文/黃文鳳

一、高校人才培養(yǎng)檔案資源體系的提出及其內(nèi)涵

目前，高校在學生檔案管理領域已經(jīng)建立了比較完整的體系，但主要還是沿用傳統(tǒng)的管理模式，在材料收集方面注重招生錄取、學籍成績、學歷學位、獎勵表彰、黨團關系等原始材料。涵蓋面窄，缺乏對個人的實踐動手能力、人際交往能力、創(chuàng)新能力、組織管理能力和心理素質(zhì)、誠信品質(zhì)等情況的關注。

高校人才檔案資源體系，是以高校為立足點，將分散在學校、企業(yè)、社會的人才培養(yǎng)檔案整合在一起，便于向社會提供綜合的、系統(tǒng)的檔案信息服務。近年來，一些院校開始著手對人才培養(yǎng)的相關檔案信息進行研究，深化教研教改工作，強化人才培養(yǎng)的針對性，并獲得初步成效，但整個社會尚未形成較完善的人才培養(yǎng)檔案利用體系。建立高校人才培養(yǎng)檔案，是檔案工作服務社會人才培養(yǎng)的迫切需要。

二、整合資源，構建高校人才培養(yǎng)檔案資源共享平臺

現(xiàn)階段對高校人才培養(yǎng)檔案資源的整合，可以采用實體整合與信息整合兩種方式同時進行，以實體整合方式為主，兩者互相補充，形成人才培養(yǎng)檔案共享共用的基礎平臺。

（一）建立豐富多樣、真實有效的人才培養(yǎng)檔案。高校檔案部門除了應收集學生的常規(guī)檔案材料以外，更要將一些能夠反映學生個性特長、知識技能、進取精神、科研能力、誠信、心理健康材料等納入檔案歸檔范圍，盡可能地充實檔案內(nèi)容，擺脫學生檔案千人一面的現(xiàn)狀。

建議從以下幾方面著手，擴大歸檔范圍，充實檔案材料：

1.建立電子檔案收集制度。目前學生檔案主要以紙質(zhì)材料為主，僅有一些文字記錄。事實上，個人參加重大競賽、活動的一些聲像材料，包括照片、錄像等，都可以歸入人才培養(yǎng)檔案范圍。同時，對于一些屬于個人的成果 （如獎杯、獎狀、獎旗等），如果無法留存原件，可以采取拍照等形式進行電子歸檔。

2.建立特長檔案。以院系或班級為單位，收集學生特長信息，并分成文藝、計算機、技術、科研等類別，建立起 “特長檔案”，歸入人才培養(yǎng)檔案中。

3.建立個人成果征集制度。對于學生在就讀期間的一些創(chuàng)造性活動 （包括校內(nèi)、校外），比如發(fā)明創(chuàng)造、科研成果、學術研究、項目等，學校應從服務人才建設工作的高度出發(fā)，主動予以收集。

（二）建立起內(nèi)容全面、便捷利用的人才培養(yǎng)檔案共享平臺。為便于社會利用，應建立起人才培養(yǎng)檔案專題數(shù)據(jù)庫，將已接收歸檔的人才培養(yǎng)檔案納入系統(tǒng)管理。同時，針對部分重要的人才培養(yǎng)信息保管在個人手中或其他業(yè)務部門、難以接收存檔的現(xiàn)狀，將此類型檔案以目錄的形式備份匯集到綜合檔案館（室），再由綜合檔案館 （室）按照相應的技術規(guī)范在專題數(shù)據(jù)庫進行編排整理，形成一個完善的人才培養(yǎng)檔案目錄管理和檢索中心，統(tǒng)一提供查詢和檢索。

三、多方配合，建立高校人才培養(yǎng)檔案資源管理體系

（一）高校要重視人才培養(yǎng)檔案對高校管理的推動作用。一是依托人才培養(yǎng)檔案，深化人才培養(yǎng)工作。一方面，對館藏人才培養(yǎng)檔案中的信息進行研究分析，對人才培養(yǎng)數(shù)量、結構、素質(zhì)能力水平進行分析研判，調(diào)整高校學科、專業(yè)和課程，改革教學內(nèi)容和方法；另一方面，結合人才培養(yǎng)檔案中的反饋信息，請在社會上有突出貢獻的優(yōu)秀畢業(yè)生回校傳經(jīng)送寶，開闊在校學生眼界，為提高在校生的社會適應能力和綜合競爭力打下基礎。二是利用人才培養(yǎng)檔案，加強師資隊伍建設。通過強化檔案部門對人才培養(yǎng)檔案的歸檔管理工作，讓新任教師、輔導員了解所任教學科過去幾年的學生成績以及知識水平、幫助年輕教師深入了解學生個性特長，制定班級發(fā)展計劃、相互學習交流他人管理學生的成功方法與經(jīng)驗等等，大力提高師資隊伍的教學、管理水平。三是利用人才培養(yǎng)檔案，探討對學生進行德育教育的新途徑。高?？梢灾笇n案部門把每學年國家獎學金、學校特等獎學金以及國家級 “三好學生”“優(yōu)秀學生干部”、省市級 “三好學生”“優(yōu)秀學生干部”、先進人物等檔案材料匯編成德育教育冊子，派發(fā)給學生，利用學生中的先進典型來對學生進行教育。

（二）用人單位要配備相應檔案崗位，與檔案部門建檔、用檔對接。作為用人單位乃至各個行業(yè)的組織者，應具備一定的社會責任意識，結合國家對企業(yè)檔案管理的要求，在企業(yè)內(nèi)部設置檔案管理崗位，系統(tǒng)地進行人才培養(yǎng)檔案的收集保管，與高校檔案部門建檔、用檔進行對接。同時，用人單位也要主動向高校檔案部門提出人才檔案利用的需求，以及提出人才培養(yǎng)要求等，與高校檔案部門形成良好的溝通機制。

（三）中學要以高考為推手，大力完善高中檔案。目前，有相當多的高中沒有建立起高中檔案收集管理體系。高中學校要以高考為推手，確定一名校領導具體負責和指導資料的收集、整理歸檔、立卷、保管等工作,有條件的學校還可以建立檔案室。

（四）政府要為人才培養(yǎng)檔案的建立創(chuàng)造有利條件。在當前人才爭奪日益激烈、大量人才流失海外的背景下，政府要將人才培養(yǎng)檔案的建立提到戰(zhàn)略高度。在高校人才培養(yǎng)檔案的建立上，要通過制定相關法律、出臺相應政策、加強業(yè)務指導等方式，明確人才培養(yǎng)檔案體系內(nèi)容、用人單位及教育部門各方責任等，為高校人才培養(yǎng)檔案的建立提供良好的條件，讓高校的各類人才都能夠在人才培養(yǎng)檔案上找到一個 “落腳點”。