趙琦
摘要:該文從寧夏工商職業(yè)技術(shù)學(xué)院骨干高職建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)度管理過(guò)程中遇到的問(wèn)題入手,闡釋了project軟件應(yīng)用于骨干高職建設(shè)項(xiàng)目的必要性;并就中文版Project 2003軟件應(yīng)用于骨干高職建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)度管理中的實(shí)施方法進(jìn)行了描述。
關(guān)鍵詞:project軟件;骨干高職項(xiàng)目;進(jìn)度管理
中圖分類號(hào):TP311文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A文章編號(hào):1009-3044(2012)21-5107-03
1國(guó)家骨干高職建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)度管理的特點(diǎn)
1.1國(guó)家骨干高職建設(shè)項(xiàng)目
為貫徹落實(shí)《國(guó)務(wù)院關(guān)于大力發(fā)展職業(yè)教育的決定》(國(guó)發(fā)[2005]35號(hào))精神,2006年11月,教育部和財(cái)政部正式啟動(dòng)了“國(guó)家示范性高等職業(yè)院校建設(shè)計(jì)劃”,國(guó)家在“十一五”期間重點(diǎn)支持100所高水平示范院校建設(shè)。4年的示范院校建設(shè)成效顯著,引領(lǐng)了全國(guó)高職院校的改革與發(fā)展方向。鑒于此,教育部和財(cái)政部聯(lián)合下發(fā)《教育部財(cái)政部關(guān)于進(jìn)一步推進(jìn)“國(guó)家示范性高等職業(yè)院校建設(shè)計(jì)劃”實(shí)施工作的通知》(教高[2010]8號(hào))文件,在原有基礎(chǔ)上,新增100所左右國(guó)家骨干高職院校,分2010年、2011年、2012年共三批開(kāi)展項(xiàng)目建設(shè)工作,并明確了遴選要求和建設(shè)目標(biāo)。
1.2項(xiàng)目進(jìn)度管理
在一個(gè)項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程中,由于主客觀因素的影響,常常會(huì)出現(xiàn)實(shí)際進(jìn)度與計(jì)劃進(jìn)度出現(xiàn)偏差的情況。進(jìn)度管理就是比較實(shí)際狀態(tài)和計(jì)劃之間的差異,做出必要的調(diào)整,避免工期的延誤。
1.3在骨干高職建設(shè)項(xiàng)目管理過(guò)程中進(jìn)行人為的進(jìn)度管理的缺陷
自教育部、財(cái)政部啟動(dòng)國(guó)家骨干高職院校建設(shè)項(xiàng)目以來(lái),立項(xiàng)院校均按照各自的“國(guó)家示范性高等職業(yè)院校建設(shè)計(jì)劃”項(xiàng)目骨干院校建設(shè)方案及任務(wù)書,積極開(kāi)展項(xiàng)目建設(shè)工作,重點(diǎn)對(duì)項(xiàng)目的進(jìn)度、質(zhì)量、成本進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控,確保按時(shí)、高效完成建設(shè)任務(wù)。
骨干高職項(xiàng)目建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)性工程,總體任務(wù)的順利完成和各項(xiàng)建設(shè)資料的積累,不僅需要各個(gè)子項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的辛苦付出,更需要有關(guān)綜合職能部門的協(xié)同作戰(zhàn)。鑒于此原因,各院校紛紛根據(jù)任務(wù)書,結(jié)合各項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)和有關(guān)綜合職能部門的職責(zé),將總體目標(biāo)任務(wù)分解成一個(gè)一個(gè)的任務(wù)點(diǎn)進(jìn)行落實(shí)。通過(guò)細(xì)化每個(gè)任務(wù)點(diǎn)的啟動(dòng)時(shí)間、完成時(shí)間,確保在規(guī)定時(shí)間內(nèi)整體建設(shè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。在此情形之下,對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度的管理就成為一項(xiàng)十分重要的日常性工作,由學(xué)院骨干高職建設(shè)項(xiàng)目管理辦公室的人員承擔(dān)。然而實(shí)際情況是,項(xiàng)目管理辦公室有限的工作人員面對(duì)繁多的任務(wù)點(diǎn),需要不斷的開(kāi)展以下A、B、C、D、E五項(xiàng)工作,而每項(xiàng)工作又容易出現(xiàn)很多問(wèn)題,如表1所示。
對(duì)于以上情形的發(fā)生,都會(huì)導(dǎo)致在對(duì)任務(wù)點(diǎn)完成情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和跟進(jìn)中出現(xiàn)失誤,從而不能真實(shí)反映項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)展情況,影響下一步工作的開(kāi)展。
2 project軟件簡(jiǎn)介
Microsoft Project是一個(gè)國(guó)際上享有盛譽(yù)的通用的項(xiàng)目管理工具軟件,凝集了許多成熟的項(xiàng)目管理現(xiàn)代理論和方法。使用Mi crosoft Project不僅可以快速、準(zhǔn)確地創(chuàng)建項(xiàng)目計(jì)劃,而且可以幫助項(xiàng)目經(jīng)理實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目進(jìn)度、成本的控制、分析和預(yù)測(cè),使項(xiàng)目工期大大縮短,資源得到有效利用,提高經(jīng)濟(jì)效益。
3 project軟件應(yīng)用于骨干高職建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)度管理的必要性
對(duì)于以上提到的人為進(jìn)行項(xiàng)目進(jìn)度管理常見(jiàn)的五種問(wèn)題情形,這些看似繁雜的工作,完全可以通過(guò)project軟件中的相應(yīng)功能來(lái)實(shí)現(xiàn),不僅操作簡(jiǎn)單,而且直觀的界面也使管理人員對(duì)項(xiàng)目進(jìn)展情況一目了然,可以有效提高進(jìn)度計(jì)劃實(shí)施情況的檢查和更新的效率。因此,適時(shí)引入project軟件進(jìn)行骨干高職建設(shè)項(xiàng)目管理的進(jìn)程控制就顯得尤為重要。
具體說(shuō)來(lái),針對(duì)骨干高職建設(shè)項(xiàng)目管理的特點(diǎn),用project軟件其實(shí)可以考慮按照?qǐng)D1所示的流程實(shí)現(xiàn)骨干高職建設(shè)項(xiàng)目管理。
1)由子項(xiàng)目負(fù)責(zé)人完成項(xiàng)目計(jì)劃的制定。其中,必須要有的數(shù)據(jù)是項(xiàng)目中所有任務(wù)點(diǎn)的任務(wù)編碼、任務(wù)名稱、開(kāi)始時(shí)間、完成時(shí)間。其中,每個(gè)任務(wù)點(diǎn)的編碼是唯一的,可以定義“WBS”來(lái)實(shí)現(xiàn)。這樣可以更加方便的對(duì)照任務(wù)分解表核對(duì)任務(wù)點(diǎn)、跟蹤項(xiàng)目信息。
2)項(xiàng)目辦人員審核無(wú)誤后,為項(xiàng)目保存比較基準(zhǔn)信息。這樣可以對(duì)原始比較基準(zhǔn)計(jì)劃和當(dāng)前進(jìn)度進(jìn)行比較,從而分析項(xiàng)目的過(guò)程和實(shí)際執(zhí)行情況。當(dāng)保存比較基準(zhǔn)之后,項(xiàng)目就開(kāi)始執(zhí)行了。
3)各具體任務(wù)點(diǎn)負(fù)責(zé)人,根據(jù)任務(wù)的實(shí)際開(kāi)始時(shí)間、完成時(shí)間對(duì)任務(wù)點(diǎn)進(jìn)行更新操作。除包含按原定計(jì)劃開(kāi)始和完成的任務(wù)點(diǎn)外,也包含在允許范圍內(nèi)進(jìn)行時(shí)間變更的任務(wù)點(diǎn),都是同樣的操作處理辦法,具體方法在下面內(nèi)容中詳細(xì)敘述。當(dāng)然,這部分任務(wù)點(diǎn)在project軟件中進(jìn)行時(shí)間變更之前,必須經(jīng)過(guò)子項(xiàng)目負(fù)責(zé)人與項(xiàng)目辦溝通、確認(rèn)。
4)項(xiàng)目辦人員根據(jù)工作安排,利用project相應(yīng)功能,及時(shí)掌握任務(wù)完成情況。
5)項(xiàng)目辦人員還可以隨時(shí)通過(guò)項(xiàng)目統(tǒng)計(jì)功能,了解項(xiàng)目進(jìn)度是否按照計(jì)劃進(jìn)行。
實(shí)踐發(fā)現(xiàn),在骨干高職建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)度管理中引入project軟件,通過(guò)五個(gè)步驟的簡(jiǎn)單操作,不僅大大節(jié)省了人力物力,還提高了工作質(zhì)量和效率。特別是通過(guò)利用project軟件中一些功能,使得項(xiàng)目統(tǒng)籌部門可以更加直觀的管理項(xiàng)目進(jìn)度,有更多的精力處理工作銜接、部門配合上的問(wèn)題,使得整體項(xiàng)目推進(jìn)更加通暢。
4 project軟件在骨干高職建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)程管理中的實(shí)施方法
在project軟件中,所謂進(jìn)度管理,簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō),包含四個(gè)方面主要的活動(dòng):跟蹤——跟蹤任務(wù)進(jìn)度,實(shí)際了解分配的資源,什么時(shí)間可以完成任務(wù);分析——檢查原始計(jì)劃與項(xiàng)目實(shí)際進(jìn)展之間的偏差,并預(yù)測(cè)前面的問(wèn)題;控制——采取必要的糾正行動(dòng),保證項(xiàng)目在完成期限和預(yù)算的約束下向前發(fā)展;報(bào)告——及時(shí)報(bào)告項(xiàng)目進(jìn)展,保證項(xiàng)目進(jìn)度控制有關(guān)人員及時(shí)得到項(xiàng)目信息。這恰恰是利用project軟件解決上述人為進(jìn)程管理五個(gè)工作常見(jiàn)問(wèn)題的一般性操作步驟。
具體來(lái)講,從project軟件進(jìn)行項(xiàng)目管理的角度來(lái)看,工作B、C、D中常見(jiàn)問(wèn)題的出現(xiàn),均緣于原定計(jì)劃時(shí)間的改變,使得人為跟蹤出現(xiàn)紕漏。為了敘述方便,這里我們主要針對(duì)利用project軟件解決工作B、C、D中常見(jiàn)問(wèn)題的方法進(jìn)行詳細(xì)描述。需要說(shuō)明的是,對(duì)于一些目的的實(shí)現(xiàn),操作方法比較多,但考慮到骨干高職建設(shè)任務(wù)點(diǎn)本身及完成時(shí)限的特殊性,經(jīng)過(guò)反復(fù)實(shí)踐,該文選取了筆者認(rèn)為最優(yōu)的操作方法。
大多數(shù)院校一般實(shí)行子項(xiàng)目月(或周)報(bào)、項(xiàng)目辦月(或周)查的模式進(jìn)行進(jìn)程控制。引入project軟件進(jìn)行進(jìn)程控制,以一所國(guó)家骨干高職院校建設(shè)項(xiàng)目中某個(gè)一級(jí)子項(xiàng)目的部分任務(wù)點(diǎn)為例,假設(shè)其實(shí)行月度檢查制度。在制定好項(xiàng)目計(jì)劃、保存比較基準(zhǔn)之后,項(xiàng)目開(kāi)始執(zhí)行,開(kāi)始實(shí)行進(jìn)程控制模式:
4.1子項(xiàng)目月報(bào)
對(duì)于每個(gè)任務(wù)點(diǎn),需要由任務(wù)負(fù)責(zé)人根據(jù)實(shí)際及時(shí)輸入實(shí)際的開(kāi)始時(shí)間和完成時(shí)間。具體操作方法是:指向“工具”中的“跟蹤”,選擇“更新任務(wù)”,在對(duì)話框中輸入實(shí)際的“開(kāi)始時(shí)間”和“完成時(shí)間”。這樣,如果出現(xiàn)工作B、C、D的情況,只需要任務(wù)點(diǎn)負(fù)責(zé)人將重新商定后的完成時(shí)間,輸入至“實(shí)際完成時(shí)間”一欄中即可。
4.2項(xiàng)目辦月查
1)檢查本月內(nèi)實(shí)際完成的任務(wù)點(diǎn)情況
具體操作方法如下:指向“項(xiàng)目”菜單中的“篩選”,點(diǎn)擊“自動(dòng)篩選”命令,在“完成時(shí)間”一列中選擇“本月”。這時(shí),實(shí)際在本月完成的任務(wù)點(diǎn)就會(huì)全部顯示出來(lái)。當(dāng)然,對(duì)于出現(xiàn)工作B、C、D的任務(wù)點(diǎn),由于已經(jīng)設(shè)置好了完成時(shí)間,經(jīng)過(guò)篩選,設(shè)定為本月內(nèi)要整改完成或成果提煉結(jié)束的任務(wù)點(diǎn)就會(huì)自動(dòng)顯示出來(lái),項(xiàng)目辦人員就可以提出檢查要求,如果還未完成,則繼續(xù)實(shí)行更改完成時(shí)間的操作。如圖2所示。
從圖2可以看出,經(jīng)過(guò)篩選,完成時(shí)間為2012年4月1日至30日之間的任務(wù)點(diǎn)顯示出來(lái),其余被隱藏,極大方便了項(xiàng)目辦的月度考核。當(dāng)然,由“完成時(shí)間差異”可以看出,篩選出的任務(wù)點(diǎn)包括了完成時(shí)間推遲到4月份的任務(wù)點(diǎn),也就是工作B、C、D的情況,都自動(dòng)顯示出來(lái)。
2)關(guān)注本月計(jì)劃應(yīng)完成而未完成的任務(wù)點(diǎn)情況
最直觀的方法是使用“紅燈視圖”,具體方法是:首先,指向“工具”中的“自定義”,單擊“域”,打開(kāi)“自定義域”對(duì)話框,在“域”中選擇“任務(wù)”,“類型”選擇“數(shù)字”,域名選擇“數(shù)字1”,在“自定義屬性”中設(shè)定公式:IIf( [比較基準(zhǔn)工期] =[工期] ,1,2 ),在“圖形標(biāo)記”中選擇相應(yīng)的圖標(biāo),單擊“確定”。然后,切換到“任務(wù)工作表視圖”,轉(zhuǎn)換為“差異工作表”,在表中插入一列,域名為“數(shù)字1”。這時(shí),如果任務(wù)點(diǎn)按照計(jì)劃完成,則是一種圖標(biāo);如果任務(wù)點(diǎn)拖延了時(shí)間,晚于計(jì)劃工期,則是另一種圖標(biāo)。如圖3所示:
上圖中,“黃色的笑臉”表示按期完成的任務(wù)點(diǎn),“紅臉”表示延期完成的任務(wù)。這樣對(duì)及時(shí)掌握各任務(wù)推進(jìn)情況非常有效,可以通過(guò)分析進(jìn)一步加強(qiáng)項(xiàng)目管理。
此外,在檢查過(guò)程中,對(duì)于任務(wù)點(diǎn)完成質(zhì)量不高需要繼續(xù)進(jìn)行等持續(xù)性的情況,為避免重復(fù)工作,可加批注,批注內(nèi)容包含已查閱資料的名稱及相應(yīng)檢查情況等。
筆者通過(guò)project在國(guó)家骨干校項(xiàng)目管理中的實(shí)踐嘗試,深感強(qiáng)大的功能所帶來(lái)的便利和管理成本的降低。但由于主客觀的原因,使得project往往不能得到很好的應(yīng)用。希望該文能對(duì)這種情況的改觀做一些貢獻(xiàn)。
參考文獻(xiàn):
[1]孫懷忠.項(xiàng)目化管理在國(guó)家骨干校建設(shè)中的運(yùn)用[J].價(jià)值工程,2011(19):192.
[2]張笑星.論建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)度控制與管理[J].北京建筑工程學(xué)院學(xué)報(bào),2009(1):67-73.
[3]王錫琴,沈林.項(xiàng)目進(jìn)度檢查與項(xiàng)目進(jìn)度影響因素分析[J].企業(yè)戰(zhàn)略,2011(6):34-36.
[4]李小龍.MS Project與工程項(xiàng)目管理實(shí)踐[J].同煤科技,2011(4):47.