符亞萍

摘要：文秘處理工作主要是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理政務(wù)以及日常事物，并為決策以及實(shí)施提供服務(wù)的一種有效的辦公手段，隨著辦公自動(dòng)化和檔案管理現(xiàn)代化的迅速發(fā)展，對(duì)機(jī)關(guān)文秘和檔案工作提出了新的更高的要求，文秘公文處理工作的改革的現(xiàn)代化變得尤為重要。

關(guān)鍵詞：文秘 公文 改革

當(dāng)前，我國(guó)社會(huì)的基本矛盾仍然是生產(chǎn)關(guān)系和生產(chǎn)力之間的矛盾，上層建筑和經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)之間的矛盾。要改變生產(chǎn)關(guān)系和上層建筑中一切同生產(chǎn)力發(fā)展不適應(yīng)的部分、環(huán)節(jié)，就需要改革。中國(guó)共產(chǎn)黨和國(guó)家機(jī)關(guān)的公文工作作為整個(gè)機(jī)關(guān)工作的一個(gè)分系統(tǒng)，作為政治上層建筑的有機(jī)組成部分，它在發(fā)展過(guò)程中不可避免地要出現(xiàn)一些同生產(chǎn)關(guān)系和生產(chǎn)力發(fā)展要求不相適應(yīng)的矛盾，而且舊矛盾解決了，新矛盾還會(huì)產(chǎn)生。從這個(gè)意義上講，黨政機(jī)關(guān)的公文工作不僅過(guò)去，而且今后都需要不斷在改革中前進(jìn)。這一改革勢(shì)必波及其他社會(huì)組織的公文工作，也要推進(jìn)相應(yīng)的改革。從我國(guó)當(dāng)前進(jìn)入全面建設(shè)小康社會(huì)、加快推進(jìn)社會(huì)主義現(xiàn)代化的新的發(fā)展階段的要求看，對(duì)公文工作的改革提出了新的更高要求。

1 現(xiàn)階段公文工作改革的必要性

1.1 領(lǐng)導(dǎo)實(shí)踐活動(dòng)的強(qiáng)烈呼喚 我國(guó)正在進(jìn)行的全面深化改革、全方位對(duì)外開放和大規(guī)模的現(xiàn)代化建設(shè)，給現(xiàn)實(shí)生活增加了復(fù)雜性、多變性和交叉性影響。面對(duì)這種形勢(shì)，要求領(lǐng)導(dǎo)者不能僅憑個(gè)人的經(jīng)驗(yàn)和智慧去進(jìn)行領(lǐng)導(dǎo)，而必須將經(jīng)驗(yàn)上升為科學(xué)，實(shí)行決策的科學(xué)化、民主化。因此，科學(xué)決策也就成為現(xiàn)代領(lǐng)導(dǎo)的中心課題。領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行科學(xué)決策，包括選定目標(biāo)、制定方案、優(yōu)選決策、實(shí)施決策、監(jiān)督檢查和反饋信息等，都離不開秘書部門的輔助，離不開公文及其處理工作充當(dāng)工具與橋梁。目前，不少領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的秘書部門還只偏重于辦文辦事，存在著“三多三少”，即忙于事務(wù)多，研究問(wèn)題少；起草一般性的公文多，提出高層次的決策方案供領(lǐng)導(dǎo)選擇的少；應(yīng)付眼前事情多，對(duì)具有戰(zhàn)略意義的長(zhǎng)遠(yuǎn)問(wèn)題考慮少。這種狀況顯然不適應(yīng)現(xiàn)代領(lǐng)導(dǎo)的要求，必須從偏重辦文辦事轉(zhuǎn)變到既辦文辦事又出謀獻(xiàn)策上來(lái)。這就必須提高公文和公文工作的質(zhì)量，使之能推進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的決策科學(xué)化、民主化，并反過(guò)來(lái)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)管轄的工作及其實(shí)踐活動(dòng)發(fā)揮強(qiáng)有力的指導(dǎo)、推動(dòng)和影響作用。

1.2 推進(jìn)機(jī)關(guān)作風(fēng)建設(shè)的重要課題 各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的作風(fēng)建設(shè)，是現(xiàn)階段面臨的重大政治課題。作風(fēng)建設(shè)的核心，是保持領(lǐng)導(dǎo)同群眾的血肉聯(lián)系。為了加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)同人民群眾的血肉聯(lián)系，推進(jìn)機(jī)關(guān)作風(fēng)建設(shè)，改革公文工作勢(shì)在必行。因?yàn)楣墓ぷ魇菣C(jī)關(guān)工作的一個(gè)工作部門、工作系統(tǒng)，同時(shí)又分別同機(jī)關(guān)其他工作部門、工作系統(tǒng)有著密切聯(lián)系，在機(jī)關(guān)中發(fā)揮著重要的樞紐作用。通過(guò)公文的撰制、傳遞、處理，把中央和上級(jí)機(jī)關(guān)的指示貫徹下去，把下級(jí)機(jī)關(guān)和基層的工作情況反映上來(lái)；把各部門的工作協(xié)調(diào)起來(lái)，才能使機(jī)關(guān)的上下左右聯(lián)成一個(gè)整體，完成所擔(dān)負(fù)的共同任務(wù)，促進(jìn)各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展。各級(jí)機(jī)關(guān)的工作人員特別是領(lǐng)導(dǎo)干部，為了用更多的時(shí)間和精力深入基層、調(diào)查研究，必須克服多年來(lái)機(jī)關(guān)公文工作中存在的拖拉扯皮、辦文效率低、“文山”高筑等現(xiàn)象，這樣才能為密切領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)同群眾的聯(lián)系創(chuàng)造條件。所以，應(yīng)當(dāng)把公文工作的改革作為機(jī)關(guān)作風(fēng)建設(shè)的一項(xiàng)重要任務(wù)切實(shí)抓出成效。

1.3 向辦公自動(dòng)化邁進(jìn)的客觀需要 辦公自動(dòng)化（Office Automation，OA），是從上世紀(jì)70年代中期開始在國(guó)外發(fā)展起來(lái)的一個(gè)自動(dòng)化領(lǐng)域。辦公自動(dòng)化是利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，不斷使部分辦公業(yè)務(wù)活動(dòng)物化于各種辦公設(shè)備中，并且由這些設(shè)備與辦公室人員構(gòu)成服務(wù)于某種目標(biāo)的人機(jī)信息處理系統(tǒng)。我國(guó)辦公自動(dòng)化大約起步于上世紀(jì)80年代初，目前一批自動(dòng)化設(shè)備，如計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、打印機(jī)、文字處理機(jī)與縮微設(shè)備等已廣泛使用于許多領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)，同時(shí)中央和地方縣以上黨政機(jī)關(guān)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)也方興未艾。在這種情況下，文秘部門的一些傳統(tǒng)的公文處理的操作方法正在逐步被人機(jī)信息處理系統(tǒng)所代替。從而要求公文工作在制度管理上以至公文體式等方面進(jìn)行相應(yīng)的改革，包括建立一些新的規(guī)章制度，以保證文件的編制和運(yùn)行、信息的儲(chǔ)存和檢索的安全、高效化。

2 文秘公文處理工作的未來(lái)趨勢(shì)

步入21世紀(jì)，受國(guó)內(nèi)和國(guó)外的多種因素特別是經(jīng)濟(jì)和科技發(fā)展的影響，現(xiàn)代公文和公文工作將進(jìn)入一個(gè)新的發(fā)展時(shí)期，呈現(xiàn)出以下趨勢(shì)。

2.1 從事公文工作的文秘人員職業(yè)化進(jìn)一步加強(qiáng) 公文工作是秘書工作的一個(gè)重要組成部分，它既滲透于其他秘書工作之中，又在秘書工作系統(tǒng)中處于相對(duì)獨(dú)立的地位，具有自己特殊的工作對(duì)象和范圍。改革開放以來(lái)，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的快速發(fā)展，各種單位和部門的秘書工作人員形成了相對(duì)穩(wěn)定的、以秘書為社會(huì)職業(yè)的大群體。關(guān)于我國(guó)這兩類秘書的數(shù)量有多少，現(xiàn)在無(wú)法精確統(tǒng)計(jì)，據(jù)相關(guān)報(bào)刊上的報(bào)道，大概有2000萬(wàn)，這支龐大的隊(duì)伍現(xiàn)在仍在日益擴(kuò)大。按國(guó)家有關(guān)文件規(guī)定，要在全社會(huì)實(shí)施學(xué)業(yè)證書、職業(yè)資格證書并重的制度。為了適應(yīng)秘書職業(yè)化發(fā)展的要求，國(guó)家相關(guān)部門發(fā)出了《關(guān)于頒發(fā)<秘書職業(yè)技能標(biāo)準(zhǔn)>通知》。按照此通知，在我國(guó)部分地區(qū)進(jìn)行了秘書職業(yè)資格的培訓(xùn)和考試的試點(diǎn)。此外，中華人民共和國(guó)人力資源和社會(huì)保障部、中國(guó)教育部考試中心，先后將英國(guó)倫敦工商會(huì)考試局創(chuàng)建的NVQ文秘標(biāo)準(zhǔn)體系和秘書資格證書、英國(guó)劍橋大學(xué)考試委員會(huì)推出的“劍橋秘書證書”引入中國(guó)，這也為我國(guó)加入世貿(mào)組織后秘書人才標(biāo)準(zhǔn)與國(guó)際相參照架起了一座橋梁。

2.2 以發(fā)展經(jīng)濟(jì)為中心內(nèi)容的現(xiàn)代公文將進(jìn)一步占據(jù)主導(dǎo)地位 十一屆三中全會(huì)后，我國(guó)將工作重心轉(zhuǎn)移到以經(jīng)濟(jì)建設(shè)為中心的軌道上來(lái)，經(jīng)過(guò)30多年的發(fā)展，人民生活總體上達(dá)到小康水平。這是中華民族發(fā)展史上一個(gè)新的里程碑。按照黨的十八大的有關(guān)要求，要繼續(xù)以經(jīng)濟(jì)建設(shè)為重心，集中力量，到2020年，全面建設(shè)普及十幾億人口的更高水平的小康社會(huì)，使經(jīng)濟(jì)更加發(fā)展，民主更加健全，科教更加進(jìn)步，文化更加繁榮，社會(huì)更加和諧，人民生活更加殷實(shí)。公文作為治國(guó)的工具，國(guó)家在某個(gè)階段的基本戰(zhàn)略方針、實(shí)施的中心內(nèi)容決定公文的主導(dǎo)內(nèi)容。所以，根據(jù)以上情況，可以肯定地說(shuō)，以發(fā)展經(jīng)濟(jì)為中心內(nèi)容的中國(guó)現(xiàn)代化公文在21世紀(jì)可以預(yù)見的時(shí)期內(nèi)將繼續(xù)占據(jù)主導(dǎo)地位。

2.3 隨著國(guó)際合作與交流的廣泛開展，中國(guó)涉外現(xiàn)代公文將逐步同國(guó)際接軌 改革開放以來(lái)，我國(guó)堅(jiān)持“引進(jìn)來(lái)”和“走出去”相結(jié)合，積極參與國(guó)際經(jīng)濟(jì)技術(shù)合作和競(jìng)爭(zhēng)，不斷擴(kuò)大對(duì)外開放。我國(guó)加入世界貿(mào)易組織后，進(jìn)一步融入世界經(jīng)濟(jì)全球化大潮。這就要求，中國(guó)涉外公文勢(shì)必要同國(guó)際接軌，實(shí)現(xiàn)國(guó)際化、標(biāo)準(zhǔn)化。在使用這些公文時(shí)，一方面，中方要使公文的內(nèi)容和形式符合國(guó)際規(guī)則和慣例，盡可能同有關(guān)國(guó)家和地區(qū)的文件規(guī)范要求相一致；另一方面，外方也要遵守國(guó)際規(guī)則和慣例，并照顧中國(guó)的語(yǔ)言習(xí)慣和公文體式規(guī)范。同時(shí)，涉外公文的文字都是“雙語(yǔ)化”甚至“多語(yǔ)化”，既采用中文書寫，也采用英文書寫，多邊協(xié)定還要采用多國(guó)文字書寫，這也是涉外公文同國(guó)際接軌的重要方面。

2.4 隨著電子政務(wù)建設(shè)的發(fā)展，公文處理快捷、高效的趨勢(shì)日益明顯 進(jìn)一步推進(jìn)國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的信息化建設(shè)，是在對(duì)當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)、科技和社會(huì)發(fā)展變化趨勢(shì)科學(xué)判斷的基礎(chǔ)上，面向新世紀(jì)作出的重大戰(zhàn)略決策。電子政務(wù)信息化是今后一個(gè)時(shí)期國(guó)家信息化的重點(diǎn)，政府先行，以帶動(dòng)國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)信息化。同時(shí)，為適應(yīng)電子政務(wù)、電子商務(wù)發(fā)展的要求，規(guī)范電子簽名行為，確立電子簽名的法律效力，維護(hù)有關(guān)方面的合法權(quán)益。電子政務(wù)建設(shè)的目標(biāo)，是要實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)辦公業(yè)務(wù)的電子化、自動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò)化，共享政務(wù)信息資源，使領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的管理能力、決策能力、應(yīng)急處理能力和公共服務(wù)能力得到進(jìn)一步加強(qiáng)，大大提高科學(xué)決策及宏觀管理的質(zhì)量和效率。因此，電子政務(wù)是黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)從管理觀念、管理體制到管理方式、管理手段的一場(chǎng)深刻的革命，它正在推動(dòng)公文工作的變革。

近些年，隨著辦公業(yè)務(wù)領(lǐng)域計(jì)算機(jī)應(yīng)用的不斷普及，掀起了一股“換筆風(fēng)”，即用計(jì)算機(jī)錄入與編輯處理代替?zhèn)鹘y(tǒng)的用筆書寫和編修。有的進(jìn)一步運(yùn)用寫作軟件，借助計(jì)算機(jī)進(jìn)行寫作，實(shí)現(xiàn)寫作的自動(dòng)化。發(fā)展電子政務(wù)隨著經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的發(fā)展進(jìn)一步得到普及，計(jì)算機(jī)寫作、電子公文、計(jì)算機(jī)管理等已經(jīng)在公文處理中占據(jù)了重要地位，從而大大提高了公文處理的快節(jié)奏和高效率。

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