葉 燕

(復(fù)旦大學(xué)圖書(shū)館 上海200433)

圖書(shū)館檔案，是指過(guò)去和現(xiàn)在的圖書(shū)館在各項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)中直接形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)及圖書(shū)館事業(yè)發(fā)展有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄。高校圖書(shū)館檔案是圖書(shū)館工作的重要組成部分，其管理是否科學(xué)、規(guī)范直接反映了圖書(shū)館的管理水平。高校圖書(shū)館許多工作的開(kāi)展都離不開(kāi)檔案工作的支持，檔案工作已成為圖書(shū)館建設(shè)的重要環(huán)節(jié)和現(xiàn)代圖書(shū)館評(píng)估考核的一個(gè)重要方面［1］。

筆者以復(fù)旦大學(xué)圖書(shū)館(以下簡(jiǎn)稱(chēng)為我館)為例，分析高校圖書(shū)館檔案管理的現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題，并提出了一些改進(jìn)的想法，以加強(qiáng)與規(guī)范圖書(shū)館檔案管理工作，從而為圖書(shū)館的日常管理提供更好的服務(wù)。

1 我館檔案管理現(xiàn)狀

1.1 我館檔案管理概況

我館檔案管理工作由館長(zhǎng)辦公室承擔(dān)，設(shè)置了獨(dú)立的檔案室，并配備了一名兼職檔案管理人員。

為了加強(qiáng)我館檔案管理工作，有效地保護(hù)和利用檔案為圖書(shū)館事業(yè)的發(fā)展服務(wù)，我館參照國(guó)家檔案部門(mén)有關(guān)規(guī)定，結(jié)合圖書(shū)館工作實(shí)際，制定了《復(fù)旦大學(xué)圖書(shū)館檔案管理辦法》，對(duì)檔案的歸檔與加工整理、保管利用與統(tǒng)計(jì)、鑒定銷(xiāo)毀及移交等工作進(jìn)行了制度化規(guī)范。我館基本實(shí)現(xiàn)了檔案的計(jì)算機(jī)管理，根據(jù)查找利用需要編制各類(lèi)目錄、索引等檢索工具，以提高科學(xué)管理水平及服務(wù)效率。我館也對(duì)檔案的查閱服務(wù)流程進(jìn)行了規(guī)范，凡查看或借用圖書(shū)館檔案，均必須填寫(xiě)《查(借)閱檔案申請(qǐng)表》，并經(jīng)辦公室主任或主管館長(zhǎng)批準(zhǔn)，館內(nèi)檔案不對(duì)館外人員開(kāi)放。

此外，為確保重要檔案的完善保存，我館按學(xué)校檔案館接收檔案范圍及年限的有關(guān)規(guī)定整理了重要檔案列表:

1)圖書(shū)館年度工作要點(diǎn)和工作總結(jié);

2)圖書(shū)館年度上報(bào)學(xué)校的公文及批復(fù);

3)圖書(shū)館年度報(bào)告;

4)圖書(shū)館年度大事記;

5)圖書(shū)館當(dāng)年頒布的規(guī)章制度;

6)圖書(shū)館當(dāng)年黨政聯(lián)席會(huì)議紀(jì)要與通報(bào);

7)圖書(shū)館年度統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù);

8)當(dāng)年圖書(shū)館手冊(cè);

9)當(dāng)年圖書(shū)館通訊;

10)當(dāng)年人事任免文件。

每年定期向校檔案館移交以上檔案，并及時(shí)建立移交目錄。對(duì)確屬需留用的重要檔案，則在原件移交檔案館的基礎(chǔ)上在館內(nèi)留存復(fù)本。

1.2 存檔范圍和分類(lèi)

我館目前所存檔案主要分為圖書(shū)館管理類(lèi)、業(yè)務(wù)工作規(guī)范類(lèi)、聲像實(shí)物檔案類(lèi)以及其他資料檔案類(lèi)。具體明細(xì)分類(lèi)如下:

(一)圖書(shū)館管理類(lèi):

一級(jí)類(lèi)目 二級(jí)類(lèi)目存檔范圍DQ黨群人事01黨務(wù)工作 館黨總支的決議、決定、請(qǐng)示、報(bào)告及批復(fù)、紀(jì)檢工作、組織、宣傳等02人力資源管理 人員名冊(cè)、干部任免、調(diào)出調(diào)入記錄、定崗定級(jí)、啟薪停薪、職稱(chēng)評(píng)定、聘崗、獎(jiǎng)懲等上級(jí)發(fā)布的有關(guān)本館的指示和相關(guān)文件、給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的請(qǐng)示報(bào)告和批復(fù)，給其他03指示、請(qǐng)示報(bào)告、批復(fù) 部門(mén)的報(bào)告和回復(fù)意見(jiàn)04規(guī)章制度 各種行政規(guī)章制度、包括各部門(mén)根據(jù)圖書(shū)館的規(guī)章制度建立的部門(mén)內(nèi)部的管理制度文件以及各種讀者服務(wù)規(guī)章制度，不包括業(yè)務(wù)工作規(guī)范05發(fā)展規(guī)劃和總結(jié)報(bào)告 年度計(jì)劃和總結(jié)、項(xiàng)目計(jì)劃和總結(jié)、專(zhuān)項(xiàng)工作計(jì)劃和總結(jié)、大事記等06財(cái)務(wù) 館內(nèi)財(cái)務(wù)計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié)、預(yù)決算等07統(tǒng)計(jì)報(bào)表 各種年月統(tǒng)計(jì)報(bào)表等XZ行政管理08工作記錄和簡(jiǎn)報(bào)081決議082會(huì)議記錄、工作簡(jiǎn)報(bào)、通知、通報(bào)、等083圖書(shū)館通訊084《上海高校圖書(shū)情報(bào)工作研究》《中國(guó)索引》09館史 館慶、館舍擴(kuò)建、新聞媒體上有關(guān)圖書(shū)館的重要報(bào)道等10國(guó)際合作與交流 合作項(xiàng)目、來(lái)訪、出訪、人員交流、來(lái)往重要函件、禮品互贈(zèng)清單、年度外專(zhuān)計(jì)劃和總結(jié)等11國(guó)內(nèi)交流與合作 合作項(xiàng)目、來(lái)訪、出訪、人員交流、來(lái)往重要函件、禮品互贈(zèng)清單、合作協(xié)議、互訪等12科研、教學(xué)管理 包括學(xué)術(shù)研究、項(xiàng)目管理、學(xué)術(shù)成果管理、學(xué)位建設(shè)、學(xué)生培養(yǎng)、教學(xué)管理等13基礎(chǔ)設(shè)施 館舍修繕、家具儀器設(shè)備采購(gòu)、物業(yè)、水電等14安全、消防 安全保衛(wèi)、HQ后勤管理 消防15衛(wèi)生

(二)業(yè)務(wù)工作規(guī)范類(lèi)

一級(jí)類(lèi)目 二級(jí)類(lèi)目存檔范圍01機(jī)構(gòu)設(shè)置 含機(jī)構(gòu)設(shè)置、撤并02系統(tǒng)管理021圖書(shū)館自動(dòng)化系統(tǒng)022計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)建設(shè)023圖書(shū)館主頁(yè)管理03文獻(xiàn)資源建設(shè)031資源采訪政策、規(guī)程、計(jì)劃、總結(jié)032資源采訪的合同協(xié)議、招投標(biāo)文件033圖書(shū)總括登記賬、個(gè)別賬、交換捐贈(zèng)賬04文獻(xiàn)資源編目 規(guī)章制度、固定資產(chǎn)流水單，包含回溯項(xiàng)目YW業(yè)務(wù)05文獻(xiàn)資源管理包括典藏、排架、館藏布局以及各書(shū)庫(kù)和閱覽室的管理規(guī)則、業(yè)務(wù)規(guī)范051館藏布局052典藏053排架054普通書(shū)庫(kù)及閱覽室管理056古籍057特藏06文獻(xiàn)服務(wù)061流通與閱覽062參考咨詢063館際互借與文獻(xiàn)傳遞064用戶培訓(xùn)065讀者意見(jiàn)與反饋07數(shù)字圖書(shū)館08分館建設(shè)

(三)聲像實(shí)物檔案類(lèi)

包括圖書(shū)館在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的錄音、錄像、照片以及獲得上級(jí)或其他有關(guān)部門(mén)頒發(fā)的錦旗、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌、證書(shū)、獎(jiǎng)杯等。

具體分為:SX聲像、ZP照片、SW實(shí)物(獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌、證書(shū)、獎(jiǎng)杯等)。

(四)其他資料檔案類(lèi)

包括國(guó)內(nèi)外其他圖書(shū)館或圖書(shū)情報(bào)單位贈(zèng)送給本館的圖書(shū)館介紹、圖書(shū)館通訊、年度報(bào)告等有保存價(jià)值的資料。

2 檔案管理中存在的問(wèn)題及相應(yīng)的改進(jìn)措施

2.1 管理模式不合理，管理規(guī)范未得到普遍重視

就目前我館的存檔情況看，由館長(zhǎng)辦公室直接管轄的行政類(lèi)和后勤類(lèi)檔案數(shù)量較多，內(nèi)容較全，相比之下，由各個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)管轄的業(yè)務(wù)類(lèi)檔案則數(shù)量較少，內(nèi)容較零散。這其中主要的原因是檔案管理的規(guī)范化制度化尚未受到各部門(mén)的普遍重視。一些業(yè)務(wù)部門(mén)對(duì)歸檔范圍和歸檔要求不甚了解，加之目前我館尚未建立起完善的規(guī)章制度來(lái)約束和規(guī)范各部門(mén)的存檔工作，造成部門(mén)人員收交檔案的主動(dòng)性和積極性不高，單獨(dú)由館辦檔案管理人員負(fù)責(zé)收集全館的檔案文件必定存在諸多不足。因而我館的檔案存在不齊全、不完整、質(zhì)量不高等缺陷。

針對(duì)上述情況，建議健全以館辦檔案室為中心的全館檔案管理體系，實(shí)現(xiàn)分級(jí)管理責(zé)任制。

高校圖書(shū)館檔案建設(shè)的重點(diǎn)是保證圖書(shū)館各項(xiàng)活動(dòng)中產(chǎn)生的文件材料齊全完整，真正體現(xiàn)高校圖書(shū)館工作的歷程和改革發(fā)展的成就。高校圖書(shū)館的業(yè)務(wù)檔案產(chǎn)生于圖書(shū)館業(yè)務(wù)各個(gè)環(huán)節(jié)，館長(zhǎng)辦公室無(wú)法全面細(xì)致地了解各業(yè)務(wù)部門(mén)的所有工作，所以為了保證檔案結(jié)構(gòu)完整、內(nèi)容全面，應(yīng)該健全以館辦檔案室為中心的全館檔案管理體系，針對(duì)業(yè)務(wù)檔案的來(lái)源特點(diǎn)，實(shí)行分工負(fù)責(zé)，分級(jí)管理責(zé)任制［2］。除了館辦的檔案管理人員之外，各部門(mén)都應(yīng)配備兼職檔案員，分別管理各自部門(mén)的業(yè)務(wù)檔案，將檔案資源建設(shè)目標(biāo)落實(shí)到人，層層負(fù)責(zé)。如文獻(xiàn)采購(gòu)檔案和文獻(xiàn)典藏檔案由采編部管理，讀者借閱、讀者服務(wù)檔案由流通部、期刊部和參考咨詢部管理［1］。

分級(jí)管理模式需要通過(guò)宣傳檔案工作的重要性，提高各部門(mén)對(duì)檔案工作的重視，加強(qiáng)他們對(duì)檔案工作的關(guān)注，使他們將檔案工作列入其職責(zé)中去，確定專(zhuān)人管理，明確職責(zé)劃分，實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)工作與文件材料歸檔工作同步進(jìn)行，從而全面體現(xiàn)檔案工作在各部門(mén)的重要地位。此外還必須建立一種有效監(jiān)督機(jī)制，定期按照檔案收集范圍對(duì)各部門(mén)的檔案工作進(jìn)行驗(yàn)收和檢查，盡量做到應(yīng)收盡收，確保全館的檔案收集工作規(guī)范有序［1］。

2.2 檔案管理重藏輕用，價(jià)值缺乏鑒定

目前我館的做法是將所有檔案資料存放在一起，沒(méi)有通過(guò)必要的鑒定來(lái)確定現(xiàn)有檔案資源的價(jià)值和保管期限，在館內(nèi)存儲(chǔ)空間有限的情況下，圖書(shū)館檔案文獻(xiàn)的不斷膨脹給管理和利用都帶來(lái)不便。

與許多高校圖書(shū)館一樣，我館的檔案管理工作只注重保管，而沒(méi)有對(duì)檔案資料的利用引起足夠的重視，很少利用現(xiàn)存的檔案資料來(lái)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，解決問(wèn)題，因而并未起到為圖書(shū)館建設(shè)提供良好服務(wù)的作用，在一定程度上造成了圖書(shū)館檔案資源的閑置和浪費(fèi)。

建議定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、分析和研究，充分發(fā)揮檔案資料的作用為圖書(shū)館的各項(xiàng)工作服務(wù)。

檔案的開(kāi)發(fā)利用是檔案工作的最終目的，只有積極開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，圖書(shū)館檔案才有生機(jī)和活力。高校圖書(shū)館應(yīng)該定期對(duì)檔案信息進(jìn)行有目的、有計(jì)劃地鑒定、篩選、分析、研究。鑒定時(shí)必須認(rèn)真分析研究，正確判定檔案保存價(jià)值。經(jīng)鑒定后，把具有典型性、規(guī)律性，具有使用價(jià)值的檔案信息挑選出來(lái)，同時(shí)銷(xiāo)毀那些過(guò)期、重復(fù)或已經(jīng)失去保存價(jià)值的檔案材料。

在開(kāi)發(fā)利用方面，檔案人員應(yīng)做到以下幾點(diǎn):(1)加快圖書(shū)館檔案的信息化建設(shè)。網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，用戶對(duì)信息的需求是快捷、方便、準(zhǔn)確，檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行深層次的開(kāi)發(fā);(2)在圖書(shū)館的日常管理中，檔案管理人員應(yīng)配合領(lǐng)導(dǎo)決策，配合館內(nèi)各項(xiàng)工作及時(shí)準(zhǔn)確地提供檔案資料，為圖書(shū)館的各項(xiàng)工作服務(wù);(3)做好宣傳工作，提高利用率［3］。資源共享是文獻(xiàn)資料的發(fā)展趨勢(shì)，重藏輕用、封閉式的管理制約著圖書(shū)館檔案作用的有效發(fā)揮。加強(qiáng)圖書(shū)館檔案工作的宣傳，使公眾真正認(rèn)識(shí)圖書(shū)館檔案的價(jià)值和意義。

2.3 檔案管理數(shù)字化建設(shè)薄弱

目前我館只關(guān)注了紙質(zhì)文件的歸檔工作，而未對(duì)電子文件進(jìn)行統(tǒng)一保存，一般電子文件都由形成者自行處理，對(duì)于紙本檔案資料的數(shù)字化建設(shè)更是范圍甚小，只對(duì)部分采購(gòu)項(xiàng)目的相關(guān)材料進(jìn)行了數(shù)字化。在信息化網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代，這顯然已經(jīng)無(wú)法滿足人們多渠道獲得檔案文獻(xiàn)資源的需求。因此加快數(shù)字化步伐，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)文件與電子文件雙軌制管理勢(shì)在必行。

隨著網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)不斷推陳出新，檔案數(shù)字化已成為當(dāng)前檔案工作的新趨勢(shì)。加快數(shù)字化加工步伐是加強(qiáng)信息化建設(shè)、構(gòu)建信息化檔案管理系統(tǒng)、提升檔案管理水平的必然要求。逐步把檔案的保存向數(shù)字化轉(zhuǎn)變，將便于館藏檔案信息的查詢利用，并最大限度地提高檔案信息的使用頻率。此外數(shù)字化檔案副本可異地保存，即使發(fā)生天災(zāi)人禍也能最大限度地保持檔案的完整性，所以數(shù)字化圖書(shū)館檔案還可以確保原件的永久保存。圖書(shū)館應(yīng)該根據(jù)本館實(shí)際情況，確立一定的原則，選擇有特色、利用率較高、可開(kāi)放、保管期限較長(zhǎng)的檔案進(jìn)行數(shù)字化［4］。

由于紙本檔案和電子檔案都有其存在的價(jià)值和意義，所以大多數(shù)圖書(shū)館都應(yīng)建立電子文件與紙質(zhì)文件的雙軌制。“雙軌制”是指在文件生成和運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程中兩者共存，即兩種版本文件同步隨業(yè)務(wù)流程運(yùn)轉(zhuǎn)，實(shí)行“雙軌制”的機(jī)構(gòu)在文件(包括收文、發(fā)文和內(nèi)部文件)進(jìn)入運(yùn)轉(zhuǎn)程序時(shí)就形成電子文件和紙質(zhì)文件兩種版本，業(yè)務(wù)人員要對(duì)同樣內(nèi)容的兩種文件進(jìn)行重復(fù)或部分重復(fù)辦理。而最終“雙軌制”的辦理結(jié)果也是檔案的雙套歸檔。無(wú)論是雙套制還是雙軌制，都是以電子文件和紙質(zhì)文件的相互對(duì)應(yīng)為前提的［4］。

今后，我們將繼續(xù)總結(jié)檔案工作的方法和成果，使其在圖書(shū)館事業(yè)建設(shè)中發(fā)揮應(yīng)有的作用。

1 方敏.高校圖書(shū)館檔案建設(shè)與管理工作研究.大學(xué)圖書(shū)館學(xué)報(bào).2008(1)

2 許惠.圖書(shū)館檔案管理探究.圖書(shū)館建設(shè).2009(9)

3 丁鳳玲.高校圖書(shū)館檔案管理工作現(xiàn)狀分析及對(duì)策研究.圖書(shū)情報(bào)世界.2009(2)

4 閆玲.圖書(shū)館檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)——兼論紙質(zhì)文件與電子文件雙軌制管理.圖書(shū)館工作與研究.2008(4)

5 程莉.圖書(shū)館檔案管理創(chuàng)新探究.檔案.2008(6)