李向彤

摘要：本文對合同管理系統(tǒng)的開發(fā)進行了簡要分析。

關(guān)鍵詞：合同管理系統(tǒng) 開發(fā)

現(xiàn)階段，合同已經(jīng)成為保障市場經(jīng)濟正常運行的重要手段。同時它也是是商務(wù)運作中極其重要的一部分，其管理的優(yōu)劣直接影響商務(wù)流程的順暢。因此，充足的信息資源、便捷的功能操作是合同管理系統(tǒng)應(yīng)提供的重要性能。目前，人們往往用傳統(tǒng)的人工管理方式結(jié)合電子表格來進行合同管理，這種管理方式存在著諸多弊端，如：效率低，保密性差，電子表格容量小，關(guān)聯(lián)性差，不易于查詢、更新和維護等。

而市場經(jīng)濟要求企業(yè)必須在遵循市場行為規(guī)則的前提下參與競爭、規(guī)范管理和經(jīng)營。在企業(yè)的生產(chǎn)和營銷過程中，必然會涉及到與其它企業(yè)之間的合作，而這些合作大都是以合同方式進行的，合同管理要貫穿于企業(yè)運營的全過程。如今合同管理已經(jīng)成為企業(yè)發(fā)展和科學(xué)管理的重要環(huán)節(jié)。對合同進行科學(xué)的管理可以維護企業(yè)的權(quán)益，提高企業(yè)經(jīng)濟和社會效益，提高管理水平。雖然企業(yè)越來越認識到正確的合同管理的重要性，但它們在這方面還面臨著很多障礙，如零亂的合同管理手續(xù)，糟糕的合同可視度，缺少信息化基礎(chǔ)設(shè)施等。

因此，系統(tǒng)開發(fā)對于企業(yè)合同管理有著非常重要的意義。因為隨著改革開放的深入，市場競爭日趨激烈，企業(yè)必須建立現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)，利用先進的計算機技術(shù)進行企業(yè)的管理，真正做到與時俱進，電子合同也就順應(yīng)著時代的需要由此產(chǎn)生了。在電子商務(wù)中，合同的意義和作用沒有發(fā)生改變，但其形式卻發(fā)生了極大的變化。在此背景下，利用計算機實現(xiàn)企業(yè)合同及文檔資料的管理勢在必行。

合同管理是項目管理的關(guān)鍵，項目管理的重點，集中在合同管理、質(zhì)量管理、進度管理、成本管理、安全管理和信息管理6個方面。所以要研究合同管理系統(tǒng)其實就是深入探究項目管理軟件這個大方向的現(xiàn)狀與發(fā)展趨勢。

國內(nèi)項目管理軟件的研究開發(fā)始于20世紀70年代，至今經(jīng)歷了兩次重大轉(zhuǎn)變。第一次，90年代初，標志是研發(fā)主體由用戶本身轉(zhuǎn)變?yōu)閷I(yè)化的軟件企業(yè)。在70、80年代多是各用戶單位自行研制的單項功能的初級產(chǎn)品，即自己提出需求、自己研究、自己開發(fā)、自己使用，是一種完全的小生產(chǎn)方式，在近二十年中發(fā)展緩慢。90年代初，市場經(jīng)濟帶動出幾十家專門從事建筑管理軟件開發(fā)的高科技民營企業(yè)，軟件開始走上社會化、專業(yè)化、商業(yè)化的快速發(fā)展道路。90年代是國內(nèi)建筑管理軟件迅猛發(fā)展的十年，工程造價、工程量計算、鋼筋配料、平面圖制作、標書制作軟件等新產(chǎn)品大量涌現(xiàn)，價格逐漸降低、功能不斷完善，界面友好、操作方便，通用性、實用性增強。第二次，90年代末，標志是產(chǎn)品由單機版轉(zhuǎn)向系統(tǒng)集成。如將項目施工方案的設(shè)計、概預(yù)算、工程量計算、進度計劃、資源計劃、費用管理、事務(wù)性管理等綜合起來形成一個有機的整體。運行環(huán)境由單機用戶拓展到網(wǎng)絡(luò)多用戶，一定程度上實現(xiàn)了企業(yè)內(nèi)部的數(shù)據(jù)共享。進入2000年來，項目管理軟件的研發(fā)出現(xiàn)了滯緩現(xiàn)象。究其原因是多方面的，既有市場因素又有技術(shù)因素，既有外部環(huán)境的影響又有自身條件的制約，如加入WTO的影響、用戶需求的變化，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、通訊技術(shù)的進步等。我國的項目管理軟件的現(xiàn)狀可以說是機遇與挑戰(zhàn)并存，首先積極的政策環(huán)境，巨大的市場需求，信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用都為該技術(shù)的發(fā)展提供了機遇，另一方面，管理的基礎(chǔ)工作還相對薄弱，這不僅限制了對軟件應(yīng)用的需求，而且進一步拉大了國內(nèi)項目管理與國際水平的差距。國產(chǎn)軟件一般在功能設(shè)置和運行機制上更符合國內(nèi)用戶的需求和習(xí)慣，如有雙代號網(wǎng)絡(luò)圖、前鋒線等。但在用戶界面、報告生成與輸出、數(shù)據(jù)交換、二次開發(fā)等方面還存在著較大的差距，而且這些軟件目前還不可能用于國際工程項目。

國外項目管理中的計算機應(yīng)用可以追溯到50年代中后期網(wǎng)絡(luò)計劃技術(shù)的出現(xiàn)，到了60年代中后期網(wǎng)絡(luò)分析程序已經(jīng)十分成熟。整個70年研究的重點是完善和擴展網(wǎng)絡(luò)模型分析軟件的應(yīng)用功能，如成本和資源的平衡優(yōu)化；同時提出并研究了項目管理信息系統(tǒng)。進入80年代以后，PC機的普及和項目管理工作的科學(xué)化、標準化，使一般中小型企業(yè)、中小型項目也可用計算機進行管理，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)才真正普及。90年代后，項目管理軟件發(fā)展迅速，不斷有功能強大、使用方便的軟件推出，在項目管理中發(fā)揮了重要作用，計算機的應(yīng)用已經(jīng)成為項目管理必不可少的一個組成部分。項目管理軟件的功能層次不斷提高，對應(yīng)著三個顯著階段：第一層次，也稱基本功能，如進度控制、質(zhì)量管理、資源管理、費用控制、采購管理等，是對基層工作流程的模擬，在一定程度上實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，減輕了基層項目管理人員的工作強度。在80年代已基本完成這方面的功能開發(fā)并在基層項目管理中廣泛應(yīng)用。第二功能層次有兩個特點：一是分析和預(yù)測功能，包括工期變動分析、不可預(yù)見事件分析（如惡劣氣候、匯率變動、市場物價變動、分包商情況變動等）。在分析基礎(chǔ)上產(chǎn)生預(yù)測功能，主要包括進度預(yù)測、投資預(yù)測、資金需求預(yù)測等，并有相應(yīng)的數(shù)學(xué)模型。二是計算機網(wǎng)絡(luò)的使用和通訊功能，主要是局域網(wǎng)上的多用戶操作和多項目管理，以及借助Internet、Intranet，電子郵件、電子信箱等先進的通訊工具和手段，減少項目管理班子的工作所受的地域限制。P3及MS-Project都是這一層次的產(chǎn)品。第三層次是基于因特網(wǎng)的項目管理，使整個項目管理業(yè)務(wù)與因特網(wǎng)結(jié)合，具有跨平臺兼容、交互性和實時性，項目成員可以協(xié)同工作，實現(xiàn)在線文檔管理、在線討論、視頻會議等。到目前為止尚無完善的產(chǎn)品出現(xiàn)，但有兩個軟件Mesa/Vista，Web Project已初具雛形。

可以看出，目前國內(nèi)項目管理軟件的發(fā)展還處在第一階段。某些軟件具備或正向第二功能層次發(fā)展，沒有基于因特網(wǎng)的第三階段軟件。要改變這一局面，政府和企業(yè)都要付諸努力。

總體來說，項目管理軟件正朝著企業(yè)級、多功能、更強的集成性能、網(wǎng)絡(luò)化、實用性的方向發(fā)展，項目管理軟件也正日益成為項目管理的不可缺少的有效工具。具體到合同管理系統(tǒng)，大多合同管理網(wǎng)站的共同特點及優(yōu)點是都具有企業(yè)注冊，新合同登記，合同變更，合同跟蹤，合同查詢，結(jié)款登記等幾大基本模塊，這也是合同管理系統(tǒng)發(fā)展到今天必須具備的幾大功能，這些功能同樣將適用于現(xiàn)金合同管理系統(tǒng)的研究。

合同管理作為企業(yè)管理中的重要一環(huán)，對合同數(shù)據(jù)的準確性、數(shù)據(jù)傳輸?shù)陌踩院蜆I(yè)務(wù)處理的規(guī)范性有很高的要求。眾所周知，當(dāng)前計算機已經(jīng)廣泛地應(yīng)用于各個領(lǐng)域，作為與世界交流廣泛、信息密集、事務(wù)繁多的企業(yè)必須有效、科學(xué)地管理公司業(yè)務(wù)。在我看來，合同管理系統(tǒng)主要是針對制造行業(yè)的中小型企業(yè)在生產(chǎn)銷售及管理過程中所簽訂的合同的管理，通過適當(dāng)?shù)男薷目赏茝V至其他行業(yè)的各類企業(yè)應(yīng)用；可滿足企業(yè)在生產(chǎn)銷售及管理過程中由于簽訂合同所涉及的生產(chǎn)計劃、經(jīng)銷、財務(wù)等部門的信息管理。信息時代的今天，傳遞和獲取信息的途徑越來越多，其中網(wǎng)絡(luò)以其跨時間、跨地域以及快速高效、低成本的顯著特性己經(jīng)成為信息傳遞和信息獲取的主要途徑，有效的合同管理系統(tǒng)具有極好的通用性和可擴充性。各企業(yè)可以隨時方便地提交需要發(fā)布的合同管理信息而無須掌握復(fù)雜的技術(shù)。系統(tǒng)的應(yīng)用前景可以說是很樂觀的。它的設(shè)計思想和技術(shù)理念使其具有強大的技術(shù)優(yōu)勢和市場競爭力，廣闊的市場前景必將創(chuàng)造良好的社會效益和經(jīng)濟效益。

需要合同管理的企業(yè)的業(yè)務(wù)特點是：企業(yè)的業(yè)務(wù)涉及面廣。一方面是客戶多，遍及諸多國家若干公司，這些客戶既有其固定客戶，也有僅是偶爾的業(yè)務(wù)往來；另一方面是廠家多，這些廠家涉及到各個行業(yè)、不同地區(qū)、既有公司所屬廠，也有聯(lián)系貨源的廠商等。其中有一部分是自己的固定客戶，業(yè)務(wù)員的調(diào)動、離開往往會將客戶的有關(guān)資料帶走，給公司帶來一定的損失。合同管理系統(tǒng)則通過對企業(yè)的調(diào)查，由信息需求分析得到本系統(tǒng)需要處理信息的具體情況，而由功能需求分析得到本系統(tǒng)需要提供的信息處理能力，在開發(fā)者和用戶之間建立一種理解和溝通的機制，即便人員變動信息也不會遺漏，丟失。因此，在信息時代的今天，計算機參與企業(yè)日常業(yè)務(wù)管理以成為企業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)的當(dāng)務(wù)之急。合同管理系統(tǒng)的設(shè)計開發(fā)正是適應(yīng)了這種要求。

有效的合同管理系統(tǒng)將開發(fā)一套有關(guān)企業(yè)合同管理與控制系統(tǒng)，通過該系統(tǒng)，任何企業(yè)都可以進行新合同登記、合同變更、合同跟蹤、合同查詢、結(jié)款登記等。在未來合同管理系統(tǒng)的開發(fā)中，我們要首先閱讀一些有關(guān)合同管理的管理類文章和軟件類文章以及一些科技類的期刊雜志，并登陸一些與課題有關(guān)的國內(nèi)外網(wǎng)站，獲取一些信息，對現(xiàn)有一些合同管理系統(tǒng)進行實際調(diào)查的工作，了解相關(guān)系統(tǒng)的研究現(xiàn)狀，分析相關(guān)網(wǎng)站的功能、界面特點及其實現(xiàn)的方法，以及設(shè)計過程中所需要用到的軟件及配置方法。同時，負責(zé)系統(tǒng)的構(gòu)思，系統(tǒng)的可行性分析，各個功能模塊的確定以及模塊的連接，系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流程，數(shù)據(jù)庫的開發(fā)和連接，和全部代碼的編寫以及測試工作。并且，在可行性研究階段，繪制系統(tǒng)流程圖，DFD圖，設(shè)計數(shù)據(jù)字典，對合同管理系統(tǒng)進行整體規(guī)劃。在詳細設(shè)計階段，要通過程序流程圖的設(shè)計，直觀地描繪系統(tǒng)的控制流程，進行編寫代碼的工作。最后對系統(tǒng)進行多方面的測試工作，在系統(tǒng)調(diào)試中不斷修改和完善合同管理系統(tǒng)功能，最終基本達到設(shè)計目標。

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