常秀玲

摘要：檔案管理工作在企業(yè)發(fā)展中的作用愈來(lái)愈凸顯，然而目前部分企業(yè)對(duì)檔案工作還不夠重視，檔案意識(shí)不強(qiáng)，檔案利用率低，甚至給企業(yè)發(fā)展造成了一定的影響。鑒于此，本文從企業(yè)檔案管理工作的重要性、企業(yè)檔案工作的現(xiàn)狀和企業(yè)檔案工作的建議及發(fā)展趨勢(shì)等方面提出了個(gè)人看法，希望對(duì)檔案工作和企業(yè)管理等有所借鑒。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；問(wèn)題；建議；趨勢(shì)

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：B 文章編號(hào)：1674-9324（2012）01-0255-02

企業(yè)檔案是指企業(yè)在各項(xiàng)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。企業(yè)決策者可以通過(guò)充分利用檔案豐富的信息資源，尋找工作查考的依據(jù)，維護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益，合法權(quán)益和歷史真實(shí)面貌，為推進(jìn)企業(yè)快速發(fā)展提供科學(xué)依據(jù)。

一、檔案管理對(duì)企業(yè)發(fā)展的重要性

優(yōu)秀的檔案管理工作能夠有效地促進(jìn)企業(yè)發(fā)展，表現(xiàn)為：有助于企業(yè)增加技術(shù)和知識(shí)儲(chǔ)備，促進(jìn)企業(yè)保護(hù)好知識(shí)產(chǎn)權(quán)和商業(yè)秘密，為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供強(qiáng)有力的保障；有助于企業(yè)在國(guó)際國(guó)內(nèi)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中增強(qiáng)抵御風(fēng)險(xiǎn)的能力，并在關(guān)鍵時(shí)刻發(fā)揮檔案的依據(jù)和憑證作用，維護(hù)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益和合法權(quán)益；有助于企業(yè)構(gòu)筑企業(yè)信用體系，提高企業(yè)誠(chéng)信度，樹立企業(yè)形象；有助于企業(yè)加強(qiáng)自身文化建設(shè)，利用豐富生動(dòng)的檔案素材，展示企業(yè)創(chuàng)業(yè)發(fā)展的歷程，培養(yǎng)員工的認(rèn)同感和歸屬感，創(chuàng)新企業(yè)經(jīng)營(yíng)理念，提升企業(yè)的文化品位。

二、企業(yè)檔案工作存在的主要問(wèn)題

1.領(lǐng)導(dǎo)不重視，檔案利率不高。企業(yè)檔案工作對(duì)企業(yè)管理意義深遠(yuǎn)，具有十分重要的價(jià)值。檔案信息的利用不僅可以為企業(yè)帶來(lái)較顯著的經(jīng)濟(jì)效益，而且從某種意義上來(lái)講能提高企業(yè)的社會(huì)效益。但是許多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)檔案利用的意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)檔案工作的重視程度不夠，使檔案信息資源開發(fā)不足，造成檔案利用率不高。甚至于有的重要企業(yè)信息檔案未能及時(shí)歸檔存檔，為企業(yè)的發(fā)展，特別是信息渠道的有效完善埋下了隱患。

2.檔案管理機(jī)制不完善。企業(yè)檔案工作重視最基礎(chǔ)的資料收集，有些資料的收集、保管、保護(hù)、借閱、保密等制度不健全，責(zé)任不明確。有的雖建立了一些管理制度，也明確了一些管理機(jī)構(gòu)卻總是流于形式，成為擺設(shè)，不能正直發(fā)揮作用。部分檔案人員因無(wú)明確的考核機(jī)制而責(zé)任心不強(qiáng)，文件資料堆積很久卻不能及時(shí)整理。甚至有的檔案資料丟失嚴(yán)重。有些責(zé)任部門不及時(shí)催要重要文件，使傳閱文件被丟失、涂改、污改等現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，給企業(yè)檔案管理的規(guī)范化造成較嚴(yán)重的影響。

3.在檔案管理方面投入資金少，致使檔案管理設(shè)施設(shè)備陳舊落后。現(xiàn)階段，電腦已經(jīng)廣泛應(yīng)用于社會(huì)各行各業(yè)，而企業(yè)管理的整個(gè)流程基本都離不開計(jì)算機(jī)的現(xiàn)代化辦公手段。但有些企業(yè)因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)不重視，在檔案管理方面不舍得投入，致使檔案管理設(shè)施設(shè)備陳舊落后，計(jì)算機(jī)不能廣泛應(yīng)用到檔案管理工作中來(lái)，致使檔案工作效率不高，不能更好地企業(yè)發(fā)展服務(wù)。

4.檔案工作專職人員缺乏。因?yàn)槿狈I(yè)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，當(dāng)前很多企業(yè)檔案管理人員專業(yè)水平不高，工作能力不強(qiáng)，工作責(zé)任心低下，加上知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理，學(xué)歷普遍偏低，高層次檔案專業(yè)人才甚少，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足企業(yè)發(fā)展的需求，直接影響了檔案管理水平的提升。

三、提高檔案管理的建議

以上問(wèn)題的存在對(duì)企業(yè)發(fā)展有著潛在的危害，特別是一些文件涉及企業(yè)的重要技術(shù)、商業(yè)機(jī)密、專利、工藝等，如果管理不善，勢(shì)必造成企業(yè)的重大經(jīng)濟(jì)損失。為此，提出幾點(diǎn)提高檔案管理工作的建議：

1.強(qiáng)化法制觀念，提高檔案管理意識(shí)。樹立法制意識(shí)，是做好企業(yè)檔案工作的基礎(chǔ)。深入學(xué)習(xí)宣傳《檔案法》的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步明確有法可依，有法必依，明確執(zhí)法的嚴(yán)肅性，提高工作的自覺性。領(lǐng)導(dǎo)的重視也是做好檔案工作的重要保證，通過(guò)宣傳引導(dǎo)，讓員工知道做好檔案管理工作也能夠創(chuàng)造效益，對(duì)企業(yè)發(fā)展是有很大作用的。

2.規(guī)范企業(yè)檔案管理機(jī)制，強(qiáng)化工作責(zé)任。健全檔案管理的規(guī)章制度，明確職能，使檔案管理逐步適應(yīng)科技水平的提升，適應(yīng)企業(yè)各項(xiàng)管理工作的革新。應(yīng)建立健全管理機(jī)制，強(qiáng)化檔案意識(shí)，提高檔案管理專業(yè)人員的知識(shí)面，提高業(yè)務(wù)能力和水平，增強(qiáng)做好檔案管理工作的積極性和主動(dòng)性，同時(shí)要采取有效手段實(shí)施約束和激勵(lì)機(jī)制，嚴(yán)格考核，增強(qiáng)工作人員的責(zé)任意識(shí)，創(chuàng)新工作，開創(chuàng)企業(yè)檔案工作新局面。

3.更新設(shè)備，充分利用現(xiàn)代化技術(shù)。社會(huì)發(fā)展的速度愈來(lái)愈快，企業(yè)檔案數(shù)量也將快速增多，單單依靠人工手段進(jìn)行檔案管理已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)發(fā)展的需要，所以采取現(xiàn)代化手段進(jìn)行檔案管理勢(shì)在必行。計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等媒介的出現(xiàn)能夠很好地解決這一問(wèn)題，但這需要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理人員，從思想觀念上對(duì)新技術(shù)給予足夠的重視，用新的觀念看待事物，引進(jìn)使用現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備，提高工作效率和質(zhì)量。

4.增強(qiáng)專業(yè)技能，提高人員的素質(zhì)。針對(duì)檔案工作性質(zhì)，企業(yè)要確定專人管理檔案工作，針對(duì)企業(yè)檔案管理的特點(diǎn)和管理人員素質(zhì)差的情況，企業(yè)要積極選送檔案人員參加檔案專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，提高檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，同時(shí)要穩(wěn)定檔案專業(yè)隊(duì)伍，加強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作。不僅要有一定的政治理論水平、業(yè)務(wù)水平，還要有廣博的知識(shí)，強(qiáng)烈的開拓、進(jìn)取意識(shí)，既要能熟知檔案管理法規(guī)和基本的檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)、技能，還要熟練掌握計(jì)算機(jī)管理知識(shí)和操作技能，以適應(yīng)新時(shí)期的企業(yè)檔案管理。

四、企業(yè)檔案管理工作的趨勢(shì)

企業(yè)愈發(fā)展，各項(xiàng)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)產(chǎn)生的相關(guān)信息資料就愈多，檔案管理工作亦增加了復(fù)雜性和工作難度，沖擊著傳統(tǒng)的檔案管理方式。企業(yè)檔案管理工作必須向科學(xué)化、現(xiàn)代化邁近，才能適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展需求。企業(yè)檔案管理工作將會(huì)有以下發(fā)展趨勢(shì)：

1.企業(yè)檔案管理工作將發(fā)揮更加重要的作用。檔案是企業(yè)在科技創(chuàng)新、管理創(chuàng)新活動(dòng)中積累、保存起來(lái)的知識(shí)，是企業(yè)的重要資產(chǎn)，檔案管理工作必須圍繞企業(yè)的中心工作，抓好服務(wù)、促進(jìn)建設(shè)、加快發(fā)展，進(jìn)一步發(fā)揮檔案室的服務(wù)功能，推動(dòng)檔案工作跨越式發(fā)展，為企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理提供更好的服務(wù)，提高企業(yè)的工作效率和經(jīng)濟(jì)效益。

2.企業(yè)檔案管理工作將會(huì)得到更快發(fā)展。企業(yè)檔案管理首先體現(xiàn)在企業(yè)的辦公自動(dòng)化和多媒體技術(shù)的應(yīng)用方面，檔案借以存在的載體也與時(shí)俱進(jìn)地從紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)榇疟P、磁帶、光盤、U盤等，檔案的存在形式由卷案轉(zhuǎn)變?yōu)槲⑿突o(wú)型化、網(wǎng)絡(luò)化和虛擬化。不僅減少了儲(chǔ)存空間，而且提高了工作效率，因?yàn)樵谑褂谜{(diào)閱檔案時(shí)，一臺(tái)電腦可以儲(chǔ)存太多檔案室案卷所儲(chǔ)存的信息資料，工作人員更多的是應(yīng)用現(xiàn)代化的查閱方式，一揮而就，工作效率大大提高，減少了勞動(dòng)力，降低了工作成本，卻能收到事半功倍的效果，企業(yè)檔案工作將得到跳躍式的大發(fā)展。

3.企業(yè)檔案工作實(shí)行信息一體化管理。實(shí)現(xiàn)檔案、資料、圖書、情報(bào)工作一體化管理。企業(yè)檔案資料管理綜合性特點(diǎn)決定了檔案、資料、圖書、情報(bào)等信息之間是互相影響、互相滲透的。實(shí)行一體化管理能降低成本，提高效益；能有利于企業(yè)各種信息的綜合性的開發(fā)和利用，因?yàn)槠髽I(yè)技術(shù)人員在技術(shù)創(chuàng)新過(guò)程中利用信息資源時(shí)，不會(huì)去區(qū)分它的來(lái)源是檔案還是情報(bào)，而是以利用價(jià)值來(lái)決定其取舍。企業(yè)檔案管理實(shí)行信息一體化管理還有利于企業(yè)對(duì)各種信息的收集管理和進(jìn)行多次加工，充分發(fā)揮各種信息的全面綜合優(yōu)勢(shì)，為企業(yè)的快速發(fā)展提供高效服務(wù)。

4.企業(yè)檔案管理將有效推動(dòng)企業(yè)文化建設(shè)。企業(yè)發(fā)展的過(guò)程亦是企業(yè)檔案信息資料不斷積累的過(guò)程，企業(yè)的文化核心思想全部體現(xiàn)在企業(yè)檔案資料信息中。它不但記錄著企業(yè)產(chǎn)生、經(jīng)營(yíng)和企業(yè)文化建設(shè)的過(guò)程，它還能為企業(yè)文化深層次建設(shè)提供依據(jù)和參考。首先，企業(yè)檔案是企業(yè)職工了解企業(yè)發(fā)展史的必不可少的工具，挖掘積淀在企業(yè)檔案中體現(xiàn)企業(yè)精神的典型事例，可以用來(lái)教育企業(yè)職工繼承和發(fā)揚(yáng)企業(yè)精神，充分調(diào)動(dòng)職工的積極性和創(chuàng)造性，增強(qiáng)企業(yè)的凝聚力和向心力；其次，企業(yè)形象是企業(yè)文化建設(shè)的重要內(nèi)容，它是企業(yè)的一筆巨大的精神財(cái)富和無(wú)形資產(chǎn)。企業(yè)檔案在企業(yè)形象建設(shè)中，亦發(fā)揮著重要作用。