張盛華

（西南林業(yè)大學(xué)綜合檔案室 云南 昆明 650224）

人事檔案承載著一個人的工作狀況、思想品德、獎勵懲處等各種經(jīng)歷，是最能用事實(shí)反映個人履歷的重要資料，在社會化服務(wù)中發(fā)揮著舉足輕重的作用。流動人員人事檔案是人事檔案中最為龐大的內(nèi)容之一。本文擬對流動人員人事檔案信息化相關(guān)問題做一些初步探討，旨在對該群體人事檔案的建設(shè)與發(fā)展有所裨益。

一、流動人員人事檔案管理的問題

（一）總體狀況

近年來，伴隨著我國社會經(jīng)濟(jì)的日趨發(fā)展、城市化進(jìn)程的不斷加快以及人事制度改革的逐步深化，流動人員在全國各地所占比重日漸躍升，該人群的人事檔案數(shù)量也隨之迅猛激增，其檔案管理工作面臨嚴(yán)峻考驗(yàn)，加之現(xiàn)代化的設(shè)備和技術(shù)在檔案事業(yè)中的廣泛應(yīng)用，傳統(tǒng)的檔案管理模式和方法已稍顯滯后，需要亟待改進(jìn)和完善。

（二）具體問題

1.管理不到位

雖然中組部和人事部聯(lián)合發(fā)布的《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》（下文簡稱《規(guī)定》）中已明確規(guī)定了管理流動人員人事檔案的部門是黨委組織部門和政府人事行政部門及其所屬的人才流動服務(wù)機(jī)構(gòu)，但諸多現(xiàn)實(shí)問題的存在導(dǎo)致了許多其他的部門也設(shè)立機(jī)構(gòu)來掌管流動人員的檔案。因之，該人群的人事檔案管理缺乏一定的權(quán)威性和嚴(yán)肅性，社會各界逐漸降低了對檔案的信任。

2.時效不凸顯

由于流動人員人事檔案的紛繁復(fù)雜性以及其管理機(jī)構(gòu)人員的配備不足，當(dāng)事人升遷、進(jìn)修、鑒定、業(yè)績等方方面面的材料不能及時入檔，其中多數(shù)人才服務(wù)機(jī)構(gòu)保管的檔案均處于“進(jìn)來時和出去時基本保持原貌”的狀態(tài)，直接影響了檔案的時效性。

3.實(shí)用不明確

流動人員人事檔案管理上的缺陷，致使檔案材料出現(xiàn)虛假、陳舊、空泛等問題，不僅不能完整反映流動人員的職業(yè)變化歷程，而且在很大程度上抹殺了檔案的實(shí)際利用價值。

二、流動人員人事檔案信息化的意義

（一）有效避免檔案傳遞過程中出現(xiàn)的問題

現(xiàn)實(shí)工作中，很多用人單位在接收、利用或者轉(zhuǎn)出人事檔案時忽視國家相關(guān)規(guī)定，允許當(dāng)事人自己攜帶個人檔案，或者在接轉(zhuǎn)檔案時不加蓋密封章，導(dǎo)致檔案內(nèi)容被私改或者私刪，這些負(fù)面事件的發(fā)生嚴(yán)重?fù)p害了流動人員人事檔案的真實(shí)性。通過流動人員人事檔案信息化網(wǎng)絡(luò)平臺，相關(guān)組織和部門在權(quán)限范圍內(nèi)可隨時隨地查詢、更新和審核所需人員的信息，可有效避免檔案傳遞過程中的隱患問題。

（二）節(jié)約成本

現(xiàn)有的流動人員人事檔案管理體制的弊端導(dǎo)致很多檔案存在多方管理的現(xiàn)象，造成人力物力的不必要浪費(fèi)。信息化建設(shè)，通過搭建全國流動人員公共信息網(wǎng)，集中統(tǒng)一管理該人群的人事檔案，合理節(jié)約成本，優(yōu)化資源配置。

（三）方便檔案的查找利用

流動人員人事檔案來源較廣，涵蓋種類繁多，加之現(xiàn)有的人才流動服務(wù)機(jī)構(gòu)對其相對滯后的整理，致使檔案利用有所不便，實(shí)現(xiàn)流動人員人事檔案信息化管理，建立科學(xué)合理的網(wǎng)絡(luò)檢索工具，方便查找利用。

（四）拓展人事管理和人才服務(wù)空間

現(xiàn)有的流動人員人事檔案管理僅僅將該人群的檔案局限于一個單位或者一個地區(qū)，不利于人才資源的優(yōu)化配置。流動人員人事檔案信息化建設(shè)通過搭建人才資源網(wǎng)絡(luò)平臺，將人事管理和人才服務(wù)空間由單位、地區(qū)拓展到全社會，用人單位可在權(quán)限范圍內(nèi)不受地域限制來挖掘所需人才。

（五）實(shí)現(xiàn)檔案的動態(tài)管理

檔案內(nèi)容的陳舊以及大量“棄檔”、“死檔”現(xiàn)象的存在，使流動人員人事檔案幾乎處于一種管理上的靜止?fàn)顟B(tài)，未能正常發(fā)揮其應(yīng)有的作用。信息化使流動人員人事檔案管理不受客觀條件的限制，管理部門可通過網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺隨時補(bǔ)充檔案內(nèi)容，為廣大用戶提供便利，實(shí)現(xiàn)其動態(tài)化管理。

三、流動人員人事檔案信息化的特征

（一）以人為本和為民服務(wù)的管理理念

人本性是流動人員人事檔案信息化管理的根本特性。信息化管理最終的目的是為了促進(jìn)全社會流動人口的全面發(fā)展，以真實(shí)的資料來反映該群體的工作履歷、思想道德等素質(zhì)，幫助其實(shí)現(xiàn)人生價值。

（二）權(quán)限性和開放性的管理空間

流動人員人事檔案信息化具有特定的權(quán)限規(guī)定，在條件允許范圍內(nèi)將該群體的人事檔案信息資源整合到全社會，為全體檔案利用者提供良好而開放的服務(wù)空間。

（三）實(shí)踐性和操作性的管理品質(zhì)

流動人員人事檔案信息化管理是一項(xiàng)實(shí)踐性和操作性很強(qiáng)的檔案管理模式，面向全社會各階層的人群，需要管理人員具備相當(dāng)扎實(shí)的處理實(shí)踐問題的經(jīng)驗(yàn)，才能不斷提升檔案管理的品質(zhì)。

四、流動人員人事檔案信息化的內(nèi)容

（一）流動人員信息庫

所謂流動人員信息庫，就是涵蓋全國流動人員信息的集合體。該信息庫首先需要建立各大省、直轄市流動人員信息資源網(wǎng)，在此基礎(chǔ)上運(yùn)用統(tǒng)一的流動人員人事檔案信息管理軟件，進(jìn)而建立健全全國流動人員信息資源體系。該信息庫集信息錄入、個人追蹤與網(wǎng)絡(luò)查詢等多個子系統(tǒng)于一體，最大范圍地實(shí)現(xiàn)檔案接收、追蹤與利用的一站式服務(wù)。

（二）標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范

“無規(guī)矩不成方圓”，在開放而復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)世界中，科學(xué)有效的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范必然會更好地促進(jìn)網(wǎng)絡(luò)平臺的良性發(fā)展。針對流動人員人事檔案的種類和特征，建立健全統(tǒng)一的流動人員人事檔案管理制度和流程，在檔案信息化各個環(huán)節(jié)中保證信息的真實(shí)與完整。具體來看主要包括三種類型：一是法律法規(guī)類，1996年頒布的《規(guī)定》顯然已經(jīng)不能完全適應(yīng)當(dāng)今社會的發(fā)展，一些新問題與原有的老政策逐漸表現(xiàn)出不和諧的局面，制定與社會發(fā)展步伐相一致的法律法規(guī)是確保流動人員人事檔案信息化順利開展的首要任務(wù)。二是基礎(chǔ)類，包括數(shù)字檔案文件格式、元數(shù)據(jù)等規(guī)范。三是技術(shù)操作類，包括計算機(jī)軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施、存儲壓縮格式、安全保障等統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。

（三）人才隊伍

信息技術(shù)的高速發(fā)展，促使傳統(tǒng)的勞動密集型檔案管理模式逐步轉(zhuǎn)變?yōu)橐袁F(xiàn)代化辦公設(shè)備為依托的知識密集型工作模式，從而決定了更加立體化和多元化的人才結(jié)構(gòu)已成為信息化建設(shè)隊伍中的中流砥柱。流動人員人事檔案信息化人才隊伍建設(shè)，應(yīng)從四個方面把握：一是根據(jù)實(shí)際需要配備檔案管理人員，切實(shí)解決人員不足的現(xiàn)狀；二是嚴(yán)格職業(yè)資格認(rèn)證體系，確保從業(yè)人員素質(zhì)過硬；三是吸收掌握信息化和系統(tǒng)分析知識的專業(yè)人才，及時更新人才比例；四是加強(qiáng)從業(yè)人員繼續(xù)教育，不斷拓展自身素質(zhì)。隨著流動人員人事檔案信息化工作的不斷深入開展，人才組成必須根據(jù)實(shí)際工作的發(fā)展需要，隨時調(diào)整和補(bǔ)充，以保證該領(lǐng)域人才隊伍的構(gòu)成組合處于最佳狀態(tài)。

信息化是實(shí)現(xiàn)社會主義現(xiàn)代化建設(shè)全局的重要戰(zhàn)略舉措，積極推進(jìn)流動人員人事檔案信息化建設(shè)符合當(dāng)前我國檔案事業(yè)建設(shè)的總體要求。要實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)的目標(biāo)，在現(xiàn)代化進(jìn)程中科學(xué)有效地管理好流動人員的人事檔案，不能單靠某一方面的力量，而是需要在政府和相關(guān)部門的正確引導(dǎo)以及全社會公眾的共同努力下全方位、多角度地逐步展開。筆者相信，隨著我國現(xiàn)代化和檔案信息化進(jìn)程的不斷加快，流動人員人事檔案信息化建設(shè)會愈來愈受到社會各界的廣泛關(guān)注。

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