摘要：隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，現(xiàn)代企業(yè)逐步擺脫了紙、墨、筆構(gòu)成的文件和對(duì)文件傳遞、處理、管理的方法，辦公自動(dòng)化在現(xiàn)代信息化社會(huì)中得到了推廣和使用，為辦公人員節(jié)省了大量時(shí)間，提高了其工作效率，其作用逐漸凸顯。本文通過(guò)對(duì)辦公自動(dòng)化在現(xiàn)代信息社會(huì)中的重要地位進(jìn)行詳細(xì)的闡述，同時(shí)與傳統(tǒng)的辦公進(jìn)行比較，進(jìn)而突出辦公自動(dòng)化的優(yōu)勢(shì)，引出辦公自動(dòng)化給當(dāng)代的辦公文員帶來(lái)的新變化，在一定程度上為改變文員的工作方式提供了參考依據(jù)。

關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化 信息社會(huì) 作用

計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)發(fā)展的速度越來(lái)越快，促使辦公方式發(fā)生變革。運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)處理辦公室工作成為現(xiàn)代文員必備的技能之一。尤其是九十年代以來(lái)，現(xiàn)代化的辦公手段普遍進(jìn)入社會(huì)的各個(gè)企事業(yè)辦公室領(lǐng)域，使辦公室的文件處理、資料檢索、信息傳遞、電話通訊等一系列工作逐步現(xiàn)代化，給辦公室的工作方式和工作內(nèi)容帶來(lái)新的變化，因此，辦公自動(dòng)化成為了現(xiàn)代信息社會(huì)的重要標(biāo)志。

首先，我們來(lái)看看現(xiàn)代辦公自動(dòng)化在現(xiàn)代信息化社會(huì)中的重要地位。

①我們知道現(xiàn)代信息化技術(shù)發(fā)展飛速，利用計(jì)算機(jī)使得辦公效率更為高效，數(shù)據(jù)處理更為準(zhǔn)確、便捷。而傳統(tǒng)的辦公方式，使得企事業(yè)辦公室對(duì)于信息的采集、處理、管理等方面嚴(yán)重滯后現(xiàn)在這個(gè)快節(jié)奏的社會(huì)。

②任何一個(gè)企事業(yè)單位里面，總是有很多的職能部門(mén)，部門(mén)之間如果采用傳統(tǒng)的辦公方式，那么對(duì)于最新的統(tǒng)計(jì)信息的傳達(dá)情況與計(jì)算機(jī)比起來(lái)，將要多花費(fèi)幾倍甚至十幾倍的人力和物力，使得單位領(lǐng)導(dǎo)無(wú)法準(zhǔn)確及時(shí)的掌握最新信息。

③因?yàn)閱挝坏穆毮懿块T(mén)更多的分散在單位各個(gè)不同樓層，辦公地點(diǎn)比較分散，使得如果采用傳統(tǒng)辦公方式會(huì)增加通信的成本，并且效率低，但通過(guò)計(jì)算機(jī)及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，卻能極大的改善這種情況，更有利于單位的發(fā)展。

④對(duì)于一件工作業(yè)務(wù)的處理上，傳統(tǒng)的辦公方式會(huì)造成流程分散、環(huán)節(jié)脫鉤現(xiàn)象嚴(yán)重。但通過(guò)計(jì)算機(jī)及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，很多環(huán)節(jié)可以簡(jiǎn)略和節(jié)省，也減少了人為因素造成的處理速度慢，工作環(huán)節(jié)脫節(jié)，為單位減少了損失。

⑤通過(guò)信息化平臺(tái)的搭建，使得傳統(tǒng)的各個(gè)職能部門(mén)負(fù)責(zé)的信息，不能很好與其他職能部門(mén)進(jìn)行交互的問(wèn)題得到了解決，單位的信息不再是孤立的一塊，信息的互通有無(wú)，更方便了對(duì)新信息的更新和舊數(shù)據(jù)的刪減。

⑥利用信息化平臺(tái)后，現(xiàn)代化的信息存儲(chǔ)，避免了舊有的紙質(zhì)式文件數(shù)據(jù)管理造成文件過(guò)于散亂，時(shí)間分布周期過(guò)長(zhǎng)，無(wú)法有效的跟蹤利用信息。

⑦傳統(tǒng)的辦公方式，使得管理者分身乏術(shù)，也造成了人員冗余，對(duì)信息的交接和傳遞也帶了很大的麻煩，但現(xiàn)代化的辦公手段，使得數(shù)年甚至更久的信息保存在一臺(tái)電腦上，方便任何后續(xù)管理者進(jìn)行承接及數(shù)據(jù)管理，解決了單位對(duì)數(shù)據(jù)管理的局限性。

其次，我們來(lái)看看辦公自動(dòng)化給文員工作帶來(lái)的新變化。

①辦公自動(dòng)化為文員的工作方式帶來(lái)了變化。舊有的以手工操作和紙筆為主的辦公方式被放在了較次要的地位，辦公時(shí)速度更快，效率更好，信息處理更準(zhǔn)確。更適應(yīng)現(xiàn)代這個(gè)快節(jié)奏的社會(huì)，收到了世界各個(gè)行業(yè)的青睞。

②辦公自動(dòng)化為企事業(yè)單位的制度帶來(lái)了變化。因?yàn)榧夹g(shù)的變革，使得領(lǐng)導(dǎo)層能夠較快而又準(zhǔn)確的看到第一手資料，方便了領(lǐng)導(dǎo)對(duì)單位重大事務(wù)的決策，使得單位的制度更健全，決策更準(zhǔn)確。

③辦公自動(dòng)化使得文員工作變的更科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化?，F(xiàn)代信息社會(huì)，對(duì)于文員的工作要求越來(lái)越高，不但要有很好的修身素養(yǎng)，還要掌握文秘類知識(shí)，各種公文、函、數(shù)據(jù)報(bào)表等技能掌握，更要求對(duì)計(jì)算機(jī)有較好的認(rèn)知，能夠熟練的對(duì)辦公軟件進(jìn)行操作。因此，通過(guò)計(jì)算機(jī)，使得文員工作流程變的科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，成為現(xiàn)代辦公自動(dòng)化的一個(gè)重要特點(diǎn)。

我們國(guó)家不但缺少計(jì)算機(jī)領(lǐng)域中高級(jí)技術(shù)人才，同時(shí)在各個(gè)領(lǐng)域中也缺乏相應(yīng)的辦公文員。在我國(guó)中等職業(yè)院校中，雖然開(kāi)設(shè)了一系列的辦公自動(dòng)化課程，儲(chǔ)備了一定數(shù)量的辦公文員人才，一方面推動(dòng)了社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，另一方面也提高了中職院校學(xué)生的就業(yè)能力，以及自身的競(jìng)爭(zhēng)力。綜上所述，本文認(rèn)為，在今后應(yīng)當(dāng)在計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)應(yīng)用教育中，通過(guò)創(chuàng)新教學(xué)模式，完善教學(xué)內(nèi)容，在一定程度上不斷地研究探索教學(xué)方式，同時(shí)加大對(duì)現(xiàn)代辦公自動(dòng)化人才的培養(yǎng)力度，進(jìn)而使現(xiàn)代辦公人員不斷滿足社會(huì)發(fā)展的需要，逐步推進(jìn)社會(huì)改革的信息化進(jìn)程。

通過(guò)上述分析，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)作為當(dāng)代最富有活力和創(chuàng)造力的技術(shù)，經(jīng)過(guò)多年的教學(xué)實(shí)踐證明：只有將計(jì)算機(jī)信息技術(shù)學(xué)校教學(xué)、管理工作進(jìn)行完美的結(jié)合，進(jìn)而不斷大力發(fā)展網(wǎng)絡(luò)教學(xué)、建設(shè)數(shù)字化圖書(shū)館，以及建設(shè)和完善全面的網(wǎng)絡(luò)社區(qū)服務(wù)等，從而形成一流的、數(shù)字化的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、教學(xué)資源、教學(xué)與學(xué)習(xí)環(huán)境、管理手段和后勤服務(wù)，才能為學(xué)?，F(xiàn)代化教學(xué)手段和管理模式的實(shí)施提供有力的保障，為教學(xué)研究和人才培養(yǎng)構(gòu)建現(xiàn)代化的信息平臺(tái)。在此基礎(chǔ)上對(duì)加強(qiáng)高校管理、提高教育教學(xué)水平、辦公人員的培養(yǎng)質(zhì)量和辦公效率等提出了更高的要求。

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作者簡(jiǎn)介：歸瑞利（1979-），男，河南南陽(yáng)人，助理講師，研究方向：計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)教育。