○崔惠絨 楊志鋒

（中國科學(xué)院光電研究院 北京 100094）

現(xiàn)階段我國科研機(jī)構(gòu)的設(shè)置一般包括項目研發(fā)和職能管理兩大類，項目研發(fā)部門根據(jù)研究方向下設(shè)若干技術(shù)室，具體負(fù)責(zé)項目申請、技術(shù)研發(fā)等，職能管理部門根據(jù)管理需要下設(shè)財務(wù)處、科技處、資產(chǎn)處等，具體負(fù)責(zé)會計核算、合同管理、審批管理等。各部門在職責(zé)分工和運行機(jī)制上都是涇渭分明、并行不悖，一定程度上有助于科研機(jī)構(gòu)工作的開展，但很大程度上卻因相互間的專業(yè)局限性、協(xié)調(diào)溝通不暢等原因，無益于科研經(jīng)費管理水平的提高。

一、闡述科研經(jīng)費管理現(xiàn)狀，深入剖析經(jīng)費專管缺位弊端

目前大部分科研機(jī)構(gòu)經(jīng)費管理問題主要體現(xiàn)在預(yù)算編制的科學(xué)性、預(yù)算執(zhí)行的合規(guī)性較差，其中最突出的問題是財務(wù)審計預(yù)決算的不一致性。具體而言，在項目申請預(yù)算編制階段，科研人員憑經(jīng)驗測算完成預(yù)算編制，財務(wù)等專業(yè)人員未審核，直接致使預(yù)算編制不科學(xué)、不合理，失去了預(yù)算的嚴(yán)密性與嚴(yán)肅性；在項目立項預(yù)算執(zhí)行階段，除履行必要的審批手續(xù)外，其余經(jīng)費的支出均由科研人員負(fù)責(zé)?？蒲腥藛T缺乏較強(qiáng)的預(yù)算管理意識，日常經(jīng)費支出時經(jīng)常出現(xiàn)憑證資料不完備等現(xiàn)象。財務(wù)人員又僅完成形式審查，不能發(fā)現(xiàn)并及時向科研人員反饋經(jīng)費開支中存在的問題。最終導(dǎo)致預(yù)算執(zhí)行的不規(guī)范，科目不明確，沒有按照預(yù)算列支；在項目結(jié)束財務(wù)審計階段，由于預(yù)算編制、預(yù)算執(zhí)行過程中產(chǎn)生的一系列矛盾，在編制財務(wù)決算報表時，將會發(fā)現(xiàn)實際支出與批復(fù)預(yù)算不一致，不利于經(jīng)費支出的審計認(rèn)定。

俗話說“知其表，察其里，方能準(zhǔn)確理解和深刻認(rèn)識”，下面以國際合作預(yù)決算不一致為例，進(jìn)行詳細(xì)分析。如圖1所示，預(yù)算編制階段由A人員負(fù)責(zé)，其根據(jù)研發(fā)內(nèi)容需要，安排了出訪德國M公司調(diào)研自準(zhǔn)直儀的合作交流預(yù)算；預(yù)算執(zhí)行階段由B人員負(fù)責(zé)該分系統(tǒng)研發(fā)工作，因技術(shù)路線優(yōu)化等原因，改為采購德國N公司光譜儀，并安排了出訪預(yù)算，辦理了出訪申請、批件等手續(xù)。待完成出訪后，未付任何憑證，憑發(fā)票直接報銷。財務(wù)審計階段由C人員負(fù)責(zé)，審計人員檢查原始憑證，發(fā)現(xiàn)出訪調(diào)研光譜儀的實際支出與出訪調(diào)研自準(zhǔn)直儀的批復(fù)預(yù)算不符，審計不予認(rèn)可。

圖1 國際合作交流預(yù)決算不一致

究其原因，有三點值得深思，一是目前科研項目管理實行的多是課題負(fù)責(zé)制，也就是說科研人員負(fù)責(zé)編制預(yù)算和使用經(jīng)費，而科研人員更專注于研發(fā)工作，又因為專業(yè)背景的不同，缺乏對管理、財務(wù)知識的了解和認(rèn)識，再加上若缺乏必要的溝通，很容易出現(xiàn)相互脫節(jié)的客觀情況，技術(shù)人員報銷時僅提供發(fā)票未提供憑證，管理人員也無從審核；二是科研項目具有專業(yè)性強(qiáng)、復(fù)雜程度高、研發(fā)周期長等特點，經(jīng)費支出涵蓋了光、機(jī)、電、算等多個領(lǐng)域，往往超出了職能管理人員的專業(yè)范疇，再加上時間和人員的限制，管理人員也不可能深入研究部室對經(jīng)費支出的細(xì)節(jié)進(jìn)行過程控制；三是財務(wù)審計缺乏兼具技術(shù)技能與財會知識的復(fù)合型審計人才，目前審計人員大多數(shù)以財會專業(yè)為主，知識結(jié)構(gòu)單一，缺乏必要的評價科研支出的意識和知識，審計人員只能依據(jù)預(yù)算書明細(xì)，逐一比對，對科研經(jīng)費的支出進(jìn)行形式審計，而無法與科研人員進(jìn)行深層次的溝通交流，不能滿足科研經(jīng)費財務(wù)審計的需要。

可以看出技術(shù)研發(fā)、職能管理、財務(wù)審計各有側(cè)重，又各有局限，也正是源于此，經(jīng)費專管缺位，既阻礙了研發(fā)與管理的開展，也不利于科研經(jīng)費管理水平的提高。

二、設(shè)置科研經(jīng)費專職管理崗位，發(fā)揮經(jīng)費管理人員事前預(yù)防、事中控制、審計協(xié)調(diào)作用

目前多學(xué)科和多領(lǐng)域知識的復(fù)合型職能管理與審計人才短缺已經(jīng)極大地制約了科研經(jīng)費管理與財務(wù)審計的深入開展，這一問題在短期內(nèi)還不可能完全改變，今后一段時期仍將面臨困難的局面。科研機(jī)構(gòu)必須設(shè)置科研經(jīng)費專職管理崗位，要求經(jīng)費專職管理人員既要具備一定的工程專業(yè)技術(shù)知識，又要充分熟悉項目管理與財務(wù)審計知識，將技術(shù)與管理相互結(jié)合，全面跟進(jìn)科研項目，對預(yù)算編制、預(yù)算執(zhí)行到財務(wù)審計的具體細(xì)節(jié)進(jìn)行過程控制，在技術(shù)研發(fā)、職能管理、財務(wù)審計工作中發(fā)揮指導(dǎo)監(jiān)控、有效銜接與深入溝通的積極作用。

在項目申請階段，針對科研人員管理與財務(wù)知識的缺乏，經(jīng)費專職管理人員參與預(yù)算編制，并從管理與財務(wù)專業(yè)技術(shù)角度對編制預(yù)算的科學(xué)性、合理性提出指導(dǎo)性的修改意見，保證項目的各項支出盡可能能體現(xiàn)在預(yù)算中，充分發(fā)揮預(yù)算編制事前預(yù)防作用；在項目實施階段，針對科研人員經(jīng)費管理意識薄弱、管理人員專業(yè)知識陌生的局限性，經(jīng)費專職管理人員負(fù)責(zé)將國家各項政策的各種規(guī)定靈活應(yīng)用于日常工作，科學(xué)、合理地指導(dǎo)預(yù)算經(jīng)費開支，充分發(fā)揮事中控制管理作用。同時研發(fā)工作具有一定的不確定性，項目預(yù)算很難全面覆蓋科研工作的整個過程，在預(yù)算執(zhí)行中結(jié)合科研工作實際，依據(jù)國家相關(guān)法規(guī)政策，編制預(yù)算調(diào)整報告，并及時向上級主管部門申請調(diào)整預(yù)算，使項目各項預(yù)算執(zhí)行控制更加完整、科學(xué)、合理；在財務(wù)審計階段，針對復(fù)合型審計人才的缺乏，經(jīng)費專職管理人員負(fù)責(zé)審計所需項目材料、財務(wù)憑證等匯總分析以及現(xiàn)場審計的協(xié)調(diào)溝通，用通俗簡練的語言來描述復(fù)雜的專業(yè)技術(shù)概念，便于審計人員對各項支出的認(rèn)定，有效發(fā)揮審計協(xié)調(diào)溝通作用。

下面以設(shè)備采購預(yù)決算一致為例，對經(jīng)費專職管理人員的重要作用進(jìn)行詳細(xì)分析。如圖2所示，預(yù)算編制階段仍由A人員負(fù)責(zé)，且加入經(jīng)費專職管理Linker對編制預(yù)算進(jìn)行事前初審核，審核采購自準(zhǔn)直儀預(yù)算與研發(fā)任務(wù)的相關(guān)性闡述是否充分、報價單等材料是否齊全等；預(yù)算執(zhí)行階段仍由B人員負(fù)責(zé)該分系統(tǒng)研發(fā)工作，且加入經(jīng)費專職管理Linker對經(jīng)費支出進(jìn)行事中預(yù)審核，發(fā)現(xiàn)與批復(fù)預(yù)算不符（批復(fù)為自準(zhǔn)直儀，實際采購光譜儀），如何實施呢？在經(jīng)費專職管理Linker的指導(dǎo)下，一方面結(jié)合具體研發(fā)技術(shù)路線，依據(jù)國家相關(guān)政策，申請調(diào)整預(yù)算。另一方面根據(jù)光譜儀采購金額的不等，執(zhí)行政府采購，履行審批手續(xù)等；財務(wù)審計階段直接由Linker負(fù)責(zé)審計協(xié)調(diào)工作，在現(xiàn)場審計前，經(jīng)費專職管理Linker認(rèn)真分析與光譜儀采購相關(guān)的預(yù)算調(diào)整、政府采購、合同發(fā)票、安裝驗收、出庫入庫、免稅證明、付匯證明等各類財務(wù)憑證的完備性，并在現(xiàn)場審計中與審計人員有效協(xié)調(diào)溝通。

圖2 設(shè)備采購預(yù)決算一致

可以看出科研經(jīng)費專職管理，確保了技術(shù)研發(fā)、職能管理、財務(wù)審計三者之間的有效協(xié)調(diào)溝通，一方面推進(jìn)了研發(fā)與管理工作有條不紊地實施，另一方面也有利于財務(wù)審計工作的開展。

三、加強(qiáng)培養(yǎng)經(jīng)費專職管理人才，提升科研機(jī)構(gòu)科研經(jīng)費科學(xué)化、精細(xì)化管理水平

經(jīng)費專職管理是一項綜合性很強(qiáng)的工作，涉及了專業(yè)技術(shù)、項目管理、財務(wù)審計等多門學(xué)科，且其工作職責(zé)也涵蓋了項目申請預(yù)算編制、項目實施預(yù)算執(zhí)行、項目結(jié)題財務(wù)審計的全過程，具有較強(qiáng)的系統(tǒng)性和專業(yè)性。

科研機(jī)構(gòu)應(yīng)重視科研經(jīng)費專職管理人才的培養(yǎng)，應(yīng)盡可能為其提供綜合性、專業(yè)性、系統(tǒng)性比較強(qiáng)的實踐環(huán)境，使其系統(tǒng)地接受專業(yè)培養(yǎng)和實踐鍛煉，進(jìn)一步提高其自身的綜合素質(zhì)，充分發(fā)揮經(jīng)費專職管理在技術(shù)研發(fā)、職能管理、財務(wù)審計工作中的作用，不斷提升科研機(jī)構(gòu)科研經(jīng)費科學(xué)化、精細(xì)化管理水平。

[1]崔惠絨、鮑洋：如何做好科研經(jīng)費財務(wù)審計[J].財會月刊，2012（26）.

[2]李兵、李正風(fēng)、崔永華：課題制科研經(jīng)費管理存在的問題與對策[J].中國科技論壇，2011（7）.