戶麗萍，熊建文

(1.宿遷高等師范學(xué)校 檔案室;2.宿遷學(xué)院院長(zhǎng)辦，江蘇宿遷223800)

城建檔案是指在城市規(guī)劃、建設(shè)及其管理活動(dòng)中直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料。它是一個(gè)城市發(fā)展的產(chǎn)物，對(duì)一個(gè)城市科學(xué)發(fā)展與管理具有重要作用。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，近年來(lái)我國(guó)城市建設(shè)發(fā)展迅猛，如何適應(yīng)新形勢(shì)，充分發(fā)揮城建檔案作用，已成為城建檔案人員的一項(xiàng)重要職責(zé)。

一 創(chuàng)新城建檔案部門(mén)服務(wù)理念，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)

城建檔案與普通人事檔案相比，更具有專業(yè)性、技術(shù)性和綜合性，只有不斷創(chuàng)新服務(wù)理念，從多維度、多層次認(rèn)識(shí)城建檔案的特殊性，才能科學(xué)把握城建檔案工作，創(chuàng)新工作方法。

(一)要有超前意識(shí)

提升城建檔案社會(huì)服務(wù)功能，具有超前意識(shí)是基礎(chǔ)。只有不斷調(diào)整工作視角，把握好整個(gè)城建系統(tǒng)中長(zhǎng)期及短期工作計(jì)劃及重點(diǎn)，尤其是對(duì)一些重點(diǎn)工程項(xiàng)目做到心中有數(shù)，才能確定與形勢(shì)發(fā)展需要相適應(yīng)的選題，制定相應(yīng)的服務(wù)計(jì)劃和服務(wù)措施，提升城建檔案服務(wù)大眾水平，找準(zhǔn)城建檔案與服務(wù)對(duì)象結(jié)合點(diǎn)。城建檔案工作者應(yīng)以超前意識(shí)促進(jìn)城建檔案工作，由“看攤守門(mén)”的被動(dòng)角色向城建檔案社會(huì)化、更高開(kāi)放性轉(zhuǎn)變。同時(shí)也能夠吸引越來(lái)越多用戶利用城建檔案信息，促進(jìn)檔案服務(wù)效能不斷提升。

(二)要有主動(dòng)參與意識(shí)

城建檔案工作者應(yīng)積極主動(dòng)參與到經(jīng)濟(jì)建設(shè)一線中去，只有做出更大貢獻(xiàn)，城建檔案部門(mén)地位才能越高，影響才會(huì)越大。主動(dòng)參與主要表現(xiàn)在檔案收集指導(dǎo)上，通過(guò)下到基層，下到施工單位，主動(dòng)上門(mén)服務(wù)，提供技術(shù)咨詢服務(wù)與開(kāi)展指導(dǎo)工作，并及時(shí)了解各單位在檔案利用需求方面特點(diǎn)以及利用城建檔案所產(chǎn)生效益情況，增強(qiáng)城建檔案部門(mén)與城建系統(tǒng)各單位之間工作的了解與聯(lián)系，才能逐步使城建檔案步入“檔案資源完整從源頭抓，開(kāi)發(fā)利用服務(wù)到全方位”的良性軌道上來(lái)。如果一味等著檔案形成單位移交檔案，固守“你交我收”的被動(dòng)方式，那樣的話，既不能夠及時(shí)提供可供利用的檔案資源，也常常形成不了系統(tǒng)完整的檔案，而造成利用價(jià)值大打折扣，造成檔案價(jià)值人為損失。

(三)要有跟蹤反饋意識(shí)

一方面城建檔案部門(mén)應(yīng)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)意圖及相關(guān)部門(mén)的工作不斷跟蹤，了解項(xiàng)目安排及進(jìn)程情況，確保檔案工作始終服務(wù)中心工作;另一方面還應(yīng)根據(jù)檔案利用者信息反饋及檔案部門(mén)跟蹤總結(jié)情況，及時(shí)分析修正、合理確定適合工作需要及利用者目的的開(kāi)發(fā)項(xiàng)目，提供利用方式及檔案信息內(nèi)容，使城建檔案信息服務(wù)始終圍繞主題，有效服務(wù)社會(huì)。

(四)要有效益意識(shí)

城建檔案部門(mén)應(yīng)牢固樹(shù)立創(chuàng)造社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益并舉的新觀念，通過(guò)提升城建檔案社會(huì)服務(wù)功能直接創(chuàng)造城建檔案社會(huì)效益，通過(guò)為其它單位提供經(jīng)濟(jì)建設(shè)信息與智力支撐，間接創(chuàng)造城建檔案的經(jīng)濟(jì)效益。城建檔案部門(mén)應(yīng)摒棄過(guò)去那種認(rèn)為檔案部門(mén)與創(chuàng)造效益不相干、死抱“等、靠、要”的落后思想，以提升城建檔案社會(huì)服務(wù)功能就是為社會(huì)創(chuàng)造效益的新觀念，充分進(jìn)行檔案信息收集、整理、開(kāi)發(fā)、利用等各項(xiàng)工作。同時(shí)，提升城建檔案效益意識(shí)，也要求最大程度開(kāi)放城建檔案，根據(jù)《保密法》及《各級(jí)國(guó)家檔案館開(kāi)放檔案辦法》及時(shí)充分做好城建檔案鑒定及開(kāi)放，摒棄當(dāng)前一定程度上還存在的重藏輕用的觀念。對(duì)于一些不涉及國(guó)家安全，不涉密及個(gè)人隱私的檔案，特別是與人民群眾生活、生產(chǎn)密切相關(guān)的檔案，原則上應(yīng)堅(jiān)持形成之日便是開(kāi)放利用之時(shí)，以全方位服務(wù)社會(huì)各界的新姿態(tài)體現(xiàn)城建檔案工作的價(jià)值和意義。

二 拓寬城建檔案服務(wù)方式，廣開(kāi)服務(wù)途徑

一些傳統(tǒng)的檔案利用服務(wù)方式，如查閱、復(fù)制、出具檔案證明書(shū)等，是檔案部門(mén)服務(wù)大眾的基本方式，也是當(dāng)前使用較多的方式，但在信息化時(shí)代，在城市建設(shè)快速發(fā)展的當(dāng)前，這些方式遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足社會(huì)需求，因此，創(chuàng)新服務(wù)理念的同時(shí)還必須大力創(chuàng)新服務(wù)方式，以服務(wù)理念與服務(wù)方式的共同創(chuàng)新，真正提升城建檔案社會(huì)服務(wù)功能。

(一)加快城建檔案數(shù)字化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)最廣泛、更便利的服務(wù)是檔案社會(huì)化的必然趨勢(shì)

檔案信息化建設(shè)要求借助計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)多媒體技術(shù)等現(xiàn)代科技手段，不斷拓寬服務(wù)方式和服務(wù)主題。目前，美國(guó)、英國(guó)等西方發(fā)達(dá)國(guó)家已普遍運(yùn)用各種新技術(shù)來(lái)管理和利用檔案。比如美國(guó)檔案館向公民提供檔案的縮微膠卷、電子掃描件或復(fù)印件，從而避免了檔案原件使用中可能的危險(xiǎn)。西方國(guó)家發(fā)達(dá)的電腦網(wǎng)絡(luò)，也使檔案通過(guò)網(wǎng)絡(luò)共享成為現(xiàn)實(shí)。許多公共檔案館或?qū)ｉT(mén)檔案館建立了自己的網(wǎng)站，公眾可以在網(wǎng)站上實(shí)現(xiàn)在線查檔、實(shí)時(shí)瀏覽、遠(yuǎn)程傳送等功能。近年來(lái)，我國(guó)不少地方已著手建設(shè)數(shù)字城建檔案館。國(guó)家檔案局2010年發(fā)布了《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》，對(duì)國(guó)內(nèi)數(shù)字檔案館建設(shè)提出了總體性指導(dǎo)意見(jiàn)，這將是今后檔案信息化的發(fā)展方向。有的地方通過(guò)開(kāi)設(shè)、利用檔案局域網(wǎng)、黨政信息網(wǎng)及互聯(lián)網(wǎng)三個(gè)獨(dú)立平臺(tái)，有針對(duì)性提取、安排檔案信息，在保證檔案安全前提下，為最大程度利用檔案服務(wù)公眾創(chuàng)建了很好的平臺(tái)和基礎(chǔ)。通過(guò)具有高度親民性的網(wǎng)站內(nèi)容和便利的操作方式，例如可視化城建檔案查詢系統(tǒng)、“24小時(shí)不閉館”網(wǎng)站服務(wù)，按照“國(guó)家數(shù)字檔案建設(shè)與服務(wù)工程”要求，不斷推進(jìn)檔案數(shù)字化工作，將使城建檔案與居民生活、與城市建設(shè)發(fā)展緊密相連，使過(guò)去深藏館庫(kù)的城建檔案走入大眾，服務(wù)社會(huì)。檔案數(shù)字化過(guò)程同時(shí)結(jié)合館際合作方式，可以使同地區(qū)多個(gè)檔案館及不同地區(qū)間檔案館聯(lián)合組網(wǎng)，或者是發(fā)達(dá)地區(qū)檔案館通過(guò)支持欠發(fā)達(dá)地區(qū)檔案館檔案數(shù)字化，然后結(jié)對(duì)組網(wǎng)方式，不僅可以使有限資源在最大范圍內(nèi)得到利用，而且能夠有效避免重復(fù)建設(shè)、重復(fù)投資，有效解決當(dāng)前存在的分散的各自為戰(zhàn)、地區(qū)間發(fā)展水平不均衡問(wèn)題，使城建檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程能更快得以推進(jìn)。

(二)提升城建檔案編研質(zhì)量，更好滿足各類群體的利用

要使城建檔案真正服務(wù)社會(huì)，需要對(duì)檔案信息進(jìn)行有機(jī)組合和科學(xué)加工，這就離不開(kāi)檔案編研。但是，目前很多城建檔案編研工作往往對(duì)活勞動(dòng)質(zhì)量重視不夠，還是以提供一些淺層次的資料匯編為主，因此，對(duì)滿足各類利用者需求的檔案進(jìn)行深加工，無(wú)論在數(shù)量上還是質(zhì)量上還明顯有很大提升空間。有的檔案工作者總是強(qiáng)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作不夠重視，這種認(rèn)識(shí)是片面的。領(lǐng)導(dǎo)非常希望檔案工作者在充分研讀歷史檔案之余，科學(xué)、準(zhǔn)確提出對(duì)今天城市建設(shè)的好建議，供決策參考。昨天的檔案不會(huì)自己說(shuō)出城市建設(shè)與管理的規(guī)律，分析、研究，提煉、概括城市建設(shè)的規(guī)律其實(shí)是城建檔案編研人員的應(yīng)有職責(zé)，如果僅提供一本又一本的檔案資料匯集，領(lǐng)導(dǎo)怎么可能有那么多時(shí)間一點(diǎn)點(diǎn)讀，然后一點(diǎn)點(diǎn)去找其規(guī)律性呢?還有的檔案工作者報(bào)怨檔案利用者:明明編研材料或網(wǎng)站上都已經(jīng)明確了的事，還要反復(fù)問(wèn)。其實(shí)這也反映了檔案編研者是站在什么角度進(jìn)行檔案編研的，如果僅站在檔案角度，檔案是不會(huì)看“自己”的。只有以尊重檔案為基礎(chǔ)，站在利用者角度進(jìn)行城建檔案編研工作，出來(lái)的成果才是利用者所需要的。當(dāng)前客觀上也存在大量繁重整理工作，使得檔案工作人員常年處于忙亂之中，沒(méi)有太多時(shí)間考慮提升檔案利用服務(wù)方面問(wèn)題。因此，如果能使檔案整理數(shù)字化，外包操作，也能使檔案工作者有更多時(shí)間研究如何提供更高水平的編研成果。而且，城建檔案往往都是些專業(yè)性很強(qiáng)的科技檔案，一般利用者看不懂一些城建檔案其實(shí)是正常的，城建檔案編研者應(yīng)該充當(dāng)城建檔案專業(yè)性與大量非專業(yè)利用者之間的橋梁，或用圖形化示意，或用非專業(yè)語(yǔ)言進(jìn)行適當(dāng)“轉(zhuǎn)譯”，使人們?nèi)找婵是蟮某墙n案信息真正走下高閣，進(jìn)入千家萬(wàn)戶。

(三)實(shí)現(xiàn)大共享機(jī)制，優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)

只有充分實(shí)現(xiàn)信息共享，才能最大程度發(fā)揮城市檔案利用價(jià)值。大共享應(yīng)該是縱向共享與橫向共享結(jié)合。縱向共享是利用信息化手段，實(shí)現(xiàn)各級(jí)政府所屬城建檔案信息共享，以及其它相關(guān)聯(lián)檔案共享，加強(qiáng)館際之間合作，形成一個(gè)縱橫交錯(cuò)的城建檔案館網(wǎng)，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程檢索和調(diào)用，實(shí)現(xiàn)雖非我有，但為我用的共享機(jī)制，使城建檔案服務(wù)打破行政級(jí)別限制，充分滿足利用者及經(jīng)濟(jì)建設(shè)及科學(xué)研究需要;橫向共享是要實(shí)現(xiàn)城市規(guī)劃建設(shè)管理整個(gè)系統(tǒng)檔案資源整合與共享。由于行政職能的劃分，城建系統(tǒng)涉及到多個(gè)行政部門(mén)，但檔案資源如果也因此而割裂開(kāi)的話，不僅會(huì)給利用者帶來(lái)不便，也極易造成檔案遺失或形成“死檔”。這就要求城建檔案部門(mén)本著共同為城市建設(shè)發(fā)展作貢獻(xiàn)的出發(fā)點(diǎn)，積極主動(dòng)與城市規(guī)劃、建設(shè)、管理等相關(guān)部門(mén)及其他有關(guān)單位進(jìn)行溝通與協(xié)商，促進(jìn)城市建設(shè)中珍貴檔案資料及時(shí)、完整征集到位，為提升城建檔案社會(huì)服務(wù)功能，從厚實(shí)館藏上打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ);同時(shí)從實(shí)際工作出發(fā)，促使上級(jí)部門(mén)就實(shí)現(xiàn)城建檔案共享完善規(guī)章，提供制度保障，以實(shí)現(xiàn)城建檔案信息共享的長(zhǎng)效性和規(guī)范性。

我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)快速發(fā)展，既對(duì)城建檔案工作提出了更高要求，也為提升城建檔案社會(huì)服務(wù)功能創(chuàng)造了重要條件。城建檔案工作者只有不斷提升自身政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，在實(shí)踐中充分運(yùn)用創(chuàng)新思維，準(zhǔn)確把握利用者需求，不斷創(chuàng)新方式方法，才能在為領(lǐng)導(dǎo)決策、研究城建規(guī)律、服務(wù)經(jīng)濟(jì)建設(shè)方面發(fā)揮更大作用。

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