保守黨和國家機(jī)密是每個(gè)公民應(yīng)盡的業(yè)務(wù)，更是檔案管理工作人員的神圣職責(zé)。在日常工作中，檔案管理人員十分重視檔案保密。但由于在傳統(tǒng)的保密觀念影響下，檔案工作普遍存在著重保輕用、利用不足的現(xiàn)象，在“保密”與“利用”兩者之間，往往偏重于保密，檔案利用率相對(duì)較低。由此產(chǎn)生了大批檔案得不到充分利用的弊端。上述情況表明，檔案工作人員要改變傳統(tǒng)觀點(diǎn)，在嚴(yán)格做好保密工作的同時(shí)，切實(shí)提高檔案的利用率勢(shì)在必行。機(jī)密檔案應(yīng)該保密，但保密的目的之一是為了利用，是有時(shí)間、地點(diǎn)、范圍限制的利用，“保密”“?！倍弧坝谩敝粫?huì)失去“?！钡囊饬x。認(rèn)真分析檔案資料的作用與價(jià)值，以便及時(shí)準(zhǔn)確地為用戶提供所需檔案。

參考文件：

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[2]郭秀娟.企業(yè)檔案管理工作中存在的問題及解決對(duì)策[J].機(jī)電兵船檔案，2011，（4）.

[3]陳艷彬.淺談提高檔案管理人員素質(zhì)[N].承德日?qǐng)?bào)，2010.