郭利

摘要：市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的形成,如何加強(qiáng)和規(guī)范企業(yè)物資管理,是每個(gè)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理者共同探討的焦點(diǎn)問題，物資采購(gòu)工作在企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的重要作用,如何降低成本、提高經(jīng)濟(jì)效益、改善企業(yè)管理也是當(dāng)今企業(yè)比較關(guān)心的一個(gè)緊迫話題。

關(guān)鍵詞：企業(yè)物資采購(gòu)；成本；控制

1 采購(gòu)成本概述

采購(gòu)管理是企業(yè)管理的重要組成部分,采購(gòu)成本控制是采購(gòu)管理的重要組成部分,也是耗用資金最多,最容易出現(xiàn)失控的環(huán)節(jié)。采購(gòu)價(jià)格、數(shù)量、運(yùn)輸方式等的選擇,將直接影響采購(gòu)成本。所以,控制采購(gòu)成本對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)績(jī)效至關(guān)重要。據(jù)悉1％的采購(gòu)成本降低可以使企業(yè)利潤(rùn)提高5％~10％。尤其在采購(gòu)資金占平均銷售金額比重逐漸增加的趨勢(shì)下,降低采購(gòu)成本既是企業(yè)“第二利潤(rùn)源泉”,也是實(shí)現(xiàn)贏利的基礎(chǔ)。如何降低成本是企業(yè)首要解決的問題。當(dāng)今企業(yè)采購(gòu)管理,是直面市場(chǎng)按質(zhì)、按量、按時(shí)、以本企業(yè)所需符合質(zhì)量要求的各種物資。

2 影響物資采購(gòu)成本的因素

企業(yè)以利潤(rùn)最大化為目的,從企業(yè)持續(xù)經(jīng)營(yíng)的全過程看,收入減去成本就是利潤(rùn),成本是決定企業(yè)利潤(rùn)的重要因素。采購(gòu)成本構(gòu)成具有多樣性和動(dòng)態(tài)性的特征,影響采購(gòu)成本的主要因素有：第一,采購(gòu)價(jià)格：是企業(yè)成本和費(fèi)用的主要組成部分,是采購(gòu)成本高低的決定因素。第二,采購(gòu)數(shù)量：建立在批量生產(chǎn)和科學(xué)合理的物品核算定額和儲(chǔ)備定額基礎(chǔ)之上,經(jīng)濟(jì)批量的采購(gòu)方式和數(shù)量等。第三,物流信息：要及時(shí)、全面、準(zhǔn)確地掌握分析物流信息,如物資性能、質(zhì)量、價(jià)格等。第四,采用運(yùn)送方式：以最短的里程、最低的費(fèi)用和最短的時(shí)間及時(shí)、準(zhǔn)確、安全、經(jīng)濟(jì)的完成物品在空間的轉(zhuǎn)移。第五,物品儲(chǔ)備方式：控制人力和運(yùn)費(fèi)以及少占用資金等。第六,采購(gòu)策略：具有預(yù)見性和靈活機(jī)動(dòng)的采購(gòu)策略。第七,員工的素質(zhì)：良好的采購(gòu)工作,是決定企業(yè)產(chǎn)品開發(fā),產(chǎn)品質(zhì)量,采購(gòu)成本的關(guān)鍵,也是決定流通企業(yè)銷售狀況的關(guān)鍵。

3 如何進(jìn)行物資采購(gòu)成本的控制

(1)制訂采購(gòu)預(yù)算與采購(gòu)計(jì)劃。制定采購(gòu)預(yù)算的行為,就是對(duì)組織內(nèi)部各種工作進(jìn)行稀缺資源的配置。預(yù)算是計(jì)劃的一個(gè)方面,也是組織政策的延伸,還是一種控制機(jī)制,起著一種比較標(biāo)準(zhǔn)的作用。制定采購(gòu)預(yù)算,是在具體實(shí)施物資采購(gòu)行為之前對(duì)物資采購(gòu)成本的一種估計(jì)和預(yù)測(cè),是對(duì)整個(gè)采購(gòu)資金的一種理性的規(guī)劃。它不但對(duì)物資采購(gòu)資金進(jìn)行了合理的配置和分發(fā),同時(shí)建立了一個(gè)資金的使用標(biāo)準(zhǔn),以便對(duì)采購(gòu)實(shí)施行為中的資金使用進(jìn)行隨時(shí)的檢測(cè)與控制,確保采購(gòu)資金的使用在一定的合理范圍內(nèi)浮動(dòng)。有了采購(gòu)預(yù)算的約束,能提高采購(gòu)資金的使用效率,優(yōu)化采購(gòu)管理中資源的調(diào)配,查找資金使用過程中的一些例外情況,有效控制采購(gòu)資金的流向和流量,從而達(dá)到控制物資采購(gòu)成本的目的。

(2)確定采購(gòu)價(jià)格。采購(gòu)價(jià)格的確定,直接影響到企業(yè)的成本,是物資采購(gòu)控制的重中之重。在確定采購(gòu)價(jià)格時(shí),弱化采購(gòu)人員與領(lǐng)導(dǎo)的個(gè)人行為,注重產(chǎn)品市場(chǎng)價(jià)格調(diào)查。一方面,利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái),對(duì)采購(gòu)物資的價(jià)格進(jìn)行市場(chǎng)信息收集,著重了解和掌握商品的成本價(jià)及利潤(rùn)構(gòu)成。另一方面,采取與各投標(biāo)單位開展競(jìng)爭(zhēng)性談判方式。

(3)利用采購(gòu)環(huán)境。物資市場(chǎng)供求關(guān)系的外部環(huán)境對(duì)采購(gòu)策略的制定、采購(gòu)計(jì)劃的實(shí)施會(huì)產(chǎn)生重要的影響，需要熟悉市場(chǎng)情況、了解市場(chǎng)行情、掌握有關(guān)所需物資多方面的市場(chǎng)信息，建立良好的市場(chǎng)信息機(jī)制,是有效降低采購(gòu)成本的途徑之一。要用統(tǒng)一的信息化管理采購(gòu)工作,即賣家(制造廠)和買家(企業(yè)用戶)共用一個(gè)信息平臺(tái)，要通過充分利用數(shù)據(jù)、信息、知識(shí)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等資源,實(shí)現(xiàn)采購(gòu)信息共享,發(fā)揮采購(gòu)信息的計(jì)劃、協(xié)調(diào)、控制的功能,有效地組織和控制采購(gòu)工作的全過程,使各個(gè)采購(gòu)管理環(huán)節(jié)有機(jī)地聯(lián)系起來,提高采購(gòu)工作效率,減少采購(gòu)管理和決策的盲目性,降低決策風(fēng)險(xiǎn),達(dá)到降低采購(gòu)成本、提高企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的目的。

(4)擇優(yōu)商管理。供應(yīng)商是物資采購(gòu)管理中的一個(gè)重要組成部分。物資采購(gòu)時(shí),應(yīng)該本著“公平競(jìng)爭(zhēng)”的原則,給所有符合條件的物資供應(yīng)商提供均等的機(jī)會(huì),一方面體現(xiàn)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)運(yùn)行的規(guī)則,另一方面也能對(duì)采購(gòu)成本有所控制,提高物資采購(gòu)實(shí)施的質(zhì)量。因此,在供應(yīng)商的選擇方面就有如下兩方面的問題值得關(guān)注。

4降低物資采購(gòu)成本的措施

1.制定采購(gòu)預(yù)算與采購(gòu)計(jì)劃制定采購(gòu)預(yù)算的行為，就是對(duì)組織內(nèi)部各種工作進(jìn)行稀缺資源的配置。預(yù)算不僅僅是計(jì)劃活動(dòng)的一個(gè)方面，也不僅僅是組織政策的一種延伸，它還是一種控制機(jī)制，起著一種比較標(biāo)準(zhǔn)的作用。制定采購(gòu)預(yù)算，是在具體實(shí)施物資采購(gòu)行為之前對(duì)物資采購(gòu)成本的一種估計(jì)和預(yù)測(cè)，是對(duì)整個(gè)采購(gòu)資金的一種理性的規(guī)劃。有了采購(gòu)預(yù)算的約束，能提高采購(gòu)資金的使用效率，優(yōu)化采購(gòu)管理中資源的調(diào)配，查找資金使用過程中的一些例外情況，有效控制采購(gòu)資金的流向和流量，從而達(dá)到控制物資采購(gòu)成本的目的。

2.經(jīng)濟(jì)合理地選擇供應(yīng)商供應(yīng)商是物資采購(gòu)管理中的一個(gè)重要組成部分。物資采購(gòu)時(shí)，應(yīng)該本著“公平競(jìng)爭(zhēng)”的原則，給所有符合條件的物資供應(yīng)商提供均等的機(jī)會(huì)，一方面體現(xiàn)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)運(yùn)行的規(guī)則，另一方面也能對(duì)采購(gòu)成本有所控制，提高物資采購(gòu)實(shí)施的質(zhì)量。因此，在供應(yīng)商的選擇方面就有如下兩方面的問題值得關(guān)注。在物資采購(gòu)中，采取公開招標(biāo)的方式可以利用供應(yīng)商之間的競(jìng)爭(zhēng)來壓低物資價(jià)格，幫助采購(gòu)方以最低價(jià)格取得符合要求的物資，并且多種招標(biāo)方式的合理組合使用，也將有助于提高采購(gòu)效率和質(zhì)量，從而有利于控制采購(gòu)成本。

3.充分利用物資采購(gòu)環(huán)境物資市場(chǎng)供求關(guān)系的外部環(huán)境對(duì)采購(gòu)策略的制定、采購(gòu)計(jì)劃的實(shí)施會(huì)產(chǎn)生重要的影響,外部環(huán)境包括宏觀環(huán)境和微觀環(huán)境。宏觀環(huán)境是指能對(duì)物資采購(gòu)組織怎樣及如何采購(gòu)產(chǎn)生影響的外部變化，包括市場(chǎng)季節(jié)性的變化、國(guó)家宏觀經(jīng)濟(jì)政策的變化、國(guó)家財(cái)政金融政策的調(diào)整等各種因素。而微觀環(huán)境則是指采購(gòu)組織的內(nèi)部環(huán)境，包括采購(gòu)組織在采購(gòu)中可能采取的組織政策、方式和程序，即實(shí)施采購(gòu)的過程和程序。在符合微觀環(huán)境原則的前提下，一個(gè)好的物資采購(gòu)策略應(yīng)當(dāng)充分利用外部市場(chǎng)環(huán)境為采購(gòu)部門帶來利益。充分利用采購(gòu)環(huán)境的一個(gè)重要內(nèi)容就是熟悉市場(chǎng)情況、了解市場(chǎng)行情、掌握有關(guān)所需要物資多方面的市場(chǎng)信息。

4.強(qiáng)化供應(yīng)商的管理基于長(zhǎng)期的降低采購(gòu)成本的理念，在物資采購(gòu)管理中應(yīng)該貫穿供應(yīng)商管理的思想，也即是把對(duì)供應(yīng)商的管理納入物資采購(gòu)管理的一個(gè)部分。這樣，既可通過長(zhǎng)期的合作獲得可靠的物資供應(yīng)和質(zhì)量保證，又可在時(shí)間長(zhǎng)短和購(gòu)買批量上獲得采購(gòu)價(jià)格的優(yōu)勢(shì)，對(duì)降低物資采購(gòu)的成本有很大的好處。

5.物資采購(gòu)全成本控制在探討物資采購(gòu)管理中降低成本的問題時(shí)，應(yīng)該確立物資采購(gòu)全成本控制的概念。成本就像在U形管中的水銀柱，壓縮這邊的成本，那邊的成本就會(huì)增加。單獨(dú)降低某項(xiàng)成本而不顧及其他方面的反應(yīng)，這種成本降低是不會(huì)體現(xiàn)在物資采購(gòu)管理的效益之中的。所以，需要建立全過程成本的概念，來達(dá)到對(duì)整個(gè)物資采購(gòu)管理總成本的控制和降低。不應(yīng)僅僅只看到最直接的成本降低，還應(yīng)該從物資采購(gòu)的全過程來衡量成本上的收效，從項(xiàng)目采購(gòu)的全過程來探求降低總成本的有效措施。只有這樣，才能在采購(gòu)過程中發(fā)掘無處不在的降低成本的機(jī)會(huì)，從而實(shí)現(xiàn)減少資金支出、降低采購(gòu)成本的目的。

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