李文挺

圖書(shū)館業(yè)務(wù)外包的探索與研究

李文挺

長(zhǎng)樂(lè)市圖書(shū)館

近年來(lái)，圖書(shū)館業(yè)務(wù)外包逐漸成為一種趨勢(shì)。該文分析了圖書(shū)館業(yè)務(wù)外包興起的內(nèi)外部原因及其優(yōu)勢(shì)，闡述了業(yè)務(wù)外包存在的問(wèn)題，并針對(duì)存在問(wèn)題提出了解決辦法。

圖書(shū)館 業(yè)務(wù)外包 采訪外包 編目外包

圖書(shū)館業(yè)務(wù)外包主要是指圖書(shū)館通過(guò)有償合約方式，將本應(yīng)由圖書(shū)館自己完成的各種業(yè)務(wù)活動(dòng)和服務(wù)委托給外部服務(wù)商。圖書(shū)館業(yè)務(wù)外包在國(guó)外已非常普遍，國(guó)內(nèi)也逐漸普及，據(jù)K.A.Libby1997年對(duì)全美117個(gè)圖書(shū)館進(jìn)行的問(wèn)卷調(diào)查，有47家圖書(shū)館都實(shí)行了業(yè)務(wù)外包，外包范圍涉及圖書(shū)館全部非核心工作和部分核心工作。圖書(shū)館業(yè)務(wù)外包的主旨在于通過(guò)有效整合、利用圖書(shū)館外部最優(yōu)秀的專業(yè)化資源，將一些非核心的、次要的或輔助性的功能業(yè)務(wù)外包給外部的專業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu),達(dá)到彌補(bǔ)人員不足、降低運(yùn)營(yíng)成本、提高工作效率、充分利用社會(huì)資源、提高服務(wù)水平的目的。

1 圖書(shū)館業(yè)務(wù)外包的緣由

1.1 外部因素

經(jīng)濟(jì)因素。近年來(lái),群眾物質(zhì)生活水平不斷提高，精神生活需要愈加旺盛，各地公共圖書(shū)館的藏書(shū)數(shù)量已遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上群眾對(duì)多樣化知識(shí)的需求。而各地公共圖書(shū)館經(jīng)費(fèi)來(lái)源主要靠行政撥款，文獻(xiàn)購(gòu)置費(fèi)不斷上漲與經(jīng)費(fèi)緊缺的矛盾、讀者群體和需求的不斷增加與圖書(shū)館人力不足的矛盾一直困擾著圖書(shū)館。為保證館藏文獻(xiàn)質(zhì)量和提高服務(wù)水平，迫使圖書(shū)館在不斷挖掘自身的潛能之外，尋求一種新的途徑來(lái)解決這些矛盾，圖書(shū)館業(yè)務(wù)外包恰好為減輕資金緊張、彌補(bǔ)人力不足提供了有效途徑。

市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)因素?，F(xiàn)在的圖書(shū)銷售市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)非常激烈, 書(shū)商們?yōu)榱藸?zhēng)取和穩(wěn)定客戶，將館藏圖書(shū)標(biāo)識(shí)加工、圖書(shū)數(shù)據(jù)編目等圖書(shū)館內(nèi)部業(yè)務(wù)操作與圖書(shū)銷售捆綁在一起，使圖書(shū)銷售市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)焦點(diǎn)由成本競(jìng)爭(zhēng)轉(zhuǎn)向服務(wù)質(zhì)量的競(jìng)爭(zhēng)。企業(yè)的不斷分化，使得一些圖書(shū)銷售企業(yè)轉(zhuǎn)而專注于圖書(shū)館配套業(yè)務(wù)的經(jīng)營(yíng)，由此而誕生了一大批有競(jìng)爭(zhēng)、有優(yōu)勢(shì)的企業(yè)，如書(shū)刊代理商等。各書(shū)商們?yōu)樵趫D書(shū)銷售市場(chǎng)占得一席之地,紛紛盡力為各圖書(shū)館提供售后服務(wù),盡量滿足客戶需要。另外,各地公共圖書(shū)館是政府興辦的純公益性事業(yè)單位,信譽(yù)好, 拖欠購(gòu)書(shū)費(fèi)的可能性非常小,書(shū)商為了長(zhǎng)期的利益,也愿意提供業(yè)務(wù)外包服務(wù)。

1.2 內(nèi)部因素

人員因素。隨著全國(guó)事業(yè)單位體制改革的不斷深化，各地圖書(shū)館事業(yè)編制仍停留在上世紀(jì)70年代水準(zhǔn)，甚至出現(xiàn)精簡(jiǎn)現(xiàn)象，圖書(shū)館隊(duì)伍建設(shè)與群眾閱讀需求快速發(fā)展的需要越來(lái)越不相稱，圖書(shū)館人員總體指標(biāo)非常有限，業(yè)務(wù)人員嚴(yán)重短缺。同時(shí)，各地公共圖書(shū)館人員中大多學(xué)歷較低，不具備圖書(shū)館專業(yè)方面的知識(shí)，嚴(yán)重制約了圖書(shū)館的發(fā)展。

技術(shù)因素。現(xiàn)代信息技術(shù)從根本上改變了圖書(shū)館管理模式，圖書(shū)館與圖書(shū)供應(yīng)商間跨越時(shí)空障礙的合作變得日益便利，大大降低了協(xié)作的交易費(fèi)用。圖書(shū)館可以把精力和資源集中在自己最薄弱也最需要的圖書(shū)館對(duì)外宣傳、組織讀者活動(dòng)、擴(kuò)展圖書(shū)館服務(wù)網(wǎng)絡(luò)等業(yè)務(wù)上，而把專業(yè)業(yè)務(wù)難度較大、工作內(nèi)容繁瑣的圖書(shū)加工、數(shù)據(jù)編目等工作交給圖書(shū)供應(yīng)商來(lái)完成。

2 圖書(shū)館業(yè)務(wù)外包的主要項(xiàng)目

2.1 采訪外包

采訪外包主要有兩種模式，一種是綱目訂購(gòu)，圖書(shū)館與書(shū)商簽訂采書(shū)合約，書(shū)商根據(jù)圖書(shū)館采訪人員圈訂的綱目控制范圍(如:專業(yè)范圍、主題控制、出版社控制、閱讀水平控制等)和圖書(shū)館的經(jīng)費(fèi)預(yù)算，將選出的圖書(shū)送到圖書(shū)館，圖書(shū)館采訪人員通過(guò)驗(yàn)收將適合的書(shū)留下，不需要的圖書(shū)退回給書(shū)商。這種方式可以節(jié)約采訪人員選書(shū)的時(shí)間，也能保證所購(gòu)圖書(shū)具有針對(duì)性。另一種是由圖書(shū)館采訪人員按照讀者需求，結(jié)合本館館藏實(shí)際，根據(jù)征訂書(shū)目進(jìn)行圈選，交由書(shū)商訂購(gòu)。

2.2 編目外包

編目外包是目前國(guó)內(nèi)外圖書(shū)館業(yè)務(wù)外包中應(yīng)用最廣、最具成效的一種業(yè)務(wù)外包形式。在我國(guó)，隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的迅猛發(fā)展，全國(guó)聯(lián)合編目中心、CALIS、地區(qū)采編中心的建立，許多圖書(shū)館都將分編工作委托給從事分類編目的專業(yè)機(jī)構(gòu)。編目外包一方面可以減少編目人員的負(fù)擔(dān)，加快文獻(xiàn)處理的速度，在不降低質(zhì)量的前提下節(jié)省開(kāi)支；另一方面可以減少重復(fù)勞動(dòng)，在一定范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一編目，圖書(shū)館書(shū)目數(shù)據(jù)達(dá)到規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

2.3 館藏?cái)?shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)外包

館藏文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)是圖書(shū)館自動(dòng)化工作的重要組成部分，也是圖書(shū)館在自動(dòng)化建設(shè)進(jìn)程中最繁重的一項(xiàng)業(yè)務(wù)，需要投入大量的人力、物力和財(cái)力。它是以圖書(shū)館管理軟件為依托，將館藏報(bào)刊、圖書(shū)、音像制品等館藏文獻(xiàn)的基本信息按照一定規(guī)范程序進(jìn)行排列，方便圖書(shū)館管理人員及讀者查閱的綜合管理系統(tǒng)。由于它耗時(shí)耗力，很多圖書(shū)館都將此業(yè)務(wù)外包給建庫(kù)承包商。

2.4 自動(dòng)化建設(shè)業(yè)務(wù)外包

大多數(shù)圖書(shū)館由于缺乏計(jì)算機(jī)專業(yè)技術(shù)人員，加上隨著信息技術(shù)的發(fā)展，硬件和軟件在不斷升級(jí)，如果相關(guān)的圖書(shū)館管理系統(tǒng)以及應(yīng)用軟件由圖書(shū)館自行開(kāi)發(fā)，則圖書(shū)館要投入大量的開(kāi)發(fā)費(fèi)用和人員培訓(xùn)費(fèi)用。通過(guò)硬件維護(hù)升級(jí)、軟件維護(hù)升級(jí)等外包業(yè)務(wù)，不僅可以節(jié)約時(shí)間和費(fèi)用支出，還可以直接享受服務(wù)提供商提供的在線支持、網(wǎng)上維護(hù)和更新升級(jí)的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

3 圖書(shū)館業(yè)務(wù)外包的優(yōu)點(diǎn)

3.1 降低經(jīng)濟(jì)成本。專業(yè)機(jī)構(gòu)具有一定的規(guī)模，配備各種專業(yè)技術(shù)人才，具備專業(yè)程度高、工作效率高和經(jīng)營(yíng)成本低的特點(diǎn)，通過(guò)他們來(lái)提供服務(wù)，可以取得較大的價(jià)格優(yōu)惠。

3.2 節(jié)約人力資源。受客觀因素的影響，圖書(shū)館很難引進(jìn)和留住高技術(shù)人員，實(shí)施業(yè)務(wù)外包，可以借助外部的人力資源，來(lái)彌補(bǔ)自身人力資源的不足。

3.3 提高工作效率。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，各地財(cái)政不斷加大圖書(shū)館經(jīng)費(fèi)投入，各地公共圖書(shū)館購(gòu)書(shū)專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)大幅增加，圖書(shū)采編量成倍增加，而受編制限制等因素影響，采編人員卻沒(méi)有同步增長(zhǎng)，由于人力資源有限，大量圖書(shū)積壓待編，新書(shū)同讀者見(jiàn)面周期長(zhǎng)，在這種情況下，業(yè)務(wù)外包成了一個(gè)絕佳選擇。

3.4 專注核心業(yè)務(wù)。隨著圖書(shū)館讀者量的不斷增長(zhǎng)，圖書(shū)館服務(wù)項(xiàng)目的增加、完善等，讀者服務(wù)成為評(píng)價(jià)圖書(shū)館社會(huì)功能的一個(gè)核心指標(biāo)。圖書(shū)館將繁瑣的編目等業(yè)務(wù)外包給專業(yè)機(jī)構(gòu)完成，將使圖書(shū)館的管理層可以集中精力實(shí)現(xiàn)對(duì)業(yè)務(wù)流程、人員配置進(jìn)行整合，加強(qiáng)讀者服務(wù)工作，提高圖書(shū)館的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，保持圖書(shū)館的持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展。

4 圖書(shū)館業(yè)務(wù)外包的負(fù)面影響

4.1 圖書(shū)館工作人員專業(yè)技術(shù)水平下降。某些原來(lái)由圖書(shū)館自行生產(chǎn)或操作的業(yè)務(wù)工作外包給服務(wù)商，獲得了一定的效益，降低了一定的成本，同時(shí)使圖書(shū)館工作人員失去了學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)和核心能力的培養(yǎng)，使得圖書(shū)館工作人員失去了鉆研業(yè)務(wù)的熱情。

4.2 新增業(yè)務(wù)外包的管理成本。業(yè)務(wù)外包范圍的確定，業(yè)務(wù)外包形式、方式的選擇，外包服務(wù)商的評(píng)估、選擇與考核，外包業(yè)務(wù)的質(zhì)量管理，外包合同的設(shè)計(jì)、簽定、管理和實(shí)施監(jiān)督等都會(huì)額外增加圖書(shū)館管理成本。

4.3 外包業(yè)務(wù)質(zhì)量難以保證。圖書(shū)館業(yè)務(wù)外包都是短期行為，外包業(yè)務(wù)服務(wù)商質(zhì)量也參差不齊，在利益的驅(qū)使下，難免一些服務(wù)商偷工減料，致使圖書(shū)館外包業(yè)務(wù)質(zhì)量無(wú)法達(dá)到要求，而圖書(shū)館由于受工作人員業(yè)務(wù)水平限制，無(wú)法及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題。

4.4 如何正確定位業(yè)務(wù)外包。業(yè)務(wù)外包應(yīng)該定位在非核心業(yè)務(wù)上，即圖書(shū)館外包的業(yè)務(wù)應(yīng)該是一般性的非核心業(yè)務(wù)，關(guān)鍵性的核心業(yè)務(wù)不能外包，否則會(huì)對(duì)圖書(shū)館本身的核心能力產(chǎn)生不利影響。

5 推行圖書(shū)館業(yè)務(wù)外包應(yīng)注意的問(wèn)題

5.1 外包業(yè)務(wù)范圍要因館而異。外包范圍的確定要從各館的實(shí)際情況出發(fā)，對(duì)于省一級(jí)的圖書(shū)館，為了樹(shù)立其形象，提高圖書(shū)館人員的整體素質(zhì)，可以將無(wú)技術(shù)含量或低技術(shù)含量的業(yè)務(wù)全部外包出去，將主要精力集中在核心業(yè)務(wù)研究上。對(duì)于縣一級(jí)的圖書(shū)館，可將編目等主要業(yè)務(wù)外包，將精力集中在拓寬服務(wù)的深度和廣度上，創(chuàng)新服務(wù)內(nèi)容和提高服務(wù)水平的核心業(yè)務(wù)上。

5.2 特色業(yè)務(wù)不可以外包。各地各級(jí)公共圖書(shū)館的發(fā)展戰(zhàn)略和發(fā)展規(guī)模存在差異，特色業(yè)務(wù)的形成往往存在著極大的差別，有的注重業(yè)務(wù)研究、有的注重服務(wù)創(chuàng)新。業(yè)務(wù)外包應(yīng)該定位在非特色業(yè)務(wù)外包，但也不是所有的非特色業(yè)務(wù)都可以外包，也不可以把關(guān)鍵性的核心業(yè)務(wù)外包，否則會(huì)對(duì)圖書(shū)館本身的核心能力產(chǎn)生不利影響。

5.3 不能陷入價(jià)格誤區(qū)。選擇外包商時(shí)，不能誰(shuí)報(bào)價(jià)低，就將業(yè)務(wù)外包給誰(shuí)，而不考慮其他因素。價(jià)格當(dāng)然是選擇外包商的重要標(biāo)準(zhǔn)，但是在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中，還應(yīng)注重其產(chǎn)品質(zhì)量、技術(shù)水平、服務(wù)和信譽(yù)保證、規(guī)模程度等因素。

5.4 重視業(yè)務(wù)外包的管理。外包并不是圖書(shū)館業(yè)務(wù)工作的結(jié)束，而是意味著圖書(shū)館將擔(dān)負(fù)起更大的外包管理責(zé)任，不僅要對(duì)外包合同的條款進(jìn)行全面、仔細(xì)的研究，使外包業(yè)務(wù)的內(nèi)容、工作量、時(shí)間和質(zhì)量要求以及雙方的權(quán)利、義務(wù)和法律責(zé)任都得到明確，還要建立業(yè)務(wù)外包評(píng)價(jià)制度，要有專門(mén)的部門(mén)負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)外包的計(jì)劃、實(shí)施、管理，確保效益高于成本。

5.5 適時(shí)調(diào)整外包項(xiàng)目。隨著圖書(shū)館各方面條件的改善和業(yè)務(wù)的變化，有的業(yè)務(wù)可能不需要繼續(xù)外包，而有的原本沒(méi)有外包的業(yè)務(wù)又必須外包，這時(shí)就需要及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。

業(yè)務(wù)外包在給圖書(shū)館帶來(lái)眾多效益的同時(shí)，也帶來(lái)了一些負(fù)面影響。每個(gè)圖書(shū)館要根據(jù)自身的館情來(lái)確定業(yè)務(wù)外包的范圍、方針、政策，加強(qiáng)對(duì)外包業(yè)務(wù)的管理，要盡可能避免業(yè)務(wù)外包產(chǎn)生的不良后果，走適合本館特點(diǎn)的業(yè)務(wù)外包之路，使圖書(shū)館的業(yè)務(wù)外包工作不斷完善、健康發(fā)展。

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