王春雨

摘 要：學(xué)校人事檔案工作與學(xué)校的各項(xiàng)工作緊密相連，它是一項(xiàng)維護(hù)和記錄學(xué)校真實(shí)面貌、服務(wù)與學(xué)校、服務(wù)于社會(huì)的非常重要的基礎(chǔ)性工作。那么強(qiáng)化學(xué)校人事檔案的管理必須要根據(jù)各種規(guī)范制度和管理制度對(duì)人事檔案進(jìn)行科學(xué)的、有效的管理。學(xué)校檔案工作的重要保證就是要強(qiáng)化檔案管理職能。

關(guān)鍵詞：人事檔案 規(guī)范化 科學(xué)性 學(xué)校

中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-098X（2012）12（a）-0-01

學(xué)校人事檔案部門(mén)是保存和提供個(gè)人人事檔案的專屬機(jī)構(gòu)，它要真實(shí)完整的記載個(gè)人履歷、黨政材料、獎(jiǎng)懲處分等可供組織參考的很多材料。因此，學(xué)校的人事檔案也為正確選拔干部提供了全面考察和正確選拔的重要參考依據(jù)。接下來(lái)我們主要是從以下幾方面職能的強(qiáng)化來(lái)進(jìn)行淺析：

1 強(qiáng)化人事檔案的規(guī)范整理

人事檔案的規(guī)范整理首先就是對(duì)收到的歸檔材料進(jìn)行審核，審核目的就是 看此檔案是否符合歸檔要求，有無(wú)超越所規(guī)定的范圍。一般說(shuō)來(lái)，人事檔案的整理工作主要分為五個(gè)部分，即編目、排序、分類(lèi)、加工以及裝訂等等，是整理的人事檔案條理化、系統(tǒng)化，并在此基礎(chǔ)上對(duì)檔案的內(nèi)容要不斷的加以補(bǔ)充。1）檔案材料的編目。一份完整的人事檔案材料通常是對(duì)其逐份逐項(xiàng)進(jìn)行編排目錄，按照排列順序，要求目錄要清楚，填寫(xiě)要準(zhǔn)確。當(dāng)然是寫(xiě)目錄時(shí)要求自己工整美觀，使用規(guī)范的書(shū)寫(xiě)紙質(zhì)和書(shū)寫(xiě)用筆，不可以使用鉛筆、圓珠筆、裝有紅藍(lán)墨水的鋼筆等。如果檔案材料的目錄書(shū)寫(xiě)完成后一定不能隨意涂改。在書(shū)寫(xiě)目錄時(shí)還有幾項(xiàng)注意事項(xiàng)：一是根據(jù)材料的題目需要填寫(xiě)材料的名稱和材料形成的時(shí)間；二是材料整理完后要在指定的位置填寫(xiě)具體的頁(yè)數(shù)；三是每一類(lèi)目錄填寫(xiě)完后要注明類(lèi)別號(hào)；四是注意處理備注說(shuō)明問(wèn)題即人事檔案材料中的審批表和復(fù)印件等內(nèi)容。2）檔案材料的排序。檔案材料的排序有兩個(gè)必要的參考因素即內(nèi)容的內(nèi)在聯(lián)系和形成時(shí)間上的先后順序，按照這兩大關(guān)鍵因素進(jìn)行排序后要對(duì)其進(jìn)行編寫(xiě)類(lèi)別號(hào)、順序號(hào)和頁(yè)碼，把整理好的材料固定下來(lái)。3）檔案材料的分類(lèi)。一是履歷材料，二是自傳材料，三是考察、審計(jì)材料。四是學(xué)歷學(xué)位、專業(yè)技術(shù)資格證書(shū)等材料。檔案材料初步分為這四大類(lèi)，在其整理過(guò)程中，要求工作人員要對(duì)這四類(lèi)的具體內(nèi)容熟記于心，以便在工作過(guò)程中實(shí)施對(duì)材料的有效分類(lèi)。對(duì)認(rèn)識(shí)檔案材料的分類(lèi)整理，使之更加清晰明確，有助于對(duì)人事檔案的管理工作的進(jìn)行。4）檔案材料的加工。首先，對(duì)檔案材料篇幅過(guò)大或是過(guò)小的處理。如果材料篇幅過(guò)大，要進(jìn)行剪裁或是折疊。處理后的檔案材料仍然要保持平整，內(nèi)容不容有失，以便日后的查閱。如果篇幅過(guò)小，應(yīng)該對(duì)材料進(jìn)行裝裱，在裝裱時(shí)也要注意不能損壞原來(lái)的文字或是照片等信息。其次，對(duì)于那些紙張存在破損、字跡書(shū)寫(xiě)不符合歸檔要求，或是篇幅不規(guī)則的檔案材料要進(jìn)行電子掃描或是復(fù)印加以保存，放在原件的后面。再次，人事檔案的材料要各自獨(dú)立，嚴(yán)禁將多份材料胡亂裝裱在一起。并且檔案材料上的金屬裝訂物應(yīng)該加以拆除。5）檔案材料的裝訂。在裝訂時(shí)一定要遵守裝訂的順序，就是把檔案的目錄置于卷首，材料的排列順序和目錄保持一致，裝訂時(shí)做到整齊美觀，這樣方便查閱。

2 強(qiáng)化檔案管理的相關(guān)職能

1）強(qiáng)化工作指導(dǎo)職能。檔案管理工作是一項(xiàng)細(xì)致并繁瑣的工作，同時(shí)它也具有很重要的作用，因此，需要有專門(mén)部門(mén)對(duì)其進(jìn)行專業(yè)的理論上的指導(dǎo)。一方面就是要依法指導(dǎo)，即但凡是法律上要求的，在技術(shù)上就要加以指導(dǎo)。另一方面就是要對(duì)相應(yīng)的職能部門(mén)的檔案管理工作做好專業(yè)的咨詢和培訓(xùn)。堅(jiān)持“強(qiáng)化收集、簡(jiǎn)化整理、細(xì)化檢索、深化利用”的原則，科學(xué)、規(guī)范、高效的進(jìn)行檔案工作的指導(dǎo)。那么提高案卷質(zhì)量、保證歸檔材料齊全完整的關(guān)鍵就是堅(jiān)持部門(mén)立卷制度。它有利于排除個(gè)人主觀和人為的障礙的影響。目前檔案管理要嚴(yán)格按照《電子公文歸檔管理暫行辦法》和《電子文件歸檔與管理規(guī)范》的要求，加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理現(xiàn)代化的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。當(dāng)然，相關(guān)部門(mén)要注意到的是要用多樣化的制導(dǎo)方式，直接與間接相結(jié)合的方式，有重點(diǎn)的加以指導(dǎo)。2）強(qiáng)化工作服務(wù)職能。為了使檔案工作有效地為國(guó)家和社會(huì)服務(wù)，就要遵循國(guó)家制定的相關(guān)法律的規(guī)定。由于檔案管理工作本身的工作性質(zhì)決定了它是一項(xiàng)服務(wù)性的工作。這樣就確定了檔案工作的宗旨：為社會(huì)相關(guān)需要人員、各項(xiàng)社會(huì)管理工作以及社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。與此同時(shí)，檔案管理工作的工作人員要有服務(wù)大眾的意識(shí)，要不斷拓寬其服務(wù)領(lǐng)域和服務(wù)范圍，加大學(xué)校的檔案向社會(huì)公開(kāi)力度，加快推進(jìn)學(xué)校檔案服務(wù)的社會(huì)化。檔案管理服務(wù)職能的強(qiáng)化的同時(shí)，其服務(wù)手段的形式也要多樣化。這樣就可以最大限度的發(fā)揮檔案資源信息資源的利用。檔案工作既要做好常規(guī)服務(wù)，又要有超前意識(shí)與超前服務(wù)，有針對(duì)性的服務(wù)，服務(wù)不僅要有始有終，而且也應(yīng)該靈活多變。3）強(qiáng)化開(kāi)發(fā)利用職能。檔案真實(shí)的記錄了歷史，匯集了大量的信息。而學(xué)校又是知識(shí)與人才并存的地方，那么學(xué)校的檔案記載了深化教育體制改革的每一次重大舉措，也反映出我國(guó)教育事業(yè)的成就與發(fā)展水平。隨著當(dāng)今科學(xué)教育事業(yè)的飛速發(fā)展，學(xué)校的檔案記載越來(lái)越成為我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展不可或缺的戰(zhàn)略資源之一。但是，我國(guó)目前對(duì)于學(xué)校的檔案開(kāi)發(fā)利用不充分，很難發(fā)揮其戰(zhàn)略作用。因此，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)職能部門(mén)要做好檔案信息的收集，以供決策；檔案信息的及時(shí)提供也可以促進(jìn)教學(xué)和科研水平的提高。4）強(qiáng)化工作監(jiān)督職能?！稒n案法》賦予了檔案管理部門(mén)具有監(jiān)督的權(quán)利，因此學(xué)校的檔案管理部門(mén)應(yīng)該積極參與到學(xué)校的各項(xiàng)管理活動(dòng)之中。例如，學(xué)?？蒲谐晒陌l(fā)布以及科研項(xiàng)目的驗(yàn)收，檔案部門(mén)要先對(duì)其文件材料進(jìn)行驗(yàn)收；或是教師評(píng)定職稱以及選拔干部的時(shí)候，檔案部門(mén)要提供準(zhǔn)確可靠的相關(guān)材料信息。隨著目前社會(huì)主義的經(jīng)濟(jì)文化等各項(xiàng)事業(yè)的不斷發(fā)展，各個(gè)學(xué)校的檔案管理制度也是日趨完善，強(qiáng)化學(xué)校人事檔案的管理十分必要，也是當(dāng)前學(xué)校工作的重點(diǎn)之一。當(dāng)然與此同時(shí)，學(xué)校人事檔案的需求也呈現(xiàn)出多樣化的特點(diǎn)，這對(duì)目前學(xué)校的檔案管理工作的有效進(jìn)行有著十分必要的聯(lián)系，同時(shí)也是學(xué)校人事檔案工作改革的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

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