中國(guó)人民解放軍總醫(yī)院 a.醫(yī)務(wù)部器械處;b.醫(yī)療物資采購(gòu)中心,北京100853
醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)流程的科學(xué)化管理
黃鑫a,胡艷波b
中國(guó)人民解放軍總醫(yī)院 a.醫(yī)務(wù)部器械處;b.醫(yī)療物資采購(gòu)中心,北京100853
本文討論了醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)化流程和具體實(shí)施步驟,通過對(duì)采購(gòu)各個(gè)環(huán)節(jié)的嚴(yán)格控制,采取靈活采購(gòu)方式,綜合考慮選擇最優(yōu)設(shè)備,最終實(shí)現(xiàn)引進(jìn)設(shè)備的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益最大化,發(fā)揮設(shè)備引進(jìn)應(yīng)有的臨床作用。
醫(yī)療設(shè)備采購(gòu);采購(gòu)流程;醫(yī)療設(shè)備管理;招標(biāo)采購(gòu)
目前,醫(yī)療設(shè)備先進(jìn)性已成為衡量醫(yī)院技術(shù)水平、治療效果的先決條件。我院承擔(dān)大量醫(yī)療保健工作,每年持續(xù)投入大量經(jīng)費(fèi)用于添置和更新先進(jìn)的醫(yī)療設(shè)備,在診療、科研等方面工作都得到了長(zhǎng)足的發(fā)展。
采購(gòu)是設(shè)備管理的重要環(huán)節(jié),是醫(yī)院設(shè)備引進(jìn)的主要關(guān)口。如何合理有效的利用有限資金,采購(gòu)到性價(jià)比高的設(shè)備,是醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)中至關(guān)重要的環(huán)節(jié)。采購(gòu)行為要遵守國(guó)家相關(guān)法律法規(guī),采購(gòu)計(jì)劃需要經(jīng)過反復(fù)論證,綜合考慮設(shè)備安全性、有效性、適用性、先進(jìn)性、經(jīng)濟(jì)性以及售后保障等因素,整體概念上選擇最優(yōu)設(shè)備。采購(gòu)環(huán)節(jié)需要考慮到設(shè)備的整體運(yùn)行成本,而不僅僅是采購(gòu)成本,使得投入使用后,能夠?qū)崿F(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益最大化。我院醫(yī)療物資采購(gòu)中心負(fù)責(zé)全院各類醫(yī)療相關(guān)設(shè)備的采購(gòu)工作,通過積累多年實(shí)踐經(jīng)驗(yàn),形成了一整套標(biāo)準(zhǔn)化的采購(gòu)管理制度和切實(shí)可行的采購(gòu)流程,既符合醫(yī)院醫(yī)療特點(diǎn),又滿足臨床診療需要。
1.1 加強(qiáng)論證,避免重復(fù)購(gòu)置
設(shè)備管理部門應(yīng)詳盡匯總臨床設(shè)備申請(qǐng)需求,作為立項(xiàng)依據(jù)。在立項(xiàng)購(gòu)置前,應(yīng)首先對(duì)需求進(jìn)行分類:① 新添置設(shè)備,應(yīng)對(duì)其帶來的學(xué)科新技術(shù)、新業(yè)務(wù)的促進(jìn)作用和臨床適用性有所了解。此外,需要初步估算新設(shè)備引進(jìn)后的預(yù)期收益率、經(jīng)濟(jì)效益、運(yùn)行成本等,避免買得起用不起的情況出現(xiàn);② 補(bǔ)充數(shù)量或常規(guī)更新,管理者應(yīng)熟知同種或同類設(shè)備的現(xiàn)有數(shù)量,對(duì)此類設(shè)備的性價(jià)比、故障率、售后服務(wù)、用戶使用反饋意見做出細(xì)致統(tǒng)計(jì),便于在今后的招標(biāo)采購(gòu)中提供決策依據(jù)。另外,對(duì)于常規(guī)設(shè)備的投入,設(shè)備管理者應(yīng)站在全院設(shè)備整體規(guī)劃高度,對(duì)同學(xué)科、同類設(shè)備統(tǒng)籌規(guī)劃、合理配置。首先配置于利用率高的需求科室,做到物盡其用。常規(guī)設(shè)備更新,首先應(yīng)該考慮院內(nèi)調(diào)配方式解決,而后分批逐次投入,杜絕同一種設(shè)備的盲目購(gòu)置;③ 科研用途設(shè)備,設(shè)備管理部門應(yīng)對(duì)此類設(shè)備引進(jìn)帶來的科研、教學(xué)以及學(xué)科建設(shè)的帶動(dòng)性作用有一定前瞻性。雖然科研設(shè)備投入大多來自科研經(jīng)費(fèi),但是醫(yī)院也應(yīng)該對(duì)其加強(qiáng)管理,避免設(shè)備的重復(fù)購(gòu)置,造成院內(nèi)大量科研設(shè)備閑置或使用率不高??蒲性O(shè)備購(gòu)置應(yīng)考慮是否能夠滿足多學(xué)科的建設(shè)要求,又能服務(wù)于臨床,是否能實(shí)現(xiàn)醫(yī)療和科研的共贏。另外,如果條件允許,應(yīng)該考慮在全院內(nèi)部搭建共享的實(shí)驗(yàn)平臺(tái),建立實(shí)驗(yàn)儀器中心,實(shí)現(xiàn)實(shí)驗(yàn)設(shè)備的全院共享,建立專管共用機(jī)制。
設(shè)備管理部門對(duì)需求分門別類匯總后,形成初步意見,交由器械管理委員會(huì)統(tǒng)一論證設(shè)備購(gòu)置必要性與可行性。期間,充分聽取臨床和醫(yī)學(xué)工程專家及需求科室3方專家意見,詳細(xì)記錄會(huì)議紀(jì)要,寫出論證報(bào)告,經(jīng)器械管理委員會(huì)討論,報(bào)院辦公會(huì)討論通過,經(jīng)過院黨委審批后形成年度醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)計(jì)劃后,交由采購(gòu)中心執(zhí)行采購(gòu)任務(wù)。作為一所綜合性醫(yī)療保健醫(yī)院,本著創(chuàng)建一流醫(yī)院的目標(biāo),優(yōu)先考慮高、精、尖設(shè)備,持續(xù)保持我院醫(yī)療設(shè)備在國(guó)內(nèi)領(lǐng)先的技術(shù)優(yōu)勢(shì)[1]。
1.2 明確需求,科學(xué)制定招標(biāo)文件
招標(biāo)文件是整個(gè)招投標(biāo)過程所遵循的法律性文件,是投標(biāo)和評(píng)標(biāo)的依據(jù),是構(gòu)成合同的主要組成部分。投標(biāo)人必須按照招標(biāo)文件要求編寫投標(biāo)文件,招標(biāo)文件一般由技術(shù)條款和商務(wù)條款兩部分構(gòu)成。
1.2.1 技術(shù)指標(biāo)
招標(biāo)文件的技術(shù)指標(biāo)是對(duì)采購(gòu)設(shè)備的技術(shù)功能和配置需求進(jìn)行的詳盡描述,投標(biāo)廠商根據(jù)采購(gòu)部門提供的技術(shù)條款來選擇符合要求的設(shè)備參與投標(biāo),所以準(zhǔn)確描述設(shè)備技術(shù)指標(biāo)至關(guān)重要。采購(gòu)需求應(yīng)盡可能細(xì)致的以技術(shù)指標(biāo)反映,同時(shí)對(duì)關(guān)鍵技術(shù)參數(shù)和必要技術(shù)參數(shù)加以重點(diǎn)標(biāo)注,拉開不同品牌投標(biāo)設(shè)備檔次,便于評(píng)審中專家的技術(shù)評(píng)分,但指標(biāo)不能成為歧視性指標(biāo),必須合理、公正地表達(dá)。另外,技術(shù)要求應(yīng)該盡可能符合實(shí)際要求,描述過高會(huì)導(dǎo)致投標(biāo)設(shè)備配置高于實(shí)際需求而帶來功能閑置和資金浪費(fèi),描述過低可能導(dǎo)致投標(biāo)設(shè)備不能達(dá)到實(shí)際臨床使用要求[2]。
技術(shù)條款的設(shè)定應(yīng)該由采購(gòu)部門與臨床醫(yī)務(wù)人員充分溝通,細(xì)致了解所需產(chǎn)品技術(shù)性能和配置需求后,展開市場(chǎng)調(diào)研,廣泛收集市場(chǎng)信息,加強(qiáng)專業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí),了解同類主流產(chǎn)品的市場(chǎng)情況,包括性能、配置、技術(shù)參數(shù)的對(duì)比及其他單位以往成交價(jià)格等。技術(shù)條款的設(shè)定應(yīng)該充分同各方專家協(xié)商,把握尺度,與臨床專家共同擬定參數(shù),確保招標(biāo)文件的技術(shù)條款準(zhǔn)確實(shí)用[3]。
1.2.2 商務(wù)指標(biāo)
招標(biāo)文件中的商務(wù)條款,首先要對(duì)投標(biāo)廠商及所投標(biāo)設(shè)備的資質(zhì)文件有明確要求。投標(biāo)人應(yīng)首先按要求提供齊全的資質(zhì):如企業(yè)法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照、醫(yī)療器械生產(chǎn)(或經(jīng)營(yíng))企業(yè)許可證、醫(yī)療器械注冊(cè)證及附表、稅務(wù)登記證、企業(yè)法人授權(quán)投標(biāo)人的授權(quán)書等。另外,若投標(biāo)人不是設(shè)備生產(chǎn)商,還應(yīng)核查代理經(jīng)銷的產(chǎn)品是否有生產(chǎn)廠家的委托授權(quán)書。
其次,進(jìn)口產(chǎn)品要提供貨物進(jìn)口證明,以保證貨源的可靠性,防止假冒偽劣、無證經(jīng)營(yíng)現(xiàn)象。另外,采購(gòu)部門對(duì)公司資質(zhì)進(jìn)行嚴(yán)格審查,例如廠商的生產(chǎn)規(guī)模、經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)、資信狀況、技術(shù)力量,甚至廠商名稱、地址是否真實(shí)等,只有通過資質(zhì)審查,其投標(biāo)的產(chǎn)品才能進(jìn)入第二階段的技術(shù)條款和商務(wù)條款的評(píng)比。商務(wù)條款中,應(yīng)該要求投標(biāo)廠商對(duì)所投標(biāo)產(chǎn)品的售后服務(wù)承諾做出詳盡描述,例如承諾免費(fèi)保修期、維修響應(yīng)時(shí)間、保修期外維修費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)、軟件免費(fèi)升級(jí)、主要零配件價(jià)格、交貨期及付款方式、操作人員和維修人員培訓(xùn)計(jì)劃等,評(píng)審專家對(duì)應(yīng)上述要求,逐項(xiàng)對(duì)廠商進(jìn)行酌情打分[4]。
1.3 集體決議,靈活引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制
在采購(gòu)過程中引入供應(yīng)商的競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制,有利于降低購(gòu)置成本,對(duì)提高采購(gòu)活動(dòng)的透明度,防范暗箱操作,杜絕人情關(guān)系的干擾等起著積極的作用。實(shí)施采購(gòu)過程中可靈活采取方式,分類分層實(shí)施不同程度的競(jìng)爭(zhēng)[5]。例如某些專業(yè)性較強(qiáng)的??圃O(shè)備或者具有壟斷性的大型設(shè)備,只有少數(shù)幾家供應(yīng)商供貨,可采用邀請(qǐng)招標(biāo)與競(jìng)爭(zhēng)性談判相結(jié)合等方式,在合格的供應(yīng)商名錄內(nèi)開展競(jìng)爭(zhēng)。在臨床選購(gòu)某種設(shè)備并篩選符合條件供貨商后,業(yè)務(wù)機(jī)關(guān)要進(jìn)行審核,對(duì)應(yīng)功能需求與設(shè)備技術(shù)指標(biāo),認(rèn)真審核各項(xiàng)配置清單與采購(gòu)設(shè)備的同一性,并從產(chǎn)品的檔次、質(zhì)量、數(shù)量進(jìn)行審核,規(guī)范采購(gòu)條件與指標(biāo),保證設(shè)備引進(jìn)的合理性,確保設(shè)備質(zhì)量的可靠性,也為供貨商實(shí)現(xiàn)公平競(jìng)爭(zhēng)奠定良好基礎(chǔ)。
為保證公平競(jìng)爭(zhēng),防止腐敗現(xiàn)象的發(fā)生,價(jià)格談判應(yīng)采取集體決議。這樣增加了采購(gòu)活動(dòng)的透明度,使其更客觀、更公平、更合理,有效地節(jié)約了經(jīng)費(fèi)開支。
根據(jù)規(guī)定的權(quán)限與范圍,由醫(yī)院設(shè)備采購(gòu)小組集體決議。談判采購(gòu)的程序主要是:① 根據(jù)采購(gòu)設(shè)備技術(shù)需求,邀請(qǐng)相應(yīng)的供應(yīng)商參與招標(biāo),綜合考慮技術(shù)排名與商務(wù)排名,篩選出排名靠前的供應(yīng)商參加談判;② 由院領(lǐng)導(dǎo)、采購(gòu)中心和業(yè)務(wù)機(jī)關(guān)以及審計(jì)、紀(jì)委等有關(guān)人員組成談判小組,先后與不同的供應(yīng)商進(jìn)行談判;③ 經(jīng)過幾輪談判,綜合比較供應(yīng)商的價(jià)格、配置和性能后,確定需要購(gòu)買產(chǎn)品的品種、數(shù)量和要求[6]。不論以何種方式進(jìn)行采購(gòu),都應(yīng)該在符合采購(gòu)規(guī)定和程序的范圍內(nèi),確保醫(yī)療安全的前提下,盡可能地去滿足臨床診斷和治療的需要。
1.4 嚴(yán)格驗(yàn)收,確保設(shè)備安全穩(wěn)定
醫(yī)療設(shè)備的到貨驗(yàn)收是設(shè)備采購(gòu)環(huán)節(jié)中重要一環(huán),應(yīng)該成立驗(yàn)收小組專門負(fù)責(zé),按照醫(yī)療設(shè)備安裝與驗(yàn)收管理辦法組織實(shí)施[7]。驗(yàn)收分為外觀驗(yàn)收和技術(shù)驗(yàn)收兩個(gè)環(huán)節(jié):外觀驗(yàn)收主要指開箱清點(diǎn),首先檢查設(shè)備外包裝是否完整,進(jìn)行設(shè)備安裝前的實(shí)物接收清點(diǎn)及存放管理協(xié)調(diào)工作,對(duì)包裝破損、實(shí)物缺損等存在問題的設(shè)備,要停止開箱,做好記錄,并及時(shí)通知設(shè)備廠商及物流公司等相關(guān)部門解決,填寫開箱情況報(bào)告單,然后依據(jù)合同及投標(biāo)文件,對(duì)照裝箱單清點(diǎn)包括主機(jī)、標(biāo)配件、選配件、專用工具、說明書、光盤等在內(nèi)的所有物品。從設(shè)備外包裝到拆箱后都要進(jìn)行詳細(xì)的記錄,如發(fā)現(xiàn)異常,必須在驗(yàn)收單上做詳細(xì)記錄[8]。
采購(gòu)員確定設(shè)備安裝時(shí)間后,通知使用科室、醫(yī)學(xué)工程工程師及設(shè)備廠商等相關(guān)單位,成立設(shè)備安裝工作組,制定設(shè)備安裝任務(wù)書,明確設(shè)備相關(guān)信息、設(shè)備安裝場(chǎng)地、安裝開始時(shí)間、預(yù)計(jì)安裝結(jié)束時(shí)間。設(shè)備安裝工作組成員負(fù)責(zé)了解和監(jiān)督設(shè)備安裝工作進(jìn)程,對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題提出質(zhì)疑,對(duì)不合理的地方提出修改方案。設(shè)備廠商向設(shè)備安裝工作組提交設(shè)備安裝要求、設(shè)備到貨配件清單和設(shè)備安裝計(jì)劃等文檔,設(shè)備安裝要求包括:電力要求、通風(fēng)要求、上下水要求、環(huán)境溫濕度要求、地面、墻面和天花板的特殊要求及其他與設(shè)備場(chǎng)地相關(guān)的非常規(guī)要求。設(shè)備安裝要求一經(jīng)設(shè)備安裝工作組確認(rèn),基建營(yíng)房部門須按要求進(jìn)行設(shè)備場(chǎng)地施工,如有修改須經(jīng)設(shè)備安裝工作組討論確定。安裝場(chǎng)地驗(yàn)收后,填寫設(shè)備安裝場(chǎng)地檢查報(bào)告,檢查合格后,方可進(jìn)入設(shè)備安裝。
機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)組織醫(yī)學(xué)工程師、設(shè)備使用科室及設(shè)備廠商全程參與設(shè)備安裝,設(shè)備廠商須提供設(shè)備安裝和設(shè)備調(diào)試文檔,保證設(shè)備的性能參數(shù)能夠完全滿足廠商提供的設(shè)備說明書以及設(shè)備采購(gòu)合同所描述的各項(xiàng)性能指標(biāo),必要時(shí)可引入第三方進(jìn)行設(shè)備性能檢測(cè)和認(rèn)證。
設(shè)備驗(yàn)收完成后,器械處通知設(shè)備廠商對(duì)設(shè)備使用科室的相關(guān)人員進(jìn)行設(shè)備現(xiàn)場(chǎng)培訓(xùn),并開展設(shè)備臨床試用,滿足臨床需要,各相關(guān)負(fù)責(zé)人填寫設(shè)備驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。驗(yàn)收合格的設(shè)備,由計(jì)量檢測(cè)部門標(biāo)識(shí)設(shè)備狀態(tài),交付臨床科室使用,并定期進(jìn)行質(zhì)量安全檢測(cè),更新標(biāo)識(shí)。
設(shè)備驗(yàn)收后,采購(gòu)中心須向醫(yī)學(xué)工程部門轉(zhuǎn)交關(guān)于設(shè)備的相關(guān)文檔或復(fù)印件,其中包括設(shè)備驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、用戶手冊(cè)、維修手冊(cè)等,保證設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)順利開展。
去年我院引進(jìn)某公司的一臺(tái)高端設(shè)備,價(jià)格昂貴。該設(shè)備安裝后,雙方進(jìn)行驗(yàn)收,廠商認(rèn)為設(shè)備符合其驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn),但我院工程師對(duì)設(shè)備檢測(cè)時(shí),發(fā)現(xiàn)該設(shè)備對(duì)相同厚度體模掃描的輻射劑量較其他DSA高,且空間分辨率達(dá)不到其宣稱指標(biāo)。因此向廠商提出了異議,并要求解決問題。廠商經(jīng)過多次調(diào)試仍無法解決,最后廠商派國(guó)外資深工程師來院,反復(fù)查找原因,最終發(fā)現(xiàn)準(zhǔn)直器內(nèi)銅濾過板失靈,導(dǎo)致視野里始終有超出標(biāo)準(zhǔn)的劑量輸出。如果這一問題不被發(fā)現(xiàn)和解決,不但設(shè)備的臨床性能打了折扣,而且醫(yī)護(hù)人員和手術(shù)患者也將長(zhǎng)期受到高劑量射線的傷害。
1.5 歸檔環(huán)節(jié)
采購(gòu)中心設(shè)專人負(fù)責(zé)醫(yī)療設(shè)備檔案的歸集和管理。設(shè)備檔案應(yīng)包括論證檔案、采購(gòu)檔案、驗(yàn)收檔案三部分,論證檔案應(yīng)包括:設(shè)備申請(qǐng)報(bào)告、論證報(bào)告、立項(xiàng)批復(fù)。其中“論證報(bào)告”應(yīng)由立項(xiàng)部門撰寫,主要包括以下內(nèi)容:擬購(gòu)置設(shè)備名稱、技術(shù)參數(shù)及配置、預(yù)算金額、臨床應(yīng)用范圍、社會(huì)效益分析、經(jīng)濟(jì)效益分析(是否為獨(dú)立收費(fèi)項(xiàng)目及收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、預(yù)計(jì)使用年限、設(shè)備年收入、年維護(hù)費(fèi)用、是否使用一次性耗材及消耗品價(jià)格)、技術(shù)先進(jìn)性分析。采購(gòu)檔案包括:廠商招投標(biāo)材料、產(chǎn)品資質(zhì)、供應(yīng)商其他書面承諾資料、采購(gòu)協(xié)議和外貿(mào)合同、委托代理協(xié)議、招標(biāo)技術(shù)及商務(wù)打分記錄、價(jià)格談判記錄等。驗(yàn)收檔案包括:產(chǎn)品合格證、驗(yàn)收單、安裝調(diào)試記錄、培訓(xùn)記錄、固定資產(chǎn)登記、設(shè)備發(fā)票復(fù)印件等。
醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)的政策性、科學(xué)性、專業(yè)性很強(qiáng),不僅涉及到國(guó)家的政策法規(guī)和設(shè)備的性能指標(biāo)等客觀因素,還涉及到供應(yīng)廠商、主管部門和使用人員等人為因素。為了最優(yōu)地利用資金發(fā)揮采購(gòu)效果,須要制定科學(xué)的采購(gòu)制度和合理的流程規(guī)范、健全的監(jiān)督管理體系。在符合法規(guī)的前提下充分考慮臨床實(shí)際需求,采用最合適的采購(gòu)方式。采購(gòu)人員要不斷加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí),普及政策法規(guī)和市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)知識(shí),提高自身素質(zhì)和采購(gòu)效率,建立全壽命的器械管理觀念,除去考慮設(shè)備的技術(shù)先進(jìn)性和價(jià)格合理性外,還要充分考慮設(shè)備質(zhì)量、售后服務(wù)、維修及安裝成本等,從不同方面全面評(píng)估,選出綜合性價(jià)比最優(yōu)的產(chǎn)品。正是基于以上采購(gòu)流程的實(shí)施,我院醫(yī)療采購(gòu)中心每年為醫(yī)院節(jié)省近千萬元的器械經(jīng)費(fèi),不僅取得了良好的經(jīng)濟(jì)效益,而且為醫(yī)院發(fā)展、診療技術(shù)的開展提供了有力保障。
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Scientific Management of Medical Equipment Procurement Process
HUANG Xina, HU Yan-bob
a. Department of Equipment; b. Department of Medical Supplies Procurement, Chinese PLA General Hospital, Beijing 100853, China
This paper demonstrates the standard process and implementation procedures of medical equipment procurement. Through strict control of each procurement section, adoption of flexible procurement methods and comprehensive considerations for selection of the most appropriate equipment, the hospital can obtain the maximum economic and social benefits from equipment procurement.
procurement of medical equipment; procurement process; medical equipment management; biding for procurement
R197.39
C
10.3969/j.issn.1674-1633.2013.09.029
1674-1633(2013)09-0082-03
2013-01-31
2013-02-07
作者郵箱:hindley007@163.com