倪佳

(湖南財政經(jīng)濟學院圖書館，湖南長沙 410205)

論圖書館業(yè)務外包的實踐條件及可行性*

倪佳

(湖南財政經(jīng)濟學院圖書館，湖南長沙 410205)

圖書館從其誕生之際，在保存人類文化遺產、開發(fā)信息資源、參與社會教育等方面一直發(fā)揮著重要作用。業(yè)務外包是近年新興產生的企業(yè)競爭策略，對于提高企業(yè)的市場競爭力，最大程度地利用社會資源完成企業(yè)的工作業(yè)務需求有積極意義。圖書館業(yè)務外包的雛形起源于美國，是指通過委托外部企業(yè)或團體提供本來應該由圖書館內部操作的各種業(yè)務活動和服務，以起到降低成本、節(jié)省時間、提高效率和改進質量的效果。我國的圖書館業(yè)務外包具有實踐基礎和可行條件，隨著高新科技的發(fā)展和運用，圖書館業(yè)務外包將具有更廣闊的發(fā)展前景。

圖書館業(yè)務;業(yè)務外包;可行性

圖書館在人類的發(fā)展史上具有重要的作用，其社會功能體現(xiàn)在保存人類文化遺產、開發(fā)信息資源、參與社會教育的職能、豐富群眾文化生活教育等方面。圖書館業(yè)務是其發(fā)揮社會功能的載體，圖書館業(yè)務的外包是發(fā)展的產物和需要。雖然業(yè)務外包尚處于初期發(fā)展時期，但從長遠來看該業(yè)務具有光明的發(fā)展前景，是具有潛力的外包形式。

一、業(yè)務外包

(一)業(yè)務外包簡述

著名的“木桶原理”說明了，制約企業(yè)發(fā)展的不是其優(yōu)勢決定，而是由其發(fā)展最落后的環(huán)節(jié)決定。全能型的企業(yè)是不可能存在的，并且隨著業(yè)務外包發(fā)展得越為迅猛，企業(yè)也不需要把自己打造成全能型的，只需要把部分業(yè)務外包出去即可達到對資源的最佳優(yōu)化配置的作用。可以簡單的把業(yè)務外包理解為:企業(yè)為了獲得比單靠利用內部資源更多的競爭優(yōu)勢，而將其非核心業(yè)務交由具有相關專業(yè)資質的合作企業(yè)去完成。

作為一種新興發(fā)展起來的企業(yè)經(jīng)營策略，業(yè)務外包具有明顯的優(yōu)勢:一是能使企業(yè)有更多精力專注發(fā)展其核心業(yè)務;二是使企業(yè)提高資源的利用率。但同時，業(yè)務外包也有可能引起的不良影響，比如:增加了對企業(yè)員工工作效率監(jiān)管的難度、降低員工工作的熱情和積極性、對外包商的選擇不當所可能引起的損失、可能引起的法律問題等等。

(二)業(yè)務外包的分類

目前市場上的業(yè)務外包有多種分類。如整體外包和部分外包、生產外包、銷售外包、研發(fā)外包、人力資源外包，物流外包、全球范圍業(yè)務外包等。企業(yè)在作出業(yè)務外包的決策時，應首先確定企業(yè)的核心領域，隨之集中各類資源重點發(fā)展其核心領域，再把剩下的企業(yè)的其他工作業(yè)務發(fā)包給其領域最優(yōu)秀的單位承接。這種發(fā)展戰(zhàn)略成功的運用在全球范圍內的知名企業(yè)。

波音747飛機的450多萬個零部件，大都是由世界上幾十個國家的相關制造廠家所提供;通用汽車公司作為全球領先的汽車制造商，把年營業(yè)額高達200億美元的生產汽車零配件的Delphi公司分離出去。正如美國管理學者James Quinne所言，過去，資源外取被認為是企業(yè)的一種劣勢;而現(xiàn)在，資源外取卻可能是智慧型企業(yè)運作的關鍵。

二、圖書館業(yè)務外包

(一)國內外發(fā)展情況

圖書館業(yè)務外包的雛形發(fā)生于二十世紀初，以美國多個圖書館向美國國會圖書館購買編目卡片為代表，表明圖書館業(yè)務外包開始產生。1967年，OCLC的成立在全球圖書館編目外包史上具有里程碑式的意義。1993年，美國懷特州立大學圖書館將其編目部門外包給OCLC后，成就了圖書館編目外包的發(fā)展高潮。1998年，美國美國圖書館學會(ALA)成立了“外包工作組”專門負責研究業(yè)務外包相關的課題，將圖書館業(yè)務外包推向了新的高度［1］。

在我國，從上世紀90年代以來，業(yè)務外包逐漸為圖書館所重視和采用，主要集中在事務性工作和采編工作方面。到了90年代中期后，國內出現(xiàn)了一批完全市場化的獨立經(jīng)營、自負盈虧的民營圖書供應商，其企業(yè)化管理、商業(yè)化競爭意識和規(guī)模經(jīng)營所帶來的經(jīng)濟效益使企業(yè)保持足夠的活力。1998年之后，圖書館業(yè)務外包的數(shù)量大幅度增加，外包服務的范疇也擴大了很多［2］。隨著外包商對圖書館配套業(yè)務的經(jīng)營關注，圖書館對外包認識的深化，必將推動業(yè)務外包的發(fā)展。

(二)業(yè)務外包的內容

(1)編目外包

在國外，編目外包已經(jīng)發(fā)展得相當成熟，通過計算機網(wǎng)絡可實現(xiàn)書商于圖書館之間的圖書查詢、供應、分編等一站式的工作流程。在中國，隨著計算機網(wǎng)絡技術的迅猛發(fā)展，和全國聯(lián)合編目中心、CALLS、地區(qū)采編中心的相繼建立，從九十年代開始，各圖書館普遍采用了編目外包方式［3］。加上聯(lián)機編目和編目工作標準化、規(guī)范化的推進。國內的圖書館也普通采用了采編業(yè)務外包的經(jīng)營模式。采編外包不僅可以減少圖書館的管理成本、降低工作人員的工作強度、更好的滿足閱讀者的需求，還能推進地區(qū)內圖書館編目的統(tǒng)一標準的建立。

(2)數(shù)據(jù)庫建設外包

構建文獻資料數(shù)據(jù)庫作為圖書館的主要工作內容，該項工作在推進文獻的傳遞，在最大范圍內實現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享，提高信息的普及率等方面具有重要作用。但把館藏的數(shù)十萬的書目刊物等資源制作成可通過網(wǎng)絡傳播的電子版文件并非易事，需要耗費很多的人力、物力和時間，而且對于從事此項工作的人員具有較高的技術要求，這對于圖書館的經(jīng)營來說是不利的。因此，建庫承包商就此產生。有了建庫承包商，不僅為圖書館工作人員減輕了繁重的工作內容，通過他們專業(yè)的自動化業(yè)務水平，可以在最短的時間內實現(xiàn)館藏數(shù)據(jù)的自動化建設，是最省事省力并且節(jié)省成本的選擇。

(3)信息服務外包

作為圖書館的主要職能之一，信息服務的方式有合作咨詢、查新、定題、跟蹤服務等。此外，對某研究課題的跟蹤研究、出具綜述報告等也屬于信息服務的內容［4］。由于圖書館的工作人員不可能涵蓋各行各業(yè)的專業(yè)人士，因此對于信息服務這項業(yè)務，多數(shù)圖書館將其外包給專業(yè)公司或者其他有能力完成的大型圖書館。這樣既可保障圖書館能提供盡可能多的信息資訊，又可減少了此類專業(yè)人士的管理費用，實現(xiàn)資源的有效配置。

(4)基礎業(yè)務、基建管理物業(yè)管理業(yè)務外包

圖書館內有很多基礎性的業(yè)務，這些業(yè)務是圖書館正常運營所不能缺少的，但多數(shù)此類業(yè)務瑣碎繁重，是機械類的勞動密集型工作內容，且大多數(shù)圖書館沒有配備專門從事此類工作人員。比如:書目的采購和退換、書目報刊的裝訂維護等?？梢酝ㄟ^成立專業(yè)從事此類勞動密集型工作的組織，提高工作的完成效率，又可增加部分低文憑人員的工作機會。

圖書館屬于公共服務設施，人流量較多，內部設施較多。由于圖書館性質的特殊性，建筑形態(tài)的特殊性，館藏書目的易燃性等特點，若由專業(yè)從事圖書館管理的基建管理和物業(yè)服務組織來負責圖書館的日常運營，可很好的維護圖書館的日常運營?；ü芾響瑘D書館內部設施設備的維護、消防安全等方面;物業(yè)服務可圍繞保潔、綠化保養(yǎng)、開水供應等方面開展?；ü芾碜鳛樾栌蓪I(yè)人員完成的工作，將其外包給專業(yè)的公司為圖書館的正常運營打下良好的基礎，是不可或缺的。將物業(yè)服務外包可以減輕圖書館員的工作負擔，可以將精力集中在圖書館的核心功能上，利于運營效率的最大化。

三、圖書館業(yè)務外包的實踐條件及可行性

(一)圖書館業(yè)務外包的實踐條件

(1)良好的發(fā)展現(xiàn)狀

從全球范圍來看，圖書館業(yè)務外包業(yè)務已有了較長的發(fā)展歷史。特別是采訪編目外包的業(yè)務，隨著OCLC的成立，推動了編目外包業(yè)務的發(fā)展;CALIS等書商的編目的低成本高效率，使得我國的圖書館編目外包業(yè)務也有很好的發(fā)展態(tài)勢。此外，建庫承包商的涌現(xiàn)、信息化、自動化的專業(yè)服務商的在領域中占據(jù)著越來越重要的地位。從整體來看，雖然圖書館行業(yè)的業(yè)務外包還有些許不成熟之處，但是其發(fā)展的基礎是好的，這也是圖書館業(yè)務外包未來得以持續(xù)開拓擴展下去的現(xiàn)狀條件。

(2)圖書館運營的需要

圖書館業(yè)務外包是應運而生的，它之所以會得以產生并發(fā)展良好，是因為實踐中有這種需求。圖書館業(yè)務外包對于館藏的維護、正常平穩(wěn)的運營等方面具有積極的作用。既可以減少相關專業(yè)人士的招聘、培訓、管理，從而降低人員的管理成本;又能提高圖書館的主要職能的順利開展，在最短的時間內完成最多的工作內容以滿足讀者的多種需求;此外，還能降低圖書館的正常運營成本。以編目外包為例，由圖書館工作人員單獨編目，每種圖書的編目成本為10元左右，而套錄每種圖書是0．3元;委托地區(qū)采編中心或書商，編目是免費。從編目人員配備來看，美國俄亥俄州立大學圖書館成為OCLC成員館之后，編目人員從原來的15人減少至5人，工作效率卻增加了一倍，減少了管理成本又提高了工作效率［5］。

(3)科學技術迅速發(fā)展的需要

各地方各高校的圖書館的館藏書目數(shù)量、運營水平的高低，在當今也成為了衡量一個地方的文化底蘊、一個高校的教學水平的象征。因此，各地方各高校間的圖書館實際上也存在著相互競爭，共同進步的想象。圖書館員的工作內容多為機械式的工作，較少涉及到高科技領域，因此將最新科技運用到平時的工作實踐中的可能性較低。比如最近很熱門的云計算等高新科技，在圖書館的自動化信息管理等領域有很好的運用前景。創(chuàng)新、不斷將新技術運用到實踐中也是圖書館運營發(fā)展的動力，而高新技術掌握在專業(yè)的服務商手中，這就需要圖書館將非核心的更新?lián)Q代較快的業(yè)務外包給專業(yè)服務商，已適應形勢發(fā)展的需求。

(二)圖書館業(yè)務外包的可行性

(1)業(yè)務外包商市場的初具規(guī)模

隨著國家對教育事業(yè)的重點關注，家長對孩子們讀書問題的重視，圖書供應商以達到了空前的發(fā)展規(guī)模，書商之間的競爭也是相當?shù)募ち遥瑸榱四芘鷷o各大圖書館，書商們可謂使盡了渾身的解數(shù)。對于書商來說，低價甚至是無償?shù)奶峁┡鷷蟮呐涮追找渤蔀橐环N競爭手段，這和前幾年僅僅依靠降低書目期刊的發(fā)行價來吸引客戶是不同的。這些配套服務包括了書刊書目配送、書刊技術加工服務、現(xiàn)采服務、網(wǎng)絡服務等，有一些規(guī)模較大的書商甚至有了自己的圖書加工基地及配套的物流，利用他們的規(guī)模優(yōu)勢為高校圖書館承包圖書分類、編目、圖書技術加工業(yè)務。當前的書商業(yè)務外包市場的發(fā)展現(xiàn)狀是圖書館業(yè)務外包現(xiàn)實條件，為圖書館業(yè)務外包的良好發(fā)展拓寬了發(fā)展道路。

(2)聯(lián)機編目中心的發(fā)展現(xiàn)狀

我國的書目中心從20世紀90年代初開始發(fā)展，到目前現(xiàn)已初具規(guī)模。書目中心的發(fā)展為圖書系統(tǒng)的規(guī)范化、標準化管理做好了鋪墊。OLCC、CALIS在全國已經(jīng)有70多家成員館;全國超過1/3的省級圖書館都加入了CRLNet;CIP在版編目的誕生和發(fā)展;這些條件為實現(xiàn)跨區(qū)域的圖書編目奠定了基礎，也是圖書館業(yè)務外包的可行性條件［6］。豐富的共享數(shù)據(jù)資源使圖書供應商的編目工作更為便捷;書商利用聯(lián)機編目中心的數(shù)據(jù)，能夠大大節(jié)約編目成本。

將圖書館的一些工作內容外包給專業(yè)的服務商來完成，不是對高強度工作、高科技工作、高難度工作的屈服和逃避，而是通過虛擬出去一些非核心的業(yè)務，減少圖書館自身和工作人員的負擔，從而能集中精力專注于發(fā)展其核心的工作—如運用最新技術獲取最新信息向讀者提供最快的服務等流程，是一個去繁取心的過程。在新發(fā)展形勢下，圖書館業(yè)務外包是圖書館思考改造其組織作業(yè)流程、實施機構重組、優(yōu)化內部人員配置的良好選擇。雖然由于一些主客觀因素的限制，我國圖書館外包業(yè)務還有些待于完善之處，但就未來而言，圖書館業(yè)務外包市場具有廣闊的發(fā)展前景。

［1］張秀紅，朱雅蘭．圖書館業(yè)務外包芻議［J］．甘肅科技，2005，(7)．

［2］劉鳳琴，王榮．近年來我國圖書館業(yè)務外包研究綜述［J］．大學圖書情報學刊，2009，(27)．

［3］田芳洲．公共圖書館實施業(yè)務外包的意義與對策［J］．黑龍江科技信息，2008，(15)．

［4］張培，曾珍香．信息技術外包特征及其演進趨勢研究［J］．情報雜志，2008，(5)．

［5］劉清華．高校圖書館編目業(yè)務外包的實踐與思考［J］．科技文獻信息管理，2007，(3)．

［6］姜新年．編目社會化與編目員角色的新定位［J］．科技情報開發(fā)與經(jīng)濟，2005，(5)．

2012－04－14

倪佳(1974－)，男，湖南長沙人，館員。