陳婧梅芳

(集美大學(xué)誠(chéng)毅學(xué)院，福建廈門(mén)361021)

進(jìn)入21世紀(jì)，我國(guó)將有更多的企業(yè)參與國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)，商務(wù)活動(dòng)也將更多地依賴(lài)于信息網(wǎng)絡(luò)。電子商務(wù)的發(fā)展讓企業(yè)的管理經(jīng)營(yíng)面臨著更大的挑戰(zhàn)，要求企業(yè)對(duì)傳統(tǒng)的管理經(jīng)營(yíng)理念、手段以及方法進(jìn)行創(chuàng)新變革。通過(guò)構(gòu)建財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)可以讓財(cái)務(wù)信息和業(yè)務(wù)信息實(shí)現(xiàn)同步的處理和監(jiān)控，從而使企業(yè)內(nèi)部流程更加優(yōu)化，得到更好的控制，實(shí)現(xiàn)信息流、現(xiàn)金流以及物流的統(tǒng)一。

一、財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化運(yùn)用的背景

(一)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化的內(nèi)涵

財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化是先進(jìn)的管理思想和現(xiàn)代化管理手段的完美集成和統(tǒng)一，在包括網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫(kù)、管理軟件平臺(tái)等要素的IT環(huán)境下，將企業(yè)經(jīng)營(yíng)中的業(yè)務(wù)流程、財(cái)務(wù)流程、管理流程有機(jī)融合，并將計(jì)算機(jī)的“事件驅(qū)動(dòng)”概念引入流程設(shè)計(jì)中，建立基于業(yè)務(wù)事件驅(qū)動(dòng)的財(cái)務(wù)一體化的信息處理流程，使財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)融為一體，系統(tǒng)地利用現(xiàn)代化的管理手段，及時(shí)、真實(shí)地反映企業(yè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)的全貌，對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)的全過(guò)程進(jìn)行全面的科學(xué)管理。

(二)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化的應(yīng)用價(jià)值

企業(yè)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化使企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)自動(dòng)有序地傳向財(cái)務(wù)系統(tǒng)。首先可以強(qiáng)化財(cái)務(wù)管理的職能，財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化加強(qiáng)了資金的管理和監(jiān)控，可以解決許多企業(yè)面臨的資金閑置或者資金短缺的問(wèn)題，使資金能夠得到高效運(yùn)作。第二，可以大大減少人為的干預(yù)，加強(qiáng)財(cái)務(wù)對(duì)業(yè)務(wù)流程的及時(shí)反映和控制，保證數(shù)據(jù)的真實(shí)性與準(zhǔn)確性。第三，減少人員的重復(fù)勞動(dòng)，把財(cái)務(wù)人員從大量繁雜的工作中解脫出來(lái)，有效地提高企業(yè)管理水平和工作效率。第四，完善企業(yè)的各項(xiàng)制度，劃清企業(yè)各種業(yè)務(wù)以及人員的權(quán)責(zé)，使得企業(yè)的管理由人治轉(zhuǎn)變成法制。第五，財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化的情況下，數(shù)據(jù)的共享性使得財(cái)務(wù)系統(tǒng)反映財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的同時(shí)也能完整地反映和監(jiān)控企業(yè)的業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)情況，而數(shù)據(jù)的及時(shí)性能夠保證企業(yè)管理者在決策和控制的過(guò)程中能夠得到真實(shí)確定的實(shí)時(shí)信息的支持，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，做出反應(yīng)。

二、財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化下的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程的構(gòu)建要點(diǎn)

財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程構(gòu)建體現(xiàn)了信息集成思想，將數(shù)據(jù)的人為加工減到最小，人力成本也得到大幅度的降低，企業(yè)內(nèi)部流程更優(yōu)化，運(yùn)作的效率也得到提高，同時(shí)還保證了會(huì)計(jì)信息的真實(shí)性和相關(guān)性;另一方面，財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化能夠使得信息具有實(shí)時(shí)性，只有管理者能夠?qū)崟r(shí)獲取信息，企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管理才能很好地實(shí)行，同時(shí)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)才能得到更好的控制。財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化下會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程的構(gòu)建要點(diǎn)如下:

(一)確定業(yè)務(wù)流程構(gòu)建的內(nèi)容、范圍和目標(biāo)

企業(yè)要明確財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)最需要解決的問(wèn)題，并針對(duì)這些問(wèn)題結(jié)合企業(yè)的行業(yè)性質(zhì)制定側(cè)重點(diǎn)，真正做到有的放矢。對(duì)企業(yè)整個(gè)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行重組，要制定計(jì)劃，明確企業(yè)目前最需要解決的問(wèn)題，如減輕財(cái)務(wù)人員的工作量、加強(qiáng)企業(yè)的內(nèi)部控制、加強(qiáng)財(cái)務(wù)對(duì)業(yè)務(wù)的監(jiān)控等，努力使改革方向明確、任務(wù)具體、目標(biāo)和策略具有可行性。

(二)選擇合適的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)，制定統(tǒng)一規(guī)范的業(yè)務(wù)處理程序和規(guī)則

根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況，選擇合適的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)，然后建立企業(yè)內(nèi)部局域網(wǎng)，通過(guò)電子商務(wù)鏈接到互聯(lián)網(wǎng)。將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中心與企業(yè)各部門(mén)連接起來(lái)。由于不同的部門(mén)業(yè)務(wù)處理的數(shù)據(jù)不同，因此要制定統(tǒng)一的規(guī)范業(yè)務(wù)處理程序和規(guī)則。

(三)整合業(yè)務(wù)流程，拓寬服務(wù)范圍，提高服務(wù)效率

進(jìn)行財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化的業(yè)務(wù)流程的重組時(shí)，對(duì)于傳統(tǒng)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程中的精華要繼承，對(duì)不符合目標(biāo)，不適應(yīng)要求的流程要?jiǎng)h除或簡(jiǎn)化。首先企業(yè)要引入源數(shù)據(jù)信息模塊，即在原始數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上，通過(guò)信息系統(tǒng)的源數(shù)據(jù)信息模塊的加工使得來(lái)自不同部門(mén)輸入的業(yè)務(wù)信息和財(cái)務(wù)信息得以統(tǒng)一，成為與財(cái)務(wù)報(bào)告項(xiàng)目相一致的標(biāo)準(zhǔn)化、通用性的信息。這種經(jīng)過(guò)標(biāo)準(zhǔn)編碼的源數(shù)據(jù)信息，可以大大減輕財(cái)務(wù)人員的工作量，同時(shí)可以滿(mǎn)足企業(yè)內(nèi)外部所有的信息使用者需要，使數(shù)據(jù)真正實(shí)現(xiàn)共享，減少由于信息不對(duì)稱(chēng)造成的影響，最大化地拓寬服務(wù)范圍，提高服務(wù)質(zhì)量。

(四)實(shí)施“事件驅(qū)動(dòng)”，滿(mǎn)足客戶(hù)需求

“數(shù)據(jù)模塊”和“加工模塊”之間應(yīng)當(dāng)加入一個(gè)“事件驅(qū)動(dòng)”模塊。“事件驅(qū)動(dòng)”是指當(dāng)某一特定事件要求代碼進(jìn)入工作時(shí)程序指令開(kāi)始執(zhí)行，平時(shí)可不對(duì)源數(shù)據(jù)信息進(jìn)行順序性加工處理，只是在客戶(hù)需要某項(xiàng)專(zhuān)用信息時(shí)，可以自行驅(qū)動(dòng)相關(guān)專(zhuān)用信息代碼處理。因此，在這種模式下，可將客戶(hù)所需要的信息分為若干類(lèi)事件。根據(jù)每類(lèi)事件的不同，設(shè)計(jì)相對(duì)應(yīng)的“加工程序”模型。例如財(cái)務(wù)報(bào)告模型、財(cái)務(wù)分析模型等，利用“事件驅(qū)動(dòng)”的原理，當(dāng)客戶(hù)需要某種信息時(shí)，有源數(shù)據(jù)模塊輸出信息，經(jīng)由“事件驅(qū)動(dòng)”模型中各大類(lèi)事件的篩選后，進(jìn)入加工程序，最后在瀏覽器輸出相關(guān)的信息，以便客戶(hù)自由選擇和調(diào)用源數(shù)據(jù)信息。最后還需建立一個(gè)加工模型庫(kù)，存放這些“加工程序”模型。

(五)做好系統(tǒng)應(yīng)用平臺(tái)的維護(hù)與控制

做好系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)防范是系統(tǒng)效益充分發(fā)揮的基礎(chǔ)，這是一項(xiàng)長(zhǎng)期的工作。具體措施包括制定和完善計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)相應(yīng)的組織與管理控制，做好合理劃分崗位職責(zé)，加強(qiáng)組織控制;建立科學(xué)長(zhǎng)效的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)控制機(jī)制，強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)。建立相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)防范系統(tǒng)和風(fēng)險(xiǎn)控制機(jī)制，做到有備無(wú)患。

(六)實(shí)施數(shù)據(jù)資源控制

數(shù)據(jù)資源是企業(yè)的一項(xiàng)重要資源，一般是以記錄的形式儲(chǔ)存在信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)中。因此數(shù)據(jù)庫(kù)的管理最為關(guān)鍵。首先是外部人員的訪問(wèn)控制?？梢酝ㄟ^(guò)密碼以及系統(tǒng)權(quán)限設(shè)置控制數(shù)據(jù)庫(kù)訪問(wèn)人員。其次要對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行及時(shí)備份。數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)應(yīng)定期或不定期地按需要備份，并及時(shí)做好備份日志。

三、財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化下會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程構(gòu)建的一般處理流程

通過(guò)建立財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)將財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)流程與經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)流程有機(jī)融合，當(dāng)每項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)由相關(guān)人員登錄業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)并錄入業(yè)務(wù)信息，信息會(huì)自動(dòng)儲(chǔ)存在指定的數(shù)據(jù)庫(kù)中，與此同時(shí)該信息經(jīng)過(guò)財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)也會(huì)生成實(shí)時(shí)憑證，經(jīng)會(huì)計(jì)人員確認(rèn)后，自動(dòng)生成各種相關(guān)報(bào)表和賬簿，無(wú)需再次錄入。財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化下會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程構(gòu)建后的基本處理流程如下:第一步，業(yè)務(wù)相關(guān)負(fù)責(zé)人在業(yè)務(wù)發(fā)生后及時(shí)在子系統(tǒng)中錄入原始數(shù)據(jù)，并將其存儲(chǔ)到指定的數(shù)據(jù)庫(kù)中;第二步，通過(guò)系統(tǒng)的自動(dòng)檢測(cè)，所有與財(cái)務(wù)相關(guān)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)將會(huì)傳輸?shù)截?cái)務(wù)子系統(tǒng)，由指定的人員進(jìn)入會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)，并對(duì)該業(yè)務(wù)中以貨幣計(jì)量的信息進(jìn)行審核，并編制記賬憑證，再將其存入到數(shù)據(jù)庫(kù)中;第三步，根據(jù)規(guī)則在源數(shù)據(jù)模塊中，業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)將自動(dòng)進(jìn)行編碼并存儲(chǔ)到數(shù)據(jù)庫(kù)中;第四步，當(dāng)信息使用者需要某項(xiàng)信息時(shí)，便可以通過(guò)瀏覽器向會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)輸入信息的代碼，系統(tǒng)便會(huì)自動(dòng)從數(shù)據(jù)庫(kù)中提取信息使用者所需的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，并根據(jù)需要對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理;第五步，經(jīng)財(cái)務(wù)人員確定后，系統(tǒng)生成各種賬簿和各種財(cái)務(wù)報(bào)表，以便相關(guān)信息使用者使用。

四、財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化下的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程構(gòu)建的效果評(píng)價(jià)

財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)一體化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程構(gòu)建合理配置了企業(yè)的各項(xiàng)資源，完善了企業(yè)內(nèi)部流程，保證企業(yè)經(jīng)營(yíng)質(zhì)量，使企業(yè)的綜合競(jìng)爭(zhēng)力得到提升。具體表現(xiàn)在:首先，實(shí)現(xiàn)了以物流為基礎(chǔ)，以資金流、信息流為核心，以商流為主體的全新運(yùn)營(yíng)方式。打破了“信息孤島”。將供應(yīng)商、經(jīng)銷(xiāo)商、企業(yè)等結(jié)合在一起，縮短了價(jià)值鏈，極大地提高了企業(yè)的效率、應(yīng)變能力和競(jìng)爭(zhēng)力。其次，加強(qiáng)了企業(yè)的內(nèi)部控制，系統(tǒng)規(guī)范了企業(yè)內(nèi)部的管理流程，使得管理過(guò)程透明化。第三，加快了數(shù)據(jù)處理的速度，提高了會(huì)計(jì)信息的質(zhì)量。將傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中以“會(huì)計(jì)憑證”為數(shù)據(jù)起點(diǎn)轉(zhuǎn)換成以業(yè)務(wù)處理環(huán)節(jié)作為起點(diǎn)，使得反饋的信息及時(shí)準(zhǔn)確并且有效，為企業(yè)管理決策提供了強(qiáng)有力的依據(jù)。業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的有機(jī)結(jié)合，提高了信息系統(tǒng)的集成性和數(shù)據(jù)處理的一致性。財(cái)務(wù)人員可以及時(shí)把握業(yè)務(wù)信息，流程的加速客觀上也提高了客戶(hù)的滿(mǎn)意度。實(shí)現(xiàn)一筆錄入，多次使用。第四，財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)易變通，對(duì)企業(yè)的各種經(jīng)營(yíng)模式都有很強(qiáng)的適應(yīng)能力。財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化系統(tǒng)在初始設(shè)計(jì)時(shí)已經(jīng)對(duì)供應(yīng)鏈管理(SCM)、客戶(hù)關(guān)系管理(CRM)等新的經(jīng)營(yíng)方式和管理方法在相應(yīng)的業(yè)務(wù)子系統(tǒng)中進(jìn)行了集成，成為財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的一部分。在一體化系統(tǒng)內(nèi)，信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)按照標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的規(guī)則格式進(jìn)行編碼后，以獨(dú)立的文件形式存放，使得財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)在未來(lái)發(fā)展空間和對(duì)外界的適應(yīng)能力大為提高。

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