摘 要： 隨著國家政策不斷向教育傾斜，教育資源不斷豐富，學(xué)校的人事檔案從手動辦公、紙質(zhì)存檔向信息化、網(wǎng)絡(luò)化、自動化轉(zhuǎn)型。本文分析了學(xué)校人事檔案管理的特點，基于軟件開發(fā)和Web技術(shù)提出一個學(xué)校人事檔案自動化管理的方案，在計算機平臺上設(shè)計實現(xiàn)可以方便存儲、檢索、統(tǒng)計的完整人事管理系統(tǒng)，以提高學(xué)校檔案管理的效率，降低檔案管理上的人力和時間成本，幫助學(xué)校更加有效的進行人事檔案管理。
　　關(guān)鍵詞： 基于Web 學(xué)校人事檔案 自動化管理 系統(tǒng)設(shè)計
　　
　　1.引言
　　在信息化越來越成熟的今天，辦公自動化成為一種潮流，并且使得手動辦公的缺點無限放大，然而，由于檔案管理領(lǐng)域的特殊性，許多部門單位的檔案仍然停留在手動辦公、紙質(zhì)存檔的階段，這種傳統(tǒng)的管理方式不僅效率低下，管理成本高，而且存在著容易丟失，存放不安全，檢索慢等缺點。學(xué)校的人事檔案屬于學(xué)校內(nèi)部的重要資料，相比較學(xué)校的其他部分，如圖書教材管理、教務(wù)管理、財務(wù)管理、行政績效管理等還處于信息化的初級階段，檔案中反映的年齡、工齡、職稱等要素直接影響到學(xué)校各教師或教輔人員的切身利益，一旦丟失或發(fā)生錯誤將會造成很嚴(yán)重的后果。因此加大力度加快進程實現(xiàn)學(xué)校人事檔案的自動化高效安全管理，勢在必行。
　　2.問題解析
　　2.1傳統(tǒng)方式的弊端
　　現(xiàn)階段很多學(xué)校的人事檔案是按部門放入相應(yīng)的資料箱（柜），然后在紙質(zhì)上統(tǒng)計，這種方式屬于純?nèi)斯げ僮?，極易發(fā)生投放失誤、丟失、信息不對等、查找不易等問題。而檔案是反映學(xué)校教工各方面信息的重要甚至是唯一依據(jù)，涉及教工的工資、保險、稅務(wù)、職稱、醫(yī)療等方方面面，所以一旦發(fā)生問題，后果十分嚴(yán)重。另外，隨著學(xué)校教職員工人數(shù)的不斷增多，信息量大幅度增加，檔案管理成本不斷攀升，如果遇到需要批量處理的問題，就需要讓相關(guān)人員自行上報資料，然后人事部門核實，而每年都存在教職員工多次上報相同或相似信息的情況，人事部門的核實統(tǒng)計工作量也很大。
　　2.2實現(xiàn)目標(biāo)
　　使用計算機平臺和Web技術(shù)，設(shè)計搭建一個網(wǎng)絡(luò)平臺，在學(xué)校范圍內(nèi)共享訪問，由人事部門初始化錄入各教職員工的個人信息，并批量分配教職員工個人專屬賬號和密碼，信息錄入完畢之后由教職員工本人憑賬號和密碼登入系統(tǒng)進行信息核實，核實無誤后確認(rèn)。設(shè)計統(tǒng)計模塊，可實現(xiàn)按照多條件查詢統(tǒng)計，以便學(xué)校進行信息批量處理。設(shè)計后臺管理模塊，可實現(xiàn)教職個人信息更新等操作。
　　2.3主要功能
　　2.3.1人事部門相關(guān)通知發(fā)布和查看。
　　2.3.2個人信息核實和報錯。
　　2.3.3教職員工的檔案信息查看和統(tǒng)計。
　　2.3.4各單位和個人的信息更新。
　　2.3.5教職員工的考勤、考核、獎勵和懲處管理。
　　2.4相關(guān)技術(shù)
　　本系統(tǒng)采用由Orical公司旗下的Java語言作為系統(tǒng)開發(fā)的軟件程序設(shè)計語言，使用JSP技術(shù)作為Web的顯示層，使用開源免費的MySql數(shù)據(jù)庫作為數(shù)據(jù)庫后臺，并在Apache公司的Tomcat6.0服務(wù)器上進行發(fā)布管理，其中還涉及Java Bean技術(shù)、JDBC數(shù)據(jù)庫訪問技術(shù)、JavaScript腳本技術(shù)、Struts2.2框架技術(shù)等。上述一套技術(shù)均開源免費，最大限度地節(jié)省了學(xué)校使用本系統(tǒng)所需支出的成本，技術(shù)細節(jié)成熟完善，在電子商務(wù)、電子政務(wù)等領(lǐng)域廣泛應(yīng)用，安全性也可以得到很好的保障。
　　3.系統(tǒng)設(shè)計
　　3.1系統(tǒng)功能設(shè)計
　　經(jīng)分析和走訪，本系統(tǒng)分為以下五個模塊：人事信息發(fā)布模塊、信息查看和報錯模塊、后臺管理模塊、查詢統(tǒng)計模塊和人事考核模塊。其中，人事信息發(fā)布模塊主要是針對學(xué)校人事部門的各種通告、新聞的發(fā)布和查看，可以參照各信息發(fā)布實例中設(shè)置置頂、重要、懸浮滾動、普通等級別；信息查看和報錯模塊主要實現(xiàn)個人信息、部門信息的查看，如果發(fā)現(xiàn)信息有誤可以提交糾錯申請，由人事部門核實后進行更新；后臺管理模塊主要是實現(xiàn)信息的更新、刪除冗余等操作，另外也加入維護系統(tǒng)的功能。查詢統(tǒng)計模塊可以實現(xiàn)檔案信息的單個查詢和多條件綜合檢索，并可以實現(xiàn)分類匯總統(tǒng)計。人事考核模塊主要實現(xiàn)學(xué)校內(nèi)部各項人事考核指標(biāo)的個人完成程度，是學(xué)校行政信息化公開的重要體現(xiàn)。
　　功能模塊圖如下：
　　3.2數(shù)據(jù)庫設(shè)計
　　良好的數(shù)據(jù)庫設(shè)計對于一個高性能的應(yīng)用程序非常重要，就像一個空氣動力裝置對于一輛賽車的重要性一樣。如果一輛汽車沒有平滑的曲線，將會因阻力太大而無法疾馳。關(guān)系沒有經(jīng)過優(yōu)化，數(shù)據(jù)庫無法盡可能高效地運行。應(yīng)該把數(shù)據(jù)庫的關(guān)系和性能看作是規(guī)范化的一部分。
　　本系統(tǒng)采用MySql5.5作為數(shù)據(jù)庫后臺，共設(shè)計20個數(shù)據(jù)庫表，表內(nèi)主外鍵設(shè)計以及觸發(fā)器的設(shè)置都嚴(yán)格遵循關(guān)系型數(shù)據(jù)庫的第三范式。
　　3.3關(guān)鍵技術(shù)設(shè)計
　　3.3.1采用唯一碼來作為教職員工的個人編號代碼，放置信息冗余重復(fù)和同名員工的信息重疊，并且，由于該唯一碼由系統(tǒng)自動生成，和個人的身份信息并無任何關(guān)系，從側(cè)面保護了員工的個人信息。
　　3.3.2如遇到個人信息有誤，需要填寫糾錯申請，然后等待人事部門審核更新。有效防止個人密碼丟失后被惡意篡改個人信息的發(fā)生。
　　3.3.3對于需要批量檢索的數(shù)據(jù)，可以按照多個條件聯(lián)合檢索，并支持模糊查詢技術(shù)。
　　3.3.4信息分頁，當(dāng)遇到檢索的內(nèi)容條目很多時，可以自動分頁實現(xiàn)多頁顯示。
　　4.總結(jié)
　　本系統(tǒng)通過軟件技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)平臺實現(xiàn)了學(xué)校人事檔案的自動化管理，在系統(tǒng)中加入人事考核和人事新聞發(fā)布模塊，使得人事部門的辦公可以在本平臺上實現(xiàn)一體化。本系統(tǒng)具有高效、快速、方便、易用、集成度高、安全性好等特點，可以大幅提高學(xué)校的信息化、自動化進程，提高辦公效率，增強檔案信息的安全性，降低由于重復(fù)填報個人信息所帶來的額外的工作量。相信本系統(tǒng)的應(yīng)用可以給學(xué)校的檔案管理工作帶來更多的效益和價值。
　　
　　參考文獻：
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　　注：本文中所涉及到的圖表、注解、公式等內(nèi)容請以PDF格式閱讀原文