青島理工大學(xué) 郝金巖 王洪敏

一、會計(jì)信息化檔案管理存在的問題

（一）只保存?zhèn)鹘y(tǒng)的紙介質(zhì)檔案，不保存磁介質(zhì)或者光介質(zhì)檔案（又稱電子檔案） 有的單位雖然實(shí)行會計(jì)信息化很多年了，但是，檔案管理部門卻一直按照手工記賬時代的習(xí)慣，只保存紙質(zhì)檔案，對于電子檔案，或者由財(cái)務(wù)人員人員自己保存，或者財(cái)務(wù)人員自己也不備份電子檔案。首先，根據(jù)財(cái)政部《會計(jì)電算化工作規(guī)范》，“電算化會計(jì)檔案，包括存儲在計(jì)算機(jī)硬盤中的會計(jì)數(shù)據(jù)以及其他磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計(jì)數(shù)據(jù)和計(jì)算機(jī)打印出來的書面等形式的會計(jì)數(shù)據(jù)”。其次，由于實(shí)行會計(jì)信息化后，憑借計(jì)算機(jī)具備的能夠在海量數(shù)據(jù)中快速檢索的優(yōu)勢，利用電子檔案檢索數(shù)據(jù)時，在準(zhǔn)確性和快捷性方面明顯優(yōu)于紙質(zhì)檔案。同時，由于某些財(cái)務(wù)軟件的開發(fā)不規(guī)范，不完善，打印出來的紙質(zhì)檔案有缺陷，可能會不利用查詢甚至無法查詢。因此，實(shí)行會計(jì)信息化后，除了紙介質(zhì)檔案外，還應(yīng)保存電子檔案。

（二）沒有配備適于電子檔案保存的特殊環(huán)境 有的單位雖然保存了電子檔案，但是，電子檔案的保存環(huán)境卻不符合要求。有的把載有會計(jì)數(shù)據(jù)的光盤、磁帶等隨便扔在鐵皮櫥里；有的庫房周圍存在強(qiáng)磁場環(huán)境；有的庫房每天有長時間的日光照射等，這樣的電子檔案的保存環(huán)境對電子檔案的安全構(gòu)成了極大的威脅。紙質(zhì)檔案保存需配置專用檔案鐵皮柜，所有會計(jì)檔案入柜保管，這樣能夠做到防火、防潮、防蟲蛀鼠咬。但是，由于電子檔案的載體磁介質(zhì)、光介質(zhì)的自身屬性，在保存這類檔案時，不能簡單的用這種普通鐵皮柜。因?yàn)榇沤橘|(zhì)在強(qiáng)磁場條件下會消磁，光介質(zhì)在高溫或長時間光照射或塵土影響后介質(zhì)載體會發(fā)生化學(xué)變化，導(dǎo)致電子檔案失效。因此，對于整理、利用、保存這類介質(zhì)檔案的房間應(yīng)避開電動機(jī)、發(fā)電機(jī)、變壓器、電視機(jī)、揚(yáng)聲器、耳機(jī)、話筒、放大器、消磁器、無線電裝置等能夠?qū)е麓沤橘|(zhì)退磁或消磁的設(shè)備；檔案庫房建筑應(yīng)設(shè)法阻止光線尤其是紫外線直接射入庫內(nèi)，庫房盡量使用無紫外線燈光照明；要定期凈化空氣，除塵；檔案載體存放時應(yīng)設(shè)法保持電子檔案載體的平直度，避免檔案載體受壓力、扭力、沖擊力等機(jī)械力的影響而失效，以保證財(cái)會信息再現(xiàn)的準(zhǔn)確性。要單獨(dú)購置專用的防磁柜等專用保存設(shè)備。同時，由于此類檔案失效后不容易發(fā)現(xiàn)，因此，要定期檢查，定期復(fù)制，對重要的檔案要雙備份甚至三備份并存放在不同的地方，以保證數(shù)據(jù)的安全。

（三）電子檔案保存不完整 在《會計(jì)電算化工作規(guī)范》中，提出“通用會計(jì)軟件、定點(diǎn)開發(fā)會計(jì)軟件、通用與定點(diǎn)開發(fā)相結(jié)合的會計(jì)軟件的全套文檔資料以及會計(jì)軟件程序，視同會計(jì)檔案保管”，因此電子檔案一般包括數(shù)據(jù)光盤（或磁帶等）、財(cái)務(wù)軟件安裝光盤、加密狗、財(cái)務(wù)軟件序列號、軟件文檔資料（如軟件手冊、自開發(fā)軟件的文檔資料）等，絕大部分的單位只注意保存數(shù)據(jù)光盤（或磁帶），其他部分根本不保存或者保存不全。電子會計(jì)檔案是在特定的軟硬件系統(tǒng)中生成的，要查閱會計(jì)數(shù)據(jù)也必須在那種特定的軟硬件環(huán)境中進(jìn)行。失去了特定的軟硬件環(huán)境，電子檔案便無法查閱，也就失去了檔案管理的真正意義。因此，生成電子檔案的軟硬件系統(tǒng)包括軟件系統(tǒng)的安裝光盤、軟件序列號、加密狗、軟件說明書等也應(yīng)隨同電子檔案一同保存。同一軟件的版本升級也要注意這個問題，因?yàn)橥卉浖拇蟮陌姹镜纳?，有可能會較大的改變原來的軟件環(huán)境，如序列號的更改，數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)的變化，都會引起原來的電子檔案無法在新版本環(huán)境下利用，要查閱舊版本的電子檔案，必須能夠還原到生成舊版本電子檔案時的軟硬件環(huán)境。因此，同一軟件的升級，也要注意保存各個版本的安裝光盤，序列號等。相對應(yīng)，電子檔案在保存時應(yīng)明確標(biāo)注使用環(huán)境，如軟件名稱、軟件版本，序列號等。

（四）借閱電子檔案時，輕易將電子檔案帶出檔案室 對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，經(jīng)過一系列的手續(xù)，如領(lǐng)導(dǎo)審批、借閱人簽字后，可將紙質(zhì)檔案帶出。對于電子檔案原則上不予外借，尤其對于那些既可讀又可寫的檔案，一是為了避免帶出后被修改，二是由于電子檔案的不可直觀性，一旦電子檔案被感染病毒，載體被破壞，輕易不會被檔案管理人員發(fā)現(xiàn)。因此，務(wù)必采取復(fù)制副本的辦法，用完后同樣要將副本歸還，以免泄密。

（五）財(cái)務(wù)、檔案的上級管理部門對電子檔案的存檔監(jiān)督檢查力度不夠 對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)會計(jì)檔案，上級管理部門都有嚴(yán)格的管理制度，比如，賬簿、憑證的裝訂格式、檔案盒的強(qiáng)制要求、賬簿的頁碼編號。但是，對電子檔案，上級管理部門卻沒有更加嚴(yán)格管理制度、監(jiān)督制度、檢查制度。因此，許多單位對自身的會計(jì)電子檔案的管理較為松散。

二、會計(jì)信息化檔案管理規(guī)范措施

（一）提高財(cái)務(wù)部門、檔案管理部門的人員素質(zhì) 促使財(cái)務(wù)人員、檔案管理人員加強(qiáng)對財(cái)務(wù)電子檔案相關(guān)知識的學(xué)習(xí)，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)專業(yè)技術(shù)的培訓(xùn)，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)知識的培訓(xùn)，了解電子檔案的特點(diǎn)，比如，了解光介質(zhì)載體和磁介質(zhì)載體的不同特點(diǎn)，光介質(zhì)在什么樣的環(huán)境下容易失效，磁介質(zhì)載體的保存應(yīng)避開強(qiáng)磁場的影響，如何復(fù)制電子檔案等。有條件的單位盡可能配備既懂計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)又精通檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型的管理人員，切實(shí)提高電子檔案的管理水平。

（二）上級管理部門應(yīng)當(dāng)同管理紙質(zhì)檔案一樣加強(qiáng)對電子檔案的管理、監(jiān)督和檢查 目前對紙質(zhì)檔案的管理，上級管理部門制定了相當(dāng)完善的監(jiān)督檢查措施，如紙質(zhì)檔案的頁碼編制、紙質(zhì)檔案的裝訂、甚至紙質(zhì)檔案的檔案盒都考慮到了環(huán)保的要求。因此傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相對來說管理較為規(guī)范、嚴(yán)格，這在某種程度上得益于上級管理部門的監(jiān)督檢查力度。上級管理部門應(yīng)當(dāng)同管理紙質(zhì)檔案一樣，制定單獨(dú)且完善的電子檔案的管理、監(jiān)督、檢查措施。因?yàn)榕c紙質(zhì)檔案管理不同，電子檔案需要獨(dú)有的一套管理方式和相應(yīng)的管理規(guī)范。傳統(tǒng)的檔案基本上靠人工管理，而電子檔案的管理必須借助于計(jì)算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)才能實(shí)現(xiàn)。應(yīng)當(dāng)制定電子檔案歸檔的強(qiáng)制措施，同時，財(cái)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)同檔案管理部門配合，共同制定詳盡的保管、利用、借閱電子檔案的辦法以及電子檔案的歸檔范圍，并以此作為上級管理部門監(jiān)督檢查的基礎(chǔ)，以促進(jìn)電子檔案的健康有序的發(fā)展。

（三）加大資金投入，更新電子檔案管理環(huán)境 加大檔案管理的資金投入，購置必要的存儲設(shè)備、計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)設(shè)備。同時投入資金引入先進(jìn)的管理技術(shù)、方法和手段，積極利用先進(jìn)的科研成果，使用現(xiàn)代電子信息技術(shù)特別是網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，充分運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)檢索檔案、建立網(wǎng)絡(luò)化電子檔案管理系統(tǒng)，充分開發(fā)利用電子檔案信息資源，挖掘和利用檔案的潛在價值。這樣才能做到電子檔案管理的科學(xué)化、信息化、規(guī)范化，使電子檔案管理工作同傳統(tǒng)檔案管理工作一樣在貯藏、保護(hù)、提供充分利用等各方面達(dá)到相當(dāng)高的水平。

在前文中所討論的財(cái)務(wù)電子檔案的管理，以本人拙見，只是電子檔案管理的初級階段，還僅局限在檔案室用一個合乎條件的存儲空間，將電子檔案的載體有效的保存起來，保證檔案的簡單使用。將來，可以對現(xiàn)有的紙質(zhì)資料，尤其是原始票據(jù)，重新組織加工，運(yùn)用掃描影像技術(shù)、微縮技術(shù)等高科技手段，制成影像資料，做成新的電子檔案，真正實(shí)現(xiàn)會計(jì)檔案無紙化。這樣人們在查詢原始票據(jù)時，就不必到檔案室調(diào)出紙質(zhì)檔案，可以通過財(cái)務(wù)檔案網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)，實(shí)施遠(yuǎn)程在線訪問，這樣就實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)檔案管理由靜態(tài)管理向動態(tài)管理的跨越。再進(jìn)一步，可以建立區(qū)域性的、行業(yè)性的財(cái)務(wù)檔案管理中心，財(cái)務(wù)檔案管理中心制定統(tǒng)一的信息編碼標(biāo)準(zhǔn)，基層單位將最原始的票據(jù)資料掃描，同財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)的電子數(shù)據(jù)整合，再加工，或者將基礎(chǔ)的原始票據(jù)影像資料直接融合到財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)中，成為財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)數(shù)據(jù)的一部分，集中歸檔存儲。相關(guān)部門如稅務(wù)、財(cái)政、審計(jì)、上級主管部門在自己的授權(quán)范圍內(nèi)，通過網(wǎng)絡(luò)訪問電子檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)施自己相應(yīng)的監(jiān)督和管理職能，真正做到財(cái)務(wù)檔案的信息共享。