李賀

摘 要:信息化是檔案事業(yè)發(fā)展的基本要求和發(fā)展方向。檔案管理的現(xiàn)代化水平,主要看其檔案信息化的程度如何。本文結(jié)合自身的工作經(jīng)驗,對檔案信息化及其管理提出幾點體會。

關(guān)鍵詞:檔案信息化檔案管理

中圖分類號:TP391 文獻標識碼:A 文章編號1674-098X(2012)05(b)-0207-01

1 檔案信息化的基本內(nèi)容及內(nèi)在聯(lián)系

“檔案是歷史的原始記錄”,其本身就是一種可以被充分利用的信息資料。必須明確,被信息化處理的檔案不僅僅限于檔案本身所記載的原始內(nèi)容,還包括將其加工處理后與其他信息整合后而成的更為寬泛的信息。由此可知,檔案信息化的基本內(nèi)容包括兩方面:一是將檔案原始內(nèi)容進行整合再加工而成的信息,即狹義上的檔案信息化;二是將檔案信息內(nèi)容與社會其他信息進行整合再加工而成的信息,即廣義上的檔案信息化。故此,在現(xiàn)有技術(shù)條件下,檔案信息化既要達到促進檔案原始包含信息進入社會交流系統(tǒng)的目的,還要達到將檔案中的信息與其他信息整合再加工形成的信息在社會中廣為傳播的目的,從而服務(wù)于經(jīng)濟社會的協(xié)調(diào)發(fā)展。誠然,這兩方面的目的是相互聯(lián)系,相互依存,相互促進的,并不能孤立存在。其原因在于檔案信息一旦服務(wù)于經(jīng)濟社會發(fā)展,狹義的檔案信息化,必將與經(jīng)濟社會發(fā)展有機聯(lián)系在一起,必將與社會其他信息整合到一起形成的信息為社會經(jīng)濟發(fā)展廣泛地得以利用,即成為廣義上的的檔案信息化,從而使經(jīng)濟社會得以協(xié)調(diào)發(fā)展。

2 促進檔案信息化的基本做法

2.1 檔案專業(yè)技術(shù)人員要樹立檔案信息化的理念和意識

辯證唯物主義認為,意識具有主觀能動性,一定的社會意識會產(chǎn)生一定的社會能動作用。檔案的信息化過程是一種社會活動,檔案的社會意識的能動性必將產(chǎn)生檔案信息化的理念,必將推動檔案信息化建設(shè)的順利開展。所以,在一定意義上說,檔案信息化就是理念和意識與檔案原始內(nèi)容的信息化過程。檔案專業(yè)技術(shù)人員是檔案信息化建設(shè)的主要參與者,其能動性的高低直接關(guān)乎檔案信息化建設(shè)成敗與否。所以,檔案專業(yè)技術(shù)人員只有樹立檔案信息化的理念和意識,認識到檔案信息化建設(shè)在經(jīng)濟社會發(fā)展中的重要性,才會具有強烈的使命感和責(zé)任心,才會主動關(guān)心和全身心地投入到檔案信息化過程之中,努力做好信息化建設(shè)的各項工作,主動整合和加工社會信息于信息化的檔案內(nèi)容中,將檔案信息化與經(jīng)濟社會發(fā)展有機地結(jié)合起來,充分發(fā)揮自己的業(yè)務(wù)水平。

2.2 充分利用各種科學(xué)技術(shù)和設(shè)備

配備相應(yīng)設(shè)備和軟件:在檔案信息化過程中,要配備計算機、服務(wù)器、交換器、路由器、掃描儀等硬件設(shè)備,要購置適合的信息化管理應(yīng)用軟件,通過培訓(xùn)和繼續(xù)教育等形式,推廣信息化建設(shè)的儀器設(shè)備和軟件的正確使用,逐步建立共享服務(wù)平臺供查閱。

檔案中心目錄及全文的電子化:檔案信息數(shù)據(jù)錄入是目錄中心的基礎(chǔ)工作之一。對收集得到的各種檔案資料,要堅持邊整理邊錄入的原則,建立統(tǒng)一的信息保存標準,做到紙質(zhì)檔案和電子檔案雙留存,逐步推動檔案信息電子化的進程,以便更好地服務(wù)于社會。

界定網(wǎng)上查詢信息的級別:要參照國家的法律法規(guī)制訂密級標準,合理界定室藏檔案的密級為為公開、內(nèi)部、秘密還是機密;要根據(jù)檔案信息使用者合理界定不同的信息查詢者的權(quán)限,確保國家檔案信息安全。

2.3 提高檔案信息的管理水平

要安全高效地管理電子檔案:國家檔案局制定的《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》要求加強電子文件歸檔管理,各級機關(guān)和企業(yè)、事業(yè)單位檔案部門要根據(jù)檔案管理的要求,加強對本單位電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作的監(jiān)督、指導(dǎo),保證各單位產(chǎn)生的有保存價值的電子文件真實、完整、有效因此,必須選擇適合自身特點的檔案信息化應(yīng)用軟件和配套設(shè)備,有計劃有針對性地開展檔案信息化工作,這既可以達到科學(xué)、高效管理電子文件的目的,同時電子文件作為一種信息資源,經(jīng)過應(yīng)用軟件的合理整合,既積累了電子文件,又成為經(jīng)濟社會發(fā)展過程中的重要資源。

要選取適合的檔案信息化應(yīng)用軟件:信息化建設(shè)的理念和意識的形成和發(fā)展,需要檔案信息化應(yīng)用軟件作強有力的支撐,這是檔案信息化付諸實施的重要條件之一。檔案信息化應(yīng)用軟件應(yīng)具有操作簡便、功能全面、智能、便捷、高效等優(yōu)點,是疏通信息化管理脈絡(luò)的關(guān)鍵環(huán)節(jié),是提高檔案信息化工作質(zhì)量和工作效率的關(guān)鍵環(huán)節(jié),是檔案信息化建設(shè)成敗的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

3 檔案信息化管理的相關(guān)問題

3.1 加強檔案信息化建設(shè)

要選擇適合自身情況的檔案信息化應(yīng)用軟件,依據(jù)國家法律法規(guī)制定檔案信息化管理的相關(guān)規(guī)章制度,破除不適應(yīng)檔案信息化要求的管理體制,破除地域和部門間的條塊分割,加快推進檔案資源數(shù)字化、信息管理標準化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的進程,逐步提高信息交換的力度和共享水平,使其有利于公眾查閱和利用。

3.2 加強專業(yè)技術(shù)人員的培訓(xùn)和考評

建立多層次、多渠道、重實效的檔案信息化專業(yè)技術(shù)人員的培訓(xùn)制度和考評制度并切實予以實施,逐步提高其整體業(yè)務(wù)水平。

3.3 檔案工作人員要學(xué)習(xí)計算機和信息管理化知識

要加強計算機應(yīng)用基礎(chǔ)知識、數(shù)字化技術(shù)知識、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識、現(xiàn)代管理技術(shù)知識等培訓(xùn),加強新技術(shù)、新設(shè)備、新方法的培訓(xùn),普及信息技術(shù)知識,提高掌握和運用現(xiàn)代化技術(shù)的技能,只有切實掌握計算機信息管理應(yīng)用軟件的靈活運用,才能正確使用應(yīng)用軟件并做到檔案信息化,使之保持在良好運行狀態(tài)之中。

3.4 保證信息的錄入質(zhì)量

必須全面而準確地錄入檔案信息并予以整合加工,否則難以保證信息化建設(shè)正常運行。因為信息質(zhì)量是計算機檔案信息化應(yīng)用軟件運用成敗的關(guān)鍵。同時,必須建立信息的審核和把關(guān)制度,在信息錄入之前對其進行審核,在信息錄入之后要認真校對,保證信息的科學(xué)性、準確性、實用性、保密性和時效性。

計算機作為一種現(xiàn)代化的管理工具,在信息處理、數(shù)據(jù)分析及其管理過程中具有舉足輕重的作用。借助計算機高效、快捷、便利的信息化數(shù)據(jù)處理功能,可以為檔案信息化過程實現(xiàn)現(xiàn)代化。所以,只有充分利用基于計算機的應(yīng)用軟件及其相關(guān)設(shè)備,利用計算機和網(wǎng)絡(luò)搭建專門的檔案信息化平臺,保證檔案信息化與社會信息化同步發(fā)展同步利用,逐步提高檔案信息化及其管理水平,提供快捷有效的檔案信息服務(wù),可以為經(jīng)濟社會的快速發(fā)展起到保駕護航的作用。

參考文獻

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