教學(xué)工作是高等學(xué)校的中心工作，各所大學(xué)在長(zhǎng)期的辦學(xué)過(guò)程中，都形成了大量教學(xué)檔案資料，這些檔案資料反映了學(xué)校的辦學(xué)歷史和教學(xué)改革成果，是評(píng)估大學(xué)教學(xué)水平和辦學(xué)特色的重要依據(jù)，對(duì)學(xué)校的教學(xué)管理具有重要指導(dǎo)和反饋?zhàn)饔?。高校教學(xué)檔案是指在教學(xué)活動(dòng)和教學(xué)管理過(guò)程中形成的對(duì)學(xué)校和社會(huì)具有保存價(jià)值的各種歷史記錄，包括文字、圖表、聲音等多種類型和格式[1]，由于教學(xué)檔案資料種類繁多，遵循檔案分類管理規(guī)律，對(duì)教學(xué)檔案實(shí)施科學(xué)的分類管理就顯得極為重要[2]，通過(guò)分類管理，可以使教學(xué)檔案能得到長(zhǎng)期有序保存，有利于明確教學(xué)院系和教學(xué)管理部門的檔案資料收集行為規(guī)范，有利于教學(xué)檔案的查詢管理和檔案信息的深度開發(fā)利用?？茖W(xué)的分類管理，還是開展教學(xué)檔案編研工作的重要基礎(chǔ)。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的大力開發(fā)應(yīng)用，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校教學(xué)檔案管理受到重視[3]。因此，對(duì)高校教學(xué)檔案開展雙重管理（紙質(zhì)檔案和電子檔案）和基于計(jì)算機(jī)信息化技術(shù)開展檔案編研工作是一個(gè)值得研究的重要問(wèn)題。本文以高校本科學(xué)生課程成績(jī)和畢業(yè)論文（含畢業(yè)設(shè)計(jì)，下同）兩類重要教學(xué)檔案資料為例，分析其雙重管理方法和編研基本思路，為服務(wù)對(duì)象提供優(yōu)質(zhì)高效檔案查詢調(diào)閱服務(wù)，為分析教學(xué)效果，提高教學(xué)質(zhì)量提供重要信息服務(wù)。
　　一、學(xué)生課程成績(jī)與畢業(yè)論文檔案資料特點(diǎn)
　　在高校，每一個(gè)學(xué)生都有自己的成績(jī)單，都要提交一份自己的畢業(yè)論文（少數(shù)專業(yè)學(xué)生沒有畢業(yè)論文要求）。學(xué)生課程成績(jī)與畢業(yè)論文是反映教學(xué)效果和質(zhì)量的重要檔案資料，兩類檔案資料的顯著共性特征是學(xué)生身份信息唯一和明確具體，體現(xiàn)在每位學(xué)生的學(xué)號(hào)具有唯一性。在教學(xué)進(jìn)程中，這兩類檔案資料的時(shí)間屬性也很明確，學(xué)生課程成績(jī)每學(xué)期都有記載，畢業(yè)論文在本科學(xué)制最后一學(xué)期提交歸檔。此外，學(xué)生課程成績(jī)具有私密性、調(diào)用頻率高等特性；畢業(yè)論文屬于學(xué)生科研成果，成果歸屬權(quán)清晰，學(xué)校有對(duì)成果進(jìn)行使用的權(quán)利，除保密論文外，一般畢業(yè)論文均具有開放性，可供其他人和機(jī)構(gòu)查詢。畢業(yè)論文還具有頁(yè)碼多、圖表字?jǐn)?shù)多等特點(diǎn)，紙質(zhì)檔案占據(jù)較大的保存空間。歸納和理解學(xué)生課程成績(jī)和畢業(yè)論文檔案資料特點(diǎn)，是開展檔案管理和編研工作的基礎(chǔ)。
　　二、以身份信息為支點(diǎn)的檔案組卷及雙重管理
　　傳統(tǒng)的常用的成績(jī)檔案和畢業(yè)論文檔案組卷方法是采用入學(xué)年度與院系別（專業(yè)）相結(jié)合如組卷方法，或者采用以畢業(yè)年與院系別（專業(yè)）相結(jié)合的組卷方法。例如：××學(xué)校××級(jí)××院系（專業(yè)）學(xué)生成績(jī)冊(cè)（畢業(yè)論文），××學(xué)校××屆××院系（專業(yè)）學(xué)生成績(jī)冊(cè)（畢業(yè)論文）。由于受到院系、專業(yè)調(diào)整和更名的影響，受到辦學(xué)模式多樣化的影響，受到學(xué)分制和學(xué)籍異動(dòng)等影響，這種組卷方法具有一定的弊端[4]。
　　就目前高校教學(xué)檔案管理的實(shí)際而言，學(xué)生成績(jī)和畢業(yè)論文一般都采用了紙質(zhì)檔案和電子檔案雙重管理，但這種雙重管理還存在不少問(wèn)題。例如：學(xué)生成績(jī)電子檔案一般依托高校教務(wù)管理部門的教務(wù)管理信息系統(tǒng)，學(xué)校檔案館無(wú)權(quán)調(diào)閱；學(xué)生成績(jī)電子檔案雖然采用了學(xué)號(hào)查詢?nèi)肟冢到y(tǒng)也具有一般的統(tǒng)計(jì)匯總功能，但對(duì)學(xué)生課程成績(jī)的統(tǒng)計(jì)分析功能開發(fā)的軟件還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，難以滿足教學(xué)管理的較高級(jí)需求；畢業(yè)論文電子檔案一般是做成光盤，或者簡(jiǎn)單存貯在院系教學(xué)管理工作者計(jì)算機(jī)硬盤中，不利于長(zhǎng)期保存、擴(kuò)充內(nèi)容和查詢?yōu)g覽。這說(shuō)明，目前的所謂教學(xué)檔案雙重管理還僅僅是初步的、分離的檔案保存，不能充分體現(xiàn)紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理各自的優(yōu)勢(shì)，不能滿足檔案管理的要求和用戶服務(wù)需求。
　　因此，建立以學(xué)生身份信息為支點(diǎn)的檔案組卷及雙重管理值得深入探索。朱惠鈺，劉美娟（2001）提出，在新生入學(xué)時(shí)候，教務(wù)管理部門可以建立一個(gè)學(xué)號(hào)姓名及身份證號(hào)對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)使用學(xué)號(hào)或身份證二選一的查詢方式。以學(xué)號(hào)為支點(diǎn)組織成績(jī)檔案，形成的案卷題名為：××學(xué)校學(xué)生成績(jī)總冊(cè)（學(xué)號(hào)范圍），把學(xué)號(hào)與檔號(hào)一起貼在案卷脊背上排架，一目了然，有利于快速準(zhǔn)確調(diào)檔[4]。同時(shí)在教務(wù)管理信息系統(tǒng)中，建立以學(xué)號(hào)或身份證入口的查詢界面，在主字段學(xué)號(hào)目錄后面，添加更多的其他信息子目錄，例如：姓名、院系、專業(yè)、學(xué)期、班級(jí)、課程名稱、課程性質(zhì)、授課教師等，充分實(shí)現(xiàn)多維學(xué)生課程成績(jī)數(shù)據(jù)分析的功能，為做好檔案編研工作打下基礎(chǔ)。譚玲玲等（2009）把整個(gè)學(xué)生成績(jī)檔案信息化管理分為五大功能模塊，即成績(jī)錄入、成績(jī)查詢、成績(jī)修改、成績(jī)分析、成績(jī)輸出，每一個(gè)功能模塊下面又設(shè)立若干子模塊，共計(jì)11個(gè)子模塊[5]。在畢業(yè)論文電子檔案信息化管理過(guò)程中，楊煥海（2007）提出了基于web的高校畢業(yè)論文檔案管理信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案，對(duì)系統(tǒng)分析與結(jié)構(gòu)、關(guān)鍵技術(shù)，以及系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)進(jìn)行了論述，提出的系統(tǒng)具有錄入、修改、查詢、瀏覽、編審、檢索和匯總等功能[6]，該畢業(yè)論文電子檔案管理信息系統(tǒng)也是基于學(xué)生學(xué)號(hào)關(guān)鍵身份識(shí)別信息而建立起來(lái)。以學(xué)生身份信息為支點(diǎn)，可以把紙質(zhì)檔案和電子檔案對(duì)應(yīng)聯(lián)系起來(lái)，實(shí)現(xiàn)雙重管理。同時(shí)，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息的強(qiáng)大技術(shù)，可以最大限度地體現(xiàn)教學(xué)檔案的價(jià)值。
　　三、學(xué)生成績(jī)與畢業(yè)論文檔案的編研要點(diǎn)
　　檔案編研工作是檔案部門以館藏檔案為主要對(duì)象，以滿足社會(huì)利用的需要為主要目的，在科學(xué)研究的基礎(chǔ)上，編輯史料，編寫參考資料，參加編史修志及撰寫專門著作的工作。它是一種主動(dòng)提供或報(bào)道檔案信息，為學(xué)校和社會(huì)服務(wù)的形式。檔案編研工作是檔案管理的重要環(huán)節(jié)，是充分開發(fā)檔案信息的有效手段。高校檔案編研工作應(yīng)立足于服務(wù)學(xué)校，做好選題規(guī)劃，體現(xiàn)學(xué)校特色[7]，對(duì)于反映教學(xué)效果和教學(xué)質(zhì)量的學(xué)生成績(jī)和畢業(yè)論文，學(xué)校和院系檔案管理工作者可充分利用紙質(zhì)檔案和信息化電子檔案，選擇一些關(guān)鍵選題，開展教學(xué)檔案編研工作，供教學(xué)管理者和教師參考，便于了解教學(xué)質(zhì)量狀態(tài)，進(jìn)一步改進(jìn)教學(xué)工作，加強(qiáng)高校內(nèi)部教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控。例如：對(duì)于學(xué)生課程成績(jī)，可選擇的編研題目有全校公共課大學(xué)英語(yǔ)、高等數(shù)學(xué)、計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)等課程的一次性考試通過(guò)率；英語(yǔ)四級(jí)六級(jí)通過(guò)率；班級(jí)大面積不及格課程分析；學(xué)生學(xué)籍異動(dòng)警示分析等。對(duì)于學(xué)生畢業(yè)論文，可選擇的編研題目有結(jié)合教師科研和生產(chǎn)實(shí)際題目的比例；歷年選題的重復(fù)情況分析；不同職稱教師指導(dǎo)學(xué)生人數(shù)情況分析；本科畢業(yè)論文質(zhì)量分析等。
　　學(xué)生課程成績(jī)和畢業(yè)論文是重要的教學(xué)檔案資料，是學(xué)生學(xué)習(xí)歷史的記載。對(duì)其開展科學(xué)管理和編研工作，不僅有利于實(shí)現(xiàn)一般的快速查詢功能，還能實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案和信息化的電子檔案優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，彌補(bǔ)檔案管理中存在的不足之處，充分挖掘和利用該類檔案的價(jià)值，便于為用戶提供優(yōu)質(zhì)檔案服務(wù)，為改進(jìn)教學(xué)和教學(xué)管理，提高教學(xué)質(zhì)量提供優(yōu)質(zhì)檔案服務(wù)。
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