摘要：文章闡述了高校院（系）辦公室管理工作的特性和職能，分析了高校院（系）辦公室管理工作面臨的主要問題，結(jié)合當(dāng)前我國高校院（系）辦公室管理改革發(fā)展趨勢，提出了改進和完善高校院（系）辦公室管理工作的思路與方法。
　　關(guān)鍵詞：院（系）辦公室 工作 思考
　　中圖分類號：G647 文獻標識碼：A
　　文章編號：1004—4914（2012）06—085—03
　　高校院（系）辦公室是按照專業(yè)性質(zhì)設(shè)置的學(xué)院教學(xué)行政管理組織，是學(xué)校、院（系）、教師、學(xué)生聯(lián)系的橋梁和紐帶，不但起著上通下達、綜合協(xié)調(diào)的樞紐作用，還發(fā)揮著傳遞信息、研究政策，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好決策的參謀作用。隨著我國高教事業(yè)的快速發(fā)展和高校內(nèi)部管理體制改革的推進，尤其是在實行二級管理機制的今天，如何做好院（系）辦公室工作，是擺在我們面前的一個全新的課題和挑戰(zhàn)。結(jié)合筆者從事辦公室工作的實踐，對如何做好辦公室工作談幾點認識。
　　一、高校院（系）辦公室工作特性
　　院（系）辦公室是學(xué)校內(nèi)部的基層管理單位。它位于教學(xué)、科研的一線，直接為院（系）領(lǐng)導(dǎo)和廣大師生服務(wù)，其工作特點有以下方面：
　　1.院（系）辦公室工作的執(zhí)行性。院（系）辦公室屬于管理層，不屬于領(lǐng)導(dǎo)層，所以它的工作具有執(zhí)行性的特點。這一特點要求辦公室自覺地貫徹和執(zhí)行學(xué)校方針政策、院（系）的各項指示和精神。作為院（系）辦公室，工作上不能機械、教條地傳達和執(zhí)行，而應(yīng)該根據(jù)部門的實際情況，把政策的原則性同執(zhí)行方法的靈活性相結(jié)合，力求達到最完美的執(zhí)行效果。
　　2.院（系）辦公室工作的協(xié)調(diào)性。院（系）辦公室既要做好業(yè)務(wù)性工作，又要做好事務(wù)性工作。上自校級各個職能部門，下至教師和學(xué)生，都需要院（系）辦公室與他們溝通和聯(lián)系。如果說整個學(xué)院的工作是由各個職能部門來分管的，那么院（系）辦公室則是這些職能部門的樞紐，其協(xié)調(diào)作用是全方位、綜合性的。高校的教學(xué)活動是一個環(huán)節(jié)緊密聯(lián)系的復(fù)雜系統(tǒng)工程，任何一個環(huán)節(jié)都不能馬虎懈怠，這就決定了院（系）辦公室工作具有較強的協(xié)調(diào)性。工作過程中一定要遵循行政為教學(xué)服務(wù)的指導(dǎo)思想，按時完成各階段的教學(xué)行政管理任務(wù)，保證院（系）教學(xué)工作的正常運轉(zhuǎn)。
　　二、高校院（系）辦公室工作職能
　　院（系）辦公室是一個綜合性的辦事機構(gòu)，是學(xué)校和院（系）、師生聯(lián)系的橋梁紐帶。辦公室工作人員的職責(zé)是服務(wù)和協(xié)調(diào)各方面工作，其中有政務(wù)管理工作，也有事務(wù)管理工作，有大事也有小事，有常規(guī)事也有緊急事。歸納起來，院（系）辦公室的工作主要有以下職能：
　　1.窗口服務(wù)職能。服務(wù)是高校院（系）辦公室工作的主要職能，院（系）辦公室的服務(wù)職能是通過對學(xué)校的職能部門和師生的服務(wù)來具體體現(xiàn)的，院（系）辦公室在處理問題、辦理事務(wù)的同時，展現(xiàn)院（系）辦公室人員的服務(wù)和管理水平。一方面，它具有教學(xué)、人事、財務(wù)、總務(wù)等方面的業(yè)務(wù)管理工作；另一方面，又要處理全院（系）日常的綜合性事務(wù)。上級職能部門布置的工作都要對口到院（系）辦公室來，由院（系）辦公室傳達、溝通、組織執(zhí)行。因此，就決定了院（系）辦公室具有窗口服務(wù)的職能。所以說院（系）辦公室不僅是一個辦事機構(gòu)，而且也是院（系）的形象代表，是院（系）同校內(nèi)外各個單位，工作聯(lián)系、交流的窗口。
　　2.管理職能。院（系）辦公室統(tǒng)籌承擔(dān)院（系）的信息傳遞與交流、文件起草、收發(fā)歸檔、經(jīng)費管理、人事考勤、物資采購、日常維修的協(xié)調(diào)工作和其它對外聯(lián)絡(luò)等各項工作，是院（系）對內(nèi)對外的窗口。平時處理大量的日常事務(wù)性工作的同時，還要隨時準備處理突發(fā)性和臨時性的事務(wù)，工作上千頭萬緒。但院（系）的教育教學(xué)管理工作是系辦公室非常重要的工作職能。這就要求辦公室人員要營造一種輕松、和諧、團結(jié)、協(xié)作的工作環(huán)境，既分工又要合作。學(xué)習(xí)掌握一定的管理學(xué)、教育學(xué)、心理學(xué)、公共關(guān)系學(xué)等相關(guān)知識，掌握科學(xué)的管理方法，充分利用現(xiàn)代化、信息化辦公手段，為學(xué)院教學(xué)服務(wù)，提高辦公室的工作效率和工作質(zhì)量。工作中逐步把辦公自動化引入到院（系）檔案管理工作中，采用檔案管理系統(tǒng)對辦公室各種檔案資料進行科學(xué)有序的管理，使辦公室各項管理工作達到規(guī)范高效。
　　3.綜合協(xié)調(diào)職能。高校院（系）辦公室工作千頭萬緒，紛繁復(fù)雜，辦公室工作具有綜合協(xié)調(diào)學(xué)校和院（系）各種關(guān)系的職能。為了能夠順利展開各項工作，部門之間、教職工之間、職能部門之間，都需要院（系）辦公室進行工作協(xié)調(diào)。這當(dāng)中涉及到任務(wù)協(xié)調(diào)、思想?yún)f(xié)調(diào)、職權(quán)協(xié)調(diào)、關(guān)系協(xié)調(diào)、對外協(xié)調(diào)等。做好協(xié)調(diào)工作并不輕松，協(xié)調(diào)得當(dāng)各方受益，協(xié)調(diào)不當(dāng)?shù)米锉娙?，協(xié)調(diào)不了工作受損。這就要求我們在工作中必須認真聽取來自各方面的意見、建議，及時詢問工作的進展情況，深入了解實際工作中出現(xiàn)的各種問題，這樣才能協(xié)助院（系）領(lǐng)導(dǎo)理順工作、化解矛盾。搞好院（系）辦公室工作。
　　三、院（系）辦公室工作面臨的主要問題
　　1.辦公自動化程度不高，團隊合作精神不夠。當(dāng)今是一個信息產(chǎn)業(yè)飛速發(fā)展的時代，計算機及相關(guān)技術(shù)的普及應(yīng)用，給社會的發(fā)展提供了前所未有的動力，在教育、科研、經(jīng)濟、管理等諸多領(lǐng)域扮演著舉足輕重的角色。目前各行各業(yè)都在向信息化發(fā)展，高校院（系）辦公室管理也不例外?，F(xiàn)如今的高校院（系）辦公室一般都擁有計算機等一批現(xiàn)代化設(shè)備，但由于辦公室人員的信息素養(yǎng)不高，缺乏全面系統(tǒng)的軟硬件學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，大部分辦公室計算機資源利用率較低，往往只停留在文稿處理與打印上；院（系）辦公室的辦公自動化、信息化程度普遍不高，直接影響著院（系）各項活動的辦事效率和進程。辦公室工作中團隊合作精神有待加強。辦公室工作在注重個人工作能力提高的前提下，強化團隊整體的協(xié)同工作是非常重要的。
　　2.缺乏創(chuàng)新意識。辦公室工作具有“橋梁”和“中樞”作用，理應(yīng)為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策當(dāng)好“謀士”。但是辦公室工作人員由于受各方面的影響（比如政策水平、工作能力、領(lǐng)導(dǎo)和教師對他們工作的信任和態(tài)度等），沒有很好地發(fā)揮參謀和助手作用，往往是“領(lǐng)導(dǎo)說咋辦就咋辦”，不敢或不愿多事和多言。在工作上方法因循守舊、缺乏創(chuàng)新，工作中往往處于被動角色，遇到困難只找客觀理由，不做主觀努力，總是用老辦法老經(jīng)驗解決出現(xiàn)的新問題，造成工作推進緩慢，完成工作質(zhì)量不高。
　　3.人員綜合素質(zhì)不高，缺乏工作積極性。隨著時代的發(fā)展和社會的進步，辦公室人員的綜合素質(zhì)也應(yīng)該與時俱進，跟上大時代的步伐。但現(xiàn)實情況是許多院（系）辦公室人員得到培訓(xùn)與學(xué)習(xí)的機會很少，他們在思想、業(yè)務(wù)各方面與院（系）管理的需要還有很大的距離。辦公室人員掌握專業(yè)技術(shù)的多少直接決定了其業(yè)務(wù)水平的高低。他們必須了解高校的運作過程、教學(xué)過程、科研工作、學(xué)生工作、人事工作等等。我們的人員在工作中通常還停留在“經(jīng)驗型”、“事務(wù)型”的管理上，總是疲于應(yīng)付千頭萬緒的事務(wù)性或業(yè)務(wù)性工作，因為缺少獨立思考的時間，工作效率和工作質(zhì)量大打折扣。由于處理不好各方面工作關(guān)系，工作局面難以開展而產(chǎn)生消極情緒，工作積極性不高，工作中不能發(fā)揮主觀能動性。
　　四、改進和完善院（系）辦公室管理的思路和方法
　　1.提高辦事效率。首先，要熟悉并精通現(xiàn)代化辦公。辦公自動化（OfficeAutomation，簡稱OA），是適應(yīng)信息社會發(fā)展需要，基于系統(tǒng)科學(xué)、行為科學(xué)的理論和計算機技術(shù)、通信技術(shù)的普遍應(yīng)用而發(fā)展起來的一門新型綜合技術(shù)。隨著高等教育管理水平的提高，學(xué)院引進并正式實施了辦公自動化（OA）系統(tǒng)，擺脫了長期以來基于紙質(zhì)的傳統(tǒng)辦公方式，逐步實現(xiàn)向依托計算機網(wǎng)絡(luò)和電子數(shù)據(jù)的無紙化辦公的根本性轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)辦公室工作事務(wù)的信息化、自動化、系統(tǒng)化、網(wǎng)絡(luò)化。這就要求我們辦公室工作人員必須改變傳統(tǒng)工作方式，以適應(yīng)信息社會發(fā)展新的需要。熟練掌握計算機、復(fù)印機、傳真機、掃描儀等其他現(xiàn)代辦公技術(shù)知識和技能并熟練運用于辦公管理過程中，做好院（系）辦公室工作，就必須把握辦公自動化發(fā)展趨勢，促進辦公室管理思想的現(xiàn)代化和管理方法的科學(xué)化，才能持續(xù)提高自身管理水平和工作效率，提高辦公室管理的效率和準確性。
　　其次，要加強和完善辦公室規(guī)章制度。合理和健全的管理規(guī)章制度，是各項工作正常運作的前提。院（系）辦公室是一個獨立的教學(xué)行政管理機構(gòu)，工作頭緒多，事務(wù)繁雜，所以必須建立健全各項規(guī)章制度，并在工作中不斷地總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，逐步完善和改進這些制度。以規(guī)范職工的行為，使之工作雜而不亂，繁而有緒，有條不紊地開展，達到規(guī)范化、系列化、科學(xué)化的要求。同時明確分工，各負其責(zé)，理順結(jié)構(gòu)，嚴格崗位目標責(zé)任制，做到定崗、定人、定任務(wù)，實行量化管理，年終考核。使院（系）辦公室真正成為功能齊全，結(jié)構(gòu)合理，運轉(zhuǎn)協(xié)調(diào)，靈活高效的綜合行政管理機構(gòu)。
　　再次，要培養(yǎng)內(nèi)外協(xié)調(diào)能力，增強團隊協(xié)作精神。培養(yǎng)較強的內(nèi)外組織協(xié)調(diào)能力。協(xié)調(diào)和安排各項工作、處理好各種關(guān)系，是做好院（系）辦公室工作的一項重要內(nèi)容。辦公室處在諸多矛盾的焦點和政務(wù)、事務(wù)的中心，許多難事、麻煩事、棘手事，辦公室都無法回避。我們在工作中要培養(yǎng)幽默性、藝術(shù)性，不斷提高組織協(xié)調(diào)的能力，是院（系）辦公室工作人員化解矛盾、避免沖突，確保任務(wù)完成，取得“雙贏”的重要因素。院（系）辦公室工作雖然有各自的分工，但是有些工作不是靠一個人的力量就能完成的，要相互取長補短，在做好本職工作的同時，也要做好與同事的溝通與銜接工作，才能提高辦公室工作效率。
　　最后，工作中要勇于創(chuàng)新。創(chuàng)新，是一個民族進步的靈魂，是一個國家興旺發(fā)達的不竭動力。過去的工作中有許多很好的經(jīng)驗和傳統(tǒng)，是人們從長期的實踐中不斷摸索總結(jié)出來的，是我們可以吸收和借鑒的。但在信息化、快節(jié)奏的現(xiàn)代社會，不斷涌現(xiàn)出來的新生事物和新的問題，單憑以往的經(jīng)驗和工作方法已不能完全適應(yīng)形勢發(fā)展的需要。在這種以創(chuàng)新為主調(diào)的新的歷史條件下，在信息和知識高速發(fā)展的時代，辦公室人員一定要注重培養(yǎng)自身的創(chuàng)新能力，首先要從思想上更新觀念，不能因循守舊、墨守成規(guī)，摒棄陳舊思維，努力培養(yǎng)和鍛煉自己思考問題和解決問題的新思維新辦法。其次，要在實際工作中不斷加強學(xué)習(xí)，開闊視野，在實踐中發(fā)揮自身的創(chuàng)造性，不局限于經(jīng)驗主義的束縛，將創(chuàng)新植根于傳統(tǒng)和經(jīng)驗中，并運用新的視角和手段，探索解決問題的新途徑和新方法。
　　2.提升服務(wù)質(zhì)量和水平。加強學(xué)習(xí)，提高院（系）辦公室人員綜合素質(zhì)。院（系）辦公室工作綜合性強、接觸面寬，為了適應(yīng)當(dāng)前工作，我們必須加強政治理論學(xué)習(xí)和黨性修養(yǎng)，提高思想認識水平。尤其要認真學(xué)習(xí)鄧小平理論，深入學(xué)習(xí)、領(lǐng)會“科學(xué)發(fā)展觀”的豐富內(nèi)涵，有針對性地倡導(dǎo)全心全意為師生員工服務(wù)的理念。通過黨性教育，提高辦公室人員的思想認識，增強辦公室的服務(wù)意識。除了應(yīng)具備良好的政治素質(zhì)、道德品質(zhì)外，辦公室人員還必須具備豐富的業(yè)務(wù)知識（如教育心理學(xué)、管理學(xué)以及計算機基礎(chǔ)和應(yīng)用等方面的知識），較強的語言表達能力和文字處理能力。要具備這些實際的工作本領(lǐng)就必須重視和加強辦公室人員的培訓(xùn)工作，留出一定的培訓(xùn)費用，通過人員進修、舉辦學(xué)習(xí)班、研討班、外出考察學(xué)習(xí)等各種途徑，努力提高他們的素質(zhì)和能力，要引導(dǎo)他們既要重視對知識的學(xué)習(xí)，也要積極地在實踐中鍛煉自己的工作能力，要善于吸收、學(xué)習(xí)和運用一切所需的新知識，活躍思維，開闊眼界，從中吸收各種新鮮經(jīng)驗，做到理論聯(lián)系實際，這樣才能提高院（系）辦公室的辦公水平。
　　做好領(lǐng)導(dǎo)身邊的參謀和助手。辦公室工作不能只停留在辦好領(lǐng)導(dǎo)交辦的日常事務(wù)，還必須在學(xué)院的發(fā)展、建設(shè)、管理等方面進行思考，主動為領(lǐng)導(dǎo)出思路、想辦法，當(dāng)好參謀和助手。辦公室人員經(jīng)常與各個層面、各個部門的人員相互聯(lián)系、溝通，信息更多，思路更加開闊，更有利于創(chuàng)新思維的涌現(xiàn)。辦公室人員要充分利用這個優(yōu)勢，發(fā)揮主觀能動性。有意識地廣泛收集校內(nèi)外各種動態(tài)信息，吸收其他辦公室先進的工作思路及方法，及時提供給領(lǐng)導(dǎo)參考。
　　3.通過多種途徑，調(diào)動工作積極性。改善辦公環(huán)境，實行人性化管理。環(huán)境影響心情，心情又影響工作效率，為了使辦公室同志每天都有一個好的心情，用一種好的精神狀態(tài)投入到工作中，改善辦公環(huán)境是非常有必要的。添置綠色花卉、調(diào)整辦公布局等都會使人精神振奮，從而激發(fā)工作熱情，調(diào)動其工作積極性。關(guān)心職工生活，減輕工作壓力，也是促進管理質(zhì)量提高的一個重要手段。
　　因人而異，合理分工。工作上要做到最大程度而又持久地調(diào)動職工的積極性，就應(yīng)根據(jù)每個職工的思想覺悟、能力高低、性格特點、興趣愛好，本著“因地制宜，合理化分工”的原則，合理安排他們的工作，為他們創(chuàng)造良好的工作條件，使他們在各自的崗位上充分發(fā)揮自己的勞動潛力。在這個寬松的條件下，工作人員對本職工作有了自豪感和認同感，工作積極主動，工作效果自然比較好。
　　總之，辦公室工作千頭萬緒，工作人員要切實做好院（系）辦公室的管理和服務(wù)工作，就必須了解辦公室工作的特點和職能，遵循辦公室工作的基本原則。不斷提高自己的綜合素質(zhì)和修養(yǎng)，認真、全面地學(xué)習(xí)政治理論，充分發(fā)揮工作中的協(xié)調(diào)管理能力，不斷開拓創(chuàng)新，這樣才能優(yōu)質(zhì)、高效地做好高校院（系）辦公室工作，使之真正起到管理樞紐和橋梁的作用。
　　（作者單位：川北醫(yī)學(xué)院 四川南充637000；通訊作者：汪輝文）
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