電子商務(wù)合同是商務(wù)活動(dòng)中的一種電子文書，是指當(dāng)事人之間通過信息網(wǎng)絡(luò)以電子郵件、電子數(shù)據(jù)交換等手段設(shè)立、變更、終止財(cái)產(chǎn)性民事權(quán)利和義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。電子商務(wù)合同實(shí)現(xiàn)了企業(yè)辦公自動(dòng)化、降低交易成本的目的，在規(guī)避企業(yè)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)、促進(jìn)企業(yè)健康持續(xù)發(fā)展的過程中起到了不可忽視的作用。但因其具有網(wǎng)絡(luò)虛擬性特點(diǎn)，有時(shí)也會(huì)造成一些難以彌補(bǔ)的后果，因此，電子商務(wù)合同的規(guī)范化操作成為現(xiàn)階段企業(yè)和從業(yè)人員亟待正視和解決的問題。
　　一、電子商務(wù)合同規(guī)范化建設(shè)的意義
　　首先，是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的內(nèi)在要求。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)機(jī)制的發(fā)展和完善，傳統(tǒng)的合同管理已經(jīng)不能適應(yīng)企業(yè)快速發(fā)展的經(jīng)營(yíng)需要，而電子商務(wù)合同在節(jié)約交易成本、提高工作效率、降低經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)等方面成效顯著，所以，廣泛應(yīng)用并且使之規(guī)范化，這是企業(yè)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的要求。
　　其次，是企業(yè)規(guī)范化建設(shè)的需要。企業(yè)持續(xù)穩(wěn)定地發(fā)展，在很大程度上歸功于企業(yè)管理的科學(xué)性和規(guī)范性，所以，企業(yè)管理的規(guī)范化建設(shè)體現(xiàn)在方方面面，作為企業(yè)管理的一部分，電子商務(wù)必須規(guī)范化建設(shè)必須與企業(yè)的規(guī)范化建設(shè)保持高度一致，才不會(huì)拖后腿。
　　第三，是企業(yè)增強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)力的需要。有市場(chǎng)就有競(jìng)爭(zhēng)，企業(yè)在經(jīng)營(yíng)過程中時(shí)刻都存在競(jìng)爭(zhēng)，提高競(jìng)爭(zhēng)力是企業(yè)發(fā)展壯大的根本。加強(qiáng)企業(yè)電子商務(wù)合同的規(guī)范化管理，建立行之有效的合同管理制度，才能提高企業(yè)的綜合競(jìng)爭(zhēng)力，促進(jìn)企業(yè)健康有序地發(fā)展。
　　二、電子商務(wù)合同規(guī)范化建設(shè)的途徑
　　（一）規(guī)范文本
　　一是簽訂有效合同。切實(shí)掌握住締約資格、履行能力、締約要件缺失等環(huán)節(jié)，避免在根本不具備條件的情況下簽訂合同，如無權(quán)代理人訂立的合同、單位內(nèi)部不具備簽約資格的職能部門對(duì)外訂立的合同、不具有獨(dú)立享有民事權(quán)利和承擔(dān)民事責(zé)任主體訂立的合同等等。二是嚴(yán)謹(jǐn)合同文字。嚴(yán)謹(jǐn)是合同的命脈，不嚴(yán)謹(jǐn)就是不準(zhǔn)確，就容易發(fā)生歧義和誤解，導(dǎo)致合同難以履行或引起爭(zhēng)議。依法訂立的有效的合同，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)雙方的真實(shí)意愿。而這種體現(xiàn)只有靠準(zhǔn)確明晰的合同文字。三是清晰明確地表述合同條款。如果合同內(nèi)容不全面、不完整，不明確，有缺陷、有漏洞、前后矛盾等，就會(huì)造成具體執(zhí)行時(shí)的困難。故而要形成統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、達(dá)成共識(shí)，避免糾紛。同時(shí)要對(duì)其進(jìn)行周密的預(yù)計(jì)和詳細(xì)的規(guī)定，同時(shí)在條款里真實(shí)、明晰而準(zhǔn)確地表述。
　?。ǘ┮?guī)范制度
　　一是加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部合同管理。建立以合同管理為核心的組織機(jī)構(gòu)，明確合同管理的工作流程，在管理過程中抓住“四個(gè)環(huán)節(jié)”，將合同管理融入項(xiàng)目管理全過程，提高經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益，增加企業(yè)的實(shí)力，實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的良性運(yùn)行。二是重視合同文本分析及合同變更管理
　　合同文本分析著重兩個(gè)部分，第一是合同的合法性。包括：當(dāng)事人是否具備相應(yīng)資格；合同內(nèi)容是否符合《合同法》和其他各種法律的要求。第二是合同的完備性分析。包括合同涉及的問題是否全面、合同用詞是否準(zhǔn)確等等。三是建立電子合同管理信息系統(tǒng)。信息化管理給工程項(xiàng)目管理提供了一種先進(jìn)的管理手段。合同在簽訂、履行乃至終結(jié)過程中會(huì)產(chǎn)生大量的信息資源，這些信息資源既是現(xiàn)有合同的總結(jié)，又為今后的合同管理提供寶貴的經(jīng)驗(yàn)資料。
　?。ㄈ┮?guī)范流程
　　操作程序是執(zhí)行的依據(jù)，程序科學(xué)合理，工作才會(huì)有條有理，才能取得良好的效果，合同愿景才能夠順利實(shí)現(xiàn)。故而要在合同簽署、合同履行、合同關(guān)閉三個(gè)環(huán)節(jié)制定詳盡周密的工作流程，才可以保證在操作和執(zhí)行過程中不出偏差和紕漏。
　　1、合同簽署階段
　　一是加強(qiáng)資信審查。首先要對(duì)合作單位進(jìn)行資信調(diào)查，對(duì)重大合同可委托中介機(jī)構(gòu)或律師進(jìn)行，確保合同主體具有民事行為能力和民事行為能力。其次要對(duì)合同主體方提供的資信資料要進(jìn)行核實(shí)，向?qū)Ψ疆?dāng)?shù)毓ど滩块T進(jìn)行咨詢，必須要時(shí)可親自到對(duì)方進(jìn)行調(diào)查。再次要求對(duì)方提供的資信復(fù)印件必須加蓋單位公章，有法人簽字，身份證復(fù)印件必須有本人簽字。二是嚴(yán)守合同簽署流程。嚴(yán)格按照合同簽訂流程進(jìn)行簽署，必須做到先簽合同后施工。對(duì)于重要重大合同，可咨詢外聘律師，力求合同條款約定嚴(yán)密。對(duì)于違約、爭(zhēng)議解決、質(zhì)量保證、法院管轄等重要條款要約定清晰，明確責(zé)任。規(guī)定合同會(huì)簽部門必須寫清會(huì)簽者意見、會(huì)簽日期，否則退回主辦單位。
　　2、合同履行階段
　　一是實(shí)行動(dòng)態(tài)管理。為防止合同簽署后，束之高閣的現(xiàn)象，在實(shí)踐過程，洪荊處采用動(dòng)態(tài)管理的辦法，采取定期不定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行檢查，一般合同管理部門對(duì)合同一個(gè)月檢查一次，要求合同主辦部門兩周進(jìn)行一次檢查。二是嚴(yán)把結(jié)算環(huán)節(jié)。為杜絕合同履行過程中不按合同約定進(jìn)度付款甚至付款隨意的現(xiàn)象，在實(shí)踐過程中，合同管理部門嚴(yán)格審查，不按合同約定結(jié)算，堅(jiān)決不予簽字放行。三是加強(qiáng)資料管理。嚴(yán)格執(zhí)行工程資料保證金條款，工程資料不交齊，一律不予簽字確認(rèn)，各項(xiàng)資料在規(guī)定期限內(nèi)必須歸檔保存。四是加強(qiáng)督促檢查。經(jīng)常加強(qiáng)合同履行檢查，對(duì)于合同履行過程中內(nèi)容變動(dòng)較大的，如超標(biāo)的20%以上，要及時(shí)履行合同變更手續(xù)，避免合同漏洞。
　　3、合同關(guān)閉階段
　　一是加強(qiáng)教育力度及時(shí)提醒。在合同關(guān)閉流程中，個(gè)別合同主辦單位對(duì)合同關(guān)閉重視不夠，主要是對(duì)合同關(guān)閉的意義認(rèn)識(shí)不清，沒有意識(shí)到合同關(guān)閉是合同管理流程控制中，最后一次彌補(bǔ)過失、拾遺補(bǔ)闕的機(jī)會(huì)，關(guān)鍵要加強(qiáng)教育，提高合同管理部門和人員的素質(zhì)。二是與質(zhì)量保證條款掛鉤。在實(shí)踐過程中，有些合同主辦單位，合同關(guān)閉不及時(shí)，導(dǎo)致合同長(zhǎng)期無法形成閉環(huán)管理，不利于提高合同管理和控制的水平，可以與質(zhì)量保修條款掛鉤，合同管理部門可以要求，合同主辦部門在合同未閉時(shí)不能辦理質(zhì)保金結(jié)算手續(xù)。三是及時(shí)歸檔，加強(qiáng)考核。合同關(guān)閉后，要及時(shí)歸檔，對(duì)不能按時(shí)關(guān)閉合同的單位和負(fù)責(zé)人進(jìn)行考核，將其與經(jīng)濟(jì)責(zé)任制考核掛鉤，嚴(yán)格獎(jiǎng)懲兌現(xiàn)。
　　目前，電子商務(wù)合同在整個(gè)電子商務(wù)活動(dòng)中扮演著越來越重要的角色，它的應(yīng)用也越來越廣泛。電子商務(wù)合同的規(guī)范化建設(shè)是業(yè)務(wù)本身的一種自覺的“內(nèi)功修煉”，也是企業(yè)規(guī)范化建設(shè)的一部分，可以達(dá)到整合企業(yè)優(yōu)勢(shì)資源、提高工作效率、激發(fā)員工工作積極性的作用。所以，電子商務(wù)合同的規(guī)范化建設(shè)是一個(gè)必須而長(zhǎng)期的工作，從頭做起，從細(xì)節(jié)做起，只有高度規(guī)范化，才能更好地發(fā)揮其職能作用，有效防范和控制合同風(fēng)險(xiǎn)的目標(biāo)，從而全面提升企業(yè)合同管理和經(jīng)營(yíng)管理水平。
　　
　?。S仕杰，中國(guó)石化集團(tuán)管道儲(chǔ)運(yùn)分公司聊城輸油處）