楊洪英

摘要：高校辦公室工作是真正做好參謀、協(xié)調(diào)、服務(wù)工作的關(guān)鍵。

關(guān)鍵詞： 高校辦公室工作 參謀 協(xié)調(diào) 服務(wù)

高校辦公室作為高等學(xué)校的綜合管理機(jī)構(gòu)， 是承上啟下、聯(lián)系左右、協(xié)調(diào)內(nèi)外的橋梁和樞紐。承擔(dān)著參謀助手、溝通協(xié)調(diào)、督辦檢查、服務(wù)等基本職能。隨著高等學(xué)校的發(fā)展，對(duì)辦公室工作提出了許多更高的要求，因此對(duì)辦公室工作也會(huì)產(chǎn)生一種危機(jī)感和責(zé)任感，也是辦公室工作人員的重要課題。

一、高校辦公室的工作職能

高校辦公室是校領(lǐng)導(dǎo)決策落實(shí)的重要部門(mén)，必須擔(dān)當(dāng)好助手的作用。

（一）參謀作用

領(lǐng)導(dǎo)決策是一項(xiàng)難度很大的工作。首先， 要抓好信息調(diào)研，強(qiáng)化參謀助手職能。具體體現(xiàn)在一下五個(gè)方面：第一，為領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)、準(zhǔn)確、全面地提供信息；第二，圍繞學(xué)校中心工作組織調(diào)查研究；第三，就重大事件的處理提出對(duì)策性建議；第四，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖做好重要文稿的起草工作；第五，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)實(shí)施管理、處理日常事務(wù)，做好反饋工作。參謀作用是辦公室的首要職責(zé)，但要做到出謀而不決策，參與而不干預(yù)。

（二）協(xié)調(diào)作用

辦公室處于高校的關(guān)鍵位置，一定要樹(shù)立全局意識(shí)，強(qiáng)化溝通協(xié)調(diào)作用。學(xué)校與外界之間、學(xué)校各部門(mén)之間、學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)與下級(jí)單位之間，都需要進(jìn)行信息的溝通，通過(guò)信息溝通來(lái)了解情況，辦公室則是這種溝通的橋梁，一是承擔(dān)著信息的收集、處理和發(fā)布傳送的任務(wù)， 并負(fù)有保證信息暢通的職責(zé)。二是工作的溝通與協(xié)調(diào)。對(duì)內(nèi)，辦公室要協(xié)調(diào)部門(mén)之間、部門(mén)與個(gè)人之間、師生之間等等別人不好管、不愿管的復(fù)雜矛盾。辦公室要通過(guò)建立和完善內(nèi)部的各種溝通渠道和協(xié)調(diào)機(jī)制，做到貫通上下、協(xié)調(diào)左右，促進(jìn)內(nèi)部的交流與合作，避免或減少內(nèi)部的摩擦與沖突，增強(qiáng)學(xué)校的凝聚力；對(duì)外，辦公室承擔(dān)著繁重的接待任務(wù)，要熱情地迎來(lái)送往，積極地對(duì)外聯(lián)絡(luò)，要發(fā)揮好橋梁和中介作用，要為學(xué)校開(kāi)拓關(guān)系，廣結(jié)人緣，創(chuàng)造和諧的社會(huì)環(huán)境。因此，綜合協(xié)調(diào)作用是辦公室的基本職責(zé)。通過(guò)辦公室這個(gè)運(yùn)轉(zhuǎn)樞紐，能夠切實(shí)做好校領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)攬全局的協(xié)調(diào)作用，促使全校上下圍繞中心，共同協(xié)力推進(jìn)學(xué)校建設(shè)。

二、高校辦公室人員工作中存在的問(wèn)題

（一）定位不當(dāng)

部分辦公室人員過(guò)多依賴(lài)傳統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)式管理，缺乏主動(dòng)參政意識(shí)，平時(shí)忙于應(yīng)付事務(wù)，沒(méi)有充分發(fā)揮傳遞信息、協(xié)調(diào)左右、輔助領(lǐng)導(dǎo)決策的參謀作用。也有部分辦公室人員參政熱情過(guò)高，參謀過(guò)頭，造成越位現(xiàn)象，影響校領(lǐng)導(dǎo)的正常工作。

（二）政治、思想素質(zhì)需提高

辦公室人員平時(shí)忙于處理各類(lèi)繁雜事務(wù)，難以進(jìn)行系統(tǒng)的政治理論學(xué)習(xí)，影響政治素質(zhì)的提高。在職稱(chēng)評(píng)定、學(xué)歷進(jìn)修、科研項(xiàng)目申報(bào)等各方面相對(duì)缺乏機(jī)會(huì)，使得辦公室人員思想有情緒，工作缺乏熱情，工作中存在不求有功，但求無(wú)過(guò)， 領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有批評(píng)就是表?yè)P(yáng)的消極思想。

（三）專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不高

辦公室人員多從各部門(mén)選調(diào)過(guò)來(lái)，多屬于半路出家，缺乏系統(tǒng)的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)。因?yàn)檗k公室工作任務(wù)重、隨機(jī)性大，所以很難組織安排時(shí)間進(jìn)行系統(tǒng)的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，更不用說(shuō)接受現(xiàn)代管理學(xué)、教育學(xué)、心理學(xué)等方面的培訓(xùn)。

（四）服務(wù)不全面

許多辦公室人員認(rèn)為辦公室就是為校領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，只要把領(lǐng)導(dǎo)交辦的各項(xiàng)任務(wù)按質(zhì)、保量及時(shí)地完成就可以了，對(duì)基層和師生員工所反映的問(wèn)題，采取能推就推， 能拖就拖的工作作風(fēng)，造成對(duì)學(xué)校工作大局的不利影響。

三、改進(jìn)辦公室工作的幾點(diǎn)建議

（一）校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)辦公室工作的重視

校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)辦公室工作的重視和關(guān)注是充分發(fā)揮辦公室積極作用的前提。領(lǐng)導(dǎo)能充分認(rèn)識(shí)辦公室工作對(duì)學(xué)校發(fā)展的重要性， 能充分理解和體諒辦公室工作。首先領(lǐng)導(dǎo)重視辦公室人員的素質(zhì)培養(yǎng)，盡可能安排時(shí)間讓辦公室人員分批接受專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，并能創(chuàng)造條件， 讓他們走出校門(mén)到其他兄弟院校參觀、學(xué)習(xí)取經(jīng)。其次加強(qiáng)辦公室崗位責(zé)任制建設(shè)，使辦公室人員的職稱(chēng)評(píng)定、學(xué)歷進(jìn)修等待遇與工作績(jī)效真正掛鉤。總之， 校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)辦公室人員既要使用，又要關(guān)心， 更要培養(yǎng)，以充分激發(fā)和調(diào)動(dòng)工作熱情，最大限度發(fā)揮每個(gè)人員的主觀能動(dòng)性來(lái)提高工作效率。

（二）強(qiáng)化高校辦公室工作的制度管理

第一，要提高人員素質(zhì)， 實(shí)現(xiàn)管理隊(duì)伍創(chuàng)新。首先，辦公室人員要樹(shù)立堅(jiān)定正確的政治方向，具備較高的政策水平，系統(tǒng)掌握馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論和三個(gè)代表以及科學(xué)發(fā)展觀的重要思想，學(xué)習(xí)和領(lǐng)會(huì)黨的各項(xiàng)方針、政策，加強(qiáng)黨性修養(yǎng)。了解和掌握學(xué)校的各種政策，深刻理解校領(lǐng)導(dǎo)的決策意圖和學(xué)校的重要工作部署，其次，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，敢于突破陳規(guī)陋習(xí)，創(chuàng)造性地開(kāi)展工作。工作中汲取過(guò)去好的經(jīng)驗(yàn)，不斷總結(jié)、完善、提高， 能做到超前思考，增強(qiáng)工作的計(jì)劃性和預(yù)見(jiàn)性，把被動(dòng)工作改為主動(dòng)工作。做到主動(dòng)服務(wù)、優(yōu)質(zhì)服務(wù)，把工作做到實(shí)處。再次，系統(tǒng)學(xué)習(xí)管理學(xué)、教育學(xué)、心理學(xué)等方面的知識(shí)。

第二，要健全和完善各項(xiàng)規(guī)章制度，實(shí)現(xiàn)制度創(chuàng)新。如果不遵循一定的規(guī)律、不建立科學(xué)的規(guī)章制度，要實(shí)現(xiàn)辦公室工作的規(guī)范化運(yùn)行就是一句空話。為此，高校辦公室要不斷健全和完善各項(xiàng)規(guī)章制度。要實(shí)現(xiàn)管理制度的創(chuàng)新，必須采取以下措施。首先，要抓好建章立制工作。要按照從嚴(yán)、從細(xì)、從實(shí)的原則，建立健全辦公室各項(xiàng)規(guī)章制度，規(guī)范辦文、辦事、辦會(huì)程序；規(guī)范檔案、印章管理；規(guī)范安全、保密、信息、接待工作。努力使各項(xiàng)工作有章可循、依章辦事。其次，要建立崗位目標(biāo)管理體系。高校辦公室應(yīng)從工作實(shí)際出發(fā)確定工作目標(biāo)，細(xì)化分解任務(wù)，并逐項(xiàng)落實(shí)到各個(gè)科室和每個(gè)人的崗位上同，完善以崗位責(zé)任制為核心的目標(biāo)管理體系。做到事事有人管、人人有事干，防止因職責(zé)不清而出現(xiàn)的推諉扯皮、工作脫節(jié)和撞車(chē)現(xiàn)象。再次，要抓好制度的檢查和落實(shí)。要逐步建立一套操作性強(qiáng)、便于監(jiān)督和檢查的考評(píng)機(jī)制，把辦公室人員的年終考核與聘期考核相結(jié)合、群眾監(jiān)督與組織考察相結(jié)合、考核結(jié)果與晉升聘任相結(jié)合，對(duì)于能夠出色完成崗位目標(biāo)的給予晉級(jí)或提拔；對(duì)不認(rèn)真履行崗位職責(zé)，不完成任期目標(biāo)的，要提出警告，以觀后效；對(duì)不履行崗位職責(zé)且不思進(jìn)取、不安心工作的要予以解聘。形成積極向上、有利于優(yōu)秀人才脫穎而出的運(yùn)行機(jī)制，激發(fā)隊(duì)伍的生機(jī)和活力，使辦公室朝著健康、高效規(guī)范、有序的方向發(fā)展。

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