劉冬梅

摘要：人事檔案是人才信息的重要載體，比較全面的反映了個人經(jīng)歷、德才能績、工作表現(xiàn)等情況，是本單位以及上級領導提拔任用干部的重要依據(jù)。近幾年來，事業(yè)單位的人事檔案管理取得了一些成績，但隨著我國事業(yè)單位人事制度改革力度的不斷加大，事業(yè)單位的檔案管理也出現(xiàn)了一些不容忽視的問題，針對這些問題，必須在思路上進行創(chuàng)新，才能保證事業(yè)單位人事檔案管理再上新臺階。本文筆者擬就當前事業(yè)單位人事檔案管理工作中的現(xiàn)狀，談一談自己的粗淺建議。

關鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理

隨著各項制度的改革，人事制度改革也日益深入。隨著企業(yè)的轉(zhuǎn)型后，人事檔案管理工作如何主動順應時代發(fā)展的要求，更新人事檔案管理的內(nèi)容、范圍，檔案收集的方式、方法以及人事檔案服務的對象等，是我們?nèi)耸聶n案管理者需要面對和認真思考的問題。

一、當前人事檔案現(xiàn)狀及存在的問題

1、檔案管理人員對人事檔案補充、收集、更新緩慢。歸檔材料未能及時、準確地得到補充。另外，某些科研、教學、職稱考評、繼續(xù)教育、業(yè)績考核等方面的材料不歸檔，使存檔的材料不能真實地反映本人現(xiàn)實情況，導致人事檔案的不完整。

2、檔案管理人員對檔案重要性宣傳不到位。一是檔案管理人員對人事檔案的重要性未進行廣泛宣傳，職工本人和檔案管理人員對檔案中缺少的材料不能及時補充、完善、更新；其次是人事檔案管理基本上是兼管，屬于非專業(yè)人員管理。由于受專業(yè)和時間限制，檔案管理人員也不能及時地掌握檔案管理工作的新知識、新技術。

3、員工本人對人事檔案重要性認識不足。認為只要有一份好工作就行了，檔案可有可無。對個人檔案采取忽視的態(tài)度，有些人連自己的人事檔案在哪里都不清楚；還有的認為自己的檔案不應在本人所屬的單位，而由本人保管；有些應該歸檔的材料不能及時交檔案管理人員存檔。這些思想、觀念必然導致人事檔案材料不全或缺失。

4、人事檔案管理手段落后。新疆醫(yī)科大學第五附屬醫(yī)院人事檔案管理基本上是由人事科工作人員輪流管理。因此，工作存在問題較多，在檔案管理手段上，沒有單獨的計算機和檔案管理軟件，查閱人事檔案信息仍采用手工查找。檔案的存儲依舊使用古老的鐵皮柜，占地面積大，使用空間也不能較理想應用。

二、 新時期人事檔案管理的創(chuàng)新思路

1、加強領導，將檔案管理工作提高到重要議事日程上來。常言道：“火車跑的快，全靠車頭帶”，說的就是干部的帶頭示范作用，這句話用在人事檔案管理上同樣適用。要想做好人事檔案管理工作，就要加強領導，提高領導對人事檔案管理重要性的認識。單位領導要站在戰(zhàn)略的高度將檔案管理納入日?？己耍n案管理領導小組，一把手任組長、負總責，對檔案管理人員實行崗位競聘，檔案管理的軟硬件設施親自過問，嚴格把關，定期對檔案管理工作進行檢查、督導，建立人事檔案管理達標升級考核機制，對人事檔案工作實行定性定量考核，進一步推進人事檔案工作制度化、規(guī)范化和科學化建設。

2、加強檔案工作的基礎設施建設，配備專門人員管理檔案。要根據(jù)《干部檔案工作條例》的有關規(guī)定，配備管理人員和檔案庫房的硬件設施。每管理一千人的檔案需配備一名專職人員；建立堅固的防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫的專用檔案庫房；配置鐵質(zhì)的檔案柜；庫房面積每千卷需20至25平方米；庫房內(nèi)應設置空調(diào)、去濕、滅火等設備并配備相應的檔案整理工具等。

3、 提高檔案管理人員素質(zhì)，努力打造一支過硬的檔案管理隊伍。事業(yè)單位的人事檔案管理是一項很重要的工作，單位領導一定要站在戰(zhàn)略高度認真對待，同時一定要對從事檔案管理工作的人員進行嚴格要求。首先要求從事這項光榮的檔案管理工作的人員必須是政治上可靠，作風上正派，責任心強的共產(chǎn)黨員，要努力培養(yǎng)他們提高對人事檔案管理重要性的認識，樹立起管理好人事檔案的自信心和責任心。其次，還要注意定期對他們組織新業(yè)務知識的培訓，注重他們自身專業(yè)水平的提高，使他們通過自學、參加培訓等方式，熟悉人事檔案工作的各個環(huán)節(jié)和基本要求。積極探索新的管理模式，使人事檔案工作更科學、更實用，為不斷進步發(fā)展的社會提供有利的人事資源。以期盡快提高他們的管理水平，為管理好人事檔案奠定良好基礎。

4、建立健全人事檔案管理制度，改進和完善檔案功能，確保檔案記載全面、客觀和公正，為人事決策提供強有力的真實檔案，從而更好地為選拔人才服務，有效減少“棄檔”現(xiàn)象的發(fā)生。要想做到這點，一是要建立健全人事檔案管理制度，使人事檔案管理工作有章可循并沿著正確的軌道前進。二是要建立人事檔案計算機輔助管理制度，對檔案材料收集歸檔和轉(zhuǎn)進轉(zhuǎn)出檔案的管理制度要進一步嚴格要求，更好地阻止虛假材料進檔。第三就是嚴格按照人事檔案管理要求，認真整理人事檔案案卷，確保所整理的人事檔案真實、準確和完整，為干部考察任用提供重要和完整的依據(jù)。

5、認真執(zhí)行人事檔案管理制度。要認真執(zhí)行干部人事檔案材料收集、檢查核對、鑒別歸檔、保管保密、查（借）閱、傳遞等相關管理制度，堅持做到移交的檔案審核不合格的不接收，未經(jīng)審核個人自行遞送的材料不接收，材料不符合要求的不歸檔，查閱不符合規(guī)定的不提供，嚴防丟失檔案材料，嚴防涂改造假，嚴防失密泄密。對借閱半個月以上未及時歸還的，要做好催要登記和相應的續(xù)借手續(xù)。

三、結(jié)語

目前，事業(yè)單位的人事檔案管理取得了一定成績，但是距離單位發(fā)展、時代要求還有一定的差距，必須從實際出發(fā)對人事檔案進行創(chuàng)新管理，在建立健全單位人事檔案管理制度的同時，下大力氣搞好本單位的信息化建設，盡快實現(xiàn)人事檔案信息化管理，提高人事檔案信息化管理水平，為人事部門考察干部、提拔錄用干部提供真實可靠的檔案資料。