楊柳紅

摘 要：現(xiàn)階段，由于國(guó)家加大對(duì)職業(yè)教育的建設(shè)和改革力度，中職學(xué)校正面臨著重大的變革，作為中職學(xué)校工作重要組成部分的檔案工作也面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。對(duì)此，筆者結(jié)合多年檔案工作經(jīng)驗(yàn)，分析了當(dāng)前中職學(xué)校檔案管理工作面臨的問(wèn)題，并提出了現(xiàn)階段加強(qiáng)中職學(xué)校檔案工作的對(duì)策。

關(guān)鍵詞：中職學(xué)校 檔案管理 問(wèn)題 對(duì)策

中圖分類號(hào)：G64 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2013）03（c）-0226-02

現(xiàn)階段，由于國(guó)家加大對(duì)職業(yè)教育的建設(shè)和改革力度，中職學(xué)校正面臨著重大的變革，作為中職學(xué)校工作重要組成部分的檔案工作也面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。對(duì)此，筆者結(jié)合多年檔案工作經(jīng)驗(yàn)，就中職學(xué)校檔案管理工作探討如下。

1 中職學(xué)校檔案管理工作的重要作用

1.1 學(xué)校檔案是樹立學(xué)校形象的依據(jù)，良好的學(xué)校形象有利于中職學(xué)校的招生與學(xué)生的就業(yè)

學(xué)校不僅是產(chǎn)生學(xué)校檔案的主體，而且是檔案發(fā)揮使用價(jià)值的重要場(chǎng)所。學(xué)校檔案產(chǎn)生于學(xué)校形成、發(fā)展、變化的全過(guò)程，又貫穿于學(xué)校教育教學(xué)工作及其組織、管理的各個(gè)方面，它真實(shí)地記錄了學(xué)校的教學(xué)、管理、運(yùn)行的發(fā)展軌跡，是學(xué)校的重要信息資源。通過(guò)分析學(xué)?，F(xiàn)存檔案，可以全面掌握學(xué)校教育教學(xué)工作等方面的沿革和演變情況，更好地總結(jié)學(xué)校自身形象和價(jià)值觀建設(shè)的得失、成敗，因而它是樹立學(xué)校自身形象的依據(jù)?，F(xiàn)階段，中職學(xué)校最大的困難在于招生，這是由中職學(xué)校所處的社會(huì)地位決定的。良好的學(xué)校形象，將大大增強(qiáng)學(xué)校的吸引力，有利于學(xué)校的招生和學(xué)生的就業(yè)。

1.2 學(xué)校檔案是學(xué)校的寶貴信息資源，豐富的檔案資料可以更好地為教學(xué)科研服務(wù)

學(xué)校檔案大部分記錄和保存著學(xué)校教育教學(xué)經(jīng)驗(yàn)和成果，記錄了教職員工為學(xué)校的發(fā)展所作出的貢獻(xiàn)和先進(jìn)事跡，反映了學(xué)?？傮w的教學(xué)水平，是學(xué)校教職工的勞動(dòng)結(jié)晶。充分利用學(xué)校的檔案信息，不僅能實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案潛在的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，更能為教學(xué)科研服務(wù)，提高教育教學(xué)水平。

2 中職學(xué)校檔案管理工作面臨的問(wèn)題

2.1 中職學(xué)校檔案管理工作缺乏強(qiáng)有力的制度保障，造成中職學(xué)校檔案管理不規(guī)范

2008年，國(guó)家教育部和國(guó)家檔案局聯(lián)合制定并發(fā)布《高等學(xué)校檔案管理辦法》。全國(guó)各地市也根據(jù)實(shí)際情況制定了本地區(qū)中小學(xué)校檔案管理辦法。這些檔案管理辦法，是高等學(xué)校、中小學(xué)校開展檔案管理工作的制度依據(jù)。然而，在這看似完善的學(xué)校檔案管理辦法中，卻獨(dú)獨(dú)缺了針對(duì)中職學(xué)校的檔案管理辦法，這不能不說(shuō)是一種缺失。據(jù)有關(guān)部門的解釋是，中職學(xué)校的檔案管理工作參照《高等學(xué)校檔案管理辦法》執(zhí)行。誠(chéng)然，中職學(xué)校與高等學(xué)校在專業(yè)設(shè)置、學(xué)生就業(yè)等方面有許多相似之處，蛤中職學(xué)校在培養(yǎng)目標(biāo)、培養(yǎng)方式等方面與高等學(xué)校存在很大不同，如高等教育注重理論與實(shí)踐相結(jié)合，而中職教育更注重實(shí)踐等，這就決定了中職學(xué)校檔案必然與高等學(xué)校檔案存在很大的不同。簡(jiǎn)單地以《高等學(xué)校檔案管理辦法》指導(dǎo)中職學(xué)校檔案管理工作，勢(shì)必造成中職學(xué)校檔案管理上的不規(guī)范。

2.2 中職學(xué)校檔案管理工作缺乏有效的監(jiān)督檢查機(jī)制，造成中職學(xué)校檔案管理混亂

中職學(xué)校主管部門是教育行政管理部門（如市教育局），而其檔案業(yè)務(wù)的主管部門則是檔案行政管理部門（如市檔案局或檔案館等），中職學(xué)校檔案管理工作受檔案行政管理部門和教育行政主管部門雙重領(lǐng)導(dǎo)。教育行政管理部門作為學(xué)校的主管部門，多注重管理學(xué)校教育教學(xué)工作，并經(jīng)常對(duì)教育教學(xué)工作進(jìn)行檢查評(píng)估等，而對(duì)學(xué)校檔案業(yè)務(wù)工作管理得較少，更談不上對(duì)學(xué)校檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查和指導(dǎo)了。檔案行政管理部門不是學(xué)校的主管部門，只在業(yè)務(wù)上對(duì)學(xué)校檔案工作有管理與指導(dǎo)的職責(zé)，加之檔案行政管理部門并未規(guī)定學(xué)校須定期向省或市一級(jí)檔案館移交檔案，導(dǎo)致對(duì)學(xué)校檔案管理工作缺乏有效地監(jiān)督檢查。一些檔案行政管理部門對(duì)于學(xué)校存在的檔案違法行為，往往只進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)糾正，而對(duì)于不及時(shí)歸檔、歸檔不全、歸檔不合要求、檔案面臨危險(xiǎn)等檔案違法行為卻不予監(jiān)督和追究。中職學(xué)校的主管部門不“管”檔案工作、“管”檔案工作不是主管部門的現(xiàn)實(shí)，最終使得學(xué)校檔案管理工作處于無(wú)部門“管”的狀態(tài)，從而缺乏有效的監(jiān)督檢查機(jī)制，造成中職學(xué)校檔案管理混亂。

2.3 中職學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作重視不夠，致使檔案管理工作缺乏強(qiáng)有力支持

就目前的中職學(xué)校檔案管理現(xiàn)狀來(lái)看，大部分學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作不重視，對(duì)檔案管理的意義認(rèn)識(shí)不足。多年來(lái)，由于對(duì)教育改革的狹隘認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致檔案事業(yè)建設(shè)降低到教育改革的附屬地位。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常以一種對(duì)當(dāng)前教育改革是否有用的實(shí)用主義來(lái)衡量檔案事業(yè)，而這一觀念又恰恰違背了檔案的價(jià)值屬性。因?yàn)闄n案是歷史的產(chǎn)物，不能產(chǎn)生直接的教改成績(jī)或效果，檔案往往是到檢查評(píng)估利用的時(shí)候才顯出它的價(jià)值。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作不重視，必然導(dǎo)致檔案管理工作缺乏有效的考核獎(jiǎng)懲等管理機(jī)制，同時(shí)也必然不重視對(duì)檔案室軟硬件建設(shè)的投入，從而導(dǎo)致學(xué)校檔案管理工作缺乏強(qiáng)有力支持。

2.4 中職學(xué)校檔案管理缺乏專業(yè)的檔案管理人員，導(dǎo)致檔案管理工作開展難度大

專業(yè)的檔案管理人員缺乏，現(xiàn)有的檔案管理人員業(yè)務(wù)水平低下是中職學(xué)校普遍存在的問(wèn)題?，F(xiàn)階段，中職學(xué)校基本上都設(shè)有一名專職檔案管理人員，但真正科班出身的為數(shù)不多，有的是臨時(shí)配備或半路出家的。即使是科班出身的檔案管理人員，多數(shù)是身兼數(shù)職，既擔(dān)任教學(xué)、班級(jí)管理工作，又擔(dān)任行政管理工作，導(dǎo)致檔案管理人員能花在檔案管理工作上的時(shí)間實(shí)在是少之又少。另外，一些檔案管理人員不是檔案專業(yè)出身的或者不經(jīng)過(guò)培訓(xùn)就上崗，不具備最基本的檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)，檔案管理手段落后；有些檔案管理人員，年齡大、學(xué)歷低、思想觀念陳舊，不但創(chuàng)新意識(shí)不強(qiáng)，而且工作的積極性不高，這些問(wèn)題嚴(yán)重制約著中職學(xué)校檔案管理工作的發(fā)展。

3 現(xiàn)階段加強(qiáng)中職學(xué)校檔案管理工作的對(duì)策

3.1 制定中職學(xué)校檔案管理辦法，規(guī)范中職學(xué)校檔案管理

近幾年，隨著國(guó)家加大對(duì)職業(yè)教育的改革和投入力度，職業(yè)教育取得了前所未有的發(fā)展。職業(yè)教育的改革與發(fā)展，必然給中職學(xué)校檔案管理工作帶來(lái)許多新情況、新問(wèn)題。然而，國(guó)家和有關(guān)部門至今卻尚未出臺(tái)有關(guān)中職學(xué)校檔案管理的相關(guān)辦法和規(guī)定，這與國(guó)家大力發(fā)展職業(yè)教育是不相適應(yīng)的。為此，建議國(guó)家教育行政管理部門、檔案行政管理部門聯(lián)合起來(lái)，邀請(qǐng)教育界、檔案界、企業(yè)方面專家以及中職學(xué)校檔案管理工作者代表等有關(guān)人士，一起商討制定《中職學(xué)校檔案管理辦法》。《中職學(xué)校檔案管理辦法》的制定、發(fā)布和實(shí)施，將大大促進(jìn)職業(yè)教育的發(fā)展，將為中職學(xué)校檔案工作提供法規(guī)依據(jù)，對(duì)推進(jìn)中職學(xué)校檔案管理工作制度化建設(shè)，提高檔案工作服務(wù)于教學(xué)、科研、管理的能力和水平，具有十分重要的意義。

3.2 行政部門加大對(duì)中職學(xué)校檔案管理工作的監(jiān)督檢查力度，確保檔案管理規(guī)范化

當(dāng)前，針對(duì)中職學(xué)校檔案管理工作缺乏有效的監(jiān)督檢查機(jī)制的實(shí)際，建議教育行政管理部門將中職學(xué)校檔案管理工作作為學(xué)校管理工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，列入日常檢查、學(xué)期常規(guī)考核，納入校長(zhǎng)的崗位職責(zé)，并定期聯(lián)合檔案行政管理部門對(duì)中職學(xué)校檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查。對(duì)中職學(xué)校檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查的內(nèi)容應(yīng)包括：學(xué)校是否建立有檔案工作或檔案管理制度；檔案保管條件是否符合要求；對(duì)檔案破損、變質(zhì)、下落不明或泄密等情況，是否及時(shí)采取有效措施；應(yīng)立卷歸檔的文件材料是否按要求歸檔；借閱利用檔案是否按時(shí)歸還；在保管或利用檔案中是否有隨意涂改、撕毀、丟失檔案情況；以及其他違反檔案法律法規(guī)的行為等。行政管理部門在監(jiān)督檢查檔案工作過(guò)程中，對(duì)在檔案管理工作中做出突出貢獻(xiàn)的學(xué)?；騻€(gè)人，應(yīng)給予表彰與獎(jiǎng)勵(lì)，而對(duì)違反檔案法律法規(guī)的學(xué)?；騻€(gè)人，則應(yīng)給予追究相應(yīng)責(zé)任。只有這樣，才能真正對(duì)學(xué)校檔案工作起到監(jiān)督作用，從而確保檔案管理規(guī)范化。

3.3 大力宣傳檔案工作，加強(qiáng)檔案法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，增強(qiáng)中職學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)干部及教職員工的檔案意識(shí)

檔案管理是學(xué)校發(fā)展的重要組成部分，學(xué)校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到檔案是具有特殊價(jià)值的信息資源。作為信息資源的一個(gè)重要組成部分，它在學(xué)校發(fā)展的過(guò)程中起著不可替代的作用。它是廣大教職員工智慧和經(jīng)驗(yàn)的結(jié)晶，是學(xué)校今后發(fā)展不可或缺的重要依據(jù)，是一個(gè)成功學(xué)校的寶貴財(cái)富。因此，必須大力宣傳學(xué)校檔案工作的重要性，加強(qiáng)對(duì)檔案法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，切實(shí)增強(qiáng)中職學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)干部和教職員工的檔案意識(shí)。首先，學(xué)校檔案部門充分利用黑板報(bào)、櫥窗、?？⑿@網(wǎng)、廣播等多種形式，注意結(jié)合各類教育教學(xué)評(píng)估的契機(jī)，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的宣傳，讓學(xué)校更多的領(lǐng)導(dǎo)干部和教職員工了解檔案、重視檔案、支持檔案工作，充分調(diào)動(dòng)全體師生積累檔案、保護(hù)檔案的積極性和自覺性，形成人人關(guān)心支持檔案工作的良好氛圍。其次，要認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》等檔案法律法規(guī)，使學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和廣大教職員工都認(rèn)識(shí)到學(xué)校檔案的重要性，堅(jiān)決杜絕檔案工作“說(shuō)起來(lái)重要、做起來(lái)次要、忙起來(lái)不要”的實(shí)用主義短期行為。扎扎實(shí)實(shí)地搞好學(xué)校檔案工作，建立起嚴(yán)密并切實(shí)可行的檔案管理制度，按《檔案法》等檔案法律法規(guī)要求，規(guī)范各類檔案的分類、歸檔要求和管理辦法，使檔案工作做到有章可循，有法可依。最后，要加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，主要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)親自過(guò)問(wèn)檔案工作，解決檔案工作中存在的各種實(shí)際問(wèn)題，按上級(jí)檔案管理部門的要求，建立綜合檔案管理機(jī)構(gòu)，集中統(tǒng)一管理全校各種門類和載體的檔案。各職能部門均應(yīng)確定一名兼職檔案工作人員，負(fù)責(zé)收集部門的檔案資料，形成檔案工作齊抓共管的局面，以保證學(xué)校的各種資料齊全完整。

3.4 加強(qiáng)中職學(xué)校專門檔案人員配備，提高檔案管理人員素質(zhì)

為使學(xué)校檔案管理工作高效有序，首先要配備一名思想好、責(zé)任心強(qiáng)、熟悉學(xué)校工作、懂得職教辦學(xué)規(guī)律、有較好的政治素質(zhì)和較強(qiáng)業(yè)務(wù)能力的同志來(lái)負(fù)責(zé)，健全工作人員崗位責(zé)任制、檔案室管理制度、查閱制度、資料報(bào)送保密制度，嚴(yán)格按規(guī)章辦事。其次要注意加強(qiáng)檔案管理人員自身業(yè)務(wù)素質(zhì)建設(shè)，搞好檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。最后要加強(qiáng)檔案管理人員的繼續(xù)教育，提高綜合素質(zhì)。針對(duì)新檔案管理人員，有必要定期開展檔案管理工作的基礎(chǔ)知識(shí)及基本技能的培訓(xùn)；針對(duì)老檔案管理人員，需要定期補(bǔ)充有關(guān)檔案管理的新知識(shí)、新方法。檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)直接影響檔案工作的質(zhì)量，檔案管理人員應(yīng)提高認(rèn)識(shí)水平，強(qiáng)化繼續(xù)教育，加強(qiáng)制度建設(shè)，建立相關(guān)運(yùn)行機(jī)制。

總之，學(xué)校檔案工作是學(xué)校管理水平、發(fā)展軌跡、文化積淀、辦學(xué)特色的真實(shí)記錄和見證，在學(xué)校管理中起著舉足輕重的作用。我們必須改進(jìn)工作思路，拓展工作對(duì)象，創(chuàng)新工作手段，豐富學(xué)校檔案資源，提高檔案資源開發(fā)利用工作的質(zhì)量和效率，使其更好地服務(wù)于學(xué)校、服務(wù)于社會(huì)。

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