蔡新華（江蘇省血液中心，江蘇南京，210042）

采供血機構(gòu)檔案是指采供血機構(gòu)在各項工作活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像和機讀等不同形式、載體的歷史記錄。它是采供血機構(gòu)的寶貴財富，為采供血事業(yè)的發(fā)展起到指導、憑證和查考作用。

為貫徹《檔案法》、《衛(wèi)生檔案管理暫行規(guī)定》和《血站質(zhì)量管理規(guī)范》，江蘇省血液中心舉辦了首屆“采供血機構(gòu)檔案工作研討班”。會議期間我們對參會單位的檔案工作現(xiàn)狀進行了調(diào)查。本次參會共計31家采供血機構(gòu)，外省5家，省內(nèi)26家。

一、檔案工作現(xiàn)狀調(diào)查

1.調(diào)查對象與方法

表1 檔案管理措施

表2 人員結(jié)構(gòu)

表3 檔案設(shè)施

表4 檔案設(shè)備

表5 計算機管理系統(tǒng)

表6 檔案開發(fā)利用

我們選取江蘇省內(nèi)的26家作為調(diào)查分析對象，通過問卷、訪問、座談方式，最終得到有效調(diào)查資料25份。其中血液中心2家；中心血站12家（包括軍隊1家）；血站11家。

2.調(diào)查內(nèi)容設(shè)計

本次調(diào)查內(nèi)容主要是根據(jù)《江蘇省機關(guān)團體、企業(yè)事業(yè)單位檔案工作規(guī)范》的要求，包括各采供血機構(gòu)檔案管理措施是否建立“三納入、四參加”；各檔案室基本建設(shè)包括人員配置、檔案設(shè)施、檔案設(shè)備和現(xiàn)代化建設(shè)；檔案開發(fā)與利用包括利用效果、編研成果。

3.調(diào)查數(shù)據(jù)統(tǒng)計（見表1-6）

二、檔案工作存在的問題

1.檔案管理措施不到位，人員配置不合理

少數(shù)單位對檔案工作的重要性認識不足，意識不強，重視不夠。檔案工作沒有列入年度工作計劃和領(lǐng)導崗位職責，檔案工作人員未參加單位的重大活動和重要會議，尤其是重大項目的驗收只占64%，項目開箱只占44%。檔案工作經(jīng)費投入不足，檔案工作人員辦公室和閱檔室沒能有效分開，不符合檔案管理基本要求。必要的防護措施不到位，檔案安全保管存在一定隱患。檔案工作人員配備不到位，長期以來，部分單位對檔案工作認識不到位，觀念落后，“重藏輕用”的現(xiàn)象還普遍地存在于檔案工作中。許多人片面地認為檔案室的主要任務是保管檔案材料，檔案工作人員只要具備基本的應用操作能力就可以了，因而致使檔案人員兼職過多，專職人員較少，人員變動頻繁，部分工作人員專業(yè)能力不強，沒有經(jīng)過檔案業(yè)務培訓，檔案業(yè)務不熟，檔案工作人員的職責不能正常履行。

2.檔案信息化建設(shè)相對滯后

一些單位檔案信息化建設(shè)沒有納入本單位發(fā)展規(guī)劃，沒有將檔案信息化與單位信息化建設(shè)同步實施，少數(shù)單位檔案室沒有配備計算機及檔案管理軟件，沒有建立檔案信息檢索系統(tǒng)，檔案檢索仍停留在原始的手工檢索方式。檔案信息網(wǎng)絡(luò)服務基本為空白，在檔案信息數(shù)字化方面，只有南京紅十字血液中心做了一些工作。總之，我省采供血機構(gòu)檔案現(xiàn)代化管理還處在初級階段。

3.檔案提供利用方式單一，編研缺乏深度

大多數(shù)單位檔案的利用主要還是被動的你查我找，檔案編研工作薄弱，停留在大事記、組織機構(gòu)沿革等編研材料，層次不高，精品不多，服務單位中心工作的能力不強。多數(shù)單位不知編研該如何選題，缺乏主動服務意識和創(chuàng)新理念。各采供血機構(gòu)也缺少相互之間的工作交流，例如，雖然25家都制定了《文件歸檔范圍和保管期限表》，但都覺得缺乏規(guī)范性，因為采供血工作過程中產(chǎn)生的業(yè)務檔案，占采供血機構(gòu)檔案的絕大部分，如何管理只能靠各自對國家檔案局8號令和血站質(zhì)量管理規(guī)范的理解，所以造成檔案歸檔、保管期限不規(guī)范。

三、加強采供血機構(gòu)檔案工作的幾點思考

1.明確職責，發(fā)揮檔案室組織管理作用

首先采供血機構(gòu)檔案工作必須列入單位工作計劃和長遠發(fā)展計劃，必須作為單位的一項重要工作列入領(lǐng)導的議事日程，明確分管領(lǐng)導的職責，及時協(xié)調(diào)解決檔案工作中產(chǎn)生的困難和問題，不斷改善檔案的保管條件，保證檔案工作的發(fā)展與單位其它工作的發(fā)展同步。第二要明確檔案室的管理職責，不僅是對本單位檔案的管理，還應對本單位檔案工作加強管理。特別是要加強對各科室檔案工作的指導和監(jiān)督，要形成一套完整的管理考核制度，建立一個完整的管理體系。

2.提高檔案人員素質(zhì)，加強繼續(xù)教育

檔案工作人員要主動適應時代的變化和檔案管理技術(shù)與手段的變化，與時俱進，不斷創(chuàng)新，在不斷提高自身業(yè)務水平與技能的同時，不斷提高自身的科學文化素質(zhì)。

要充分認識到檔案人員繼續(xù)教育在檔案事業(yè)發(fā)展中的戰(zhàn)略作用和實際意義，認識到檔案事業(yè)發(fā)展、檔案服務質(zhì)量提高的根本出路在于檔案人員整體素質(zhì)的不斷提高。繼續(xù)教育應從實際出發(fā)，分層次、多渠道、多形式地進行。堅持“學用結(jié)合、按需施教、重視實效”的方針，切實遵守學以致用的原則。第一，檔案專業(yè)知識。繼續(xù)教育應給檔案工作人員提供全面系統(tǒng)學習檔案專業(yè)知識的機會，提高其專業(yè)水平。給檔案工作人員提供吸收、補充檔案學新理論、新方法、新觀念的機會，彌補一次性教育的不足。第二，采供血業(yè)務相關(guān)知識。采供血檔案是在采供血活動中產(chǎn)生的，只有認真學習、深刻領(lǐng)會，才能制定出科學、合理、規(guī)范的規(guī)章制度和歸檔范圍保管期限。第三，現(xiàn)代信息科技知識。檔案工作人員應加強對信息技術(shù)、計算機、科技軟件等新技術(shù)的學習。這樣才能適應信息化、規(guī)范化、科學化的檔案管理要求。

3.加大投入，推進采供血機構(gòu)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)

推進采供血機構(gòu)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，就必須加大投入，配備計算機、掃描儀、數(shù)碼相機、刻錄機、錄像機等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，以提高檔案信息的管理質(zhì)量和效率。采供血機構(gòu)檔案管理的現(xiàn)代化不僅是檔案設(shè)施設(shè)備的現(xiàn)代化，更需要檔案人才隊伍的現(xiàn)代化。目前采供血機構(gòu)檔案隊伍人才結(jié)構(gòu)的不合理現(xiàn)象，導致檔案工作缺乏深度，業(yè)務水平難以提高。領(lǐng)導要重視檔案工作，圍繞采供血事業(yè)發(fā)展規(guī)劃，根據(jù)采供血機構(gòu)現(xiàn)代化發(fā)展的需要，制定檔案人才規(guī)劃，確保人才隊伍能夠長期適應采供血機構(gòu)檔案工作的發(fā)展。

4.增強服務意識，拓寬服務領(lǐng)域

檔案管理人員要增強主動服務意識，深入到各職能部門和業(yè)務科室調(diào)查，了解他們對檔案信息的需求，根據(jù)各類需求特點，有針對性地為領(lǐng)導、科研、采供血業(yè)務等提供信息服務。只有將檔案信息提供給各方面利用時，才能使各部門在實踐中充分認識到檔案對其工作起到的作用，從而更進一步地了解檔案的價值所在，增強利用者的檔案意識。從這個意義上講，檔案信息資源的開發(fā)利用也是最好、最直接、最實際的檔案宣傳工作。

5.加強交流，實現(xiàn)檔案信息資源共享

通過這次“研討會”大家一致認為，要提高我省采供血機構(gòu)檔案工作水平，就應該加強相互間的交流，取長補短，相互觀摩、相互學習、相互檢查、相互督促、共同進步，促進全省采供血檔案工作更加規(guī)范化、科學化。

我省采供血機構(gòu)檔案信息資源的共享可以根據(jù)采供血工作的需要，圍繞社會需求和社會關(guān)注的焦點，在不違反保密原則的基礎(chǔ)上，讓社會公眾更多地認識采供血工作的性質(zhì)和內(nèi)容，減少社會因不了解而造成的一些誤解，充分發(fā)揮檔案工作的作用，為采供血事業(yè)發(fā)展作出新貢獻。

[1]企業(yè)事業(yè)單位檔案管理基礎(chǔ).江蘇省檔案人員培訓教材。

[2]韓振英.河南高校檔案工作調(diào)查及對策分析.檔案管理，2009（1）。

[3]洪虹，李金枝.淺談醫(yī)院檔案人才隊伍的建設(shè).檔案與建設(shè)，2009（10）。

[4]趙慧.如何做好檔案管理工作.檔案管理，2008（3）。

[5]于秀珍.淺談醫(yī)院檔案的提供利用工作.北京檔案，2008（6）。