崔麗娟 張文杰

摘 要:通過對合同約定交付文件和工作分解結(jié)構(gòu)的結(jié)合,對航天國際合作項(xiàng)目文件與檔案管理方式進(jìn)行了初步分析,在此基礎(chǔ)上建立了基于項(xiàng)目合同和工作分解結(jié)構(gòu)(WBS)的文件與檔案管理體系框架和運(yùn)行模式,給出了航天國際合作項(xiàng)目文件與檔案管理的有效解決方案。

關(guān)鍵詞:航天國際合作項(xiàng)目文檔管理

中圖分類號:C93 文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A 文章編號:1674-098X(2012)05(b)-0196-03

1 概述

近年來,我國航天科研單位參與國際合作的機(jī)會逐漸增多,為了更好地對該類項(xiàng)目的實(shí)施進(jìn)行有效控制與跟蹤管理,項(xiàng)目管理組織均將項(xiàng)目信息管理列為項(xiàng)目管理的重要工作之一,而文件與檔案管理則是項(xiàng)目信息管理的基礎(chǔ)。為了能夠更好地進(jìn)行航天國際合作項(xiàng)目信息管理,就需要進(jìn)行深入而大量的文件與檔案管理研究工作。同時,航天國際合作項(xiàng)目中的文件與檔案管理是項(xiàng)目實(shí)施水平和規(guī)范性的重要體現(xiàn),某種程度上甚至可能影響到項(xiàng)目實(shí)施的成敗。本文結(jié)合航天國際合作項(xiàng)目的特點(diǎn)對該類項(xiàng)目文件與檔案管理進(jìn)行了初步的探討,并在此基礎(chǔ)上建立了基于項(xiàng)目合同和工作分解結(jié)構(gòu)(WBS)的文件與檔案管理體系框架和運(yùn)行模式,可為后續(xù)同類航天國際合作項(xiàng)目信息管理提供參考。

2 航天國際合作項(xiàng)目對文件與檔案管理提出的新要求

國際合作項(xiàng)目發(fā)展趨勢[1～6]向著總承包商能力越來越強(qiáng)的方向發(fā)展,交鑰匙(Turn-key)工程已成為世界一流宇航企業(yè)承擔(dān)國際合作項(xiàng)目最常見的方式。項(xiàng)目管理方式的轉(zhuǎn)變必然會導(dǎo)致對文件與檔案管理提出新要求,主要表現(xiàn)在以下方面。

2.1 項(xiàng)目技術(shù)狀態(tài)變化增加了項(xiàng)目文件與檔案管理的復(fù)雜性

由于國際運(yùn)輸將直接造成產(chǎn)品的重新組織、包裝,這將直接增加外方海關(guān)備案清單、裝箱單、清關(guān)說明等一系列技術(shù)狀態(tài)控制文件,由于文檔是技術(shù)狀態(tài)控制的依據(jù),這就需要通過及時對文件進(jìn)行歸檔和分發(fā)對各階段的技術(shù)狀態(tài)進(jìn)行有效控制,從而增加了項(xiàng)目文檔管理的復(fù)雜性,對文檔管理及時有效性提出了新要求。

2.2 項(xiàng)目范圍管理的擴(kuò)大對文件與檔案管理的覆蓋面提出了新要求

由于國際合作項(xiàng)目增加了國外用戶國內(nèi)驗(yàn)收測試、報關(guān)、國際運(yùn)輸、清關(guān)、國外安裝、國外調(diào)試、國外交付和維保(國外)等多個階段工作,因此必然會要求文檔管理要符合項(xiàng)目階段管理的基本要求。特別是國外施工期間產(chǎn)生的大量文件編號歸檔成為了文檔管理工作覆蓋面不可缺少的一部分。

2.3 項(xiàng)目相關(guān)方對于文件要求理解不一致對文件與檔案管理工作提出了新要求

由于國際合作項(xiàng)目最終用戶為國外公司,同時相關(guān)方還有中國和外國的海關(guān)、進(jìn)出口檢驗(yàn)檢疫部門等組織,各相關(guān)方對于同一文件的理解難免出現(xiàn)偏差和不一致的情況。例如,在俄羅斯GVU-600空間環(huán)模器項(xiàng)目中,外方用戶可以接受英文的報關(guān)文件,但是俄羅斯當(dāng)?shù)睾ｊP(guān)卻希望得到俄語文件。這就需要總承包商能夠吃透各相關(guān)方對于文件的要求,形成合乎相關(guān)方要求的文件。

3 國際合作項(xiàng)目形成檔案的收集管理

3.1 國際合作項(xiàng)目合同中對交付文件的約定

國際合作項(xiàng)目的檔案管理必須符合國際客戶對于文件歸檔的要求。表1是GVU-600空間環(huán)模器項(xiàng)目合同中俄雙方約定的交付文件,它基本體現(xiàn)了外方的所有關(guān)注點(diǎn),是技術(shù)狀態(tài)控制的核心要素。(如表1)

檔案的關(guān)注點(diǎn)也是技術(shù)狀態(tài)控制的核心要素,而文件明細(xì)表所列項(xiàng)就是該項(xiàng)目歸檔的重要范圍,為了保證文件的齊全完整,必須建立健全國際合作項(xiàng)目工程檔案收集管理制度,對各種技術(shù)文檔的形成過程所產(chǎn)生的有價值的文件等都要進(jìn)行收集,確保文件齊全完整歸檔。

3.2 工作分解結(jié)構(gòu)(Work Breakdown Structure,WBS)

國際合作項(xiàng)目的文件與檔案管理必須符合項(xiàng)目工作分解結(jié)構(gòu)的要求,建立項(xiàng)目技術(shù)狀態(tài)基線和管理狀態(tài)基線,以便作為項(xiàng)目后續(xù)階段執(zhí)行與管理的依據(jù),順利實(shí)施后續(xù)工作。

為了合理而高效地對項(xiàng)目文件與檔案進(jìn)行管理,方便地對技術(shù)狀態(tài)和管理狀態(tài)進(jìn)行控制,國際航天合作項(xiàng)目的工作分解結(jié)構(gòu)可采用產(chǎn)品分解結(jié)構(gòu)與產(chǎn)品研制階段相結(jié)合的方法進(jìn)行。首先,按照產(chǎn)品研制階段進(jìn)行工作分解結(jié)構(gòu)的第一次分解,將項(xiàng)目全生命周期工作分解為產(chǎn)品初步設(shè)計、產(chǎn)品詳細(xì)設(shè)計、產(chǎn)品采購與研制、分系統(tǒng)國內(nèi)調(diào)試驗(yàn)收、國外用戶國內(nèi)驗(yàn)收測試、報關(guān)、國際運(yùn)輸、清關(guān)、國外安裝、國外調(diào)試、國外交付和維保等十二個階段。其次,以一級工作節(jié)點(diǎn)“產(chǎn)品采購與研制”為例,可按照產(chǎn)品分解結(jié)構(gòu)將其分解為真空容器分系統(tǒng)、熱沉分系統(tǒng)、真空抽氣分系統(tǒng)、低溫分系統(tǒng)、測控分系統(tǒng),而每個分系統(tǒng)還可以根據(jù)檔案管理需要再分解到設(shè)備級。

項(xiàng)目管理必須對按照航天國際合作項(xiàng)目的WBS結(jié)構(gòu)樹文件與檔案進(jìn)行有效的管理,做到國際項(xiàng)目工程建在哪檔案管理就在哪,力爭從項(xiàng)目結(jié)構(gòu)文件的源頭管理,保證項(xiàng)目竣工資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、規(guī)范、齊全、真實(shí)。

4 國際合作項(xiàng)目交付外方文件收集歸檔

為了對上述階段工作內(nèi)容進(jìn)行技術(shù)狀態(tài)控制和計劃編制,在GVU-600空間環(huán)模器項(xiàng)目中,制定了2級的項(xiàng)目交付文件體系結(jié)構(gòu):交付文件總清單和分系統(tǒng)交付文件明細(xì)清單。交付文件總清單見表2,分系統(tǒng)交付文件明細(xì)清單見表3。要使檔案工作有序進(jìn)行,必須從一開始就建立一整套科學(xué)、合理、適用和操作性強(qiáng)的國際項(xiàng)目檔案管理制度制定,從組織領(lǐng)導(dǎo)、管理體系、職責(zé)分工、獎勵處罰等方面做出管理規(guī)定,對國際合作項(xiàng)目交付外方形成的大量文件進(jìn)行收集、分類、整理、立卷歸檔。(如表2表3)

5 結(jié)論

本文通過對合同約定交付文件和工作分解結(jié)構(gòu)的結(jié)合,對航天國際合作項(xiàng)目文件與檔案管理方式進(jìn)行了初步分析,在此基礎(chǔ)上建立了基于項(xiàng)目合同和工作分解結(jié)構(gòu)(WBS)的檔案管理體系框架和運(yùn)行模式,提出國際合作項(xiàng)目形成文件必須從項(xiàng)目的WBS結(jié)構(gòu)樹文件的源頭抓起,制定嚴(yán)格的收集整理歸檔制度,從而有效保證航天國際合作項(xiàng)目中文件與檔案的齊全完整,為后續(xù)航天國際項(xiàng)目的發(fā)展提供有價值的利用資料。

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