何世琴

摘要：隨著電子計(jì)算機(jī)技術(shù)以及信息技術(shù)的不斷發(fā)展與應(yīng)用，我國的企事業(yè)單位已經(jīng)普遍建立了會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)。會(huì)計(jì)電算化改變了傳統(tǒng)會(huì)計(jì)活動(dòng)模式，對(duì)傳統(tǒng)內(nèi)部控制系統(tǒng)產(chǎn)生了巨大的影響。鑒于會(huì)計(jì)電算化的特殊性，建立一套有針對(duì)性的內(nèi)部控制系統(tǒng)迫在眉睫。該文從會(huì)計(jì)電算化對(duì)內(nèi)部控制產(chǎn)生的影響入手，分析了會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下內(nèi)部控制出現(xiàn)的問題和不足，回答了如何加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化條件下的內(nèi)部控制的問題。

關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)；電算化；內(nèi)部控制；系統(tǒng)

中圖分類號(hào)：TP311文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1009-3044(2012)23-5596-02

On Internal Control under the Condition of Computerization of Accounting

HE Shi-qin

(China Computer Correspondence College, Hefei 230041, China)

Abstract: With the rapid development of electronic technology and the popularity of the use of computerized information systems, com? puterized accounting internal control has been witnessing continuous emergence of new issues. Computerization of accounting would be a great impact on the internal control system of enterprise s in the new environment. Due to the particularity of computerized accounting sys? tem, it is urgently important to establish a set of internal control system for computerized accounting. This article starts from an overview of the impact exerted upon internal control system by computerization of accounting, provides an analysis of accompanied problems and short? age, and attempts to answer the question of how to enhance internal control under the new condition.

Key words: accounting; computerization; internal control; system

會(huì)計(jì)電算化基于電子計(jì)算機(jī)技術(shù)以及信息技術(shù)在會(huì)計(jì)實(shí)踐領(lǐng)域的運(yùn)用，與傳統(tǒng)人工會(huì)計(jì)相比在記賬速度、信息存儲(chǔ)與共享等方面擁有優(yōu)勢(shì)和獨(dú)特之處。其查賬便捷，生成會(huì)計(jì)報(bào)表迅速，會(huì)計(jì)分析準(zhǔn)確而高效；可以節(jié)省很多人力、物力和時(shí)間。而會(huì)計(jì)活動(dòng)與內(nèi)部控制密不可分。所謂內(nèi)部控制，是指一個(gè)單位為了實(shí)現(xiàn)其經(jīng)營(yíng)目標(biāo)，保護(hù)資產(chǎn)的安全完整，保證會(huì)計(jì)信息資料的正確可靠，確保經(jīng)營(yíng)方針的貫徹執(zhí)行，保證經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的經(jīng)濟(jì)性、效率性和效果性而在單位內(nèi)部采取的自我調(diào)整、約束、規(guī)劃、評(píng)價(jià)和控制的一系列方法、手續(xù)與措施的總稱。[1]內(nèi)部控制是指經(jīng)濟(jì)單位和各個(gè)組織在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中建立的一種相互制約的業(yè)務(wù)組織形式和職責(zé)分工制度，它是因加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)管理的需要而產(chǎn)生的，是隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展而發(fā)展完善的。內(nèi)部控制主要著眼于保護(hù)財(cái)產(chǎn)的安全完整，會(huì)計(jì)信息資料的正確可靠，側(cè)重于從錢物分管、嚴(yán)格手續(xù)、加強(qiáng)復(fù)核方面進(jìn)行控制。會(huì)計(jì)活動(dòng)的準(zhǔn)確高效必須以內(nèi)部控制為引導(dǎo)。[2]

1會(huì)計(jì)電算化對(duì)內(nèi)部控制的影響

會(huì)計(jì)電算化很大程度上改變了傳統(tǒng)會(huì)計(jì)活動(dòng)的組織系統(tǒng)，從而對(duì)與傳統(tǒng)會(huì)計(jì)活動(dòng)像對(duì)應(yīng)的內(nèi)部控制產(chǎn)生了明顯影響，具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

1.1控制對(duì)象

傳統(tǒng)會(huì)計(jì)活動(dòng)條件下，內(nèi)部控制的對(duì)象是以會(huì)計(jì)人員為主。電算化條件下的會(huì)計(jì)活動(dòng)使得控制對(duì)象由人向機(jī)器轉(zhuǎn)移。當(dāng)發(fā)生會(huì)計(jì)帳務(wù)時(shí)，相關(guān)會(huì)計(jì)信息由會(huì)計(jì)人員錄入電腦，電腦自動(dòng)記賬。傳統(tǒng)記賬中涉及大量的人工記錄會(huì)計(jì)憑證的活動(dòng)在電算化條件下都一并交由電腦自動(dòng)處理。

1.2控制模式

人工記賬條件下，內(nèi)部控制是一套針對(duì)內(nèi)部會(huì)計(jì)人員的方法。而在電算化條件下，內(nèi)部控制模式改變了，由一個(gè)總控系統(tǒng)衍生出分類活動(dòng)過程子控制系統(tǒng)。會(huì)計(jì)記賬以及財(cái)務(wù)處理發(fā)生了巨大改變?？刂颇Ｊ綇尼槍?duì)會(huì)計(jì)人員的控制模式轉(zhuǎn)變?yōu)槿藱C(jī)共控模式。

1.3安全控制

會(huì)計(jì)電算化條件下，安全控制愈發(fā)困難。首先，數(shù)字化手段使得數(shù)據(jù)錄入、變更更為容易。數(shù)據(jù)庫技術(shù)的進(jìn)步帶來對(duì)紛繁復(fù)雜的數(shù)據(jù)信息的高度集中處理，數(shù)據(jù)資料通常存儲(chǔ)在存儲(chǔ)媒介里。因此，非法修改數(shù)據(jù)可以不留痕跡，讓數(shù)據(jù)真假難辨。其次，數(shù)據(jù)庫有被非法侵入的潛在危險(xiǎn)。網(wǎng)絡(luò)是個(gè)開放的環(huán)境，網(wǎng)絡(luò)中的數(shù)據(jù)信息都可以被共享，可隨意登錄查閱，除非脫機(jī)工作。因此，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，會(huì)計(jì)系統(tǒng)不可避免地會(huì)遭受到非法侵入、黑客攻擊以及病毒感染。[3]

2會(huì)計(jì)電算化條件下內(nèi)部控制出現(xiàn)的問題

2.1系統(tǒng)設(shè)計(jì)以及使用的不合理

首先，雖然當(dāng)前中國大量企事業(yè)單位使用會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)，但是企事業(yè)單位的財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)人員與會(huì)計(jì)電算化軟件系統(tǒng)開發(fā)管理人員缺乏一定的溝通。系統(tǒng)設(shè)計(jì)與使用之間存在著一定的隔閡，前者往往不能反應(yīng)企事業(yè)單位的實(shí)際情況。其次，隨著會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的廣泛運(yùn)用以及應(yīng)用層次的提高，各個(gè)企事業(yè)急需會(huì)計(jì)人員掌握相關(guān)電腦知識(shí)，提高實(shí)踐操作能力。盡管目前很多財(cái)務(wù)人員已經(jīng)參加了相關(guān)培訓(xùn)，但是實(shí)際操作水平參差不齊，往往不能充分發(fā)揮會(huì)計(jì)電算化軟件的優(yōu)勢(shì)，也不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)軟件中的bug，一定程度上制約了會(huì)計(jì)電算化的發(fā)展。

2.2會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)安全風(fēng)險(xiǎn)的存在

安全風(fēng)險(xiǎn)主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：1）系統(tǒng)密碼有被盜竊和非法修改的風(fēng)險(xiǎn)。入侵者有可能避開管理人員視線，以隱秘手段非法盜取或者篡改進(jìn)入系統(tǒng)的密碼，非法進(jìn)入數(shù)據(jù)庫盜取、篡改，甚至破壞數(shù)據(jù)信息；2）計(jì)算機(jī)系統(tǒng)軟件有損壞的風(fēng)險(xiǎn)，硬件有物理損毀的風(fēng)險(xiǎn)。無論出自于可抗力還是不可抗力，人為因素或是自然因素，這些均會(huì)導(dǎo)致會(huì)計(jì)資料數(shù)據(jù)的錯(cuò)誤、丟失。如操作系統(tǒng)崩潰，存儲(chǔ)介質(zhì)損壞等。

2.3會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)增加審計(jì)難度

審計(jì)人員如果要查看企事業(yè)單位的信息系統(tǒng)，進(jìn)行審計(jì)活動(dòng)，必須考慮以下情形：1）該單位是否會(huì)公開或者隱匿機(jī)密信息。因?yàn)樯虡I(yè)機(jī)密信息一旦泄露，會(huì)削弱其市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，讓其遭受不必要的經(jīng)濟(jì)損失；2）審計(jì)人員應(yīng)對(duì)會(huì)計(jì)電算化條件下審計(jì)活動(dòng)的能力。審計(jì)人員不僅僅應(yīng)該諳熟會(huì)計(jì)知識(shí)，而且應(yīng)熟悉會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)本身，增強(qiáng)應(yīng)對(duì)處理復(fù)雜情形的能力。為此，審計(jì)人員應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)時(shí)間、財(cái)力的投入以提高自身從事審計(jì)活動(dòng)的能力。[4]

3加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化條件下的內(nèi)部控制

一個(gè)嚴(yán)密的內(nèi)部控制系統(tǒng)是會(huì)計(jì)電算化可靠性的保障。內(nèi)部控制的目標(biāo)在于保障會(huì)計(jì)信息的真實(shí)完整性，提高會(huì)計(jì)信息的質(zhì)量，保障財(cái)物資產(chǎn)安全，防止財(cái)產(chǎn)流失，阻止非法經(jīng)濟(jì)活動(dòng)、貪污腐敗，規(guī)避或者降低經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，提高經(jīng)營(yíng)效益。

3.1加強(qiáng)安全宣傳，培養(yǎng)高素質(zhì)的專業(yè)人才

1）加強(qiáng)安全宣傳，提高經(jīng)營(yíng)管理人員的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)、自身素質(zhì)；

2）政府相關(guān)部門要制定相關(guān)法律規(guī)章制度從宏觀上進(jìn)行規(guī)范控制，依法敦促企事業(yè)單位改進(jìn)內(nèi)部控制系統(tǒng)，提高經(jīng)營(yíng)管理水平，加強(qiáng)單位內(nèi)部會(huì)計(jì)控制規(guī)范；

3）提高社會(huì)整體會(huì)計(jì)安全意識(shí)，明確內(nèi)部控制的重要性，提高整體防范意識(shí)；

4）務(wù)必要提高會(huì)計(jì)人員的職業(yè)道德修養(yǎng)。做好會(huì)計(jì)從業(yè)人員的職業(yè)道德教育，實(shí)行責(zé)任制，職業(yè)道德與工作績(jī)效考核、職位晉升相結(jié)合，并建立常規(guī)考核制度，實(shí)施從業(yè)人員終身考核制度。[5]

3.2建立健全會(huì)計(jì)檔案管理制度

鑒于電算化發(fā)展出完善的會(huì)計(jì)賬務(wù)信息錄入以及管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)多種類型會(huì)計(jì)信息的記錄，保證賬務(wù)信息完整安全存儲(chǔ)就顯得尤為重要。為達(dá)到這個(gè)目標(biāo)，首先，所有會(huì)計(jì)賬務(wù)信息務(wù)必要由會(huì)計(jì)管理人員簽名確認(rèn)后方能錄入系統(tǒng)存檔；其次，要建立完善的會(huì)計(jì)賬務(wù)管理系統(tǒng)。審計(jì)部門工作是保障內(nèi)部控制實(shí)現(xiàn)的重要手段。這需要企事業(yè)單位成立獨(dú)立的、直屬單位管轄的、不受制于其他任何部門的審計(jì)部門。給與其獨(dú)立進(jìn)行審計(jì)監(jiān)管活動(dòng)的權(quán)力。通過內(nèi)部審計(jì)活動(dòng)深化對(duì)內(nèi)部?jī)?nèi)部重要性的認(rèn)識(shí)，確保財(cái)務(wù)信息真實(shí)可靠。

3.3強(qiáng)化系統(tǒng)安全控制

為了確保會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的安全運(yùn)作，避免外部環(huán)境因素對(duì)系統(tǒng)的干擾，導(dǎo)致系統(tǒng)運(yùn)行錯(cuò)誤，規(guī)避潛在風(fēng)險(xiǎn)，企事業(yè)單位應(yīng)該禁止非授權(quán)人員進(jìn)入并使用系統(tǒng)資源，嚴(yán)禁非法侵入，以保障資源不受損。系統(tǒng)應(yīng)根據(jù)不同崗位的會(huì)計(jì)人員的實(shí)際工作需要設(shè)置不同操作權(quán)限，并隨時(shí)記錄操作日志禁止非計(jì)算機(jī)專業(yè)人員操作單位的計(jì)算機(jī)設(shè)備。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，企事業(yè)單位應(yīng)強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)安全指標(biāo)，包括數(shù)據(jù)機(jī)密、登錄控制、身份認(rèn)證等等，并根據(jù)單位自身特點(diǎn)開發(fā)內(nèi)部控制方案。

3.4強(qiáng)化內(nèi)部審計(jì)

因?yàn)闀?huì)計(jì)電算化采用特殊的人機(jī)對(duì)話形式，因此對(duì)內(nèi)部審計(jì)提出了更高、更迫切的要求。內(nèi)部審計(jì)應(yīng)包含一下幾點(diǎn)：1）依據(jù)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則以及相關(guān)法律法規(guī)、規(guī)章制度定期對(duì)會(huì)計(jì)賬目進(jìn)行審計(jì)，保證會(huì)計(jì)電算化對(duì)賬務(wù)處理的正確性；2）審查審計(jì)費(fèi)用使用以及審計(jì)簽名是否符合公司的控制要求；3）審查機(jī)器數(shù)據(jù)和書面資料的一致性，會(huì)計(jì)憑證、附件是否真實(shí)、規(guī)范；3）監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)模式是否安全合法，防止發(fā)生非法改變歷史數(shù)據(jù)的現(xiàn)象；4）檢查系統(tǒng)運(yùn)行漏洞。[6]

4結(jié)束語

綜上所述，隨著社會(huì)生產(chǎn)力的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，信息技術(shù)高度發(fā)達(dá)，加快了全球經(jīng)濟(jì)一體化的進(jìn)程，企業(yè)應(yīng)遵守會(huì)計(jì)電算化的發(fā)展趨勢(shì)，建立和完善企業(yè)的內(nèi)部控制體系，使會(huì)計(jì)電算化能充分發(fā)揮效率和精度，保證企業(yè)資產(chǎn)的安全，為企業(yè)決策提供完整的信息，創(chuàng)造更高的效率。會(huì)計(jì)工作必須與時(shí)俱進(jìn)，會(huì)計(jì)電算化作為一種更先進(jìn)的模式，同樣的需要符緊跟時(shí)代步伐，并在實(shí)踐中不斷改進(jìn)，更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。

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