摘要：隨著信息時(shí)代的到來，我國(guó)高校信息化建設(shè)不斷發(fā)展與創(chuàng)新，網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬是高校財(cái)務(wù)管理信息化的重要成果，將會(huì)給高校財(cái)務(wù)管理工作帶來新的變革。文章介紹了蘇州大學(xué)財(cái)務(wù)處實(shí)行網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)新的問題，并提出相應(yīng)優(yōu)化建議，以期對(duì)高校會(huì)計(jì)信息建設(shè)有所裨益。
　　關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)信息化 網(wǎng)上預(yù)約 報(bào)賬
　　中圖分類號(hào)：F234 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
　　文章編號(hào)：1004—4914（2012）06—100—02
　　20世紀(jì)90年代以來，信息技術(shù)不斷創(chuàng)新，高等教育管理水平持續(xù)發(fā)展，信息網(wǎng)絡(luò)廣泛普及，信息化逐漸成為高校教育管理的主旋律。隨著高校信息化建設(shè)的深入發(fā)展，會(huì)計(jì)信息化在高校財(cái)務(wù)管理工作中占據(jù)了舉足輕重的地位。所謂會(huì)計(jì)信息化是指采用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)模型進(jìn)行重組，并在重組的現(xiàn)代會(huì)計(jì)基礎(chǔ)上，建立信息技術(shù)與會(huì)計(jì)學(xué)科高度融合的、充分開放的現(xiàn)代會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)。這種會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)將全面運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，使業(yè)務(wù)處理高度自動(dòng)化，信息資源高度共享，能夠主動(dòng)和適時(shí)地報(bào)告會(huì)計(jì)信息。它不僅僅是信息技術(shù)運(yùn)用于會(huì)計(jì)上的結(jié)果，它更代表了一種與現(xiàn)代信息技術(shù)環(huán)境相適應(yīng)的新的會(huì)計(jì)思想。
　　網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)的使用不是簡(jiǎn)單地替代取號(hào)機(jī)的功能——預(yù)約時(shí)間，而是會(huì)計(jì)信息化下又一次革命性創(chuàng)新。網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)在設(shè)定好的網(wǎng)上報(bào)銷流程的基礎(chǔ)上，通過網(wǎng)上預(yù)約終端、財(cái)務(wù)處理系統(tǒng)、網(wǎng)銀支付系統(tǒng)三者的規(guī)范對(duì)接，實(shí)現(xiàn)了對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的自動(dòng)處理，從而縮短報(bào)賬等待、財(cái)務(wù)人員進(jìn)行賬務(wù)處理的時(shí)間。
　　一、網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬的優(yōu)勢(shì)
　　1.網(wǎng)上申請(qǐng)和預(yù)約，減少教師排隊(duì)等候時(shí)間。高校教師尤其是學(xué)校的中高級(jí)教師，平時(shí)承擔(dān)著大量的教學(xué)和科研任務(wù)，教師到財(cái)務(wù)部門報(bào)銷經(jīng)費(fèi)，往往由于對(duì)財(cái)務(wù)制度不熟悉，時(shí)不時(shí)會(huì)出現(xiàn)發(fā)票不合規(guī)、審批手續(xù)不完整等現(xiàn)象，要多次到財(cái)務(wù)部門補(bǔ)全材料或手續(xù)，才能完成報(bào)銷工作，這樣既增加了財(cái)務(wù)部門報(bào)銷的壓力，同時(shí)無端的占用了教師部分教學(xué)和科研時(shí)間。網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)使教師可以在任何時(shí)間、任何地點(diǎn)提交報(bào)銷申請(qǐng)，選擇自己相對(duì)合適的時(shí)間，避免了排隊(duì)等候的時(shí)間。同時(shí)網(wǎng)上預(yù)約系統(tǒng)在相應(yīng)特殊經(jīng)費(fèi)上還有相關(guān)審批人審批的友情提醒，這樣可以大幅降低發(fā)票或?qū)徟鲥e(cuò)概率，提高財(cái)務(wù)部門工作效率，節(jié)省教師時(shí)間。
　　2.財(cái)務(wù)人員減輕審核工作，提高高校財(cái)務(wù)管理水平。教師使用網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)終端填列報(bào)銷信息，同時(shí)按照網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)的規(guī)定和提示信息，自行將發(fā)票簡(jiǎn)單的歸類、整理和計(jì)算。教師再憑預(yù)約情況到財(cái)務(wù)部門進(jìn)行報(bào)銷，財(cái)務(wù)人員拿到的發(fā)票已不再像過去那樣“雜亂無章”，而是相對(duì)清楚的原始單據(jù)，這樣審核人員需要對(duì)填列好的數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，從而把審核人員從低效、繁瑣的重復(fù)勞動(dòng)中解放出來，降低單據(jù)處理過程的出錯(cuò)率，也大大消除財(cái)務(wù)管理和會(huì)計(jì)核算中財(cái)務(wù)人員的作業(yè)時(shí)間。有效地實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)工作由核算型向管理型的轉(zhuǎn)變，使財(cái)務(wù)人員更多地關(guān)注于教師的需求，提高高校財(cái)務(wù)管理的水平。
　　3.提升資金的使用管理效率。財(cái)務(wù)管理的科學(xué)化和精細(xì)化是高校財(cái)務(wù)工作的發(fā)展趨勢(shì)，隨著網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷系統(tǒng)的應(yīng)用，財(cái)務(wù)人員可以隨時(shí)關(guān)注教師的用款時(shí)間、用款金額，財(cái)務(wù)人員可以更及時(shí)、更科學(xué)的分析資金的使用狀況，從而降低高校資金的籌資成本。
　　二、會(huì)計(jì)信息化下高校網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷的流程
　　財(cái)務(wù)管理信息化是提高財(cái)務(wù)管理效率與服務(wù)質(zhì)量的重要手段，近年來，我們先后完成了學(xué)校財(cái)務(wù)軟件和無現(xiàn)金報(bào)賬系統(tǒng)整體升級(jí)。同時(shí)，改進(jìn)了網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)，擴(kuò)大預(yù)約報(bào)賬業(yè)務(wù)范圍，改善預(yù)約報(bào)賬流程，并積極組織各學(xué)院（部）、部門、直屬單位進(jìn)行網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬培訓(xùn)，隨著網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)推廣應(yīng)用，有效解決師生報(bào)賬等候時(shí)間過長(zhǎng)的難題。
　　我校運(yùn)行網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷的流程如圖1所示：
　　網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷屬新生事物，在我校運(yùn)行中仍然存在一些問題：
　　1.大部分教師尚未適應(yīng)網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷流程。由于受到會(huì)計(jì)基礎(chǔ)規(guī)范化考核的制約，申請(qǐng)報(bào)銷的教師首先要通過個(gè)人電腦登陸網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷系統(tǒng)，錄入相關(guān)報(bào)銷信息，再填寫紙質(zhì)報(bào)銷單，像差旅費(fèi)之類報(bào)銷單，需要填列的數(shù)據(jù)較多，部分教師，尤其是那些對(duì)電腦操作不熟悉的教師，會(huì)增加較多的工作量，往往會(huì)選擇按照原有流程，先填制紙質(zhì)的報(bào)銷單，完成審批手續(xù)后直接到財(cái)務(wù)部門排隊(duì)等候報(bào)銷。對(duì)于新流程的不熟悉，一定程度上阻礙了網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷流程的推廣。
　　2.網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷需要解決網(wǎng)上審批問題。高校的審批制度相對(duì)嚴(yán)格，部分經(jīng)費(fèi)報(bào)銷需要多個(gè)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字審批，報(bào)銷的教師往往要奔波于多個(gè)部門，才能完成審批工作，中間哪位領(lǐng)導(dǎo)出差或者其他原因不在崗，則可能延長(zhǎng)整個(gè)審批時(shí)間。盡管現(xiàn)有網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)在諸多方面有所改進(jìn)，節(jié)省了報(bào)銷審核時(shí)間，但網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷系統(tǒng)尚未與網(wǎng)上審批系統(tǒng)相對(duì)接，無法達(dá)到網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷的全過程網(wǎng)絡(luò)化，系統(tǒng)優(yōu)勢(shì)尚未顯現(xiàn)出來，結(jié)果造成網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷系統(tǒng)的推廣不順暢。
　　3.系統(tǒng)穩(wěn)定性方面需要加強(qiáng)。隨著教育經(jīng)費(fèi)、科研經(jīng)費(fèi)的屢創(chuàng)新高，財(cái)務(wù)部門報(bào)銷工作量也大幅提高，特別是在學(xué)期的伊始和結(jié)束時(shí)期，選擇網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷的教師不斷增多。然而，或是因?yàn)榫W(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷系統(tǒng)的訪問量增多，或是因?yàn)轭A(yù)約報(bào)銷的教師本身對(duì)系統(tǒng)的不熟悉，甚至?xí)霈F(xiàn)預(yù)約過程中發(fā)生中斷現(xiàn)象。結(jié)果造成教師在網(wǎng)上預(yù)約過程中花費(fèi)的時(shí)間往往會(huì)多于傳統(tǒng)填列報(bào)銷單的時(shí)間，這樣有些教師會(huì)覺得使用網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷系統(tǒng)還是不及傳統(tǒng)“排隊(duì)等待”報(bào)銷的方便。所以，在推行網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷系統(tǒng)的同時(shí)，需要加強(qiáng)系統(tǒng)穩(wěn)定性建設(shè)，切實(shí)讓教師感受到方便和快捷。
　　三、高校網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷的優(yōu)化建議
　　1.實(shí)現(xiàn)審批系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)的對(duì)接。在國(guó)際上，許多跨國(guó)公司、尤其是一些IT公司如Microsoft、IBM，在ERP的基礎(chǔ)上，利用其自身的開發(fā)能力，成功實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)上審批系統(tǒng)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)的前端數(shù)據(jù)共享（如Microsoft的MS—Expense，IBM的費(fèi)用補(bǔ)償系統(tǒng)），有效地提高了財(cái)務(wù)部門的工作效率，并為公司創(chuàng)造了巨大的經(jīng)濟(jì)效益。但上述系統(tǒng)僅僅在跨國(guó)公司內(nèi)部使用，沒有在商業(yè)上得到推廣，與國(guó)內(nèi)財(cái)務(wù)系統(tǒng)不兼容，加之這些系統(tǒng)要求與ERP同步實(shí)施，對(duì)公司管理的規(guī)范性要求較高，實(shí)施成本也較高。
　　目前，國(guó)內(nèi)高校經(jīng)費(fèi)管理和控制比較嚴(yán)格，高校內(nèi)各個(gè)經(jīng)費(fèi)使用部門對(duì)經(jīng)費(fèi)的控制也較嚴(yán)格，對(duì)經(jīng)費(fèi)的使用情況也有的放矢，盡量做到經(jīng)費(fèi)投入和產(chǎn)出最大化。這樣，教師在使用經(jīng)費(fèi)報(bào)銷時(shí)，往往需要“被簽批”數(shù)個(gè)部門或?qū)W校領(lǐng)導(dǎo)才能完成審批工作。高校網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷系統(tǒng)單單實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷功能，相關(guān)的財(cái)務(wù)報(bào)銷手續(xù)還是需要通過書面簽批的形式完成。這樣的流程并非真正意義上的網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷，至少?zèng)]有體現(xiàn)出網(wǎng)上報(bào)銷的便捷，教師仍舊擺脫不了到處尋找審批領(lǐng)導(dǎo)的“宿命”。但是如果能夠把審批系統(tǒng)與財(cái)務(wù)預(yù)約報(bào)銷系統(tǒng)有效對(duì)接，那么受益者將是流程上的每一個(gè)人——教師將不再跑來跑去的找人“簽字”；審核人員不再會(huì)因?yàn)閳?jiān)持手續(xù)齊備而被不理解的教師“橫眉冷對(duì)”；相關(guān)職能部門的領(lǐng)導(dǎo)也不會(huì)被說成“堪比追星”的某某某。
　　2.加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)報(bào)銷制度的宣傳。財(cái)務(wù)部門應(yīng)積極主動(dòng)地到各學(xué)院、各部門開展網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷系統(tǒng)知識(shí)及財(cái)經(jīng)法規(guī)的講座，宣傳網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷系統(tǒng)的使用知識(shí)，用圖文并茂的方式講解操作步驟，還可以使用校園網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)、財(cái)務(wù)部門網(wǎng)站及時(shí)發(fā)布網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷系統(tǒng)的相關(guān)知識(shí)、財(cái)務(wù)報(bào)賬的相關(guān)規(guī)定等。剛上預(yù)約報(bào)銷的專崗人員在受理該類業(yè)務(wù)時(shí)，要做好有關(guān)網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷的答疑解惑的工作，充分聽取教職工對(duì)網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷系統(tǒng)提出建議，從而為進(jìn)一步優(yōu)化網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷系統(tǒng)的可操作性與簡(jiǎn)易性提供參考。
　　3.提高網(wǎng)上預(yù)約系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性。網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷系統(tǒng)的安全功能，實(shí)施網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷后，應(yīng)注意信息和數(shù)據(jù)的安全，確保信息數(shù)據(jù)不被修改或毀損，應(yīng)按照使用權(quán)限劃分，防止信息濫用和向外流失。高校的財(cái)務(wù)管理和業(yè)務(wù)管理一體化，會(huì)計(jì)核算和管理幾乎離不開網(wǎng)絡(luò)，因此，應(yīng)采用先進(jìn)的防火墻、訪問控制、數(shù)據(jù)加密、身份認(rèn)證等技術(shù)，注意數(shù)據(jù)傳輸?shù)陌踩?，加?qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)的維護(hù)和管理。隨著財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)的不斷增多，使用網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷系統(tǒng)的教師也會(huì)越來越多，在相對(duì)集中的時(shí)間同時(shí)訪問財(cái)務(wù)預(yù)約報(bào)銷系統(tǒng)時(shí)，需要強(qiáng)大的服務(wù)器的存儲(chǔ)與運(yùn)算功能，確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確傳輸。財(cái)務(wù)人員要養(yǎng)成記錄和總結(jié)的良好習(xí)慣，隨時(shí)記錄報(bào)賬過程中出現(xiàn)的新情況、新問題，及時(shí)反饋給系統(tǒng)開發(fā)商，以便進(jìn)一步修改程序，豐富操作功能，不斷完善系統(tǒng)軟件。
　?。ㄗ髡邌挝唬禾K州大學(xué)江蘇蘇州215006）
　　（責(zé)編：呂