汝一飛

摘要： 高校辦公室信息工作是科學(xué)管理的前提，是“上情下達、下情上傳”的重要途徑，也是領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策的基礎(chǔ)和依據(jù)。辦公室信息工作可歸納為信息調(diào)研、信息發(fā)送、信息管理三大類別。本文解析了新媒體時代高校辦公室信息工作面臨的新特點，提出了推進與創(chuàng)新高校辦公室信息工作的有益建議。

關(guān)鍵詞： 新媒體時代高校辦公室信息工作

高校的辦公室是學(xué)校的綜合辦事機構(gòu)，基本職能有參謀、督察、協(xié)調(diào)、服務(wù)等，工作面和所涉及的事務(wù)相當(dāng)龐雜。早在上世紀(jì)80年代的中期，在全國秘書長和辦公室主任會議上，就明確地提出了秘書部門和辦公室的工作要實現(xiàn)“四個轉(zhuǎn)變”，即從偏重辦文辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k文辦事，又出謀劃策；從收發(fā)傳遞信息轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合處理信息；從單純憑老經(jīng)驗辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榭茖W(xué)化管理；從被動服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃臃?wù)。直到今天，這“四個轉(zhuǎn)變”依然是高校辦公室開展工作的指南。

高校辦公室是高校中承上啟下、聯(lián)系左右、溝通內(nèi)外的橋梁和紐帶。要充分發(fā)揮這種至關(guān)重要的橋梁和紐帶作用，就必須做好信息工作。因為信息是溝通的主體，信息的暢通、有效是保證辦公室充分發(fā)揮各項職能的基礎(chǔ)。在媒介技術(shù)高度發(fā)展的今天，互聯(lián)網(wǎng)和各種新媒體的崛起為高校辦公室的信息工作提供了強大的技術(shù)支撐，同時也提出了新的要求。辦公室的信息工作必須順應(yīng)這種變化，不斷推進，勇于創(chuàng)新。

一、高校辦公室信息工作的內(nèi)容。

信息，簡言之，就是消除受信者隨機不確定性的某種表征。也就是說，信息的作用和價值必須在傳播的過程中才能體現(xiàn)出來。信息的傳播是一個雙向流通的過程，例如，傳播的一方甲借助某種中介媒介，將信息發(fā)送給另一方乙；乙接收到信息之后，會形成反饋，這種反饋也會通過媒介發(fā)送給甲，形成新一回合的信息傳播。直到雙方的信息需求達到平衡，這一輪信息的流通才告終結(jié)。在社會各部門聯(lián)系異常緊密的信息時代，各行各業(yè)，以及社會生活的方方面面已經(jīng)越來越依賴于信息傳播，信息工作成為各個組織生存發(fā)展的基礎(chǔ)。總的說來，凡是和信息的傳播流通有關(guān)的工作都可納入信息工作的范疇。信息工作是科學(xué)管理的前提，是“上情下達、下情上傳”的重要途徑，也是領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策的基礎(chǔ)和依據(jù)。對于高校辦公室而言，信息工作可以分為信息調(diào)研、信息發(fā)送、信息管理三大類別。

（一）信息調(diào)研。

信息調(diào)研，就是運用科學(xué)的調(diào)查方法搜集相關(guān)信息，并對信息進行分析、處理，最終為領(lǐng)導(dǎo)決策提供信息依據(jù)的工作。新時期的高校辦公室早已不再是僅僅完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的各項事務(wù)的被動機構(gòu)，為領(lǐng)導(dǎo)決策做“參謀”的角色日漸突出。如今的高校規(guī)模迅猛擴大，相關(guān)工作千頭萬緒，生存環(huán)境也日益復(fù)雜。校領(lǐng)導(dǎo)的決策已經(jīng)不可能走“幾個人拍腦袋”、依照經(jīng)驗辦事的路子，必須以大量的有價值的客觀信息為依據(jù)。因此高校領(lǐng)導(dǎo)的決策對信息調(diào)研工作的要求也越來越高。進一步探索信息調(diào)研工作的高效優(yōu)質(zhì)的方式方法，已經(jīng)成為高校辦公室信息工作的重要一環(huán)。

（二）信息發(fā)送。

信息發(fā)送，是指高校辦公室在日常的工作中向校內(nèi)、外發(fā)出信息的各項工作。高校辦公室由于直接為校領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，所掌握的信息往往重要度大、機密性高，而且高校辦公室又往往是對校內(nèi)發(fā)布信息的最權(quán)威機構(gòu)，責(zé)任重大。因此高校辦公室的信息發(fā)送工作也比較復(fù)雜，嚴(yán)守紀(jì)律、準(zhǔn)確及時、把握時機是基本要求。特別是在新媒體的環(huán)境之下，信息渠道越來越多，信息發(fā)送的模式也日趨多樣化，對高校辦公室的信息發(fā)送工作提出了新的要求。

（三）信息管理。

信息管理，主要是指對與工作相關(guān)的各項信息進行整理、歸類、存儲等工作。為了提高信息的利用率，提升信息工作的效率，必須對已使用或暫時未使用的信息進行及時整理，利用數(shù)據(jù)庫等數(shù)字化的信息管理方式歸類存儲，建立起辦公室完整、有序、準(zhǔn)確的信息檔案，為日后的工作打下堅實的基礎(chǔ)。

二、新媒體時代高校辦公室信息工作面臨的新特點。

如今，我們已置身信息四通八達、傳輸方式五花八門的新媒體時代。新媒體，就是建立在數(shù)字技術(shù)、通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的基礎(chǔ)之上的各種媒體形式。比如，扎根互聯(lián)網(wǎng)的有博客、微博、播客、電子書、電子雜志等；基于數(shù)字廣播的有數(shù)字電視、車載電視等；以無線網(wǎng)絡(luò)為技術(shù)支撐的有手機短信、手機彩信、手機電視等。數(shù)字技術(shù)和以網(wǎng)絡(luò)、手機為代表的新媒體帶來了信息采集和傳播方式的巨變。新媒體時代，我們被包圍在海量信息之中，信息的洪流在帶來便捷的同時也留下了選擇鑒別的迷茫；新媒體不再僅僅承載單一品種的信息符號，文字、聲音、圖像可以統(tǒng)統(tǒng)被裝在一起，各種傳統(tǒng)的媒介形式，書籍、報紙、電影、廣播、電視也都可以被移栽進同一個新媒體的視窗；信息傳播的交互性被凸，傳統(tǒng)的讀者、聽眾、觀眾搖身一變，成為玩家、用戶、參與者，他們被賦予了前所未有的自主權(quán)，可以自由發(fā)表意見，甚至改變一個傳播事件的最終走向。

在這樣的媒體變遷的大背景下，高校辦公室的信息工作也面臨一些新的特點。

（一）信息來源廣泛駁雜、日新月異。

在傳統(tǒng)的信息工作中，高校辦公室的信息來源主要有：各種報紙雜志、會議文件、院系或其他部門的匯報材料、教職工來信來訪、座談會記錄等。這些信息來源數(shù)量不多、可信度較高，且一般都在辦公室工作的可控范圍內(nèi)，搜集、鑒別、選擇都比較簡單。但新媒體的擴張，使得高校辦公室信息工作的來源變得廣泛駁雜，且更新速度極快。如互聯(lián)網(wǎng)上的各類信息，數(shù)量多、內(nèi)容雜，令人目不暇接，而且這些信息往往魚龍混雜、真假難辨，需要耗費大量的時間精力去鑒別、挑選。

（二）信息傳播的渠道分散、方式多元。

高校辦公室在信息傳播的渠道和方式上也一改傳統(tǒng)的以紅頭文件為主，逐級進行傳遞的方式，而是更多地借助校內(nèi)網(wǎng)站、電子政務(wù)、BBS、QQ、手機短信、微信、微博等新媒體方式進行。這些方式靈活多樣，快速便捷，節(jié)省資源，非常符合當(dāng)前高校內(nèi)外信息傳播的高效率的要求。也正因為此，高校辦公室的信息流轉(zhuǎn)的時間大大縮短，信息傳遞的模式也從封閉走向開放。當(dāng)然，傳播渠道的分散必然帶來管理上的難度增大。

（三）信息接受者個性張揚，反饋活躍。

如今的信息接受者，由于信息的接收、使用方式都大大改變，長期浸泡在新媒體交互、自由的傳播環(huán)境之中，相較于傳統(tǒng)的信息接受者，變得更為個性化，更加活躍，更傾向于發(fā)表自己的觀點。高校中的信息接受者也是如此。加之新媒體時代，各種反饋機制一應(yīng)俱全，所以高校辦公室在信息傳播的過程中，會收到數(shù)量更多、更為個性化的信息反饋。這些反饋對于改進各項工作具有重要的意義，必須充分加以重視和利用。當(dāng)然，接受者的活躍和個性化也會使工作中的“阻力”增加，各種不同的聲音、批評建議等也會接踵而至。在這種情況下，合理對待、妥善處理各種聲音的“分寸”就成為高校辦公室信息工作的藝術(shù)。

三、順應(yīng)新媒體時代要求，推進與創(chuàng)新高校辦公室信息工作。

如果不了解新媒體時代信息工作的新特點，不認(rèn)清信息工作深刻變化的客觀現(xiàn)實，不采取科學(xué)的應(yīng)對措施，高校辦公室將無法正確行使對信息工作的有效管理，難以承擔(dān)起“承上啟下”、協(xié)調(diào)內(nèi)外的樞紐職能。因此，我們必須順應(yīng)新媒體時代對信息工作的要求，推進與創(chuàng)新高校辦公室的信息工作。

（一）創(chuàng)新利用各種新媒體，實現(xiàn)多層次的信息開發(fā)、利用和管理。

新媒體時代，新技術(shù)、新媒介層出不窮，如校園網(wǎng)、樓宇電視、手機短信平臺、微博、微信等，每一種新媒介都有它自身的特長和輻射的人群。高校辦公室的工作人員應(yīng)該緊跟潮流，學(xué)習(xí)和掌握最新的信息傳播技能，并且創(chuàng)新地運用到信息工作中來，實現(xiàn)信息的多渠道采集、多層次開發(fā)和多元化管理。例如，應(yīng)該充分利用校園網(wǎng)覆蓋面廣、影響力大的特點，不僅使之成為信息發(fā)布的第一平臺，而且可開發(fā)成為信息資源共享和搜集信息反饋的大平臺，將一部分信息調(diào)研的工作放到校園網(wǎng)上來進行，不僅快速便捷，而且反饋及時。再如，微博作為一個靈活的個人媒體，在青年群體中運用十分普及。高校辦公室也可充分利用這一媒體，在青年教職工中搭建起一個更為人性化、活潑、有親和力的信息交互平臺。新媒體時代的傳播正越來越走向個性化、分散化，高校辦公室的信息工作也要順應(yīng)這一趨勢，從單向、封閉、單一走向互動、開放、多元。

（二）由“信息調(diào)研”逐步向“管理咨詢”遞進。

信息調(diào)研是高校辦公室信息工作的重點。高校辦公室作為高校領(lǐng)導(dǎo)最直接的“參謀”部門，信息調(diào)研是其提供參謀的基礎(chǔ)和根本來源。隨著高校規(guī)模的不斷擴大，管理和決策的復(fù)雜程度也與日俱增。為適應(yīng)新時期高?？茖W(xué)管理和決策的要求，信息調(diào)研工作也必須走向宏觀化、綜合化、科學(xué)化和前瞻化，向更高層次的“管理咨詢”遞進。“所謂‘管理咨詢是指由管理專家針對組織需要咨詢的問題，深入進行調(diào)查，運用科學(xué)方法，對組織管理中存在的問題進行定量和定性的分析研究，找出原因，提出改進方案，供組織領(lǐng)導(dǎo)者進行決策，并幫助指導(dǎo)實施，以提高組織的管理水平和經(jīng)濟效益。其本質(zhì)就是向組織的決策者提供‘知識的服務(wù)?！雹傩旅襟w時代，網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)的發(fā)達，為管理咨詢的開展提供了極大的便利條件。可以充分利用網(wǎng)絡(luò)資源搜集各方面的信息，利用數(shù)字技術(shù)對信息進行深層次的解析、整合，也可以建立網(wǎng)上專家?guī)旎颉爸悄覉F”，將管理咨詢真正納入長效機制。

注釋：

①聞曙明，薛輝.高等學(xué)校亟須引入管理咨詢機制——兼談對高校辦公室調(diào)研、協(xié)調(diào)功能的深層次理解.

參考文獻：

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