邢強(qiáng)
摘 要:隨著網(wǎng)絡(luò)科技的不斷發(fā)展,信息管理系統(tǒng)逐漸被人們創(chuàng)建,信息管理工作越來越方便。事業(yè)單位對信息管理系統(tǒng)的需求越來越迫切,近幾年在我國,這方面的技術(shù)也不斷發(fā)展,但是過程當(dāng)中出現(xiàn)過很多問題。應(yīng)用信息管理系統(tǒng)不可能是一步到位的,各事業(yè)單位要了解自身實際情況,掌握系統(tǒng)結(jié)構(gòu)和數(shù)據(jù)庫信息的相關(guān)知識,在實際應(yīng)用中不斷地加以改進(jìn)和完善,才能推進(jìn)信息管理系統(tǒng)不斷的進(jìn)步和發(fā)展。
關(guān)鍵詞:因特網(wǎng);信息時代;信息管理
中圖分類號:D630 文獻(xiàn)標(biāo)志碼:A 文章編號:1002-2589(2013)11-0071-02
一、信息管理的含義以及它所具有的特征
(一)含義
信息管理指的是人類為了有效地研發(fā)和使用信息資源,依靠現(xiàn)代的信息技術(shù),將信息資源合理有效地進(jìn)行計劃、組織、協(xié)調(diào)和控制等的社會活動。通俗地講,信息管理就是人對信息資源以及一些活動的管理。信息管理的過程包括收集信息、傳輸信息、加工信息以及儲存信息等工作。
(二)特征
1.信息管理的管理特征
管理工作包括信息管理,所以管理的一般性能夠體現(xiàn)在信息管理上。比如說:管理的基本職能我們知道,它是計劃、組織、協(xié)調(diào)和控制,并且管理的主體是組織活動,管理的目標(biāo)是達(dá)到并完成組織的既定目標(biāo),然而這些特點在信息管理中同樣得到體現(xiàn)。但是,信息管理又具有自己的一般特點。一是管理的對象是信息資源和信息活動;二是信息管理存在于管理過程之中,有其自身的管理,同時支持其他管理活動。
2.信息管理的時代特征
一是信息需求量迅速擴(kuò)大。伴隨著世界經(jīng)濟(jì)一體化的發(fā)展,世界國與國、國與地區(qū)之間無論是政治、經(jīng)濟(jì)還是文化交往逐漸頻繁,以至信息大量產(chǎn)生。同時,信息組織與存儲技術(shù)迅速發(fā)展,使得信息儲存積累可靠便捷。二是信息處理和傳播速度更加迅速。賴于信息技術(shù)的快速發(fā)展,才使信息處理和傳播的速度也不斷加快。三是科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展,造成信息處理工作的方法百花齊放。信息對管理工作的作用大大提高,信息的處理方式方法也就變得復(fù)雜。早期所謂的信息加工就是指一種經(jīng)驗性的加工或者就是低級的計算。而現(xiàn)在的加工處理方法不僅要依靠數(shù)學(xué)方法,還要使用數(shù)理統(tǒng)計、和人工智能等方法。
二、信息管理系統(tǒng)的發(fā)展及其作用
(一)信息管理的發(fā)展
信息管理系統(tǒng)早在20世紀(jì)80年代初期就已經(jīng)在像美國等發(fā)達(dá)的資本主義性質(zhì)的國家得到很大程度上的利用,而且經(jīng)過漫長的不斷研究開發(fā),以英國為代表,有關(guān)管理信息的系統(tǒng)軟件被廣泛使用在生產(chǎn)生活、運輸交通等各個行業(yè),早期人們稱信息管理為無紙化、無筆化管理方法。但是因為我們國家的計算機(jī)軟、硬件的研發(fā)技術(shù)相對發(fā)達(dá)國家是比較落后的,由于經(jīng)濟(jì)發(fā)展的滯后性和計算機(jī)軟件研發(fā)受限以及軟件研發(fā)人才稀缺,很大程度上對我國管理信息系統(tǒng)的開發(fā)和應(yīng)用造成了影響;就目前而言,我國信息管理系統(tǒng)大部分都是從國外引進(jìn)的,再進(jìn)行漢化、改造,變成符合我國事業(yè)單位或各行各業(yè)的信息管理系統(tǒng),但是,技術(shù)的針對性不是很強(qiáng),不能夠較好地適應(yīng)我國各行業(yè)的發(fā)展,不符合發(fā)展要求。所以我們國家首要任務(wù)就是要建立自己的信息管理系統(tǒng),來滿足國內(nèi)各行各業(yè)包括事業(yè)單位的信息管理,減少對國外系統(tǒng)的依賴性,逐步健全我們自己創(chuàng)造的信息管理系統(tǒng),只有這樣,我們國家才能享受現(xiàn)代化信息時代帶給我們的利益。
(二)信息管理系統(tǒng)的作用
1.輔助分析作用
在事業(yè)單位對內(nèi)部信息和外部信息需要決策和監(jiān)督時,就要依靠各種數(shù)據(jù)信息。如果以人工手動方式來處理數(shù)據(jù),那樣得到的只能定期報告,很難滿足事業(yè)單位的需要,使得事業(yè)單位的決策活動只能是依靠經(jīng)驗,這樣往往帶有盲目性。但是信息管理系統(tǒng)是通過計算機(jī)系統(tǒng)將信息儲存起來,可以隨時提供各種所需的信息,能保證決策監(jiān)督的準(zhǔn)確性和及時性。
2.節(jié)約人力、物力
由計算機(jī)處理大量、重復(fù)的信息管理工作,所以可以減輕工人的工作強(qiáng)度,關(guān)鍵的是將信息輸入到計算機(jī)系統(tǒng)以后,所有的工作都由它來完成處理和保存等工作,這樣可以省略人工方式處理環(huán)節(jié),最后達(dá)到減員并且提高經(jīng)濟(jì)效益的成果。
3.信息管理系統(tǒng)可促進(jìn)事業(yè)單位組織管理的職能優(yōu)化合結(jié)構(gòu)優(yōu)化
信息管理系統(tǒng)的本身就是一項繁瑣的工作,另一個原因就是我國事業(yè)單位存在著管理基礎(chǔ)比較薄弱和管理方式方法不妥當(dāng)?shù)葐栴},所以在這問題上,就會涉及事業(yè)單位原有的職能分配問題、機(jī)構(gòu)設(shè)置問題是否恰當(dāng),因而需要進(jìn)行管理職能和組織結(jié)構(gòu)的調(diào)整、優(yōu)化。
4.有助于提高事業(yè)單位的組織機(jī)構(gòu)的工作效率
當(dāng)計算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行處理信息時,它的速度遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于人類手工整理的速度,這樣就會使管理信息的提供時間不短縮小,事業(yè)單位部門之間的工作聯(lián)系越來越緊密,大大加快了事業(yè)單位業(yè)務(wù)辦理的速度,從而提高了事業(yè)單位的工作效率。
5.有助于提高事業(yè)單位組織管理人員的綜合素質(zhì)
目前,我國事業(yè)單位在建設(shè)信息管理系統(tǒng)的過程中,最為突出的問題就是報考計算機(jī)專業(yè)人員不是很多,而且又缺少懂計算機(jī)技術(shù)懂管理的人才;而信息管理系統(tǒng)建設(shè)要依靠技術(shù)管理人員,那么技術(shù)管理人員如果對信息管理系統(tǒng)的一些基礎(chǔ)知識不了解,信息管理系統(tǒng)就不會成功開發(fā)出來。因此,在信息管理系統(tǒng)的建設(shè)過程中,想要保證建設(shè)工作的順利進(jìn)行,人才培養(yǎng)必須同步進(jìn)行,進(jìn)一步提高管理人員的綜合素質(zhì)。
三、事業(yè)單位對信息管理系統(tǒng)的需求
步入21世紀(jì)之后,隨著生產(chǎn)力的大力發(fā)展,科學(xué)水平的不斷進(jìn)步以及辦公工具被人們發(fā)明,造成人們對現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的需求越來越大,依賴程度越來越高。事業(yè)單位也同樣向往現(xiàn)代化辦公的發(fā)展方向,但是需要對大量的信息進(jìn)行更好地管理,這項工作的確是一項非常繁瑣復(fù)雜的艱巨工作,原因是這些數(shù)據(jù)和信息需要快速的分析處理也要有很高保密要求,以往都是使用人工方法,而存在的弊端多之又多,比如說:浪費辦公人員很多時間和精力,其次人為管理難免會出現(xiàn)錯誤,并且調(diào)節(jié)時也會很是麻煩,費時,隨著計算機(jī)時代的發(fā)展以及數(shù)據(jù)庫被廣泛地應(yīng)用,為這些數(shù)據(jù)的分析處理帶來了很大改變,所以事業(yè)單位對這種信息管理的模式迫切需求,因為信息管理系統(tǒng)的建立將給事業(yè)單位的辦公帶來很大便利,這樣就更能夠節(jié)約辦公的時間和人力物力,更能夠有效地進(jìn)行分類保管。但是任何事物在接觸的初期都會產(chǎn)生磨合,那么事業(yè)單位在應(yīng)用信息管理系統(tǒng)會有哪些弊端呢?下面讓我們舉例說明。
四、在事業(yè)單位應(yīng)用過程中出現(xiàn)的問題以及解決對策
現(xiàn)如今很多企事業(yè)單位都應(yīng)用了信息管理系統(tǒng),但由于不同的影響因素,從它的實施效果來看,還有較多不盡人意的地方,而且在不同發(fā)展階段,所表現(xiàn)出來的問題也存在著某種程度上的差異。那么下面主要分析一下存在的問題。
(一)導(dǎo)入階段
1.存在的問題
事業(yè)單位應(yīng)用信息管理系統(tǒng)有什么目的呢?這個問題是每個事業(yè)單位在應(yīng)用信息管理系統(tǒng)之前明確的首要問題。為了急于滿足事業(yè)單位信息整理的需要,在應(yīng)用信息管理系統(tǒng)實施過程中就會出現(xiàn)對問題欠考慮的情況。應(yīng)用信息管理系統(tǒng)需要準(zhǔn)備好大量的人力、物力、財力各個方面的準(zhǔn)備計劃。信息管理系統(tǒng)的載體是一種先進(jìn)的管理思維,這就要對事業(yè)單位的業(yè)務(wù)流程做出恰當(dāng)?shù)淖兓约案玫膬?yōu)化。
2.解決導(dǎo)入階段問題的對策
第一,提前做好準(zhǔn)備工作,比如說應(yīng)用信息管理系統(tǒng)的可行性分析報告、在事業(yè)單位內(nèi)部的宣傳工作、選擇什么樣的團(tuán)隊等,做好準(zhǔn)備工作,就能為接下來的開發(fā)工作奠定基礎(chǔ)。第二,加強(qiáng)上層管理者對實施信息管理的全面的、清楚認(rèn)真的認(rèn)識,這樣就會影響到基層對信息管理系統(tǒng)的認(rèn)識以及實施的最終狀況。
(二)研發(fā)階段
1.存在的問題
研發(fā)階段過程中首要問題就是信息管理系統(tǒng)研項目依靠什么方式?如果采用外包方式,軟件開發(fā)商需要承擔(dān)軟件開發(fā)及維護(hù)等一系列的工作。如果采用內(nèi)部研發(fā)方式,事業(yè)單位的內(nèi)部員工需要承擔(dān)相同的工作,這樣一來,就對事業(yè)單位信息管理研發(fā)人員的要求比較高。就目前國內(nèi)情況來說,現(xiàn)在一部分事業(yè)單位都采用研發(fā)外包的方式,但是外包往往使事業(yè)單位不重視調(diào)研和開發(fā),缺乏研發(fā)的積極性,認(rèn)為把研發(fā)的工作交給開發(fā)商做就可以了,這樣就造成在應(yīng)用的時候軟件不符合事業(yè)單位的實際需求。
2.解決研發(fā)階段問題的對策
研發(fā)工作需要建立在市場調(diào)研的基礎(chǔ)上。如果在市場調(diào)研方面沒有基層參與,只有事業(yè)單位的上層領(lǐng)導(dǎo)獨自決定,容易造成信息管理系統(tǒng)不能滿足整個事業(yè)單位機(jī)構(gòu)的真實需要結(jié)果就是造成資源的浪費和效率提高不明顯的情況。因此技術(shù)人員需要在基層員工的幫助下進(jìn)行技術(shù)建模,要盡量定制出適合事業(yè)單位各個機(jī)構(gòu)的信息管理系統(tǒng)。
(三)運行階段
1.存在的問題
雖然在研發(fā)階段解決了遇到的困難,但是不代表運行階段就會輕松很多。例如研發(fā)階段過程中解決的大多數(shù)問題都是技術(shù)上的,但是在運行階段需要解決的問題更多是屬于“人”的問題?!靶畔ⅰ焙汀叭恕笔切畔⒐芾硐到y(tǒng)的最重要兩個部分。信息管理系統(tǒng)是一個技術(shù)問題,也是“人”的問題。管理信息系統(tǒng)需要靠人來實施,而因為系統(tǒng)的實施會帶來對員工的觀念的沖擊,使其產(chǎn)生預(yù)期的效益是一個重要的問題。
2.解決運行階段問題的對策
推進(jìn)信息管理系統(tǒng)的實施工作正如上文所分析:信息管理系統(tǒng)實施的過程中要考慮很多有關(guān)“人”的因素。事業(yè)單位的信息化想要一步到位很困難,要根據(jù)實際情況不斷地推進(jìn)。在起步階段不一定要馬上建立一個完整的系統(tǒng),而是要根據(jù)事業(yè)單位本身的特點腳踏實地一步一步地進(jìn)行。
五、意見和建議
事業(yè)單位應(yīng)用信息管理系統(tǒng)不可能是一步到位的,還需要在很多方面去進(jìn)行改進(jìn),那么就其安全性設(shè)計而言可以從幾個方面加以改進(jìn):一是由于事業(yè)單位自身存在的特點,對其信息管理的安全性要求很高。在引入的階段必須要注意機(jī)構(gòu)身份的識別,事業(yè)單位數(shù)據(jù)信息進(jìn)入信息管理系統(tǒng)必須要嚴(yán)格把關(guān)。二是對于單位內(nèi)部的信息的進(jìn)入和管理的工作要做到責(zé)任到個人,這樣就避免任何的細(xì)節(jié)性錯發(fā)的發(fā)生。三是利用其他與事業(yè)單位信息管理系統(tǒng)相關(guān)的安全保護(hù)系統(tǒng)為工具,對數(shù)據(jù)庫信息的安全進(jìn)一步保護(hù)。
事業(yè)單位對信息管理系統(tǒng)的需求越來越迫切,但在進(jìn)行引進(jìn)信息管理系統(tǒng)時,要了解自身的實際情況,準(zhǔn)確掌握系統(tǒng)結(jié)構(gòu)和數(shù)據(jù)庫信息的相關(guān)知識,才能推進(jìn)信息管理系統(tǒng)不斷的進(jìn)步和發(fā)展。
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[2005-12-22].
(責(zé)任編輯:田苗)