劉國斌

隨著科技水平的不斷提高，辦公自動化技術得到了迅速的發(fā)展，計算機技術、網(wǎng)絡技術以及通訊技術在社會管理工作各個領域得到了廣泛的應用，對于提高辦公效率起到了重要的作用。同時，高科技化的辦公條件也導致圖像、影音以及電子文本等各種電子文檔數(shù)量不斷增多。由于電子文檔的存儲方式、存儲介質以及使用方式發(fā)生了較大的變化，如何做好這些電子文檔的管理工作，提高檔案管理工作質量與工作水平，已經(jīng)成為檔案管理部門工作任務的重點，這對于提升檔案管理科技水平也具有重要的作用。

電子檔案特點分析

1.電子檔案信息含量高，存儲體積小

由于電子檔案的載體主要是各種存儲盤，因而具有較高的信息容量，因此，電子檔案相比于紙質檔案，可以較大程度節(jié)省紙張以及庫房的存儲空間，有利于資源節(jié)約型社會的建設。

2.電子檔案的檢索速度快，檔案利用效率高

由于電子檔案的管理通常是伴隨著檔案信息化體系建設一體形成，因而電子檔案可以方便的利用網(wǎng)絡技術實現(xiàn)共享、檢索以及使用，消除了傳統(tǒng)檔案資料在時間、距離以及使用人數(shù)上的限制。

3.電子檔案具有形式多樣化的特點

電子檔案的形式不僅僅可以是電子文本檔案，而且也可以是圖像、視頻、聲像以及動畫等各種數(shù)據(jù)資料格式，這極大地豐富了電子檔案資料形式，并且在一定程度上提高了檔案的傳播使用效果。

4.電子檔案的數(shù)字化形態(tài)有利于提高檔案管理效率

由于電子檔案的信息形態(tài)是數(shù)字化的，因而在傳輸、運算、存儲以及檢索使用上，可以借助于各種先進的信息技術，而且對于有保密需求的檔案資料還可以設置加密，因而有助于提高檔案管理水平與檔案管理質量。

5.對設備的依賴性較高

電子文檔的資料收集、整理、檔案制作保存均需要借助于計算機系統(tǒng)以及存儲設備，因而電子文檔的管理對于軟硬件設施的依賴性較高。

6.電子檔案的信息安全隱患高

由于電子文檔的管理網(wǎng)絡化以及信息化程度較高，因而對于電子檔案的編輯以及修改相對容易，而且對電子檔案資料進行修改后也難以露出痕跡，這就導致電子檔案資料的管理安全隱患較高，對于安全管理工作也提出了更高的要求。

電子檔案資料管理創(chuàng)新模式研究

1.完善電子檔案管理工作流程，制定電子檔案管理工作標準

為了進一步提高電子檔案管理工作的標準化與規(guī)范化程度，應該針對電子檔案管理制定完善的操作流程。具體針對電子檔案資料的收集整理、數(shù)據(jù)格式轉換、文件類型分類整理以及利用存儲介質歸檔保存等方面，可以采取在檔案管理部門設置單獨的管理崗位，采取各種技術措施對電子檔案資料的原始性、完整程度以及安全程度進行檢查，通過標準的操作流程，提高電子檔案的管理水平與工作質量。

2.統(tǒng)一電子檔案數(shù)據(jù)格式，形成標準化的電子檔案管理體系

完善電子檔案的收集整理以及歸檔保存管理工作，首要工作便是由檔案管理部門制定統(tǒng)一的檔案模板，并對電子檔案的具體格式、文件類型分類進行明確的規(guī)定，實現(xiàn)電子檔案管理體系的標準化與規(guī)范化。此外，應該注重對于各種檔案管理軟件的使用，借助于軟件系統(tǒng)來提高電子檔案的資料收集、數(shù)據(jù)整理以及歸檔保存工作效率與工作準確度。

3.做好電子檔案的保存管理

電子檔案的保存載體主要是各種存儲盤等存儲介質，而這些存儲介質最突出的問題便是穩(wěn)定性較差，受存儲環(huán)境的磁場、溫度濕度等因素影響較大，因此，必須針對電子檔案管理選擇質量可靠的存儲介質，并設立單獨的檔案存儲庫房或者是電子檔案柜對電子檔案進行安全保存。

4.形成電子檔案的定期檢測制度

由于電子檔案載體具有較高的敏感性，容易出現(xiàn)損傷。因此，為了保證電子單的安全性，對于保存的電子檔案應該形成電子檔案的定期檢測制度，對電子檔案的保存狀況進行評估。檢測可以采取季度抽樣檢查以及年度全面檢查的方式，對于存在著問題的電子檔案應該及時進行拷貝，同時對于所有的電子檔案應該按照載體的使用周期，對電子檔案的格式以及載體形式進行轉化，實現(xiàn)電子檔案保存管理的延續(xù)性。

5.強化電子檔案的安全管理，做好數(shù)據(jù)備份工作

對于有著保密要求的電子檔案，可以采取設置訪問使用口令驗證、設置閱讀權限或者是限制訪問的方式，確保電子檔案的安全。同時應該在制作保存電子檔案的計算機內安裝技術先進的殺毒軟件并設置好防火墻，確保電子檔案的整體安全性。此外，還應該重點做好電子檔案的數(shù)據(jù)備份恢復工作，通過數(shù)據(jù)備份以及恢復系統(tǒng)，對于由于計算機故障或者是意外事故造成的電子檔案進行及時技術恢復，確保電子檔案保存管理的安全性。

結語

檔案管理工作人員必須充分認識到電子檔案管理工作特點，并總結當前在檔案管理工作中存在的一系列問題，進而通過積極引進新技術，創(chuàng)新檔案管理體系以及注重細節(jié)管理等措施，做好電子檔案的管理與使用工作，提高電子檔案管理水平。

（作者單位：威海市廣播電視臺）