李曉偏

(右江民族醫(yī)學(xué)院成人教育學(xué)院,廣西百色533000 E-mail:xjk1818@126.com)

淺析我院成人教育檔案的特點(diǎn)與管理

李曉偏

(右江民族醫(yī)學(xué)院成人教育學(xué)院,廣西百色533000 E-mail:xjk1818@126.com)

高等院校成人教育檔案是高校檔案管理工作的重要組成部分,它真實(shí)地反映了我國成人教育的發(fā)展歷程,對今后成人教育的改革和發(fā)展有著重要的參考價值和借鑒作用。筆者主要分析了我院成人教育檔案的特點(diǎn)以及存在的問題,并就如何提高檔案意識,加強(qiáng)檔案管理,發(fā)揮檔案的服務(wù)能力,促進(jìn)我院成人教育的改革和發(fā)展等方面進(jìn)行了探討。

高等院校;成人教育;檔案管理

高等院校成人教育檔案記載著成人教育的起步、發(fā)展和壯大的歷程,是學(xué)校開展教學(xué)活動和管理活動的真實(shí)記錄,是寶貴的教育資源。透過這些檔案,可以衡量高校成人教育教學(xué)水平和管理水平,它不僅為探討成人教育教學(xué)規(guī)律和提高教學(xué)質(zhì)量提供指導(dǎo)性意見,而且也是開展教學(xué)評估、科研活動和制定相應(yīng)規(guī)章制度的重要依據(jù)。最近幾年,我國成人教育事業(yè)發(fā)展迅速,辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大,辦學(xué)模式呈多樣化趨勢。以我院為例,雖然成人教育起步較晚,但已由原來單一的一個醫(yī)學(xué)檢驗?？茖I(yè)發(fā)展成現(xiàn)在的?？坪捅究苾蓚€層次,增加了臨床醫(yī)學(xué)、醫(yī)學(xué)影像學(xué)、護(hù)理學(xué)、口腔醫(yī)學(xué)、藥學(xué)、公共事業(yè)管理等多種專業(yè)的辦學(xué)規(guī)模,學(xué)生人數(shù)也較之以前翻了幾翻。面對目前成人教育發(fā)展機(jī)遇,如何加強(qiáng)檔案管理,提高檔案的服務(wù)能力,使之更加適應(yīng)我院成人教育改革和發(fā)展的需要,發(fā)揮檔案應(yīng)有的價值,這是值得大家探討的問題。

1 我院成人教育檔案管理的特點(diǎn)

檔案從定義上表達(dá)有七個含義:歷史性、多元性、廣泛性、原始性、價值性、多樣性、記錄性。而作為高校成人教育的主管部門——成人教育學(xué)院或成人繼續(xù)教育學(xué)院,它往往集招生、教務(wù)、學(xué)籍、學(xué)生管理于一身,又包含多種辦學(xué)形式,有學(xué)歷教育和非學(xué)歷教育,有本部、分?；蚵?lián)合辦學(xué)點(diǎn),有脫產(chǎn)、業(yè)余和短期培訓(xùn),這種管理模式和辦學(xué)模式?jīng)Q定了我院成人教育檔案具有以下幾個特點(diǎn):①廣泛性:由于我院成人教育學(xué)院擔(dān)負(fù)著招生、教務(wù)、學(xué)籍、學(xué)生管理的任務(wù),因此,檔案來源十分廣泛。有上級教育主管部門的政策性和指令性的文件;有來自學(xué)校對各項工作的文件規(guī)定;也有本部門在實(shí)施教育教學(xué)過程中所形成的管理規(guī)定和管理材料。因此,檔案內(nèi)容豐富,種類繁多,涉及面廣。②多樣性:我院成人教育檔案不僅來源廣泛,而且形式多樣,按辦學(xué)形式有:學(xué)歷教育和非學(xué)歷教育;有脫產(chǎn)、業(yè)余和短期培訓(xùn),有本部、分校或聯(lián)合辦學(xué)點(diǎn);按學(xué)歷有:本科、?？?按類型有:紙質(zhì)、照片、磁盤、光盤、錄像帶等。③復(fù)雜性:我院成人教育檔案的廣泛性與多樣性決定了檔案收集和整理過程的復(fù)雜性,首先是來源廣,內(nèi)容雜,載體多,種類全。其次是成人教育的學(xué)員均來自社會的各個層面,不僅涉及面廣,而且崗位各異,并以自學(xué)為主,到校集中學(xué)習(xí)為輔。再者是成人教育規(guī)模的日益擴(kuò)大,學(xué)生檔案的數(shù)量迅速增多,加之伴隨著許多聯(lián)合辦學(xué)點(diǎn)的出現(xiàn),檔案的收集、整理、保管難度加大。④時代性:高校成人教育是人類社會發(fā)展到一定歷史階段出現(xiàn)的新的社會形態(tài),是社會、政治、經(jīng)濟(jì)、文化不斷變革的產(chǎn)物[1]。我院成人教育也不例外,成人教育檔案與我院成人教育的發(fā)展緊密相連,它真實(shí)反映了我院不同時期成人教育的教學(xué)活動,它與社會的發(fā)展同步,因此,它有明顯的時代特征。⑤社會性:我院成人教育的學(xué)員主要是在職人員,他們長期深入到工作第一線,身處經(jīng)濟(jì)社會變革的最前沿,對經(jīng)濟(jì)社會的變革有直接的影響,他們的學(xué)習(xí)活動與社會的進(jìn)步和發(fā)展息息相關(guān),因此,成人教育的檔案具有較強(qiáng)的社會性。

2 我院成人教育檔案管理過程中存在的主要問題

2.1 人們對成人教育事業(yè)缺乏正確認(rèn)識 我院成人教育學(xué)院是學(xué)校的二級管理部門,人們往往重視普高而忽略了成高,它的工作狀況沒有引起人們足夠的重視,很多人對成人教育事業(yè)的認(rèn)識也模糊不清,這在一定程度上影響了各方面工作的開展。

2.2 檔案管理人員的專業(yè)水平良莠不齊 成人教育這幾年連續(xù)擴(kuò)招,以我院最近三年為例,2009年招生數(shù)為1747人,2010年招了2068人,2011年猛增到3346人,現(xiàn)在校生人數(shù)7000多人。辦學(xué)規(guī)模在不斷擴(kuò)大,但我院成人教育學(xué)院管理人員嚴(yán)重不足,沒有專門負(fù)責(zé)收集和整理檔案的管理人員,只能由各科室人員擔(dān)任兼職檔案管理員。這些人員工作頭緒多,沒有太多的時間和精力學(xué)習(xí)檔案知識或探討檔案管理工作,這或多或少地影響了檔案的規(guī)范管理,甚至影響檔案的質(zhì)量。

2.3 檔案意識淡薄 有些人認(rèn)為,檔案材料是檔案室和檔案管理員的事情,與自己毫無關(guān)系,這是檔案意識淡薄造成的錯誤想法。其實(shí),一個學(xué)校或一個部門有許多資料需要收集整理,但人們因缺乏檔案知識,無意中丟失了許多珍貴的原始資料,因此有必要加強(qiáng)人們的檔案意識。

2.4 沿用傳統(tǒng)的管理模式,工作效率不高 隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展,辦公現(xiàn)代化的日趨完善,沿用傳統(tǒng)的管理模式已跟不上時代的步法,必須加強(qiáng)檔案信息化建設(shè),充分利用網(wǎng)絡(luò)服務(wù)體系,減輕工作負(fù)擔(dān),提高工作效率。

3 加強(qiáng)我院成人教育檔案管理的幾點(diǎn)思考

3.1 正確認(rèn)識成人教育在教育體系中的地位和作用 長期以來,人們對“成人教育”這個概念的內(nèi)涵理解不透,沒有真正了解它在教育體系中地位和作用。其實(shí),早在1987年6月23日國務(wù)院批轉(zhuǎn)的《國家教育委員會關(guān)于改革和發(fā)展成人教育的決定》中就指出:“成人教育是我國教育事業(yè)重要組成部分,在整個教育事業(yè)中,它與基礎(chǔ)教育、職業(yè)技術(shù)教育、普通高等教育同等重要?！笨梢?成人高等教育并非處于教育系統(tǒng)的邊緣,它在教育領(lǐng)域里也占有一席之地?，F(xiàn)在人們提倡建設(shè)學(xué)習(xí)型的社會,即所謂的終身教育,而終身教育與成人教育有著天然的聯(lián)系。成人教育是終身教育體系中最具活力和潛力的部分,是終身教育的形式和發(fā)展的基礎(chǔ),是構(gòu)建終身教育的重要支柱,也是衡量終身教育體系發(fā)展成熟的標(biāo)尺[2]。成人教育還是實(shí)施人力資源開發(fā)的重要途經(jīng),只有注意人力資源的開發(fā),才能有社會的可持續(xù)發(fā)展。正如《國家中長期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要(2010～2020年)》文件中所說:“繼續(xù)教育是面向?qū)W校之后所有社會成員的教育活動,特別是成人教育活動,是終身學(xué)習(xí)體系的重要組成部分,更新繼續(xù)教育觀念,加大投入力度,以加強(qiáng)人力資源能力建設(shè)為核心,大力發(fā)展非學(xué)歷教育,穩(wěn)步發(fā)展學(xué)歷繼續(xù)教育[3]?！敝挥腥藗冋嬲私夂驼J(rèn)識成人教育在教育體系中的地位和作用,才能關(guān)注它的生存和發(fā)展,并在行動上給予關(guān)心和支持,為成人教育開展各項工作創(chuàng)造有利條件。

3.2 提高檔案管理員的專業(yè)素質(zhì) 成人教育檔案不僅反映一個學(xué)校成人教育教學(xué)水平和管理水平,而且也是開展教學(xué)評估、科研活動和制定相應(yīng)規(guī)章制度的重要依據(jù),顯而易見,檔案是否規(guī)范,質(zhì)量是否保證至關(guān)重要。為了保證檔案的規(guī)范性、真實(shí)性、完整性,確保檔案的質(zhì)量,就必須具備高素質(zhì)、懂業(yè)務(wù)的檔案管理人員,而成人教育的檔案管理員是兼職檔案員,因此,有條件的要盡可能配備有一定檔案知識的檔案管理員?？傊岣叱扇私逃媛殭n案管理人員的素質(zhì)已勢在必行,首先各級領(lǐng)導(dǎo)必須重視成人教育檔案工作,充實(shí)成人教育管理崗位和提供必要的辦公設(shè)施,給予人力和物力上的支特。其次,檔案管理人員必須樹立檔案意識和責(zé)任意識,自覺學(xué)習(xí)《檔案法》和檔案管理知識,認(rèn)真領(lǐng)會《檔案管理細(xì)則》。工作過程中要樹立信心,盡職盡責(zé),細(xì)致認(rèn)真,養(yǎng)成嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)的工作態(tài)度。再者,學(xué)院檔案主管部門要加強(qiáng)對兼職檔案管理人員的專業(yè)知識培訓(xùn),通過舉辦短期培訓(xùn)、檔案知識講座或?qū)W術(shù)研討會等形式來提高他們的專業(yè)素質(zhì),讓他們熟練掌握管理方法、管理范圍和工作程序,并有計劃地組織檔案管理員外出參觀學(xué)習(xí),和兄弟院校的同行交流經(jīng)驗,取長補(bǔ)缺,開拓視野,增長知識,提高業(yè)務(wù)水平。同時檔案管理人員還要學(xué)習(xí)計算機(jī)知識,充分利用計算機(jī)輔助檔案管理,建立學(xué)生檔案信息數(shù)據(jù)庫,全面提高檔案管理水平和服務(wù)水平[4]?？傊?沒有高素質(zhì)的檔案管理人員,就沒有高質(zhì)量的檔案信息資源,成人教育的規(guī)范管理也就無從談起?？梢?提高檔案管理員的專業(yè)素質(zhì)是檔案管理工作的重中之重。

3.3 加大檔案宣傳力度,提高人們的檔案意識 成人教育檔案來源廣泛,它涉及到學(xué)校的許多部門,因此,做好檔案的收集工作需要全體教職工的支持和參與,這要求教職工必須具備一定的檔案知識,才能提供合格、規(guī)范、完整的檔案材料。然而長期以來,宣傳檔案知識的力度不夠,人們對檔案工作的了解知之甚少,這影響到材料的收集工作。因此,學(xué)院檔案主管部門有必要定期為教職工舉行檔案知識講座或檔案知識競賽,使人們了解檔案的有關(guān)法則法規(guī)、檔案管理相關(guān)知識等。在收集材料過程中對鑒別歸檔、紙張大小、制表格式、整理裝訂、移交程序等環(huán)節(jié)都有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定,這樣才能規(guī)范收集整理工作,確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量。此外,為了提高人們的檔案意識,使檔案工作更加深入人心,學(xué)校有必要建立相應(yīng)的獎勵機(jī)制,對在工作中表現(xiàn)突出的單位和個人進(jìn)行表揚(yáng)和鼓勵。學(xué)校檔案主管部門要定期檢查和記錄各部門移交材料的情況,主要檢查所移交的材料是否完整,格式是否規(guī)范,層次是否清楚,方法是否得當(dāng),移交是否及時,并以此為依據(jù)進(jìn)行評優(yōu)活動,這樣通過多種方式來吸引更多人的參與,達(dá)到宣傳檔案的目的。同時,各部門在競爭中可以相互學(xué)習(xí),相互交流,共同提高檔案管理水平,促進(jìn)檔案工作的規(guī)范化管理。

3.4 利用網(wǎng)絡(luò)服務(wù)功能,提高檔案的服務(wù)能力 隨著成人高等教育規(guī)模的不斷擴(kuò)大和科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展,以傳統(tǒng)手工為主的檔案管理方式已經(jīng)不適應(yīng)時代發(fā)展的需要,取而代之的將是快捷、準(zhǔn)確、方便的現(xiàn)代化管理模式,而且這種管理模式已經(jīng)逐步滲透到教育領(lǐng)域的許多管理工作當(dāng)中,比如:國家教育部實(shí)行的高校學(xué)生學(xué)籍電子注冊;高校畢業(yè)生學(xué)歷信息電子注冊;高校招生網(wǎng)上錄取;成人高考網(wǎng)上報名;各種統(tǒng)考網(wǎng)上查分;辦公事務(wù)往來網(wǎng)上操作。這些現(xiàn)象都說明檔案工作進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)時代是必然趨勢。因此,在檔案管理過程中,逐步改變傳統(tǒng)的管理方式,充分利用計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)行檔案電子化和網(wǎng)絡(luò)化管理,才能適應(yīng)時代發(fā)展的需要。而隨著網(wǎng)絡(luò)化管理的普及和發(fā)展,成人教育管理過程中必將產(chǎn)生越來越多的電子檔案。因此,必須加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)建設(shè),完善網(wǎng)絡(luò)服務(wù)體系,有條件的可建立檔案專網(wǎng),方便師生通過計算機(jī)檢索,獲得自己所需的資料,實(shí)現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)信息的資源共享,為我國成人教育、終身教育的發(fā)展與和諧社會的構(gòu)建發(fā)揮應(yīng)有的作用。

[1] 楊林,劉六生,李輝.成人教育面臨的機(jī)遇、挑戰(zhàn)與發(fā)展[J].中國成人教育,2004(7):17.

[2] 尤仁林.論成人教育在構(gòu)建終身教育體系中的作用[J].中國成人教育,2004(8):10-11.

[3] 國家教育部.國家中長期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要(2010～2020年)[M].北京:人民出版社,2010:35.

[4] 呂桂萍.高等學(xué)校成人教育學(xué)生檔案管理存在的問題及對策[J].科技資訊,2010(25):252.

G720;G472.4

A

1001-5817(2012)05-0712-02

10.3969/j.issn.1001-5817.2012.05.073

2012-06-28;

2012-09-03