李惠銘

摘要：隨著信息化的發(fā)展，檔案數(shù)字化成為工作的必然和重點(diǎn)，如何開展檔案的數(shù)字化，本文認(rèn)為應(yīng)從長從遠(yuǎn)謀劃，順時(shí)應(yīng)需發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案 數(shù)字化 信息化 標(biāo)準(zhǔn)化

數(shù)字化是一次檔案載體的變革。我們?nèi)绾螒?yīng)對這場變革，扎實(shí)有效地做好當(dāng)前的工作？這就需要我們從長從遠(yuǎn)謀劃，順時(shí)應(yīng)需發(fā)展。

說到從長從遠(yuǎn)謀劃，就是要從數(shù)字化的全過程來考慮當(dāng)前的工作。俗話說，“知?dú)q令方曉禾稼”，即清楚全年的氣候特點(diǎn)，才知道春天應(yīng)該種什么。自從世界出現(xiàn)第一臺電子計(jì)算機(jī)至今不過七八十年，檔案數(shù)字化到現(xiàn)在也就二三十年的時(shí)間，把這二三十年放在幾千年的歷史長河之中，如同滄海一粟。從這個(gè)意義上講，數(shù)字化仍舊是一個(gè)漫長的、循序漸進(jìn)的過程，還有很多值得研究和探索的問題。這就要求我們在工作的過程中：首先，不能太急，不能盲目追求進(jìn)度或過于超前，要扎實(shí)細(xì)致地做好現(xiàn)階段的基礎(chǔ)工作；其次，必須應(yīng)需而上，清楚數(shù)字化的輕重緩急，對服務(wù)工作有重大意義，不辦不行的提前辦，可辦可不辦一般性的工作先擱置不辦；第三，要不斷更新理念，用新的知識、新的方法去突破墨守成規(guī)的工作，解決工作中出現(xiàn)的新問題。

一、檔案數(shù)字化存在的問題

（一）檔案數(shù)字化立法缺乏、標(biāo)準(zhǔn)滯后

在檔案數(shù)字化管理和利用過程中，還存在著立法缺乏、標(biāo)準(zhǔn)滯后的現(xiàn)象。以《檔案法》為例，我國《檔案法》1988年施行，1996年第一次公布了《全國人民代表大會常務(wù)委員會關(guān)于修改〈中華人民共和國檔案法〉的決定》?！稒n案法》對加強(qiáng)檔案的收、管、用提供了必要的法律支撐。然而《檔案法》及相關(guān)法規(guī)對電子檔案缺乏規(guī)定，特別是沒有給電子檔案以明確的法律地位，電子檔案面臨著證據(jù)作用和法律認(rèn)可方面的障礙。盡管1996年頒布的《檔案法》明確了對“檔案縮微品等復(fù)制形式的檔案經(jīng)檔案收藏單位法定代表人簽名或蓋章后，認(rèn)定其與檔案原件同等的效力”。2004年頒發(fā)的《電子簽名法》，確立了電子簽名的法律效力，但對于認(rèn)定電子檔案的證據(jù)作用仍舊沒有提出明確要求。正因如此，導(dǎo)致至今仍沒有真正意義上的電子檔案，基本上停留在電子文件階段。文件轉(zhuǎn)化為檔案需要有三個(gè)條件：一是辦理完畢的文件；二是對日后工作和研究活動有查考利用價(jià)值；三是經(jīng)過系統(tǒng)整理，按照一定規(guī)律保存起來。大量的電子文件都是在OA系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)中形成，由于其法律地位不能夠確定，就不能要求基層通過系統(tǒng)整理保存到檔案館，也就不能形成電子檔案。如果有可以稱得上電子檔案的，也只是檔案館自己掃描形成的電子文件。

15年過去了，應(yīng)對洪水般席卷而來的數(shù)字化大潮，急需一部能指導(dǎo)數(shù)字化工作的法規(guī)。我國現(xiàn)存對檔案數(shù)字化的要求可以分為三類：一是法律法規(guī)，如《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》等；二是管理制度，如《電子公文歸檔管理暫行辦法》、《關(guān)于加強(qiáng)檔案信息資源開發(fā)利用的工作意見》等；三是標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，如《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》、《北京市綜合檔案館檔案目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與數(shù)據(jù)交換格式》等。這三類雖然正在逐步形成規(guī)范化的體系，但仍不能很好地指導(dǎo)數(shù)字化工作。如檔案管理規(guī)范體系，不能做到從檔案的“收、管、用”各環(huán)節(jié)都有明確的流程；目錄著錄規(guī)范體系，不能保證各門類檔案（文書檔案、科技檔案、專門檔案）從數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)到目錄著錄都有標(biāo)準(zhǔn)可循；檔案信息安全保障體系，不能從安全策略、安全法規(guī)、安全標(biāo)準(zhǔn)、安全技術(shù)等方面提供完整理論和實(shí)踐指導(dǎo)；數(shù)字化利用服務(wù)體系，不能從法律地位、歸屬問題、信息公開、保密等方面為共享服務(wù)提供保障。所以，檔案數(shù)字化還將長期存在立法缺乏、標(biāo)準(zhǔn)滯后的問題。

（二）檔案數(shù)字化對象復(fù)雜、數(shù)字化不規(guī)范

檔案數(shù)字化是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工作，數(shù)字化對象也很復(fù)雜：

一是檔案的載體形式多?？疾旃沤裰型鈾n案載體類型發(fā)展歷史，除實(shí)物檔案外，記錄信息的載體類型大致有蠟板、甲骨、簡牘、縑帛、紙張、光盤、唱片、磁帶、錄像帶、硬盤、膠片、SD卡、U盤等，檔案館現(xiàn)存的載體的種類也越來越多。二是檔案的種類多。從檔案的分類來看，業(yè)界普遍認(rèn)同的觀點(diǎn)是分為：文書檔案、科技檔案、專門檔案。就拿專門檔案來說，胡紹華等14位同志編寫的《32種專門檔案整理方法》一書中，詳細(xì)列出了32種專門檔案。但檔案分布于各個(gè)單位之中，業(yè)務(wù)各具特點(diǎn)，這32種也不能囊括全部。三是檔案的數(shù)量多。尤其電子化后，檔案正在以幾何級數(shù)快速增長，電子文件的增長速度更是驚人，我國中央和國家機(jī)關(guān)及其直屬企業(yè)事業(yè)單位生成的電子文件數(shù)量約占文件總數(shù)的72.7%。

計(jì)算機(jī)處理信息的方式有兩種，即結(jié)構(gòu)化信息和非結(jié)構(gòu)化信息。在數(shù)字化的過程中，我們要將“那么多載體、那么多種類、那么多數(shù)量”的復(fù)雜對象，參照一些已有的標(biāo)準(zhǔn)，從數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)、轉(zhuǎn)化流程、技術(shù)等方面，都轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)可以識別處理的信息，都做到統(tǒng)一規(guī)范幾乎是不現(xiàn)實(shí)的。一方面，不可能對每一種檔案都出技術(shù)規(guī)范，另一方面,不可能將每一種檔案都轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息。檔案數(shù)字化可能長期存在三種情況：一是永遠(yuǎn)沒有現(xiàn)成的理論或者固定的版式，檔案數(shù)字化永遠(yuǎn)在不斷地改進(jìn)和更新中；二是有一個(gè)可以滿足檔案數(shù)字化需求的大系統(tǒng)，可以容納更多的數(shù)字化內(nèi)容；三是數(shù)字化毫無章法，有業(yè)內(nèi)的管理部門，在一個(gè)大的原則之下，各自為政，但又統(tǒng)一在總要求下。

面對如此復(fù)雜的對象，我們甚至永遠(yuǎn)都不能將工作做成一刀切的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)一致的規(guī)范化。

（三）檔案數(shù)字化的整體環(huán)境不太樂觀

檔案數(shù)字化處在地區(qū)信息化的的邊緣地帶。政府對檔案數(shù)字化在資金、人力、軟硬件投入上較少，認(rèn)為是檔案部門自己的事情，尤其是對基層的投入更少。在地區(qū)信息化的規(guī)劃中，對檔案數(shù)字化的投入也是寥寥無幾，且檔案數(shù)字化還存在著重復(fù)建設(shè)、低水平開發(fā)、各自為政的現(xiàn)象。對歷史檔案管理現(xiàn)狀難以改變的特點(diǎn)，使檔案管理不可避免地走向管理方式的多元化。比如現(xiàn)在的“雙軌制”、“雙套制”，“電子文件中心”等，這使得我們在紙質(zhì)和電子之間相互糾結(jié)，造成檔案數(shù)字化多條腿走路的現(xiàn)狀。

（四）檔案數(shù)字化在信息安全和長期保存上還存在諸多隱患

如現(xiàn)有技術(shù)和管理還不能擺脫計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)硬件設(shè)施免受電磁泄露、通信干擾、自然或人為破壞及設(shè)備故障的困擾；不能保障信息在數(shù)據(jù)收集、存儲、檢索、處理、傳輸?shù)冗^程不被非法竊取、偽造、篡改以及密鑰攻擊；還不能確定檔案信息數(shù)字化載體的使用壽命；還不能解決數(shù)字化信息讀出、檢索等對設(shè)備的依賴等等。檔案數(shù)據(jù)的備份容量、數(shù)據(jù)處理性能、數(shù)據(jù)保護(hù)能力、數(shù)據(jù)恢復(fù)能力，快速備份和異地備份等方面還面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。檔案館防范和抵御災(zāi)難性事件的能力還不強(qiáng)。

二、檔案數(shù)字化應(yīng)做好準(zhǔn)備

應(yīng)對上述問題，我們在數(shù)字化過程中，就不要一味地追求速度，以避免辛勤的工作成果付之東流。從目前來看，檔案數(shù)字化建設(shè)過程中最大的問題并非技術(shù)問題，而是管理工作不能適應(yīng)當(dāng)前的形勢。需要做好幾個(gè)方面的準(zhǔn)備工作：

（一）構(gòu)建檔案數(shù)字化的整體運(yùn)行模式

我們應(yīng)該意識到檔案數(shù)字化是一個(gè)系統(tǒng)工程，由若干個(gè)子系統(tǒng)和要素構(gòu)成。由檔案主管部門來指導(dǎo)頂層設(shè)計(jì)，制定詳實(shí)的數(shù)字化規(guī)劃和系統(tǒng)規(guī)范，促進(jìn)部門間的相互合作，使得不同系統(tǒng)、不同業(yè)務(wù)的數(shù)字化可以統(tǒng)一起來，發(fā)揮綜合效應(yīng)。比如，構(gòu)建一個(gè)每天可以被上百萬人使用的系統(tǒng),而只需要一個(gè)業(yè)余人員來管理和操作。檔案數(shù)字化的整體運(yùn)行模式一旦形成，就可以形成數(shù)字化的拉動趨勢,也必將帶動檔案各個(gè)方面工作朝著高效、便民的方向發(fā)展。

（二）扎實(shí)做好數(shù)字化的基礎(chǔ)性工作

檔案數(shù)字化是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，檔案館的所有系統(tǒng)應(yīng)用都是建立在這個(gè)基礎(chǔ)上的，這就要求我們要扎實(shí)地做好數(shù)字化基礎(chǔ)工作。一是按重要的、利用率高的檔案優(yōu)先數(shù)字化。如文書檔案、會計(jì)檔案、婚姻檔案、專門檔案、科研檔案、教學(xué)檔案、基建檔案、科技檔案、實(shí)物檔案、聲像檔案、音像磁帶等。二是重點(diǎn)加強(qiáng)對珍貴、易損及利用頻繁檔案的數(shù)字化。如現(xiàn)行文件、結(jié)婚證、房產(chǎn)證、革命歷史檔案、敵偽檔案、老縣志等。三是把部分檔案的數(shù)字化放在基層。如在標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)、數(shù)字化管理方式等方面進(jìn)行了積極探索，統(tǒng)一制定數(shù)字檔案室標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，配置相應(yīng)的管理與保護(hù)的技術(shù)裝備，把部分需要數(shù)字轉(zhuǎn)化的檔案放在基層來做。

(三)搭建檔案信息利用服務(wù)網(wǎng)絡(luò)

檔案數(shù)字化的目的就是要組織數(shù)字信息上網(wǎng),面向應(yīng)用,建立“活性”,實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索和利用,為用戶提供更好的服務(wù)。如建立區(qū)、鎮(zhèn)、村三級檔案聯(lián)合網(wǎng)絡(luò)，構(gòu)建檔案直通車，共享檔案信息資源。又如利用手機(jī)網(wǎng)絡(luò)、有線電視網(wǎng)絡(luò)，借助其他部門在社區(qū)和農(nóng)村已經(jīng)建立好的各種網(wǎng)絡(luò)平臺，上載與農(nóng)民息息相關(guān)的檔案內(nèi)容，開發(fā)檔案信息，提供多方位、多角度的檔案利用，建立起方便人民群眾的檔案利用體系，使村民不出村，即可將各種檔案一“網(wǎng)”查盡。

（四）積極應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)和管理經(jīng)驗(yàn)

檔案理論和前沿技術(shù)層出不窮，國內(nèi)外也存在很多先進(jìn)的業(yè)態(tài)和管理經(jīng)驗(yàn)，檔案部門在信息化過程中應(yīng)做到不封閉、不排斥，積極尋求更多的解決方案，在適用的前提下盡量應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)和管理。比如項(xiàng)目管理（PMP）、企業(yè)資源規(guī)劃（ERP）、客戶關(guān)系管理（CRM）、知識管理（KM）、信息管理（IM）、流程管理(PM)、決策支持（DS）、數(shù)據(jù)挖掘（DM）等等。

（五）善于抓住機(jī)遇和改變工作方式

檔案數(shù)字化面臨著集中統(tǒng)一的管理體制，面臨多元化需求的沖擊，無法避免地出現(xiàn)一些問題，比如跟過去的規(guī)定沖突，跟過去的管理方法矛盾，跟原來的工作相悖。檔案數(shù)字化工作要善于抓住機(jī)遇和改變工作方式。一是不能按部就搬，要善于否定過去的工作，否定原來的方案、標(biāo)準(zhǔn)、計(jì)劃。二是不能死守檔案，認(rèn)為檔案是檔案部門自己的東西。檔案是無國界的，是全球聯(lián)網(wǎng)的，檔案數(shù)字化的工作也不應(yīng)該僅僅局限于本館、本市、本國，而是應(yīng)該把眼光放在那些能夠給我們信息資源的組織或者個(gè)人，在全球范圍內(nèi)，在宇宙范圍內(nèi)，尋求更多的合作者。采取協(xié)作、借力、外包等方式，積極爭取各方面的合作。工作方式的改變，才能實(shí)現(xiàn)質(zhì)的飛躍。

盡管數(shù)字化未來還存在諸多的不確定性, 但只要我們從現(xiàn)在做起，從長從遠(yuǎn)謀劃，順時(shí)應(yīng)需發(fā)展，就能實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化的超常規(guī)、跨越式發(fā)展。

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作者單位：北京市平谷區(qū)檔案局