文/劉亞紅

醫(yī)療衛(wèi)生單位人事檔案是醫(yī)務人員在醫(yī)療、防疫、保健、教學和科研等過程中形成，并作為真實的歷史記錄集中保管起來的文字材料，它反映了醫(yī)務人員的個人經歷、思想品德、專業(yè)能力、工作業(yè)績和科研水平等情況，為本單位提供各類人才信息和用人依據(jù)的同時，也為醫(yī)務人員的職稱評定和享受各類待遇等提供依據(jù)，是醫(yī)療衛(wèi)生單位人才開發(fā)的重要資源。隨著衛(wèi)生改革力度加大，人事檔案管理模式、檔案信息資源開發(fā)利用、檔案工作法制化建設，以及人事檔案工作者的素質都要加強和改進，以適應新形勢，更好地為本單位的建設和發(fā)展服務。

一、衛(wèi)生事業(yè)單位人事檔案利用的現(xiàn)狀和困境

盡管衛(wèi)生事業(yè)單位人事檔案在人力資源管理中發(fā)揮著舉足輕重的作用，然而在現(xiàn)代人力資源管理中的應用情況卻不盡如人意。主要表現(xiàn)為人事檔案在逐漸被淡化，單位在選才、用才、育才、激才、留才等方面不再看重人事檔案，究其原因可歸納為以下幾點：

（一）衛(wèi)生事業(yè)單位全員聘用制改革的實現(xiàn)。打破了 “固定工”“鐵飯碗”的模式，使人員流動成為現(xiàn)實，人員的流動導致工作時限也相對不固定，從而使人事檔案的內容不全面，反映一個人的工作能力、工作業(yè)績、培訓方面的材料很少，給單位選才、識才、用才帶來了不便。

（二）人事檔案內容缺少真實性。

隨著社會中 “造假”現(xiàn)象的出現(xiàn)，個人信息內容 “造假”的現(xiàn)象屢屢出現(xiàn)，如假年齡、假工齡、假學歷等相關材料都會進入檔案中，面對真假難辨的信息，人事檔案管理人員往往沒有正規(guī)渠道來進行有效的鑒定工作，只能被動接收信息。而這些不真實的信息就會使人力資源管理工作無法正確評估員工。

（三）人事檔案缺少時效性。人事檔案中的材料大多是對當事人前期工作的記錄，在檔案管理工作中，整理檔案時限一般是五年一整，已經放入人事檔案的材料一般只會提供當事人一些歷史的記錄，新放進去的材料也無非是些年度考核表、工資晉升表等程式化的東西，而真正反映當事人近期動態(tài)情況的材料卻少之又少，人力資源管理部門無法從這些人事檔案中獲取到有價值的信息。

（四）人事檔案管理的技術陳舊。

傳統(tǒng)的人事檔案中都是以紙質檔案管理為主，隨著社會的不斷進步，人力資源流動但人事檔案卻滯留在其他地方的現(xiàn)象嚴重，如由于工作調動,致使一部分材料滯留在原單位；學生參加工作,檔案留在學校;取得高一級的學歷文憑,學歷材料仍存放在自己手里等等。人力資源管理部門要想了解員工的信息，就要花費時間和人力去員工學校或另一個城市去查閱，給人力資源管理工作帶來很大不便，降低了工作效率。

二、醫(yī)院人事檔案管理的設想

隨著醫(yī)院規(guī)模的擴大,經濟實體的增加,人事制度改革和人員模式改變,給醫(yī)院帶來了人事眾多、管理多元化的特點,也給人事檔案的管理模式提出了高要求。因此,建立完善的醫(yī)院人力資源管理系統(tǒng)就體現(xiàn)了醫(yī)院人事管理 (含檔案)的整體管理水平。

（一）增強對人事檔案管理目的和意義的認識。醫(yī)院人事檔案管理應該以充分開發(fā)和利用人力資源信息為基礎，轉化為醫(yī)院的經濟效益。通過檔案深層次的開發(fā)，提高檔案的使用價值，如人才信息軟件的開發(fā)，人事信息的共享都能為醫(yī)院的經濟發(fā)展提供必要的服務。同時檔案管理人員要樹立服務意識，主動開發(fā)人力資源信息，變封閉式管理為開放式管理，將搜索到的人才信息以最快的時間傳遞給用人科室，為臨床、教學和科研工作服務。

（二）加強干部人事檔案管理，有效利用人才資源。干部人事檔案真實地記載和反映著一個人的經歷、能力和品德等，因此是組織工作、人事工作不可缺少的重要依據(jù)，在各類人員的合理分配、人力資源的合理利用以及行政、醫(yī)療部門結構調配方面都將發(fā)揮重要作用。所以加強干部人事檔案管理，實行干部人事檔案的社會化、開放式管理模式，才能更有效利用人才資源。

（三）建立以人力資源信息為基礎的醫(yī)院信息管理系統(tǒng)。建立有效的人力資源信息系統(tǒng)是實施醫(yī)院信息化管理系統(tǒng)的基礎，是實現(xiàn)醫(yī)院行政管理一體化的根本條件。人力資源信息具有原始性和完整性，是保證信息準確可靠的基礎，是有效服務的生命。人力資源信息的收集就是為了充分使用資源，達到一方收集，多方共享。以人事檔案信息系統(tǒng)為中心，建立計算機網絡分系統(tǒng)，如通過人事信息系統(tǒng)，完善財務工資系統(tǒng)，人事上的工資變動可以直接通過網絡系統(tǒng)傳發(fā)給財務科發(fā)放，醫(yī)療保健系統(tǒng)可以直接從人事信息上讀取職工基本信息，而其它的行政管理系統(tǒng)也可以直接從人事信息系統(tǒng)中受益。如院辦、黨辦、工會、計劃生育及后勤、醫(yī)務、科研和教學更能因此得到眾多的信息和幫助。

（四）加強人事檔案管理的現(xiàn)代化手段。在醫(yī)院，影響人力資源需求的因素主要來自醫(yī)院內部，有效的人事檔案管理對分析醫(yī)院內人力資源狀況是否適應醫(yī)院的改革與發(fā)展的要求，人才工作計劃制定是否科學合理，實施是否順利等方面發(fā)揮著重要作用。醫(yī)院人事科以利于醫(yī)院人才隊伍建設為立足點，做好人事檔案管理和人事檔案信息的綜合分析，為了適應新時期檔案管理工作的要求，不斷提高對人力資源的開發(fā)與管理水平，必須增加資金投人，引進現(xiàn)代化技術和設備實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理。提高檔案管理硬件設備，增加檔案庫房、購買空調、除濕機、檔案密集架和電腦。設置防火、防盜的自動監(jiān)控系統(tǒng)。引進計算機管理軟件，建立人事檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)個人基本信息的微機檢索，不斷擴大人事檔案信息的內涵，實現(xiàn)人事檔案資源的合理配置和利用，以確保醫(yī)院在人才培養(yǎng)、職稱晉升、干部聘用等方面的合理性和公正性，真正做到人盡其才、才盡其用， 進而為醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展奠定堅實的基礎。綜上所述，新形勢下醫(yī)院人事檔案管理工作應該積極轉變思路， 不斷深化對檔案工作意義的認識， 它不僅僅具有現(xiàn)實意義，而且有深遠的歷史意義。醫(yī)院檔案管理的最終目的是指導我們更好地開展工作。這種作用有利于今天，更有益于明天。

三、人事檔案管理在人力資源管理中發(fā)揮更大作用的方法探索

隨著醫(yī)院規(guī)模的擴大，經濟實體的增加，人事制度改革和人員模式改變，給醫(yī)院帶來了人事眾多、管理多元化的特點，也給人事檔案的管理模式提出了高要求。同時，目前各項制度的建立，市場競爭的日益激烈，注定人事檔案管理工作必須服從科學發(fā)展觀的要求，轉變觀念，轉變服務模式，把人事檔案管理工作延伸到促進單位經濟發(fā)展的高度。

（一）充實人事檔案的內容并保證人事檔案的真實性和時效性。在傳統(tǒng)保管檔案的基礎上應添加一些能夠使人力資源管理部門得到有效數(shù)據(jù)的內容。如由權威部門認定的業(yè)績考核資料、鑒定材料、獎勵獎懲材料、工作業(yè)績報告以及能夠反映個人品德性情、專業(yè)能力、興趣愛好等個性化的材料。

真實性是人事檔案最基本的特性。時效性是提高檔案利用率的保證。人事檔案管理工作應本著對檔案嚴肅、認真的態(tài)度進行清查、核對人員信息，剔除檔案中無效、造假等信息，對新入檔的材料應嚴格審核、把關，對存有異議的材料要經上級主管部門審核后才能入檔，以保證檔案材料的真實。對個人檔案中可公開的部分，由專人負責的網絡數(shù)據(jù)動態(tài)進行管理，并定期對此類材料信息進行更新，形成完備的信息管理體系，提高整體使用水平。這樣才能有利于人力資源管理部門對員工的歷史的和現(xiàn)在的信息進行充分的了解和認識。

（二）提高管檔人員自身素質，加快檔案管理科學化、現(xiàn)代化進程。檔案管理人員良好的業(yè)務素質是促進檔案工作規(guī)范化管理的首要環(huán)節(jié)和根本保證，切實抓好檔案管理人員的業(yè)務技能培訓。一是利用各種途徑，對檔案管理人員提供有關檔案的法律法規(guī)、規(guī)章制度、行業(yè)標準等規(guī)范性文件的培訓。二是根據(jù)工作實際，對檔案管理人員進行檔案管理各環(huán)節(jié)的實際操作技能培訓。要讓他們端正思想，擺正位置，增強服務意識，改變過去坐等上門的被動服務方式，積極主動地與各部門溝通協(xié)作，及時有效地提供各種信息，更好地為人力資源管理服務，為高層決策服務。檔案管理人員要肩負起宣傳檔案法、普及檔案知識的重任，提高全民檔案意識，形成人人關心檔案的局面。

隨著新時期檔案事業(yè)的發(fā)展，對檔案管理人員的要求也越來越高，對檔案材料的鑒別也越來越嚴格，特別是在對干部升遷、交流等事項中，檔案材料的重要性尤為突出，傳統(tǒng)的管理模式已不適應新時期的要求，建立人事檔案現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)勢在必行。人事檔案現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)是以人事信息為基礎的信息聯(lián)網系統(tǒng)，通過微機終端和系統(tǒng)互聯(lián)，可以實現(xiàn)個人信息微機檢索和聯(lián)網查詢，及時更新檔案信息，及時為單位選才、用才服好務，為提高衛(wèi)生事業(yè)單位經濟和社會效益作出貢獻。

[1]德斯靳，曾湘泉.人力資源管理.中國人民大學出版社，2007.

[2]馮慧玲.檔案管理學.中國人民大學出版社，1999.