朱彥體

化繁為簡，選擇適合方式

近年來，我校立足于地方和學(xué)校實際，積極尋求建立扁平化管理模式，在上級部門的支持下，進(jìn)行了組織調(diào)整，使校級團(tuán)體僅由校長(書記)、常務(wù)副校長和副書記組成，中層團(tuán)體由辦公室、教務(wù)處、教科室、政教處、總務(wù)處和團(tuán)委組成，下設(shè)三個年級組工作部，支部建立在年級部上。同時，學(xué)校取消了原來的校長辦公會，僅保留行政例會和支部例會，使這兩種例會成為辦學(xué)決策的中心載體。由此，中層處室成了真正的行政決策實體和行政管理實體，蘊(yùn)藏著眾多領(lǐng)導(dǎo)潛力。但要保證決策無誤和管理到位，還是離不開信息溝通。信息溝通是學(xué)校計劃和決策的基礎(chǔ)，是學(xué)校組織和控制過程的依據(jù)，是學(xué)校處室、年級部乃至教研組、備課組形成管理網(wǎng)絡(luò)的紐帶。對此，我們有清醒的認(rèn)識。當(dāng)然，如何進(jìn)行高效的信息溝通，更是我們要尋找的答案。

經(jīng)過實踐和思考，我們認(rèn)為，作為帶有團(tuán)體性質(zhì)、公務(wù)性質(zhì)的處室信息溝通，如果僅采用通常的溝通方式，已有明顯的局限。如會議溝通容易陷入“文山會海”，除非是要解決較重大、較復(fù)雜的問題，一般不宜采用(例會除外)；口頭、紙質(zhì)文件或電話溝通往往要付出較多的時間、物質(zhì)、費用等，效率也不是很高。E-Mail溝通雖然比較經(jīng)濟(jì)，且不受場地限制，但也只適用于解決較簡單的問題或發(fā)布信息。而基于IM技術(shù)的QQ群平臺則不然，它幾乎解決了上述溝通形式的所有不足，呈現(xiàn)出很大優(yōu)勢。它既可以隨機(jī)發(fā)布簡單的信息，也可以即時討論復(fù)雜的事宜，且成本低廉。采取QQ群平臺進(jìn)行處室信息溝通，是現(xiàn)時我校在眾多溝通方式中確定的主要方式，它已明顯表現(xiàn)出簡便、快捷、高效的特點。

嚴(yán)密組織，明確處室任務(wù)

采取QQ群平臺進(jìn)行處室信息溝通，應(yīng)嚴(yán)密組織、科學(xué)引導(dǎo)。除要求群成員嚴(yán)格遵守網(wǎng)絡(luò)規(guī)則外，還要做好群平臺的建立和群成員的任務(wù)安排工作。一般而言，群平臺的建立只需具備相關(guān)常識即可完成，但我校除此之外更強(qiáng)調(diào)了以下幾點：首先，一是辦公室主任擔(dān)當(dāng)群平臺的管理員，負(fù)責(zé)群平臺的建立和管理；二是群成員不只是處室成員，還邀請校長室、黨支部、團(tuán)委、工會等機(jī)構(gòu)的同事作為成員；三是群名片力求醒目得體，讓群成員一看便知道彼此的身份。其次，在群任務(wù)的安排上，我校本著“突出主體，兼顧其他”的原則，明確各處室和團(tuán)委、工會是群平臺的重要成員，負(fù)責(zé)處室和團(tuán)委、工會的信息發(fā)布及重點工作的討論交流，其中辦公室為核心成員，負(fù)責(zé)討論交流的主持，同時負(fù)責(zé)上級下發(fā)的“電子政務(wù)”的轉(zhuǎn)發(fā)和相關(guān)工作的布置；明確校長室和黨支部為觀察員、監(jiān)督員、裁判員，發(fā)揮應(yīng)有作用。

我校對干部提出如下要求：一是全體干部尤其是校級干部應(yīng)帶頭學(xué)習(xí)現(xiàn)代信息技術(shù)，學(xué)習(xí)計算機(jī)知識，提高計算機(jī)操作技能，且在此期間，進(jìn)一步增強(qiáng)對運用現(xiàn)代信息技術(shù)手段提升領(lǐng)導(dǎo)效率的重要性、必要性、緊迫性的認(rèn)識，快速提升利用現(xiàn)代信息教育技術(shù)強(qiáng)化學(xué)校管理的踐行力和領(lǐng)導(dǎo)力；二是遵守群平臺工作制度，養(yǎng)成良好的工作作風(fēng)和工作習(xí)慣。如將QQ群平臺看做是自己的工作家園，養(yǎng)成在辦公室開機(jī)即啟動QQ的習(xí)慣，注意“任務(wù)欄氣泡提示”或“聲音提示”，主動接收一般信息，積極參加制度規(guī)定的每周固定時段的集中討論交流，等等。

用心操作，發(fā)揮特定效能

客觀地說，目前我校QQ群平臺的效能發(fā)揮還只是表現(xiàn)在“兩個方面”和“兩個重點”上：一是信息發(fā)送，以轉(zhuǎn)發(fā)上級電子政務(wù)為重點；二是討論交流，以關(guān)注下周例會主題為重點。在電子政務(wù)轉(zhuǎn)發(fā)上，我們力求保證及時性、準(zhǔn)確性和可靠性，即辦公室管理員隨時查看上級電子政務(wù)平臺上的信息，根據(jù)信息所屬的學(xué)段要求(上級電子政務(wù)往往采取不分學(xué)段的群發(fā)式)，決定是否需要下載待用；根據(jù)信息內(nèi)容性質(zhì)，較為準(zhǔn)確地確定信息任務(wù)所屬的處室部門，予以轉(zhuǎn)發(fā)；利用網(wǎng)上校訊通平臺，以手機(jī)短信的形式轉(zhuǎn)發(fā)信息告知應(yīng)該接收者，以保證及時地接收，同時在群內(nèi)告知，說明何種內(nèi)容的信息已發(fā)給何人辦理。在下周例會主題討論交流上，我們確定每周五晚上的一個時段為群成員集體登錄時間，并力求保證討論交流的明確性、民主性、有效性，即辦公室主任根據(jù)校長室或黨支部的“指令”，發(fā)布下周一例會的主題，組織群成員有序討論交流，做好調(diào)控；群成員簡潔、務(wù)實地發(fā)表看法和建議；對于可在此立即拍板的問題，校長開始表態(tài)，當(dāng)即拍板，對于尚要當(dāng)面研究的敏感問題或難解問題，校長明示暫時“存疑”，留待周一例會集體研究解決。如此，我校的很多常規(guī)工作便在平臺上安排布置，一些非常規(guī)工作和“存疑”下來的問題即使要在周一例會上研究，也會省去很多“口舌”，大大縮短了例會時間。再者，這種群平臺討論交流方式還使有些當(dāng)面難以開口的問題得以“啟齒”，增強(qiáng)了話語的真實性和可信度。

我校在注意上述“兩個重點”外，還注意發(fā)揮群平臺的其他功能，如“群共享”功能。我們要求各處室和相關(guān)部門，將適宜共享的文件，如學(xué)期計劃、學(xué)期總結(jié)、課程表、教職工電話號碼、學(xué)生分班花名冊、日常及節(jié)假日值班表乃至有重要指導(dǎo)意義和教育意義的文件、文章等發(fā)布到平臺上，以便大家隨時下載閱讀使用。

開辟途徑，爭取更大收益

其實，QQ群平臺還有更多功能有待開發(fā)。我?，F(xiàn)有的設(shè)想是，在積極完善已有的處室信息溝通功能的基礎(chǔ)上，努力開辟新的途徑，將學(xué)校網(wǎng)絡(luò)化管理的空間拓展得更大些。如我們準(zhǔn)備在軟硬件更加成熟的時候，使用多人語音會話功能，由此彌補(bǔ)一般討論交流僅限于文字而缺乏聲音的不足，以便使問題的研究有聲化。又如，我們準(zhǔn)備使用視頻會議功能，使群平臺的討論交流由文字?jǐn)U展到聲音和視頻，以便使問題的研究更加有聲有色。再如，我們準(zhǔn)備將處室群和教師群的建立結(jié)合起來，創(chuàng)建學(xué)校QQ群平臺討論組，隨時邀請普通教師參與處室工作和學(xué)校整體工作的討論，由此了解教師的態(tài)度，聽取教師的看法，吸納教師的觀點。另外，我們已經(jīng)向全體教師發(fā)出倡議，希望大家都能開通個人QQ空間，暢言自己的心情，述說自己的意愿，表達(dá)個人訴求，尤其是以客觀、公允、謙遜的態(tài)度對學(xué)校工作多提建設(shè)性的意見。同時，希望大家能把自己的得意之作通過在線提示告知同事，請同事觀賞評價，以期獲得趨于完美的答案。

一年多來，我校在處室信息溝通方面做出了一點嘗試，其中的甘苦自不待言，我們的探索道路依然漫長，任務(wù)依然艱巨。