周游

摘 要：在廣西藝術(shù)學(xué)院從事財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作多年，經(jīng)過(guò)對(duì)當(dāng)前學(xué)院會(huì)計(jì)檔案管理的剖析，闡述當(dāng)前學(xué)院會(huì)計(jì)檔案管理的現(xiàn)狀，提出在學(xué)院會(huì)計(jì)檔案管理工作過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的若干問(wèn)題，并通過(guò)研究提出可行的解決方案。

關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)電算化；會(huì)計(jì)檔案；藝術(shù)高校；解決方案

隨著我國(guó)高等教育發(fā)展的不斷推進(jìn)和改革，尤其是在黨的十七大勝利召開以后，社會(huì)主義文化事業(yè)發(fā)展出現(xiàn)空前的大跨步、大繁榮的景象，藝術(shù)院校迎來(lái)了前所未有的發(fā)展機(jī)遇。廣西藝術(shù)學(xué)院是全國(guó)6所?。▍^(qū)）屬綜合性藝術(shù)院校之一，廣西唯一一所國(guó)家獨(dú)立設(shè)置的具有碩士授予權(quán)的藝術(shù)高校。2012年，廣西藝術(shù)學(xué)院成為文化部與廣西壯族自治區(qū)人民政府共建單位，這對(duì)廣西藝術(shù)學(xué)院發(fā)展來(lái)說(shuō)，有著長(zhǎng)足深遠(yuǎn)的影響，也意味著學(xué)院財(cái)務(wù)處要面臨一項(xiàng)新的挑戰(zhàn)和任務(wù)。會(huì)計(jì)檔案管理不僅是財(cái)務(wù)管理工作中一項(xiàng)不可忽視的重要工作，更是整個(gè)單位檔案管理中不可或缺的部分。所以，加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作是促進(jìn)廣西藝術(shù)學(xué)院蓬勃而全面發(fā)展強(qiáng)有力的推手。

一、當(dāng)前學(xué)院財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題

1.電算化實(shí)行不夠全面

廣西藝術(shù)學(xué)院財(cái)務(wù)處在2001年引入用友公司的U8財(cái)務(wù)管理軟件，并實(shí)行了電算化財(cái)務(wù)管理。到目前為止，財(cái)務(wù)處實(shí)行電算化管理已走過(guò)了十多個(gè)年頭，財(cái)務(wù)工作在電算系統(tǒng)的幫助下，日常財(cái)務(wù)管理工作有序高效地進(jìn)行著。會(huì)計(jì)人員使用U8系統(tǒng)制作記賬憑證，系統(tǒng)通過(guò)識(shí)別獲取會(huì)計(jì)人員輸入的記賬憑證信息，自動(dòng)平衡借貸，將發(fā)生的經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)登記到電子賬簿中。會(huì)計(jì)人員還可以使用U8系統(tǒng)中快速查詢到需要的記賬憑證的內(nèi)容、資金發(fā)生流、賬簿等。憑證的保存和管理還是沿用原來(lái)傳統(tǒng)的手工方法進(jìn)行，沒(méi)有采用信息化技術(shù)進(jìn)行管理。傳統(tǒng)手工檔案管理有以下缺點(diǎn)：（1）占用極大的存儲(chǔ)空間。（2）管理費(fèi)時(shí)費(fèi)力。（3）檢索查詢不方便。（4）二次利用不方便、利用率低。（5）檔案損壞、丟失現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。（6）不能形成信息網(wǎng)絡(luò)。

2.會(huì)計(jì)檔案管理制度不完善，管理手段落后

至今，我院財(cái)務(wù)部門還沒(méi)有形成一個(gè)比較完善的使用電算化技術(shù)來(lái)管理財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的規(guī)范制度，這是由于我院電算化財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)起步較晚，既沒(méi)有把電算化財(cái)務(wù)檔案管理納入財(cái)務(wù)人員崗位責(zé)任制中，又沒(méi)有配備專人管理，導(dǎo)致電算化財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的歸檔工作處于傳統(tǒng)手工管理科的狀態(tài)。電算化會(huì)計(jì)檔案不光存儲(chǔ)于紙質(zhì)檔案上，還高度集中在電腦磁盤、光盤等磁性介質(zhì)上。這些存儲(chǔ)介質(zhì)，是需要有專業(yè)人員對(duì)其日常維護(hù)和管理的。但財(cái)務(wù)管理人員大多都是會(huì)計(jì)專業(yè)，而電算化會(huì)計(jì)又是計(jì)算機(jī)領(lǐng)域和財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)領(lǐng)域的交叉學(xué)科，同時(shí)具備兩種學(xué)科知識(shí)的并從事高校財(cái)務(wù)工作的從業(yè)人員并不多，所以，學(xué)院的財(cái)務(wù)檔案管理方法和手段上沒(méi)有得到真正的完善。這易造成檔案形成的過(guò)程冗長(zhǎng)，或是在某個(gè)環(huán)節(jié)積壓沉淀，歸檔不及時(shí)，并最終造成檔案的散亂、遺失。已經(jīng)存入本部門檔案室的檔案，沒(méi)有進(jìn)行嚴(yán)格控制，檔案借閱管理混亂，這也容易造成檔案遺失或者殘缺。

3.人員配備不足，相關(guān)專業(yè)素質(zhì)不高

自我國(guó)恢復(fù)高考以來(lái)，每年的高考人數(shù)呈緩慢上升狀態(tài)，在2009年報(bào)考人數(shù)突破600萬(wàn)人大關(guān)。全國(guó)藝術(shù)類專業(yè)院校相對(duì)其他文理工科院校明顯不足，雖然已有很多非藝術(shù)院校開設(shè)了藝術(shù)專業(yè)，但還是無(wú)法消化如此多報(bào)考藝術(shù)的學(xué)生。為了容納和培養(yǎng)出更多優(yōu)秀的藝術(shù)學(xué)生，提供給學(xué)生一個(gè)更好的學(xué)習(xí)生活環(huán)境，我院在2009年提出建設(shè)相思湖新校區(qū)的宏偉藍(lán)圖。建設(shè)一個(gè)新校區(qū)，伴隨著大量的基建項(xiàng)目，眾所周知，建設(shè)是需要花費(fèi)大量的人力、物力和財(cái)力的，由此我院財(cái)務(wù)處就承擔(dān)著越來(lái)越多的財(cái)務(wù)工作。任何地方的建設(shè)，都伴隨著資金流動(dòng)，我院也不例外。大量的資金流動(dòng)，使得我院財(cái)務(wù)日常工作迅速增加，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案也隨之成倍增加。財(cái)務(wù)工作的成倍增加，讓已配備的人員應(yīng)接不暇。數(shù)年前學(xué)院規(guī)模較小，每年招生不足2000名考生，所有學(xué)生加起來(lái)也沒(méi)有達(dá)到萬(wàn)人大學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)?，F(xiàn)在我院招生人數(shù)已突破3000人大關(guān)，全校學(xué)生包括研究生已超過(guò)萬(wàn)人。如今已經(jīng)配備的財(cái)務(wù)人員是學(xué)院數(shù)年前核定的標(biāo)準(zhǔn)，已經(jīng)無(wú)法適我院如此快腳步的發(fā)展。沒(méi)有按要求配備專職并且專業(yè)的會(huì)計(jì)檔案管理人員，造成財(cái)務(wù)檔案管理未能及時(shí)按要求分類歸檔并制成電子化材料。

二、針對(duì)學(xué)院會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)狀提出改革方案

我院作為廣西唯一一所藝術(shù)專業(yè)院校，需不斷加強(qiáng)自身的管理，完善管理體系，提高服務(wù)質(zhì)量和培養(yǎng)學(xué)生的水平。作為藝術(shù)類院校，自然有與其他文理工科院校有很多不同的地方。藝術(shù)院校的教師和學(xué)生感性程度要超過(guò)非藝術(shù)院校，所以，因地制宜地制訂針對(duì)性的解決方案，有事半功倍的效用。

1.加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的重視程度

所謂萬(wàn)事起頭難，財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人是我們財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)的領(lǐng)頭羊，領(lǐng)導(dǎo)的重視是保障工作持續(xù)、有效開展的關(guān)鍵。領(lǐng)導(dǎo)重視后，整個(gè)財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)才會(huì)上下一心，才可以真正的努力去尋找和制訂解決方案，并論證方案的可行性，最后是很好的執(zhí)行方案。

2.通過(guò)學(xué)習(xí)考察，制訂自身的會(huì)計(jì)檔案管理制度

制訂一個(gè)好的管理制度不是靠我們憑空想象，也不是靠某幾個(gè)人依靠工作經(jīng)驗(yàn)而制訂出來(lái)的。它是經(jīng)過(guò)一個(gè)漫長(zhǎng)的過(guò)程，即提出、試行、修改、再試行，再修改，一直到改無(wú)可改，這樣得出的制訂才是完美的。但是，時(shí)至今日的我們并不需要如此麻煩，因?yàn)槲覀儾皇堑谝粋€(gè)提出建立財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理制度的學(xué)校。我們要做的是，首先應(yīng)該去兄弟院?？疾欤梃b兄弟院校先進(jìn)的財(cái)務(wù)檔案管理經(jīng)驗(yàn)。選定幾所區(qū)內(nèi)的大型院校，如，廣西大學(xué)、廣西財(cái)經(jīng)學(xué)院，對(duì)其財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行考察。其次，依據(jù)考察得來(lái)的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，對(duì)比自身財(cái)務(wù)運(yùn)作情況，建立會(huì)計(jì)檔案管理制度。最后，在執(zhí)行中不斷修改，以適應(yīng)我院財(cái)務(wù)檔案管理的發(fā)展。

3.實(shí)行全面電算化會(huì)計(jì)檔案管理

隨著人類社會(huì)的不斷進(jìn)步，信息技術(shù)的充分運(yùn)用，人們的生活已經(jīng)慢慢地從有紙向無(wú)紙化前進(jìn)。電算化的財(cái)務(wù)管理不僅是要實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)會(huì)計(jì)的功能，更是要利用計(jì)算機(jī)海量的存儲(chǔ)功能來(lái)存儲(chǔ)大量的會(huì)計(jì)檔案。購(gòu)買會(huì)計(jì)檔案管理軟件以及相關(guān)的配套硬件，設(shè)置電算化檔案管理崗位，專職負(fù)責(zé)電算化檔案管理，負(fù)責(zé)系統(tǒng)內(nèi)各類資料的存檔、安全保管和保密工作。通過(guò)細(xì)化和制訂與會(huì)計(jì)電算化檔案管理相關(guān)的規(guī)章制度，如《電算化會(huì)計(jì)檔案管理辦法》《電算化會(huì)計(jì)檔案操作管理制度》《電算化會(huì)計(jì)檔案管理崗位責(zé)任制度》等，為有效管理會(huì)計(jì)電算化檔案提供保障。

4.提高會(huì)計(jì)人員的素質(zhì)，重點(diǎn)培養(yǎng)電子信息與會(huì)計(jì)復(fù)合型人才

高校作為國(guó)家的事業(yè)單位，機(jī)構(gòu)編制問(wèn)題成為高校前進(jìn)的軟肋。高校要招人，就要有編制，而編制是固定的，空的編制只能等現(xiàn)在在職的人員退休，所以，高校人員更新交替較企業(yè)來(lái)說(shuō)是十分緩慢的。財(cái)務(wù)工作是長(zhǎng)久而專業(yè)的日常工作，在高校從事財(cái)務(wù)的會(huì)計(jì)人員，一般一干就是一輩子，所以也存在知識(shí)結(jié)構(gòu)老化和接受能力下降的問(wèn)題。當(dāng)今社會(huì)，電子信息技術(shù)發(fā)展如此之快，如果會(huì)計(jì)人員不提高自身的素質(zhì)，就會(huì)使得財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)效率低下，就會(huì)延緩高校發(fā)展的腳步。在不能快速注入新鮮血液的時(shí)候，財(cái)務(wù)部門只能通過(guò)提高現(xiàn)有會(huì)計(jì)人員的素質(zhì)，來(lái)提高整個(gè)財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)的素質(zhì)。通過(guò)開展電算化繼續(xù)教育，提高整個(gè)財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)電算化的能力，重點(diǎn)是培養(yǎng)年輕人，因?yàn)槟贻p人對(duì)新事物充滿好奇，并且學(xué)習(xí)能力很強(qiáng)，可以很快地掌握新的技術(shù)和接受新的理念。在這個(gè)時(shí)代，培養(yǎng)電子信息和會(huì)計(jì)的復(fù)合型人才是財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)穩(wěn)步前進(jìn)有力的保障。

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（作者單位 廣西藝術(shù)學(xué)院）