王茜

摘要：在分析農(nóng)業(yè)科技檔案特點(diǎn)的基礎(chǔ)上，明確了當(dāng)前農(nóng)業(yè)科技檔案管理中存在的難點(diǎn)和問(wèn)題，并有針對(duì)性地提出了五條加快科技檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的對(duì)策建議。

關(guān)鍵詞：農(nóng)業(yè)科技檔案；管理現(xiàn)代化；對(duì)策

中圖分類號(hào)：G278.5 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)號(hào)：A 文章編號(hào)：1001-4942（2013）08-0129-02

隨著社會(huì)發(fā)展和農(nóng)業(yè)科技進(jìn)步，農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)量日益增多，利用要求日益提高，傳統(tǒng)的檔案工作手段和方式越來(lái)越不適應(yīng)檔案事業(yè)日益發(fā)展的客觀需要，不可避免地面臨著保管龐雜、查找困難、提供遲緩、管理水平低等問(wèn)題。因而，提高農(nóng)業(yè)科技檔案管理水平，全面實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，是當(dāng)前檔案工作的重要課題。

1農(nóng)業(yè)科技檔案的特點(diǎn)

農(nóng)業(yè)科技檔案是人類在農(nóng)業(yè)技術(shù)活動(dòng)中自然形成的各種文字、聲像、電子材料等信息資源的總稱，是科技人員辛勤勞動(dòng)和智慧的結(jié)晶，具有原始性、長(zhǎng)期性、專業(yè)性、繼承性和保密性等特點(diǎn)。1.1原始性

科技檔案是科技人員在研究過(guò)程中形成的原始記錄，是科技活動(dòng)原時(shí)原地的印記，而不是事后整理出來(lái)的加工產(chǎn)品，具有唯一性和排他性，不存在替代品。

1.2長(zhǎng)期性

據(jù)中國(guó)農(nóng)業(yè)科學(xué)院對(duì)878項(xiàng)農(nóng)業(yè)科技成果的統(tǒng)計(jì)，平均研究周期為5～7年，其中獲國(guó)家發(fā)明獎(jiǎng)和國(guó)家科技進(jìn)步獎(jiǎng)的成果平均在10年以上。農(nóng)業(yè)科技檔案作為對(duì)科研活動(dòng)的記錄，其積累和收集是一個(gè)長(zhǎng)期、系統(tǒng)工程。

1.3專業(yè)性

不管是自然科學(xué)還是社會(huì)科學(xué)，科研工作都是一定研究領(lǐng)域的深入探索和實(shí)踐，其檔案材料與其他綜合類檔案相比都具有較強(qiáng)的專業(yè)性，因此專業(yè)性是農(nóng)業(yè)科技檔案的突出特點(diǎn)。

1.4繼承性

科學(xué)研究的一般規(guī)律就是在前人研究成果的基礎(chǔ)上進(jìn)行繼承和創(chuàng)新，因此被賦予了繼承性的特點(diǎn)。古往今來(lái)，科技檔案就是在繼承與創(chuàng)新之間，從時(shí)間上到空間上傳播著科技進(jìn)步的信息。

1.5保密性

科技檔案作為科研活動(dòng)的真實(shí)記錄，是維護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的有力憑證，在處理知識(shí)產(chǎn)權(quán)糾紛中具有無(wú)可替代的法律效力。因此，科技檔案在開(kāi)發(fā)使用過(guò)程中必須要處理好合理開(kāi)發(fā)與適度保密的關(guān)系。

2農(nóng)業(yè)科技檔案管理中存在的問(wèn)題

2.1基礎(chǔ)設(shè)施簡(jiǎn)陋

由于對(duì)檔案工作的重視程度不高，資金投入不足，目前多數(shù)科研單位的檔案現(xiàn)代化設(shè)施配置不齊全，檔案室?guī)旆亢?jiǎn)陋，防光、防火、防塵、防潮、防盜、防霉、防蟲(chóng)、防有害氣體的條件差，嚴(yán)重影響了檔案的使用壽命和后續(xù)開(kāi)發(fā)利用。尤其是市級(jí)科研單位計(jì)算機(jī)配備不足、缺乏現(xiàn)代化檔案管理?xiàng)l件的問(wèn)題更加突出。

2.2管理人員隊(duì)伍素質(zhì)有待提升

大多數(shù)農(nóng)業(yè)科研單位還未形成素質(zhì)優(yōu)良、結(jié)構(gòu)合理、科學(xué)高效的檔案管理隊(duì)伍。一方面專職檔案工作人員的學(xué)歷結(jié)構(gòu)、知識(shí)結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)、職稱結(jié)構(gòu)都不盡合理。另一方面，科研單位的兼職檔案員幾乎都未接受過(guò)檔案管理專業(yè)的專門(mén)培訓(xùn)，缺乏檔案管理及檔案信息化建設(shè)的基本理論、基本知識(shí)、基本技能。

2.3科技檔案材料收集困難

由于農(nóng)業(yè)科研項(xiàng)目研究時(shí)間一般較長(zhǎng)，在科研過(guò)程中會(huì)形成大量不同載體的檔案材料，檔案材料的流失現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。同時(shí)，科研人員存在重申報(bào)、輕建檔，重成果、輕積累等問(wèn)題，只重視項(xiàng)目申報(bào)、科技成果鑒定和報(bào)獎(jiǎng)階段的檔案收集和管理，輕視科研準(zhǔn)備階段、研究試驗(yàn)階段、推廣應(yīng)用階段的檔案保存，導(dǎo)致科研材料歸檔不全或核心材料缺失。

2.4管理技術(shù)落后，檢索效率低

目前，農(nóng)業(yè)科研資料大多數(shù)以電子文檔的形式出現(xiàn)，但很多科研單位的檔案管理手段還停留在傳統(tǒng)的手工操作模式，收集歸檔的材料只限于紙質(zhì)文檔上，檢索方法單一、速度慢、準(zhǔn)確率低，滿足不了檔案資源共享、深化利用等現(xiàn)代化管理的需要。同時(shí)，檔案部門(mén)與研究室、科研人員接觸少，專業(yè)知識(shí)不足，一定程度上也阻礙了科技檔案的有效利用。

3加快科技檔案管理現(xiàn)代化的對(duì)策建議

科技檔案管理現(xiàn)代化就是用科學(xué)的思想、現(xiàn)代化的方法和手段對(duì)檔案工作進(jìn)行有效的管理，獲得最佳的工作效率、經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的工作方法。當(dāng)前，科技檔案種類不僅有紙質(zhì)資料、電子文檔，還有圖片、音像資料和多媒體資料等，載體形式日趨多樣化，使得檔案信息管理更為復(fù)雜，迫切需要實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，減輕檔案保存壓力，提高檔案利用效率。

3.1實(shí)現(xiàn)檔案管理技術(shù)現(xiàn)代化

信息技術(shù)給傳統(tǒng)的檔案文獻(xiàn)服務(wù)帶來(lái)了生機(jī)和活力，目前越來(lái)越多的科研單位利用計(jì)算機(jī)承擔(dān)著科技檔案的查詢檢索、輔助立卷、編制目錄、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)等各項(xiàng)業(yè)務(wù)。但是由于軟件、人員素質(zhì)等方面的原因，目前科技檔案的計(jì)算機(jī)管理還不盡如人意。下一步要通過(guò)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)手段，建設(shè)各類規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、可共享的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和內(nèi)容數(shù)據(jù)庫(kù)，加強(qiáng)檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)應(yīng)用，建立檔案信息資源共享的技術(shù)支撐平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化和檔案信息資源的共享化。

3.2實(shí)現(xiàn)科研文檔一體化管理

文檔一體化是從文件管理與檔案管理出發(fā)，實(shí)現(xiàn)文件從形成到歸檔的全過(guò)程控制和管理?？萍紮n案管理工作實(shí)現(xiàn)文檔一體化，要求在科研項(xiàng)目的設(shè)計(jì)階段就要樹(shù)立檔案管理意識(shí)，確保將試驗(yàn)過(guò)程中的各類數(shù)據(jù)和記錄都能認(rèn)真保存起來(lái)。同時(shí)，建立檔案管理參與制度，每一個(gè)研究室都要配備專門(mén)的檔案收集整理人員，負(fù)責(zé)科研項(xiàng)目全過(guò)程的材料歸檔工作，待項(xiàng)目完成后提交專門(mén)的檔案管理部門(mén)管理。加強(qiáng)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，完善各類檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，形成檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系，確保檔案規(guī)范管理和高效利用。

3.3實(shí)現(xiàn)檔案管理人員專業(yè)化

隨著檔案信息化的發(fā)展，科技檔案管理要迎接信息革命的挑戰(zhàn)，最根本的是要提高檔案管理人員的素質(zhì)。一方面要通過(guò)舉辦各種培訓(xùn)班、研討會(huì)等形式，大力加強(qiáng)在職人員的崗位培訓(xùn)，以提高在職人員的整體水平；另一方面還要引進(jìn)和培養(yǎng)一批專業(yè)人才，使科技檔案管理人員不僅具備相應(yīng)學(xué)科專業(yè)知識(shí)和檔案管理知識(shí)，而且要掌握計(jì)算機(jī)現(xiàn)代化管理知識(shí)，成為一專多能的“復(fù)合型”管理人才。

3.4實(shí)現(xiàn)檔案管理資金支持穩(wěn)定化

目前，資金投入不足已成為制約科技檔案現(xiàn)代化管理的重要因素，要實(shí)現(xiàn)檔案資源的科學(xué)管理和有效利用，必須加大對(duì)檔案管理的穩(wěn)定投入。加強(qiáng)檔案庫(kù)房建設(shè)、計(jì)算機(jī)配備等基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和檔案管理系統(tǒng)研發(fā)的資金支持，將檔案現(xiàn)代化管理納入科研單位的工作計(jì)劃，建立穩(wěn)定支持檔案工作的機(jī)制，定期聽(tīng)取檔案工作匯報(bào)，及時(shí)解決檔案工作中存在的問(wèn)題。

3.5實(shí)現(xiàn)檔案資源“管用并重”

實(shí)現(xiàn)農(nóng)業(yè)科技檔案管理現(xiàn)代化，要著力改變“重管輕用”的傳統(tǒng)管理模式，針對(duì)農(nóng)業(yè)科研工作中提出的各種相關(guān)問(wèn)題，通過(guò)編制檢索工具、編寫(xiě)各種科技檔案資料匯編、開(kāi)展定期服務(wù)等多種方式，開(kāi)放檔案資源，同時(shí)建立科技檔案展覽室，對(duì)科技成果、知名學(xué)者專家的業(yè)務(wù)檔案、有影響的論著等進(jìn)行展覽，促進(jìn)科技成果及相關(guān)資料實(shí)現(xiàn)共享共用。

參考文獻(xiàn)：

[1]王傳宇. 科技檔案管理學(xué)[M]. 北京：中國(guó)人民大學(xué)出版社，1998，38.

[2]劉詠紅，黃友洪，文帥，等. 農(nóng)業(yè)科研管理中存在的問(wèn)題及其解決對(duì)策[J]. 湖南農(nóng)業(yè)科學(xué)，2012，9：141-143.

[3]楊聯(lián)會(huì)，賈立杰. 農(nóng)業(yè)科研單位科技檔案管理面臨的問(wèn)題和對(duì)策[J]. 蘭臺(tái)內(nèi)外，2006，1：34-35.

[4]張學(xué)會(huì). 檔案管理現(xiàn)代化的現(xiàn)狀與對(duì)策[J]. 檔案管理，2006，3：53-54.

[5]曲衛(wèi)華，王海英. 檔案管理的現(xiàn)代化趨向[J]. 中醫(yī)藥管理雜志，2006，14（2）：46-47.